Share
Hvis du er som de fleste av oss, er Outlook-e-postkontoen din full av viktig personlig og forretningsinformasjon. Det siste du vil skje er å få en fremmed tilgang til e-postkontoen din - eller enda verre, for å bli låst ut av Outlook-e-postkontoen din, uten å få tilbake.
Det er ingen hemmelighet at hackere er etter dine e-postdata. Vi leser om nye data brudd hver dag. Og ofte kommer disse bruddene ved hjelp av e-post. US Department of Health and Human Services Office for sivile rettigheter holder en liste over brudd på helseinformasjon. I juli 2018 ble det listet 22 brudd på tusenvis av personer. Av de 22 bruddene involverte syv (eller nesten en tredjedel) e-post.
Heldigvis finnes det flere sikkerhetsforanstaltninger i Outlook som du kan ta for å beskytte Outlook-e-posten din. I denne veiledningen vil vi vise deg hva du trenger å vite om Outlook-sikkerhet. Lær hvordan du velger sterke passord og hold dem sikre. Lær hvordan du bruker Outlook-sikkerhetsinnstillingene. Og til slutt, oppdag noen gode Microsoft-e-postsikkerhet, for eksempel hvordan du konfigurerer brukerautentisering.
Før vi undersøker hvordan du kan sikre Microsoft Outlook-e-post, la oss se på en annen viktig del av administrasjon av Outlook-e-postkontoen din. Vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
La oss nå dykke inn i vår veiledning om e-postsikkerhet fra Microsoft.
Det første skrittet i å holde Outlook-e-posten din trygg, er å legge til gode e-postsikkerhetspraksis på plass. Disse metodene gjelder for de fleste e-postprogrammer, inkludert Microsoft Outlook.
Ansvarsfraskrivelse: Jeg er ikke en informasjonspapirekspert. Dette innlegget er basert på en samling av anbefalte beste praksis og mine egne erfaringer som en Outlook-e-postbruker.
Her er seks måter du kan beskytte Outlook-e-postkontoen din på:
Med mindre du bruker Outlook på en Microsoft Exchange-server, kan du angi Outlook for å spørre deg om et passord hver gang det åpnes (se instruksjonene nedenfor). En passordprompt skjer automatisk for en Outlook.com-konto siden du satte en opp da du loggte på Outlook.com. Men du vil kanskje sette et passord opp separat for Outlook som er en del av Office 365.
Merk: Hvis du får tilgang til Outlook-e-posten din på jobben eller på skolen, er du sannsynligvis på en Microsoft Exchange-server. Kontakt systemadministratoren for å finne ut hvordan du endrer passordet ditt.
Når du velger et passord for MS Outlook eller Microsoft-kontoen din, må du huske å velge en sterk. Unngå passord som lett kan gjettes, som navn på venner, familiemedlemmer eller kjæledyr. Fødselsdager, adresser og telefonnumre er også dårlige valg for passord, siden informasjonen kan være tilgjengelig andre steder.
Når det gjelder passord, er lengre passord vanskeligere for inntrengere å gjette. De beste passordene inkluderer en kombinasjon av store og små bokstaver, tall og symboler. Hold deg unna frittstående passordgeneratorer, som noen ganger setter opp disreputable parter for å få tilgang til passordinformasjon.
Pass også på at Outlook-passordet ditt er forskjellig fra de andre passordene dine. Hvis en tredjepart skulle skje for å få tilgang til kontoen din, vil du ikke at de skal ha tilgang til alle kontoene dine.
Her er en flott ressurs for å hjelpe deg med å lære enda mer om passord:
Når du har valgt et sterkt passord, må du lagre det sikkert. En online passordbehandling som Dashlane, Keeper, eller Klebrig passord er gode alternativer for å holde passordene dine vekk fra nysgjerrige øyne. Pass på å velge et sterkt og minneverdig passord for passordlederen din - du må huske denne. Her er noen andre passordforvaltere og veiledninger om hvordan du bruker dem:
Uansett hva du gjør, behold ikke passordet ditt på en Post-It-notat som er fast på den bærbare datamaskinen, spesielt hvis du jobber fra et delt rom. Ikke oppbevar passordinformasjon på en liste i et Word- eller Excel-dokument på PCen din, med mindre dette dokumentet er passordbeskyttet. Hvis PCen din blir stjålet, vil du ikke at tyven skal finne all din passordinformasjon samtidig!
Eksperter er uenige om hvor ofte du bør endre passordet ditt, men de er enige om at noen ganger endrede passord kan holde andre fra å bruke kontoen din. På den måten, hvis noen får tak i passordet ditt, er det en sjanse for at informasjonen de har, ikke er gjeldende. Selvfølgelig er endring av passordet ditt ikke en erstatning for å velge et sterkt passord.
