Share
Her er et par nyskapende statistikker: 25% av bedriftene unnlater å gjenåpne etter en stor katastrofe, og likevel har 74% av bedriftseiere ingen katastrofeoppdateringsplan på plass.
Hvis du ikke vil at bedriften din skal legges til statistikken, les så videre. I denne opplæringen vil vi gi deg en trinnvis veiledning for å sette sammen en effektiv plan for gjenoppretting av katastrofer, samt tips om å sette den på plass og få tilgang til offentlige tilskudd og andre ressurser hvis det verste skjer.
Når vi går gjennom trinnene, bruker vi eksemplet på en fiktiv Florida-kafékjede kalt Morning Shot. Men husk at dette bare er et eksempel for å vise hva hvert trinn innebærer og hvordan det kan fungere. Den samme prosessen kan brukes for alle typer virksomheter på noe sted.
Hva gjør du absolutt trenge Å få tilgang på daglig basis for å være i virksomhet? Det første trinnet i å skrive en katastrofeutvinningsplan er å identifisere disse kritiske eiendelene og liste dem.
Legg merke til at "eiendeler" er et bredt begrep. Det kan være fysiske eiendeler som bygninger og utstyr, eller det kan være viktige data eller nøkkelpersoner. Men det er viktig å sørge for at de virkelig er "kritiske", noe som betyr at du ganske enkelt ikke kan klare seg uten dem, selv for kort tid.
For eksempel, i vårt fiktive selskap Morning Shot, er kaffebarer livsnerven i virksomheten. Når butikkene er stengt, slutter det å gjøre noen inntekter. Å holde disse butikkene åpne, eller i det minste åpne dem så raskt som mulig, vil være en nøkkelprioritet i en nødsituasjon.
Selskapet har også et lager på kanten av Tampa, hvor det lagrer alle kaffebønner, matforsyninger og ekstrautstyr. Den bygningen og leveringsvognen må være i drift slik at kaffebutikker kan fylles på. Kjedens hovedkontor i sentrum av Tampa er imidlertid ikke en kritisk ressurs Det er viktig, ja, men personalet kan jobbe hjemmefra hvis det er nødvendig. Hvis det er utilgjengelig i noen dager, kan Morning Shot fortsatt fortsette.
Nøkkelpersoner er konsernsjef i selskapet, daglig leder av hver kaffebar og lagerbehandler. Alle ansatte er selvfølgelig viktige, men ideen er å komme opp med et skjelettpersonell som kunne holde lysene på en stund i en nødsituasjon. Hvis lagerbehandleren trenger å kjøre leveringsvognen og butikkforvalterne må sette inn og lage cappuccinoer, kan de gjøre det.
Mange bedrifter vil også ha mye kritisk data og programvare til å liste, men for Morning Shot er det mer fysiske eiendeler og ansatte som er viktige.
Hvilke typer nødsituasjoner kan påvirke virksomheten din? Tenk brede kategorier, som jordskjelv, tornado, cyber-angrep, politisk uro, etc. Prøv å komme opp med minst fem, omtrent rangert i sann sannsynlighet.
Resultatene vil for det meste bli bestemt av ditt sted. Morning Shot ligger i Florida, så orkaner er en åpenbar trussel. Men hvert område har sine egne spesifikke farer, så sjekk Ready.gov nettstedet for informasjon om hvilke typer naturkatastrofer å være klar over i hver amerikansk stat.
En helsemessig nødsituasjon som en influensapandemi kan også påvirke Morning Shot, og terrorisme er en trussel for noen amerikansk virksomhet i disse dager. Morning Shot er ikke et åpenbart mål, så risikoen er lavere enn det ville være hvis flaggskipet var plassert overfor Det hvite hus, men det tilhører fortsatt på listen, sammen med ting som branner og blackouts.
Hvis du virkelig tenker, kan du selvsagt komme opp med en nesten uendelig liste over mulige katastrofer for din bedrift, fra meteor streik til fremmede invasjon. Men ideen er ikke å skremme deg selv - det er bare å komme opp med noen av de mest sannsynlige truslene. Din plan vil være fleksibel nok til å håndtere andre eventualiteter også.
Nå som du har en liste over mulige scenarier, tenk på hvilken effekt hver enkelt vil ha på dine kritiske eiendeler. Hvis lageret brente ned, for eksempel, hvordan vil Morning Shot holde sine kaffebarer som følger med? Hvis en orkan slått ut strøm til to av sine butikker, hvilken effekt ville det ha? Hva kan du gjøre for å beskytte de kritiske eiendelene.
