Share
Som frilanser er det viktig å fokusere så mye av din tid som mulig på arbeidet du har eller får det arbeidet du trenger. Og det betyr at du minimerer administrative oppgaver. Ta for eksempel bokføring.
Bokføring er viktig for å maksimere skattefradrag og overvåke den generelle helsen til virksomheten din, men det er en kongelig smerte. I dette innlegget vil jeg vise deg hvordan du automatiserer bokføringsoppgaver, slik at du kan holde fokus på eksisterende jobber mens du markedsfører dine talenter.
Mange skriver fortsatt inntekt og utgifter i en notatbok eller et Excel-regneark, og skriver deretter inn fakturaer i Word eller et lignende program. Dette kan fungere bra hvis du ikke jobber med mange jobber. Hvis du imidlertid finner deg selv med flere klienter, fakturaer og kostnadsrapporter, vil du bruke mer og mer tid på å prøve å holde alt sammen. Et dedikert, automatisert bokføringssystem og / eller bokholder er en nødvendighet på dette punktet.
I mange år har Quickbooks vært herre og mester i småbedriftsregnskapsprogramvare. Men for meg var det bare for dyrt, for komplisert, og ikke Mac-vennlig. Og for de fleste uavhengige frilansere uten behov for lønn er det bare for stort og omfangsrikt.
Etter å ha prøvd flere Mac-baserte programmer bestemte jeg meg for å ta boken min på nettet. Dette var en stor beslutning, siden å gå online med noe så privat som bokføring betydde mulig eksponering mot omverdenen. Hvis du går denne ruten, må du være trygg på sikkerheten til online-løsningen og ha en sikkerhetskopieringsplan, for eksempel muligheten til å eksportere hva du kommer inn i systemet.
Jeg har brukt elektronisk fakturering programvare i tre år og er veldig fornøyd med det så langt. Jeg startet med Blinksale, som var en god start. På det tidspunktet var det bare å lage fakturaer og kjøre enkle rapporter. Jeg synes fortsatt det er en fin løsning for alle som ønsker et enkelt faktureringsprogram som fungerer.
For to år siden flyttet jeg over til Freshbooks. Jeg ønsket å integrere tidssporing, estimater, rikere rapportering og noen andre funksjoner i oppsettet mitt. Noen venner brukte Freshbooks, så jeg bestemte meg for å prøve. Imidlertid trengte jeg fortsatt et enkelt online kontosystem. Det var da jeg fant Outright.com.
Mens Freshbooks inkluderer kostnadsrapportering, er det litt mer involvert enn direkte. Fullstendig integreres sømløst med Freshbooks og har flotte rapporteringsfunksjoner. Jeg kan kjøre en fortjeneste / tap statement ved å trykke på en knapp. Jeg kan kjøre månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter like raskt. Og jeg kan raskt se hvem mine høyeste betalende kunder er og hvor jeg trenger å kutte utgifter. I mange henseender har Outright blitt det digitale instrumentbrettet for min virksomhet.
Og den beste delen er direkte er gratis. Minst akkurat nå. Freshbooks og Blinksale er gratis å starte, men etter hvert som du får flere kunder / fakturaer må du betale en månedlig avgift. Det er også mange andre gratis og online alternativer.
Den største utfordringen med å automatisere en hvilken som helst programvareløsning er faktisk å få dataene inn i systemet. Hvordan automatiserer du det? Det er her et system pluss en virtuell assistent kan virkelig hjelpe.
Jeg driver hele virksomheten min ved hjelp av to dedikerte kredittkort og Paypal, så det er alltid et papirspor. På slutten av måneden laster jeg ned mine setninger i et kryptert Excel-ark og sender det til min VA for å komme inn i utgående. Ved hjelp av dette systemet er min totale tid hver måned for bokføring ca. 15 minutter.
Er det perfekt? Nei. Er det dyrt? Det avhenger av ditt perspektiv. Den månedlige kostnaden for Freshbooks pluss min VAs tid er rundt $ 35. For meg er det en stor verdi. Det er billigere enn en bokholder, jeg kan sjekke pulsen av min virksomhet når som helst og er fri til å forfølge eksisterende prosjekter og muligheter.
Tror du at automatisering av bokføring er verdt å gjøre eller ikke? Hvordan ville du gjøre det annerledes? Vennligst legg igjen dine tanker i kommentarene.
Accentsconagua