Share
For de fleste arbeidende folk er e-post deres favoritt kommunikasjonsverktøy.
Vi bruker en fjerdedel av våre arbeidsliv i våre e-post innboks. Litt rart at vi noen ganger opererer på autopilot når du skriver e-post og ikke klarer å ta ordentlig omhu og oppmerksomhet.
Men e-post feil kan være kostbart. Små feil spiser inn i produktiviteten din, og øker arbeidsbelastningen når du allerede har for mye å gjøre. Større feil kan føre til personlig eller profesjonell forlegenhet. Verre, de kan koste deg en verdifull klient eller til og med jobben din.
Så smartere opp på hva ikke å gjøre med e-post, så når du er i ferd med å gjøre en feil, kan du trekke tilbake og rette kurset.
La oss starte med en av de vanligste e-postblundrene:
En e-post som går ut til feil person, er ikke bare pinlig, det kan også skade økonomisk.
En PR-leder var så frustrert overfor en klient at hun sparket av en e-post til en ansatt. "Gå rundt [klienten] hvis du vil få noe gjort," sa e-posten.
Dessverre gjorde lederen feilen med å inkludere klienten i e-posten. Firmaet mistet en $ 5 millioner konto.
Det skjer til og med det beste av oss. Stephen Dubner of Freakonomics berømmelse en gang klaget til sin medforfatter Steven Levitt at et forskerteam han prøvde å intervjue var en "flok løgnere". Vel, han trodde han klaget til Levitt. I stedet skrev han meldingen til forskerlaget han slurring.
I noen tilfeller kan du hente en e-post du sendte ved et uhell. Men mesteparten av tiden er det ingen enkel måte å huske en e-post som er sendt til feil person.
Alt du kan gjøre når du gjør denne feilen, er å spise ydmyk kake og sende en hjertelig unnskyldning.
Den bedre løsningen? Når du svarer på en tråd, sjekk og dobbeltkryss feltet "til". Dette er spesielt viktig hvis meldingen din bare er beregnet for en person i tråden.
Ofte svarer det til feil person eller folk som følge av følgende feil:
Vi trenger alle å la av damp igjen og igjen. Deling av våre frustrasjoner hjelper oss å de-stresse.
E-post er imidlertid en fryktelig Verktøy for ventilasjon, enten du setter brann på noen som har irritert deg eller deler frustrasjonen bak ryggen. Det er fordi:
Hvis du trenger å få noe av brystet, er det best gjort ansikt til ansikt. På den måten forblir det privat, og det er mindre sannsynlig å føre til misforståelser.
E-post er et forferdelig verktøy for å sjekk eller for å si noe tungt i kinnet. Det er for lett misforstått.
I en studie ved University of Chicago, forskere transkriberte stemme innspilt meldinger i e-post. De opprinnelige meldingene var enten seriøse eller sarkastiske i tone.
Deltakerne i studien ble bedt om å rangere tonen i de transkriberte e-postene: alvorlig eller sarkastisk? De var rett bare 56% av tiden - neppe bedre enn sjansen.
La sarkasmen din slippe ut av e-post, så sjansen er at den går tapt på mottakeren.
For de fleste av oss er hver e-post i innboksen et annet element på vår oppgaveliste. Folk sender oss e-post fordi de trenger noe fra oss.
På forsiden elsker vi alle å motta e-postmeldinger som får oss til å føle oss godt, og som kan arkiveres eller raskt besvares etter at vi har lest dem.
Hva er leksjonen her? Begynn å sende e-post når du ikke trenger noe. Bare skriv for å si takk til en kollega for en godt utført jobb, eller for å gratulere en venn til en ny kampanje.
Hva om du ikke har noe å si takk for? Nå nå ut ved å dele noe interessant. Du kan til og med holde en sveipefil med artikler, linker og videoer bare for dette formålet.
Når du bruker e-post for å pleie forhold, vil folk se frem til å høre fra deg. Dessuten finner du det enklere å foreta en forespørsel når du trenger det.
Selvfølgelig, med de fleste e-postene du sender, vil du trenge noe fra mottakeren. Så gjør ikke følgende feil:
Når du skriver en e-post, ikke forvent mottakeren å lese tankene dine.
Hvis du trenger å spørre noen om hjelp, men du er ikke sikker på hva du trenger, så er du ikke klar til å sende e-post. Ta noen minutter å tenke på hva du trenger. Alternativt kan du ringe dem eller møte dem personlig.
E-poster fungerer best når du gjør klare og entydige forespørsler.
Så lenge du er høflig, betyr det ikke å kreve at du oppgir klart. Det betyr bare at du er god til å skrive effektive e-poster.
Å lese og svare på e-post når øyeblikket de treffer innboksen din, er nesten alltid en feil.
Med mindre du jobber med en jobb som krever at du gir øyeblikkelig e-post svar, for eksempel e-postkundeservice; Det er best å begrense mengden du sjekker e-posten din.
Det skyldes at konstante forstyrrelser som e-post skader produktiviteten din. Forskning viser at det tar i gjennomsnitt 25 minutter å gå tilbake til en oppgave etter en enkelt avbrudd.