Du kan strukturere den på noen måte som gir mening for deg, men det kan bidra til å lage et detaljert bord:
| Katastrofe | Kritisk ressurs | Effekt | Løsning |
| Brann | Lager | Butikker går tom for forsyninger innen to dager, noe som betyr sint kunder og tap av inntekter. | Spred forsyninger over to varehus på svært forskjellige steder, for å redusere avhengigheten av en enkelt. |
| Blackout | Kaffebutikk | Butikken må lukkes, noe som betyr tap av inntekter og kunder. | Hver butikk bør ha en backup generator, slik at den kan fortsette når strømmen er ute. |
Fortsett å gå for alle katastrofer og alle dine kritiske eiendeler. I noen tilfeller handler det om å beskytte dem; i andre kan løsningen være å finne alternativer.
Nå skal du ha tre ting: en liste over dine kritiske eiendeler, en liste over mulige katastrofer og en tabell som viser effekten av hver katastrofe på hver kritisk ressurs. Nå er det på tide å begynne å sette alt sammen i en plan.
Det første trinnet er å tenke på dine ansatte. Du bør ha en ide om hva hver type arbeidstaker bør gjøre i noen form for nødsituasjon. Hvor går de? Hva gjør de? Hvordan holder du dem trygge? Selvfølgelig vil du gjøre det mulig for dem å fortsette å arbeide om mulig, spesielt de som du har oppført som "kritiske" for bedriften din, men deres sikkerhet er den første vurderingen.
For hver type katastrofe, ta en gruppe medarbeidere og legg ut de handlingene du vil at de skal ta. For eksempel, hvis det kommer en sterk orkan som kommer, vil Morning Shots hovedkontorpersonale evakuere kontoret og jobbe hjemmefra til stormen har gått. Butikkansvarlige vil ta ansvar for å lukke butikken og legge om bord på vinduene og sjekke tilbake når det er trygt å se om det er mulig å gjenåpne.
Igjen, prøv et enkelt bord for å hjelpe deg med å få alt klart. Du vil nok ha mer detaljer i din virkelige plan, men dette forenklede tabellen illustrerer hvordan det kan bli lagt ut:
| Katastrofe | medarbeidere | Handling |
| Sterk orkan | Hovedkontorpersonale | Evakuere kontor, jobbe hjemmefra til lederen forteller dem at det er trygt å gå tilbake til jobb. |
| Store ledere | Lukk butikk og sikr det mot skade. Overvåk situasjonen og prøv å gjenåpne når stormen har gått, ved hjelp av backup generator hvis strømmen er fortsatt ute. Hold kontakten med ansatte for å fortelle dem når det er trygt å gjenåpne butikken. |
Når du vet hvor alle skal gå, trenger du en måte for dem å holde kontakten. Det er vanlig i nødstilfeller for kommunikasjon å være et problem, så kom opp med flere forskjellige metoder (for eksempel masse tekstmeldinger, talepost, e-post, ring inn på en nødinformasjonslinje) slik at hvis en ikke virker, vil en annen vilje.
Det er også viktig å utvikle et system for å holde alles kontaktinformasjon og sikkerhetskopieringsinformasjon oppdatert. Har en database som er lett for folk å oppdatere av seg selv, og gjøre det til en del av virksomheten din for å minne folk på en bestemt dato, si i begynnelsen av hvert år eller hvert kvartal, for å sjekke informasjonen. Og husk at systemene kanskje ikke er tilgjengelige i en nødsituasjon, så få folk til å skrive ut den informasjonen de trenger, og hold den et sikkert sted.
Som vi etablerte i trinn 1, er dette ikke et kritisk problem for Morning Shot. Men for mange bedrifter vil tap av data eller systemer være så katastrofalt som å ha en kaffebar stengt.
Selv om firmaet ditt ikke er et teknisk firma, kan det hende du har klientdata, rapporter, finansiell informasjon eller andre digitale eiendeler som virkelig er kritiske for bedriften din. I det minste vil du sannsynligvis holde dine økonomiske poster og skatteinformasjon trygg.
Så sikkerhetskopier alt, hele tiden, på flere steder. Den må automatiseres, ellers vil du ikke sikkerhetskopiere ofte nok, og du vil risikere å miste data. Online "cloud" -lagringstjenester som Box, Dropbox og CrashPlan er et nyttig alternativ, fordi dataene er lagret på et helt annet sted, så det er sannsynlig at det ikke vil bli påvirket av katastrofen du opplever.
Hva om hovedkontoret ditt er ute av drift i lang tid? Vurder hva du ville gjøre, og hvordan du ville holde folk jobber. Store selskaper har ofte hele sikkerhetskopieringsbygninger som venter i nødstilfeller. For mindre bedrifter er det sannsynligvis ikke et alternativ, men du kan i det minste leie en liten plass for viktige personer å flytte inn i en nødsituasjon.
