Share
La oss innse det, de fleste gründere og bedriftseiere vet ikke den første tingen om dobbeltregistrering, og de vil ikke vite det.
For større bedrifter, spiller det ingen rolle: du ansetter bare en spesialist. Men i de tidlige dagene kan du ikke ha råd til heltids hjelp. Selv om du går til en regnskapsfører for å hjelpe deg med å utarbeide årlig selvangivelse, må du vite det grunnleggende om hvordan du beholder bøkene dine i løpet av året.
Hvorfor betyr det noe? Fordi gode kontoer er grunnlaget for en god forretning. Hvis du ikke har en nøyaktig forståelse av din økonomiske situasjon, vil dine planer være basert på litt mer enn gjetning. Investorer eller långivere vil også se godt organisert økonomi før de forplikter seg til å finansiere virksomheten din.
Så i denne opplæringen lærer du grunnleggende om å holde bedriftskontoene dine i orden. Vi skal gå gjennom grunnleggende for bokføring i dobbeltregistrering, og forklare hvordan du oppretter et diagram over kontoer, balanserer bøkene og utarbeider regnskap.
På slutten vil du selvfølgelig ikke være en fullstendig kvalifisert revisor. Det er et komplekst område, og du trenger fortsatt å ansette et proff for å hjelpe deg der det er mulig (og vi gir også tips om det). Men du vil i det minste ha en grunnleggende forståelse av hvordan du holder et sett med forretningskontoer. Du vil bli bevæpnet med noen praktiske skritt du kan ta for å sikre at du registrerer de riktige tingene, og vil kunne holde virksomheten din på solid økonomisk grunnlag.
Men først, lære om dette mye ...
Få et Envato Elements-abonnement på tilgang til tusenvis av ubegrensede malnedlastinger for en enkelt månedlig avgift, med OG-tilgang nå inkludert - som hjelper deg med å strømlinjeforme virksomheten din fra forslag til betaling.
Lær mer om dette kraftfulle tilbudet fra Envato Elements, før du hopper inn i denne opplæringen.
Ikke hopp over dette trinnet!
Dobbeltbokføring kan ikke virke som det mest interessante emnet, men det er viktig å forstå hvordan det fungerer. De fleste bedrifter bruker i dag regnskapsmessig programvare i stedet for fysiske bøker, men prinsippene er fortsatt viktige å forstå. Vi vil holde det enkelt, og bruk eksempler for å gjøre alt klart.
For det første, hva er hensikten med bokføring i dobbeltregistrering?
Poenget er å gi deg et avrundet bilde av hvor pengene dine går, og for å unngå å gjøre feil. Hver transaksjon registreres på minst to steder. Det er fornuftig, fordi hver forretningstransaksjon er en utveksling av en ting til en annen. Double entry-systemet viser nøyaktig hvordan denne utvekslingen fant sted, og hva resultatene var.
La oss se på et eksempel.
Si at du driver en kafé, og bruker $ 500 på en kasse av de fineste kaffebønner. Hvis du bare ser på kontosaldoen, virker det som om du har mistet $ 500, fordi kontoen din har gått ned med det beløpet. I virkeligheten har selvfølgelig den kaffen en verdi - du legger den til forsyningene dine (inventar), og vil bruke den til å brygge drinker for å selge til kunder. Så i dobbelt inngangssystemet, vil du lage to oppføringer:
Inventar: + $ 500
Kontant konto: - $ 500
Dette registrerer både tap av kontanter og gevinst i lager, noe som gir deg et mer nøyaktig bilde av hva som skjer i din virksomhet.
Som du kan se, er prinsippet ganske enkelt. Imidlertid kommer mye av forvirringen med dobbeltbokføring fra terminologien. I hverdagen, er vi vant til å tenke på debet som reduksjoner og kreditter som økninger. I regnskapsverdenen er det mer komplisert enn det. Så for denne opplæringen, for å holde ting enkelt, skal vi snakke om økninger og reduksjoner i stedet for kreditter og debet.
Hvis du vil ha et avrundet bilde av hvordan virksomheten din gjør, må du sette opp flere forskjellige kontoer. Hva det betyr er at for hvert nøkkelområde i virksomheten din sporer du hver transaksjon som påvirker den, og justerer balansen tilsvarende.