Slå av e-postvarsler på datamaskinen din, og du vil finne at du får mye mer gjort.
Fristende som det kan være å håndtere e-post om kveldene og over helgen, er det en stor feil. Og det er det de fleste av oss gjør.
Ifølge forskningen fra GFI Software sjekker fire av fem arbeidsalder amerikanere sin arbeids-e-post utenom arbeidstiden.
Ja, mange av oss har store arbeidsbelastninger. Men hyppigheten som vi sjekker vår e-post, sannsynligvis har et sterkt forhold til det faktum at e-post er svært vanedannende. Det er veldig vanskelig å slå av. Vi unger oss selv at vi er produktive, noe som er en feil.
Å være koblet døgnet rundt, gjør deg faktisk mindre produktivt. Som Tony Schwartz fra The Energy Project skriver:
En ny og voksende kropp av tverrfaglig forskning viser at strategisk fornyelse - inkludert dagtidsøkter, korte ettermiddagsnaps, lengre søvntid, mer tid vekk fra kontoret og lengre, hyppigere ferier - øker produktiviteten, jobbytelsen og selvfølgelig helsen.
Bare ved å koble fra e-posten kan du få tid til ekte avslapning og fornyelse.
Det er en annen ulempe å svare på e-postmeldinger når du skal chill out. Det signaliserer til kolleger og sjefen din at du er tilgjengelig når som helst. Hvis du ikke respekterer din egen balanse mellom arbeid og liv, vil andre heller ikke.
Selvfølgelig vil det være tider når du er overbelastet med arbeid. Hvis du virkelig trenger å skrive e-post sent på kvelden, bruk en planleggingstjeneste som Boomerang for å få dem til å gå ut neste morgen. Du vil se mer profesjonell ut, og du vil i det minste vise respekt for arbeidsgrensene dine.
Å skrive lange e-post er et stort sløsing med tid. Det kaster bort tiden din med å skrive dem, og det sløser mottakerens tid med å finne ut hvordan man svarer.
I tillegg lager lange e-poster produktivitetsblokker. I stedet for å bidra til å flytte prosjekter langs, er lange e-poster mer sannsynlig å holde dem tilbake. Det er fordi en lang epostsignal til den personen som mottar den: "Fil dette og håndtere det senere."
Det er ikke å si at du burde være brysk. Ta deg tid til grunnleggende etikett i alle dine e-poster. Men utover det, vær så kort som mulig. Hvorfor ikke prøve å begrense deg til fem setninger?
Vedlegg er en uheldig nødvendighet. Uheldig fordi de gjør e-post mer komplisert. Men de er nødvendige fordi vi ofte trenger dem for å få vårt arbeid gjort.
Vanlige feil inkluderer:
Bruk e-posten din til å sende personlige meldinger er unødvendig og uprofesjonell.
Mange arbeidsplasser rynker på å bruke arbeidsressurser av personlige grunner. Og e-post er en arbeidsressurs.
Ikke gjør feilen ved å tenke på at arbeidets e-post er privat. Sjansen er at arbeidsgiveren din sporer hver e-post du sender. Og hvis en e-post du sender reiser et rødt flagg, vil det ende opp i sjefsens innboks. Du kan møte en reprimand eller til og med miste jobben din.
Med andre ord, hvis du ikke vil at sjefen din skal lese den, må du ikke skrive den, og absolutt ikke sende den.
Du vil at folk skal lese e-postene dine, ikke sant? Da bør du alltid inkludere en relevant emnelinje.
I tillegg til å oppfordre mottakeren til å åpne e-posten, kan en passende emnelinje spore de ulike samtalene som finner sted i din e-postboks.
Du vil brann av e-post raskt, så du bruker forkortelser, for eksempel: FYI, BTW, PFA, FWIW eller IMHO.
De kan hjelpe deg med å fremskynde en e-post fra tastaturet ditt, men det er lite sannsynlig at de hjelper leserne dine. Ikke alle vet hvordan man følger e-postforkortelser.
Hvis du er så treg, at det virkelig sparer deg tid til å skrive i kort form, så bruk å bruke autofullføringsprogramvare, som automatisk vil utvide forkortelser.
Feil i e-posten viser mangel på respekt for mottakeren. En feil sier: "Du er ikke verdt tiden min for å få dette til rette."
Kontroller og dobbeltsjekker stavemåte og grammatikk. Som stavekontroll er innebygd i de fleste e-postklienter i disse dager, er det ingen unnskyldning for grunnleggende skrivefeil.
En e-post signatur sparer deg noen få sekunder med hver e-post du skriver. Det høres kanskje ikke så mye ut, men hvis du sender over 100 e-postmeldinger om dagen, kan en signatur hjelpe deg med å gjenvinne 30 minutter tapt hver uke.
På toppen av det, hvis du jobber for deg selv, er en signatur et utmerket salgsfremmende verktøy. Pass på å inkludere en link til nettstedet ditt og din Twitter-feed.
Hvilke e-postfeil finner du mest frustrerende? Er det noe du er spesielt utsatt for? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.
Grafisk kreditt: Eraser designet av Terrence Kevin Oleary fra Noun Project.
Accentsconagua