Gå tilbake til listen over kritiske ansatte, og se om du kan leie et sted som vil tillate dem alle å flytte der hvis det er nødvendig. Bedrifter som Regus tilbyr fleksible pakker for "deltid" kontorleie, eller du kan prøve en tjeneste som ShareDesk, som matcher folk som ser etter kontorlokaler med de som leier det ut.
Hvis du finner en plass til en rimelig pris, kan du bruke den til trening, klientmøter eller spesielle arrangementer, slik at den ikke blir bortkastet. Likevel er det lite sannsynlig å være økonomisk å leie en veldig stor plass, så sørg for at de fleste mennesker kan jobbe hjemmefra uten problemer.
En plan er ikke bra med mindre alle vet nøyaktig hva de må gjøre, hvor de skal gå, hvem skal ringe og så videre. Alle ansatte bør ha litt trening og praksis i katastrofeoppretting. Vi kommer til det i de neste trinnene, men du vil også utnevne ledere som er grundig informert om hva de skal gjøre, og kan hjelpe andre ansatte til å følge planen. Dette er også viktig fordi du kanskje ikke kan kommunisere med hele ditt folk i en nødsituasjon, så du trenger personer som kan ta ansvar i fraværet ditt.
Disse nødlederne trenger ikke å være toppledere i selskapet. De trenger bare å forstå katastrofeutvinningsplanen, og være i stand til å ta avgjørende tiltak, for eksempel evakuere ansatte eller flytte folk til sikkerhetskopieringsstedet ditt.
Det er ikke noe verre i en nødsituasjon enn usikkerhet, så opprett en klar kommandokjede, med hver person som har godt definert ansvar. Sørg for at alle andre vet hvem lederne er, og er forberedt på å følge instruksjonene deres - spesielt hvis folkene du har utnevnt ikke er de daglige lederne av virksomheten.
Så du vet nå hva dine kritiske eiendeler er og hvordan de kan bli rammet av katastrofer, og har en plan detaljering, i hver type nødsituasjon:
Det er på tide å teste planen. Simulere en nødsituasjon så realistisk som mulig - uten å sette noen i fare selvfølgelig.
For eksempel kan Morning Shot slå av strømmen til en av sine butikker, og se om backupgeneratoren fungerer, hvor lenge den varer, om overgangen fører til eventuelle uventede problemer med utstyret, osv..
Hvis planen innebærer å evakuere kontoret og ha folk til å jobbe hjemmefra, kan du få en dag når alle jobber hjemmefra, og se om du kan klare deg uten tilgang til kontoret. Hvilke problemer skaper det? Vet alle hva de skal gjøre? Hva om serverne dine er nede også? Fungerer backup-systemene dine?
Øvelse for nødhjelp bør være noe du gjør regelmessig, som en brannøvelse, slik at alle er forberedt, inkludert nye ansatte.
Og behandle katastrofeutvinningsplanen som et levende dokument. Hvis det oppstår problemer, eller hvis bedriften din vokser eller endres, bør du revidere planen mens du er på reise.
For eksempel kan du oppdage at ansatte trenger tilgang til bestemt utstyr eller verktøy, og ikke har dem når de trengs. Du kan utarbeide et "grab and go" -sett for ansatte å holde på skrivebordet og ta med dem i en nødsituasjon. Her er et eksempel på hva slags ting du kan inkludere i et slikt nødsett.
Denne opplæringen har gitt deg en metode for å lage din egen gjenopprettingsplan for katastrofer. Hvis du har en solid plan på plass, vil du være godt forberedt når katastrofen rammer. Men å komme seg opp igjen etter en stor katastrofe kan fortsatt være vanskelig.
Den gode nyheten er at du kan kvalifisere for statlig hjelp for å få deg tilbake på føttene. Ulike statlige organer gir katastrofelån, tilskudd og annen form for bistand. Hvis du er basert i USA, prøv FEMA først og fremst. SBA har også spesielle katastrofe låneprogrammer, og du kan også sjekke med staten eller kommunen. Og IRS gir ofte skattelettelser til bedrifter som befinner seg i katastrofene.
Flip-siden av den statistikken vi delte i begynnelsen - 25% av bedriftene ikke gjenopplod etter en stor katastrofe - er at 75% av bedriftene gjøre gjenåpne. Hvis du tar deg tid til å planlegge for så mange eventualiteter som mulig, og trene regelmessig slik at folk vet hva de skal gjøre, vil du være i en god posisjon for å sikre at du er en del av 75%, og at bedriften din er utstyrt for å overleve hva som kommer din vei.
Grafisk Credit: Hard Hat designet av Jasmine Rae Friedrich fra Noun Project.
Accentsconagua