Share
Å holde bøkene for bedriften din bør være en relativt enkel prosess: Med de riktige verktøyene kan du automatisere minst en del av arbeidet og la programvaren håndtere de vanskelige delene. Freshbooks er et spesielt enkelt regnskapsverktøy for å komme i gang med.
Avhengig av virksomheten din, kan du få kontoen din opprettet i rask rekkefølge. I denne opplæringen finner du de nyttige funksjonene ved å jobbe med Freshbooks: sett opp, importer klientdataene dine, lær å jobbe med fakturaer, tidssporing, kostnadslogging og mer.
Det er på tide å få virksomheten din i orden.
For å fullføre opplæringen trenger du følgende ressurser:
Før du kan opprette fakturaer i Freshbooks, må du legge til dine kunder. Webapplikasjonen krever en e-postadresse for hver klient, sammen med et organisasjonsnavn. All annen informasjon er valgfri, selv om det er verdt å legge til minst hvilken informasjon du trenger for å kunne sende en faktura til de klientene, samt å følge opp på en situasjon der bare å sende en faktura ikke er nok.
Du må klikke på Mennesker kategorien på Freshbooks dashboard, etterfulgt av Ny kunde knappen for å legge til klienter individuelt.
Tatt i betraktning at mange bedrifter foretrekker å motta fakturaer via post eller faks, inkludert slike opplysninger gir vanligvis mening. Du kan også importere klienter via en rekke forskjellige formater. Det er en lenke for å starte importprosessen på Mennesker side.
Opprett en ny faktura i Freshbooks ved å velge fakturaer kategorien på dashbordet og deretter klikke på Ny faktura knapp. I den nye fakturaen kan du legge til enten tidsposter eller elementer, avhengig av hvordan du tar betalt for dine kunder. Du kan justere hver detalj av fakturaen din der, uansett dine universelle innstillinger:
Fakturaer er knyttet til klienter, og du kan sende fakturaen, enten via e-post eller via snail mail, direkte fra den enkelte faktura side. Du har også mulighet til å lagre fakturaer som utkast, for de situasjonene der du kanskje ikke vil sende en kopi av en faktura til en klient, men at du vil ha den på posten (kanskje klienten allerede har betalt).
For de fakturaene som er tilbakevendende og ikke endres, kan du automatisere hele prosessen. Når du er inne i faktura dashbordet, klikk på gjentakende og så videre Ny tilbakevendende profil. Prosessen er identisk med å opprette en vanlig faktura, forventer at du må sette en tidsplan for å sende fakturaene dine. Freshbooks kan håndtere slike fakturaer uten ytterligere skritt fra din side. Freshbooks tilbyr også muligheten til å lage estimater, få dem godkjent, og slå dem til fakturaer.
Tidsskriftet er Freshbooks viktigste metode for sporing av tid. Du kan finne det ved å klikke på Tidsporing fanen på hoveddashbordet. I et tidsskrift kan du logge timer du allerede har jobbet med et bestemt prosjekt, samt kjøre en timer mens du jobber. Begge metodene krever at du oppretter et prosjekt for å knytte arbeidet ditt, som igjen kan tilordnes til enten klienter eller internt arbeid.
Innenfor et prosjekt kan du styre tildelte oppgaver og lagmedlemmer, noe som gjør det klart hvor mye et gitt prosjekt koster når det gjelder lagets timer.
Generer fakturaer fra hvert av prosjektene dine, slik at du enkelt kan fakturere kunder for tiden de har behov for. Når du oppretter en ny faktura, kan du bare legge til alle unbilled timer og utgifter direkte til fakturaen. Du har også mulighet til å legge til valgte betalbare timer eller utgifter, inkludert etter datoperiode.
Avhengig av dine preferanser og hvor detaljert en tilnærming du tar til sporingstid, kan du legge til timer på en faktura med en detaljert forklaring for hver blokkeringstid du har sporet. Du kan også minimere detaljer for kunder som egentlig bare vil ha det totale antallet.
Behandle lagtidsbladene dine gjennom Freshbooks. Hvis du har flere lagmedlemmer, er det fornuftig å få dem til å logge seg inn i webapplikasjonen. Du kan se på hvordan de bruker tiden sin i flere forskjellige rapporter, så vel som gjennom standard timesheets.
