Share
Enten du spiller kort, baseball eller Candy Crush Saga, kommer du ikke til å lykkes med mindre du forstår hvordan du skal score.
Spillet av virksomheten er ikke annerledes. Det eneste problemet er at måten du beholder score-regnskap og bokføring-kan være ganske komplisert. I en nylig opplæringsoppgave dekket vi grunnleggende om bokføring, men det er en viktig del vi ikke nevnte: forskjellen mellom kontanter og periodisering.
Så i denne opplæringen lærer du hvordan både kontantregnskap og opptjeningsregnskap fungerer. Du vil se eksempler på hver teknikk i aksjon, lære fordeler og ulemper, og vær klar til å bestemme hvilken du skal bruke for virksomheten din.
Det kan høres ganske esoterisk ut, men hvis du eier en bedrift, er det noe du trenger å forstå. Som du vil se i denne opplæringen, kan du ende opp med å forviste den virkelige tilstanden av virksomheten din hvis du ikke registrerer transaksjoner på den riktige måten. Det vil gjøre det vanskeligere å planlegge, kunne påvirke hvor mye skatt du betaler, og i ekstreme tilfeller kan det til og med sette deg ut av virksomheten helt.
La oss si at du driver en konsulentvirksomhet, og i september måned lander du en saftig $ 50 000-kontrakt med et Fortune 500-selskap. Gratulerer!
Men du mottar ikke pengene med en gang. Du leverer konsulenttjenestene og sender inn fakturaen din i oktober, og selskapet drar deretter sine føtter som betaler regningen, slik at du ikke mottar sjekken til desember.
Så når registrerer du det $ 50 000 som inntekter? Når du lager salget, når du leverer tjenesten, eller når du mottar pengene?
Under kontantmetoden for regnskap, vil du vente til du har kontanter på bankkontoen din i desember. I løpet av september, oktober og november, vil du vite at du har $ 50.000 som kommer snart, men det vil ikke vises overalt i resultatregnskapet.
Høres forsvarlig, ikke sant? Tross alt har de fleste bedriftseiere historier om kunder som forsinker å betale sine fakturaer, eller i noen tilfeller betaler ikke i det hele tatt. Ved kontantregnskap innregner du bare inntekter når du har penger i banken.
Men flipsiden er at hvis du pådra seg utgifter, blir de ikke registrert før du faktisk betaler ut kontanter. For å hjelpe deg med å oppfylle den nye kontrakten, investerer du $ 10 000 i noe nytt datautstyr, som leverandøren tilbyr deg en "buy now, pay later" avtale.
Du har brukt $ 10 000 i oktober, men det vises ikke som en kostnad før du faktisk kutter sjekken to måneder senere. Ikke så forsiktig.
Periodiseringsmetoden for regnskap har til formål å registrere inntekter når det er opptjent og utgifter når de påløper, uansett når pengene skifter hender.
Du må fortsatt være ganske sikker på å motta pengene før du kan registrere det som inntekter. I september, når salget ditt lander kontrakten, vil du ikke sette det ned som inntekter straks. Du vil vanligvis registrere det når produktet eller tjenesten er levert og en faktura er sendt - så i dette tilfellet ville det være i oktober.
Hva med datautstyret du kjøpte? Vel, under opptjeningsmetoden, er datoen kontanter forandrer hendene irrelevante. Du registrerer det som en kostnad når du kjøper, så i oktober.
Under dette systemet ender du med et mye mer nøyaktig bilde av hva som skjer i din virksomhet. Du gjorde jobben i oktober, og inntektene er registrert i oktober. Du kjøpte datautstyret i oktober, og utgiften dukker opp i oktober.
Men på den annen side er kontoene dine nå skilt fra kontantstrømmen, noe som kan skape problemer, som vi ser ...
Nå som du vet hvordan hver metode fungerer, er det på tide å se på deres fordeler og ulemper.