Ikke bare trenger du å endre passordet for Outlook-innboks regelmessig, hvis du bruker Office 365, bør du også oppdatere ditt Microsoft-passord regelmessig. Ditt Microsoft-kontopassord er viktig fordi det er nøkkelen til å bruke alle Microsoft-produktene, inkludert Outlook, Word, Excel, PowerPoint osv..
To-trinns bekreftelse er en type brukerautentisering som bruker to former for identifikasjon for å bekrefte identiteten din. ID-skjemaer kan inneholde e-postadressen eller telefonnummeret ditt.
To-trinns bekreftelse brukes når du prøver å gjøre sensitive oppgaver, for eksempel tilbakestille passordet ditt, samt når du prøver å hente kontoinformasjonen din. Vanligvis sendes en kode til enten telefonen eller e-posten din. For å få tilgang til kontoen din må du angi koden og passordet ditt. Formålet med to-trinns bekreftelse er å hindre at noen andre åpner eller endrer kontoen din.
Programvareoppdateringer er viktig for å holde dataene dine sikre. Oppdateringer publiseres ofte for å forbedre programvarevaren eller for å fikse sikkerhetsproblemer som oppstår. Ved å ikke holde Outlook-programvaren og nettleseren din oppdatert, kan du forlate dem sårbare.
Fremgangsmåten i denne delen er spesifikk for Outlook 365. Hvis du har en eldre versjon av Outlook, jobber du på Outlook.com, eller hvis du får tilgang til Outlook via en Microsoft Exchange-server, kan disse trinnene ikke fungere for deg..
Visste du at du kan angi Outlook for å spørre deg om et passord hver gang du åpner det? Her hva skal jeg gjøre:
Start med MS Outlook åpne og klikk på Fil fanen til venstre for innboksen:
Bruke Fil kategorien for å få tilgang til Kontoinformasjon vindu.Outlook Kontoinformasjon vinduet vises:
Å velge Kontoinnstillinger> Kontoinnstillinger.Klikk på Kontoinnstillinger knappen og velg Kontoinnstillinger igjen fra rullegardinmenyen. De Kontoinnstillinger dialogboksen viser:
Velg innboksfilen (inbox.pst) fra Datafiler fanen på Kontoinnstillinger dialogboks.Velg Datafiler fane. Du ser ulike typer Outlook-datafiler (.pst-filer), inkludert arkivfilen og innboksfilen. For å få Outlook til å spørre deg om et passord når du åpner innboksen, dobbeltklikker du på innboksdatafilen. De Outlook Data File boksen vises:
Velg Bytt passord knapp.Klikk på Bytt passord knapp. Skriv inn ditt nye passord to ganger, og klikk OK. Klikk OK en gang til.
Merk: Hvis du ikke har et innbokspassord for øyeblikket, må du la plassen for det gamle passordet være tomt.
Viktig: Microsoft vil ikke kunne hente dette passordet for deg hvis du mister det, så husk å lagre det på et sikkert sted.
Passordene må oppdateres regelmessig. I denne delen vil jeg vise deg hvordan du oppdaterer passordet for Outlook-innboksen din og passordet for Microsoft-kontoen din.
Når du har opprettet et passord for innboksen din, må du oppdatere det regelmessig. Fra Outlook Kontoinformasjon vindu, velg Kontoinnstillinger> Regnskapsinnstillinger. De Kontoinnstillinger dialogboksen vises:
Bruke Kontoinnstillinger dialogboksen for å endre passordet ditt.Velg Datafiler fane. Dobbeltklikk på innboksdatafilen (inbox.pst). De Outlook Data File boksen vises:
Bruke Bytt passord knappen for å angi et nytt passord for Outlook-innboksen din.Klikk på Bytt passord knapp. Skriv inn ditt nåværende passord i meldingen ved å spørre Gammelt passord felt. Skriv inn ditt nye passord i Nytt passord feltet og igjen i Bekreft passord felt.
Merk: Pass på at du holder dette passordet på et sikkert sted der du kan få tilgang til det hvis det er nødvendig. Microsoft beholder ikke denne informasjonen og kan ikke hente den hvis du mister den.
Når du er ferdig med å skrive inn et nytt passord, klikker du OK og så Lukk. Du har nettopp endret passordet ditt.
Ikke bare bør du endre passordet for Outlook-innboksen din, hvis du bruker Outlook med Office 365, bør du også regelmessig endre passordet for Microsoft-kontoen din..
For å endre ditt Microsoft-kontopassord, logg deg inn på din Microsoft-konto. Klikk på ditt brukerprofilikon øverst til høyre. Fra rullegardinmenyen, velg Se Microsoft-konto. Din Microsoft-kontoinformasjon vises.
Klikk på Sikkerhet alternativet fra menyen over toppen av skjermen. De Sikkerhetsgrunnlag vinduet vises:
Passordet som du endrer her, vil være for hele din Microsoft-konto.Klikk på Bytt passord knapp. Du blir bedt om å bekrefte identiteten din ved hjelp av e-post eller tekst. Følg instruksjonene for å bekrefte identiteten din. Du vil se Bytt passord skjerm:
Skriv inn ditt nåværende passord en gang. Skriv deretter det nye passordet to ganger.Skriv inn ditt nåværende passord i toppfeltet. Skriv inn det nye passordet i de to feltene nedenfor.