I kafeen transaksjonen ovenfor, for eksempel, la vi $ 500 til lagerkontoen for å gjenspeile tilsetningen av kassen av kaffe. Vi vil kontinuerlig oppdatere kontoen slik at hver gang vi enten kjøper nye forsyninger eller bruker dem, justerer vi balansen. På den måten vet vi nøyaktig hvor mye vi har for hånden til enhver tid. Vi gjør det samme med kontantkontoen.
Bortsett fra kontanter og beholdning, her er noen andre viktige kontoer for å spore, ifølge SCORE:
Avhengig av hvor mye detalj du vil gå inn i, kan du opprette alle slags forskjellige kontoer som sporer ulike aspekter av økonomien din. For eksempel kan du dele denne "Inventory" -kontoen i underkontoer som sporer kaffebønner, mat og andre varer.
For større bedrifter kan antall kontoer forøke seg raskt, så det er viktig å sette opp et diagram over kontoer fra starten: i utgangspunktet en liste over alle kontoene du opprettholder, med et nummer for hver enkelt. Du kan se et utvalgskart over kontoer her.
Du har sikkert hørt om selskaper som balanserer (eller i noen tilfeller ikke balanserer) bøkene. I dette trinnet skal vi se nøyaktig hva denne setningen betyr, og hvordan du kan balansere dine egne bøker effektivt.
La oss gå tilbake til kaféeksemplet fra trinn 1. Vi kjøpte $ 500 for kaffebønner. Det neste trinnet er selvfølgelig å male dem opp, brygge noen lattes og cappuccinoer, og selg dem til kunder. Vi gjør det, og våre glade kunder betaler oss $ 750 i inntekter. La oss se hvordan du registrerer det på kontoene dine.
Først og fremst har vi mottatt $ 750 i kontanter, så kontokontoen øker med $ 750. Men vi har også brukt opp $ 500 på lager, så beholdningskontoen må reduseres med $ 500.
Så langt så bra. Men hva med $ 250 som er igjen? Vel, det er fortjeneste for din bedrift, så det blir lagt til "beholdt inntekt" -kontoen. Slik ser det ut:
Kontantkonto: + $ 750
Inventar: - $ 500
Beholdte inntekter: + 250 dollar
Dette er et forenklet eksempel, selvfølgelig. Vi ser ikke på kostnaden for melk og sukker for å gjøre disse lattes, eller lønnskostnader, eller noen av de andre tingene som i realiteten ville spise inn i den $ 250 fortjenesten.
Men dette forenklede eksemplet illustrerer et nøkkelbegrep: Uansett oppføringer du gjør i kontoene dine, må bøkene balansere etterpå.
Hva det betyr er at følgende ligning må alltid hold sant:
Eiendeler = Forpliktelser + Egenkapital
Da vi la $ 750 til kontokontoen og fjernet $ 500 fra lagerkontoen, opprettet vi en ubalansebestilling økt med $ 250, men det var ingen tilsvarende oppføring på den andre siden av ligningen. Ved å legge til $ 250 til beholdt inntjening (del av kategorien "egenkapital") ble balansen gjenopprettet. Våre eiendeler økte med $ 250, og vår egenkapital økte med $ 250, slik at likningen fortsatt fungerer.
Målet ditt som bedriftseier er å sørge for at "regnskapsligningen" alltid holder fast, at bøkene alltid balanserer. I praksis skjer imidlertid feil. Profesjonelle bookkeepers lager regelmessig prøvebalanser, og hvis de ikke kan få bøkene til å balansere, går de tilbake gjennom kontoene og gjør justeringer til eventuelle feil som ble gjort.
Det viktigste er at bøkene balanserer på slutten av hver regnskapsperiode (si månedlig eller kvartalsvis). Det er da du legger alt sammen i regnskapet.
I en tidligere serie av opplæringsprogrammer, så vi på de viktigste årsregnskapene en virksomhet forbereder: balansen, resultatregnskapet og kontantstrømoppstillingen.
Informasjonen for disse utsagnene kommer direkte fra de regnskapene vi nettopp har sett på. Den regnskapsmessige likningen vi dekker i trinn 3, gjenspeiles i balansenes struktur, som samlet opp alle eiendelene på den ene siden og alle forpliktelser og egenkapital på den andre og sikrer at de alltid balanserer ut.