Den største fordelen med kontantmetoden er dens enkelhet. Periodiseringsmetoden kan faktisk bli ganske komplisert når du har mer komplekse transaksjoner enn de vi har sett på så langt. Hvis du har noen regninger betalt på forhånd, noen i etterskudd og andre i perioder, kan du ende opp med å skifte penger mellom flere forskjellige kontoer og klare hodet over nøyaktig når det er OK å gjenkjenne hver transaksjon i resultatregnskapet.
Med kontanter, trenger du ikke å bekymre deg for noe av det. Når pengene vises i kontoen din, er det omsetning. Når pengene går ut av kontoen din, er det en utgift. Enkel.
En annen fordel med kontantmetoden er at den gir et nøyaktig bilde av hvor mye penger du har for hånden til enhver tid. Det er sant at du tjente den rådgivende pengene i oktober, men bunnlinjen er at du ikke har penger til desember. Som vi så i en tidligere opplæring, er styring av kontantstrøm avgjørende for små bedrifter, og bruk av kontantregnskap kan hjelpe deg å sikre at du alltid har nok til å holde deg flytende.
Som vi så i introduksjonen, er regnskapet i hovedsak en måte å holde poeng for virksomheten din. Hvis du stoler på kontantmetoden, kan poenget noen ganger være misvisende.
Den kontante metoden for regnskap viser at oktober var en forferdelig måned for vår konsulentvirksomhet, for eksempel. Vi gjorde ingen inntekter og pådratt en kostnad på $ 10 000. Desember, derimot, var en enestående måned - $ 50 000 i inntekt, og ingen utgifter i det hele tatt.
Dette er tydelig misvisende. Oktober var faktisk måneden da vi jobbet hardt og tjente som $ 50 000 inntekter, og det faktum at desember var når sjekken endelig ankom i posten, gjør det ikke til en flott måned.
Disse feilene er enkle å finne og tilpasse for når vi ser på en enkelt transaksjon, men når virksomheten din har mange forskjellige inntekter og utgifter, er det mye vanskeligere. Jo større gapet mellom når inntekten er opptjent og når den mottas, jo større er problemet.
I hovedsak prøver du å bedømme ytelsen din basert på et sett med kontoer som gjenspeiler det forholdsvis vilkårlig faktum når betalingene ble gjort, og det kan skape problemer. For eksempel ser bedrifter ofte på perioder når de er relativt opptatt og stille, og tildele ansatte tilsvarende. Hvis inntekten din er registrert i en annen periode fra når den er opptjent, kan du ende opp overbemannet i rolige tider og underbemannet i travle tider.
Periodiseringsregnskap løser noen av problemene som oppstår ved kontantregnskap, men skaper egne problemer. Her er et sammendrag:
Periodiseringsregnskap gir et mye tydeligere bilde av hvor lønnsomt virksomheten er, ved nøyaktig å reflektere når inntektene er opptjent og når utgiftene påløper.
Dette kan hjelpe deg å se hvilke måneder, kvartaler og år som virkelig var vellykkede for deg. Bildet er ikke forvrengt av forsinkelser i betalinger som blir gjort eller mottatt.
Det gir også et bedre bilde av din samlede "poengsum" når som helst. Det er lettere for deg å planlegge, fordi du har regnet med alle dine inntekter og utgifter, selv om du ikke har mottatt betalingene ennå.
Periodiseringsmetoden er mer effektiv for å håndtere kompliserte transaksjoner, fordi du sporer pengene i ulike kontoer, avhengig av om det er mottatt på forhånd eller forventet, men ikke mottatt ennå. Du regner også med utgifter du har pådratt, men har ikke betalt ennå, og hjelper deg med å unngå overspending.
Periodiseringsregnskap er mer komplisert enn kontantregnskap. Alle kan spore penger som beveger seg inn og ut av en konto; Forvente overføringer som ikke har skjedd ennå er tøffere.
Kompleksiteten kan også føre til forvirring, og til og med bedrag. Det er et gammelt ordtak i virksomheten: "Kontanter lyver ikke." Akkumuleringer kan derimot manipuleres.
