Share
Presentasjoner tar tid å bygge! Selv om Microsoft PowerPoint er en av de mest brukervennlige og populære appene, har den rikelig med strøm gjemmer seg under hetten. Det tar tid å finne de funksjonene og få mest mulig ut av dem.
Hver app kommer med en læringskurve. Ville det ikke vært bra å hoppe over denne lærekurven og vite alt du trenger for å bygge profesjonelle presentasjoner? I denne opplæringen er det akkurat hva du får: 10 av mine favoritt PowerPoint-funksjoner og PowerPoint-verktøy for å lage flotte presentasjoner.
Bakgrunnsbilde fra Envato Elements.Du lærer å lage og gi effektive presentasjoner. Før du graver dypere inn i å lære om PowerPoint-verktøy, ikke gå glipp av vår gratis eBok på presentasjoner: Den komplette veiledningen til å lage flotte presentasjoner.
Nå, la oss ta en nærmere titt på noen av PowerPoint-funksjonene og verktøyene du kan bruke til å bli mer effektive.
Det er virkelig to retninger du kan gå når du bygger et nytt lysbilde i Microsoft PowerPoint:
Det er virkelig en no-brainer å starte lysbildesignalet med et forhåndsbygd layout. Det er en tidsbesparende, og det forbedrer også utseendet på presentasjonen fordi alle bokser og innhold er justert pent.
Fra Hjem fanen, velg en Oppsett fra menyalternativet:
De fleste PowerPoint-temaer inneholder nok oppsett for å håndtere nesten alle scenarier.Jeg tror en av grunnene til at presentatører unnlater layouter, er at de vil tilpasse lysbildet. Det er ingenting som hindrer deg fra å ta et oppsett og tilpasse det, flytte kasser rundt etter behov eller legge til andre innholdsplassholdere.
Det er en enkel PowerPoint-funksjon, men jeg har sett altfor mange presentere tegne og trekke opp bokser på lysbildet. Du er langt bedre med å bruke et startbilde og justere det etter behov.
De fleste av mine favoritt PowerPoint-funksjoner sparer ikke bare tid, men sørger også for at lysbilder er konsistente. Det er en stor fordel hvis logoen er på samme sted på hvert lysbilde, for eksempel.
Slide master kontrollerer designen for flere lysbilder samtidig. Når du justerer en lysbildemester, vil hvert lysbilde som bruker denne masteren, ha de samme endringene.
Gå til Utsikt fanen og velg Slide Master. Legg nå til noe som du vil se på hvert lysbilde (som en logo eller bunntekst) til mesteren:
I det øverste skjermbildet har jeg lagt til logoen i lysbildemesteren, og du kan se hvordan det legges til flere lysbilder på samme sted.Når du kommer tilbake til Normal se, du vil se endringene på hvert lysbilde som bruker samme mester.
Igjen: Det handler om å lage rene lysbilder med konsistens. Justering av lysbildemesteren er et søtt produktivitets- og designkvalitet.
Picasso krediteres for å ha sagt, "Gode artister låne, gode kunstnere stjeler." Det er ikke noe galt med å bruke det harde arbeidet til andre til å lage en flott presentasjon.
Det er akkurat hva Envato Elements er for. Elementer er en all-you-can-download abonnementstjeneste laget for alle kreative. For en flat rate får du tilgang til over 700 PowerPoint-temaer.
Jeg bruker Envato Elements på bokstavelig talt hvert kreativt prosjekt som jeg jobber med. Jeg begynner alltid å bla på Elements for å få ideer til hva jeg jobber med. Med en av PowerPoint-maler har du en stor start på å lage en presentasjon.
Dette skjermbildet bruker Hero v1 PowerPoint-temaet som er inkludert som en del av Envato Elements-abonnementspakken.Prisen på Envato er verdt det for PowerPoint-temaene alene. Men for de som lager presentasjoner ofte, får du stor nytte av lagerfotografier, grafikk, ikoner og andre eiendeler som virkelig kan krydre en presentasjon.
Bruk en av disse forhåndsbygde maler er ikke stjeler-det føles bare som det fordi det gjør det så enkelt. Med elementer, hopper du over det harde arbeidet med å designe alt fra en tom skifer.
De fleste presentasjoner kan bli markant bedre på bare noen få sekunder ved å omdefinere ordren om at lysbildene dine er sekvensert. Over og over trener jeg presentatører for å huske Bluf prinsipp: bunnlinjen foran.
Hvor mange presentasjoner har du satt gjennom hvor meldingen var uklar? Når du har satt deg gjennom 30 minutter, er du så oversvømt med data at det kan være vanskelig å huske poenget. I stedet, gi din konklusjon opp foran og deretter Del hvorfor du føler den måten.
En oversikt over alle lysbilder i presentasjonen kan hjelpe deg å forstå om de er i beste rekkefølge, og resekventer dem lett..Den beste måten å gjøre dette på med PowerPoint, er å bytte til Skyv sortering utsikt. Det er ingen bedre måte å få alt innholdet til syne på samme tid. Bytt til det ved å klikke på Se> Slide Sorter.
Når jeg bytter til Skyv sortering se, jeg tar en lang hard titt for å sikre at jeg ikke begraver min konklusjon, og jeg bygger en historie som gir mening i rekkefølge. Dra og slipp lysbilde miniatyrer for å bestille dem på nytt i en kort og BLUF-vennlig rekkefølge.