Dine valg inkluderer:
Du vil kunne sette den informasjonen i gang med å forbedre dine interne arbeidsprosesser, spesielt hvis du kan få gruppemedlemmene til å spore arbeidet, uansett hva de jobber med, selv om det er alt internt og ikke på alle fakturerbare.
Freshbooks legger vekt på at du importerer alle dine utgifter automatisk; Det er en viss tankegang at du ikke engang må berøre prosessen, utover å sørge for at de riktige utgiftene er koblet til de riktige kundene. Det er fornuftig, spesielt for travle bedriftseiere: Hvor ofte vil du virkelig sette deg ned og legge inn alle dine utgifter?
Ved å sette opp automatisk import for utgiftene dine, må du klikke gjennom utgifter kategorien for første gang; Nettstedet vil dukke opp en dialogboks der du kan velge din bank eller finansinstitusjon og deretter skrive inn påloggingsinformasjonen din. Du kan også legge til kredittkort og noen betalingsprosessorer (inkludert PayPal).
For de utgiftene du ikke kan importere automatisk (for eksempel de som er betalt med kontanter) fra din finansinstitusjon, kan du legge inn individuelle utgifter for hånd. Prosessen er så enkel som å fylle ut en kort form, inkludert beløp, dato, leverandør og kategori. Du kan gå dypere for å tildele en utgift til en klient, legge ved et bilde av kvitteringen og ellers behandle informasjonen.
Freshbooks har faktisk en måte å automatisere disse utgiftene også, selv om: gjennom webapplikasjonens integrasjon med Shoeboxed. Med Shoeboxed er det mulig å sende ut kvitteringer, få dem skannet og de resulterende dataene til din Freshbooks-konto. Alt du trenger å gjøre er å få kvittene til en konvolutt. Det er så enkelt.
Gå gjennom rapportene dine. Mens Freshbooks kan generere en rekke rapporter, vil utgiftsrapporter og dine skatteoppsummer sannsynligvis være spesielt nyttige. Kom skatte sesongen, kan du løpe av en kopi og være klar til å begynne å beregne avkastningen. Freshbooks kan også eksportere skattedata i et CSV- eller Excel-format, noe som er nyttig hvis regnskapsføreren din ennå ikke er klar til å omfavne online bokføring.
Lag en liste over de andre nettbaserte applikasjonene du bruker. Du kan bli overrasket over hvor mange forskjellige applikasjoner som kan knyttes til Freshbooks. Prosjektstyringsverktøyene dine er spesielt nyttige for å koble til Freshbooks. Det er mange funksjoner, som tidssporing og CRM, som kan utnytte deling av informasjon mellom to forskjellige applikasjoner.
Du kan sjekke listen mot Freshbooks-tilleggslisten. Det finnes et bredt spekter av integreringer, hovedsakelig bygget av de webappene som vil kunne koble til Freshbooks.
Last ned mobilappen for Freshbooks. Appen er tilgjengelig for iPhone, iPad og Android. Med mobilappen kan du spore tid, registrere utgifter og sende fakturaer uten å åpne opp den bærbare datamaskinen. Denne funksjonen er spesielt nyttig hvis du jobber vekk fra kontoret eller vekk fra datamaskinen din; Opptak av en konsultasjonssesjon, for eksempel, handler om å lage notat på telefonen.
Trykk for nye integrasjoner eller tilleggsprogrammer, hvis et verktøy du stoler på mangler fra Freshbooks 'liste. Selskapet opprettholder selv et skjema for slike forespørsler. Hvis du er teknisk kunnskapsrik, tilbyr Freshbooks også en API som lar deg bygge dine egne verktøy på toppen av Freshbooks-plattformen.
Freshbooks har potensial til å bli et hovednav av bedriftens data, noe som gjør det lettere for deg å automatisere de rutinemessige delene av bedriftens økonomi. Hvis du snakker om verktøyene du trenger, kan Freshbook legge til noen av dem.
Når du har ditt firma satt opp på Freshbooks, gjør du et poeng med å holde registrene oppdatert. Onboarding-prosessen kan være et lite arbeid, avhengig av hvor du tar med dine økonomiske data, men Freshbooks verktøy gjør det mulig å holde oversikten oppdatert med nesten ingen innsats.
Når skattetiden ruller rundt, vil du være klar til å skrive ut rapportene dine og forberede skatter uten å måtte gå tilbake gjennom den skoboken full av kvitteringer som tidligere har plaget livet ditt.
Accentsconagua