Enron er et kjent eksempel på et firma som masserte sine kontoer ved å være veldig aggressiv om hvor raskt det anerkjente inntekter. Det signerte flerårige gass- og elkontrakter, og registrerte hele fortjenesten på sine bøker samme dag. Dette førte til en stor feilmatch mellom hvor mye fortjeneste selskapet viste og hvor mye penger det faktisk hadde.
De fleste selskaper går selvsagt ikke så langt som Enron. Men når du bruker periodiseringsmetoden, må du huske at du registrerer inntekter før du faktisk mottar den. Hvis du ikke er forsiktig, kan du ende opp med å gå tom for kontanter, selv om du er forretningsmessig lønnsom. Du må spore kontantstrømmen separat når du bruker periodiseringssystemet, og vurder alltid muligheten for at forventede inntekter ikke kommer gjennom.
Så det er riktig for din bedrift: kontanter eller periodisering?
Store bedrifter har ikke noe valg: de må gå med periodisering. Hvis bedriften har et salg på mer enn $ 5 millioner per år eller opprettholder en varebeholdning som selges til offentligheten og har brutto kvitteringer på mer enn $ 1 million per år, må du bruke periodiseringsmetoden.
For mindre bedrifter er det mer komplisert. Tenk på hva som gir mest mening for dine egne forhold. Hvis du har et veldig lite firma, kan enkelheten i kontantregnskapet gjøre det til en bedre tilnærming, spesielt hvis du generelt blir betalt ganske raskt. Men etter hvert som bedriften din blir mer komplisert, vil den ekstra informasjonen som er registrert i periodiseringsmetoden begynne å lønne seg, særlig hvis det ofte er et stort gap mellom når du lager et salg og når du blir betalt.
Vurder også skattesituasjonen din. Det er ikke den ene metoden iboende 'bedre' enn den andre for skattemessige formål, men metoden du bruker kan påvirke skatteåret hvor inntekter og utgifter registreres. For bestemte bedrifter kan valg av en metode over den andre gi deg en fordel.
For eksempel, hvis du gjør mye forretninger i løpet av ferien i slutten av året, men ikke mottar betalinger til januar, kan kontantmetoden være fornuftig for deg. Du får forsinket å registrere inntektene (og betale skatt på den) til neste skatteår, noe som gir deg et ekstra år å holde kontant og bruke det til det du vil. I forskjellige situasjoner kan opptjeningsmetoden være bedre. Det handler om å forstå hva som vil hjelpe din virksomhet.
Så nå har du lært hva forskjellen er mellom kontanter og periodisering. Du har sett hvorfor det betyr noe, hvordan hvert system fungerer, og hva fordeler og ulemper er.
Du har sett at de viktigste fordelene med kontantmetoden er dens enkelhet og måten det holder kontoen din knyttet til de faktiske pengene du har på hånden. Periodiseringsmetoden derimot er mer komplisert, men gir et mer nøyaktig bilde av hvor lønnsomt virksomheten din er, og når disse fortjenestene ble opptjent.
Så alt som gjenstår er for deg å bestemme hvilken som passer best for deg. Ta hensyn til størrelsen og kompleksiteten i virksomheten din og din skattesituasjon. Begge metodene er gyldige, men du må velge den ene eller den andre, ikke skifte frem og tilbake mellom dem som den passer deg. Når du har bestemt deg, vet du riktig tidspunkt for å registrere hver transaksjon, og hvordan den påvirker virksomheten din.
Når du går videre og bruker den valgte metoden, husk at hver tilnærming har sine begrensninger. Hvis du bruker kontantregnskap, husk at resultatene kanskje ikke reflekterer den sanne ytelsen din i hver periode. Og hvis du bruker periodiseringsregnskap, husk at det er å måle fortjenesten din, ikke penger, så du må også følge med på kontantstrømmen din.
Grafisk kreditt: Regneark designet av Adam Mullinfra noun-prosjektet.
Accentsconagua