Når det gjelder resultatregnskapet, som bruker kontoene vi så på i trinn 2, som inntekter, utgifter og kostnader for solgte varer. Og kontantstrømoppstillingen er først og fremst basert på kontokontoen, samtidig som du trekker inn informasjon fra andre kontoer for å vise hvor alle pengene gikk.
Så regelmessig trekker du all informasjon fra dine forskjellige kontoer sammen, og oppretter et komplett sett med regnskap. Balansen er et øyeblikksbilde av firmaet ditt på en bestemt tid, mens resultatregnskapet og kontantstrømoppstillingen viser endringene over en bestemt periode.
Hvor ofte skal du gå gjennom denne prosessen? Offentlige selskaper er pålagt å produsere regnskap for aksjonærer kvartalsvis og årlig. Hvis din bedrift har investorer eller långivere, kan de også fortelle deg hvor ofte de forventer å se dem. Hvis ikke, må du bestemme hva som er fornuftig for virksomheten din - du vil kanskje ha et månedlig øyeblikksbilde av hvordan du gjør det, eller du kan bestemme, spesielt hvis firmaet ditt er svært lite, at du ikke trenger formelle erklæringer så ofte.
Eksemplene vi har sett på i denne opplæringen har vært veldig enkle. I praksis kan det være en komplisert prosess å holde nøyaktige kontoer, spesielt ettersom bedriften din vokser. En enkelt transaksjon kan innebære flere oppføringer i flere forskjellige kontoer, og når du har hundrevis eller tusenvis av transaksjoner som skal registreres, kan det raskt bli overveldende.
Teknologi hjelper selvsagt. Regnskapssystemer som QuickBooks, FreshBooks, NetSuite og Xero er mye enklere å bruke enn det gammeldags systemet for registrering av hver transaksjon i fysiske ledere.
Men likevel vil det nok komme en tid når du trenger å ansette en profesjonell. Selv når du bruker programvare, er det enkelt å gjøre feil. Og den tiden det tar å legge inn all den informasjonen, kan sannsynligvis bli bedre brukt andre steder.
Selv om du ofte hører ordene "regnskapsfører" og "bokholder" brukt om hverandre, har de faktisk forskjellige funksjoner. En bokholder håndterer de daglige oppgavene for å registrere transaksjoner og sørge for at alt er representert riktig. En regnskapsfører fokuserer mer på det store bildet, produserer høydefinerte regnskap og hjelper deg med ting som arkivering av skatter og sikring av finansiering.
Du kan starte med å ansette en bokholder og revisor deltid eller på frilans, timebasis og fremgang derfra. Når bedriften din vokser til å ha mer enn 30 ansatte, eller mer enn $ 1 million i inntekter, er det nok tid å vurdere å ansette heltidsansatte.
Bokføring er et komplekst område, og det er mye mer å lære. Men denne opplæringen har gitt deg de grunnleggende verktøyene du trenger for å kunne holde nøyaktige poster, og sørge for at bedriften din har god helse.
Du har lært hvordan du registrerer enkle transaksjoner ved hjelp av bokføring med dobbel bokføring, og hvordan du oppretter et regnskapssystem som gir mening for bedriften din. Du har sett lenken mellom de daglige bokføringsoppføringene og det samlede regnskapet som balansen og resultatregnskapet. Og du har lært hvilken type hjelp du trenger, og når.
Så begynn å få bøkene dine i orden, ved hjelp av din foretrukne regnskapsprogramvare (eller gammeldags store bokstaver hvis du foretrekker det). Pass på at du beholder alle dine kvitteringer og bestillingsrekorder i et velordnet arkiveringssystem, slik at du kan gå tilbake og verifisere alt du trenger. Og sørg for at disse bøkene balanseres regelmessig.
En viktigere ting å bestemme for din bedrift er nøyaktig når og hvordan du registrerer hver transaksjon. Det er to hovedmetoder: kontanter og periodisering. Vi ser på hva disse vilkårene betyr, og hvordan valget påvirker virksomheten din, i en fremtidig veiledning.
Grafisk kreditt: Regneark designet av Adam Mullinfra noun-prosjektet.
Accentsconagua