Tidligere versjoner av PowerPoint gjorde det litt vanskelig å justere ting konsekvent på et lysbilde. Nå vil guidene du ser når du drar og slipper gjenstander, sørge for at objektene dine er fine og ryddige.
I skjermbildet nedenfor kan du se et eksempel på hva jeg mener. De små røde pilene og stiplede linjene viser hvordan objekter relaterer seg til hverandre, og du vil se dem når et objekt er like langt mellom dem.
Prøv å justere objekter med disse røde pilene.Hold øye med disse hjelpelinjer når du jobber i PowerPoint. Å bruke dem til å justere objekter vil resultere i et renere lysbilde.
Den viktigste vurderingen når du stiller lysbildestørrelsen, er å vurdere størrelsen på skjermen du vil presentere på. Noen forskjellige typer skjerm har litt forskjellige aspektforhold.
For å endre lysbildestørrelse, gå til Design og velg å endre lysbildestørrelsen fra Tilpass fall ned:
Angi lysbildedimensjonene dine slik at de stemmer overens med skjermen, enten det er en projektor, en LCD eller en bærbar datamaskin.Angi størrelsen på presentasjonen din er viktig. Når du justerer de to, fyller presentasjonen din på skjermen eller projektoren du bruker.
Som jeg nevnte tidligere, tror jeg konsistens i lysbilder er viktig for å opprettholde et rent utseende. Hvis du har flere bilder som må være i samme størrelse, er det en enkel funksjon for å gjøre akkurat det.
Et godt eksempel på dette er når du har flere profilbilder som må tilpasses konsekvent. For å gjøre dette, start ved å holde Styre på tastaturet ditt (Kommando på Mac) og klikk på alle bildene som skal endres.
Nå, sørg for at du er på Format fanen på PowerPoint-båndet. Neste opp finner du Størrelse område, og skriv inn et tall i en av boksene og trykk enter. Alle bildene blir endret til samme størrelse som du har satt inn i boksen:
Sørg for at alle bilder er valgt før du endrer størrelsen for å holde dem alle konsekvente i størrelse.Etter at du har satt et utgangspunkt på størrelse, kan du finjustere det for å få ting perfekt. Det viktigste er at du beholder dem alle valgt, og juster størrelsen i låsen.
Datatabeller i PowerPoint er en av de mest effektive måtene å presentere data på. De er enkle for betrakteren din, for raskt å se på og forstå tall med en enkel radsporingsvisning.
Når du begynner å endre størrelse og justere utseendet på et bord i PowerPoint, er det sannsynlig at radene og kolonnene dine kan bli litt usammenhengende eller rotete. Jeg liker å fikse dette med Distribuer rader, som forverrer størrelsen på radene:
Jeg brukte Distribute Rows-funksjonen for å gjøre hver rad av samme størrelse i data tabellen.Fremhev radene, og gå deretter til Oppsett kategorien og klikk Distribuer rader å bruke en enkel løsning i radene dine.
SmartArt er uten tvil en av mine favoritt PowerPoint-funksjoner. Tenk på denne funksjonen som det søte stedet mellom infographics og tekst-only diagrammer.
I utgangspunktet er SmartArt en måte å skape fleksibel grafikk som du kan oppdatere rett inn i PowerPoint. Du trenger ikke en egen app for å bygge ut din egen grafikk og diagrammer.
Med SmartArt kan du utarbeide en rekke diagrammer, som hierarkier, prosesser, sykluser og mer. I utgangspunktet kan du bygge ut en enkel punktliste, og kunsten vil tilpasse seg til å inkludere poengene du legger til.
Jeg handler om å gjøre så mye som du kan direkte inne i PowerPoint. Funksjoner som SmartArt er en flott bro som kutter ut en app som Illustrator eller Photoshop fra arbeidsflyten din.
Hva gjør du når du kommer til slutten av å designe en presentasjon, og det føles bare ikke riktig?
Den enkleste løsningen kan være å prøve en ny variant. Dette justerer bare fargevalg og stil av presentasjonen. På Design Klikk på et annet miniatyrbilde fra varianter utvalg.
Når du endrer en variant, vil den endre hele presentasjonens fargevalg som du ser nedenfor. Et enkelt klikk er den enkleste måten å prøve en alternativ stil på:
Endring av temavarianten gjennomgikk hele presentasjonens fargevalg.Endre temavariant er enda et steg du kan bruke til raskt og konsekvent bruke et nytt utseende på presentasjonen din. Du har kanskje ikke tid til å gjenta presentasjonen fra bunnen av, så prøv en variant som et alternativ.
Vi har det perfekte komplementet til denne opplæringen, som vil lede deg gjennom hele presentasjonsprosessen. Lær hvordan du skriver presentasjonen, utform den som en proff, og lag den til å presentere kraftig.
Last ned vår nye eBook: Den komplette håndboken for å lage flotte presentasjoner. Det er tilgjengelig for gratis med abonnement på Tuts + Business Nyhetsbrev.
Ikke stopp nå! Det er mye mer å lære om Microsoft PowerPoint. Jeg tror virkelig at å bygge opp presentasjonsferdighetene dine er en av de mest verdifulle trinnene du kan ta når du prøver å fremme din karriere.
Ta en titt på noen av veiledningene nedenfor for å fortsette å lære mer om presentasjoner med PowerPoint:
Hva vil du lære om PowerPoint neste? Gi meg beskjed i kommentarfeltet nedenfor hvis du har noen spørsmål.
Accentsconagua