Merk av i boksen ved siden av ordene La meg endre passordet mitt hver 72 dag. Hvis du sjekker dette, blir du bedt om å endre passordet ditt på 72 dager. Å sjekke denne boksen kan være en god ide hvis du har problemer med å huske å endre passordet ditt.
Når du er ferdig, klikk Lagre for å lagre endringene dine.
Mens du er på Sikkerhetsgrunnlag skjerm, er det en god ide å sjekke Microsofts sikkerhetsinnstillinger. Klikk på Oppdateringsinformasjon knappen for å vise de nåværende sikkerhetsinnstillingene for Microsoft-kontoen din. Disse innstillingene er viktige fordi det avgjør hvordan Microsoft bekrefter identiteten din. Her er Microsoft Sikkerhetsinnstillinger vindu:
Kontroller at informasjonen på denne skjermen er riktig.Kontroller at informasjonen som vises, er riktig. Hvis det er feil, bruk Fjerne lenke for å fjerne feil informasjon. Klikk på Legg til sikkerhetsinformasjon lenke for å legge til ny eller oppdatert informasjon.
Du kan også bruke Sikkerhetsinnstillinger vindu tilKonfigurer to-trinns bekreftelse for Microsoft-kontoen din. Klikk på flere valg lenke i teksten nederst på skjermen. Du vil se Ekstra sikkerhetsalternativer vindu:
Du kan konfigurere to-trinns bekreftelse for din Microsoft-konto.Som du kan se, finnes det flere sikkerhetsalternativer. For denne opplæringen ønsker vi å fokusere på to-trinns bekreftelsen. Dette er en god identitetssikker vakt for de fleste brukere. Klikk på Konfigurer to-trinns bekreftelse lenke for å starte prosessen.
Systemet vil gå deg gjennom prosessen med å sette denne beskyttelsen opp i henhold til din spesifikke situasjon. Pass på å lese hver skjerm nøye og følg instruksjonene som gitt.
Installering av programvareoppdateringer blir ofte overset, men det er en viktig del å holde kontoen din trygg. For å sikre at du bruker den nyeste versjonen av Outlook (og annen MS Office-programvare), gå til Outlook Kontoinformasjon vindu. Fra navigasjonsruten til venstre klikker du Konto Konto. Microsoft produktinformasjon vinduet viser:
Siden Outlook er inkludert i MS Office, blir det oppdatert når du oppdaterer Office.Som du kan se, inneholder vinduet informasjon om Outlook-programvaren din, inkludert den gjeldende versjonen. Hvis du vil oppdatere Outlook, klikker du på øverste knappen ved siden av Kontoroppdateringer. En rullegardinmeny viser:
Bruk rullegardinmenyen til å oppdatere MS Office hvis oppdateringer er tilgjengelige.Flere oppdateringsalternativer vises. I forbindelse med denne opplæringen skal jeg velge Oppdater nå. Hvis din versjon av Office er oppdatert, får du en melding som sier Du er oppdatert!
Ellers forsøker systemet å oppdatere Microsoft Office-appene dine, inkludert Outlook. Hvis du har Office-apper åpne på maskinen din, kan du bli bedt om å lukke dem:
Hvis du har noen Microsoft Office-apper åpne, må du lukke dem før du kan oppdatere MS Office.Følg instruksjonene på spørringen. Det kan hende du må starte datamaskinen på nytt. Dine Microsoft-apper blir automatisk oppdatert.
Ikke glem å også oppdatere nettleseren jevnlig.
Enten du er en bedriftseier eller en forretningsprofessor, er e-post et viktig kommunikasjonsverktøy. Det er viktig å sørge for at e-postene dine er så profesjonelle som mulig. Disse veiledningene kan hjelpe:
Hvis du trenger å bli bedre ved å bruke MS Outlook, sjekk ut resten av våre praktiske Outlook Tutorials i serien: Hva er MS Outlook? (Pro Email Software Tool).
For bedre å administrere e-postinnboksen din og hold innkommende e-postmeldinger organisert, ikke glem å registrer deg på nyhetsbrevet for nyhetsbrev og ta en titt på vår gratis eBok:Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
Nå som du vet flere sikkerhetsforanstaltninger i Outlook du kan ta, er du klar til å beskytte Outlook-e-posten din. Du har lært hvordan du velger sterke passord og hvordan du bruker Outlook-sikkerhetsinnstillingene. Vi har også diskutert best practices for e-post sikkerhet, for eksempel hvordan du konfigurerer brukerautentisering og mer.
Din e-postkonto for Outlook er en viktig del av hvordan du driver virksomheten din. Sørg for å dra full nytte av Outlook-sikkerhetspraksis.
Accentsconagua