Share
Uansett størrelsen på bedriften din, er det voksende forventninger om at du vil være dataferdig. Mens store data blir hyped på et bedriftsnivå, er virkeligheten for frilansere og mikrobedriftseiere at du må få hendene dine skitne å spille med data på et tidspunkt i klientarbeidet ditt.
Enten du vil overføre søkeord til et regneark, planlegge tweets, synkronisere data mellom forretningsapps, administrere kontaktlister eller importere data til infographic, må du vite hvordan du rydder data fra et regneark og organiserer det i et format som noen online app eller programvare kan lese.
Den gode nyheten er at å være i stand til å administrere data og flytte den mellom apper, er en markedsførbar ferdighet i seg selv, og med noen få triks opp i ermet, kan du også spare mye tid: tiden du kan bruke på mer lønnsomt arbeid.
For å fullføre denne opplæringen må du:
En CSV-fil er en "Comma Separated Value" -fil. Denne typen fil tar alle dataene dine og plasserer overskriftene til hver kolonne i første rad, og lister alle dataene dine i etterfølgende rader, med alle ikke-numeriske data vedlagt i omvendte kommaer ("som dette"), etterfulgt av et komma.
En CSV-fil kan leses i mange typer programmer og programmer. På det mest grunnleggende er det en tekstfil. Det tar alle dataene dine og analyserer det (dvs. bryter det ned i dataenhetene), slik at du kan deretter matte dataene tilbake til en annen app.
For eksempel, her er dataene fra Googles søkeordverktøy for søkeordet "CSV-fil":
Og her er et eksempel på hvordan det ser ut i et CSV-format:
I stadig større grad forventer kundene at du kan administrere data når du jobber med dem. For eksempel kan en freelancer som jobber med å skrive SEO-innhold til en klient, vise seg en liste over hvilke lange hale søkeord som brukes i hver bloggartikkel som er planlagt for produksjon, og å ha disse søkeordene lagt til i et regneark eller en innholdskalender. Som freelance-innholdsproducent, vil du bli forventet å produsere overbevisende visualer for å gå med artiklene dine. Du kan legge til enkle infografiske data i innholdet ditt ved å rydde opp en CSV-fil av forskningsstatistikken og deretter importere dette til et diagram eller infografisk verktøy.
Ettersom store data og opendata fortsetter å bli vanligere, kan du raskt øke verdien av forretningstjenesten og redusere arbeidsbelastningen din ved å vite hvordan du flytter data rundt.
Hvis du driver en mikrovirksomhet som tilbyr sosiale medier, kan du forventes å vise klienten din en ukes verdi på tweets på forhånd, og deretter kunne planlegge disse for å bli tweeted med jevne mellomrom i løpet av uken. Eller du kan kanskje utvikle en forretningstjeneste der du hjelper en klient til å holde kontaktdataene synkronisert mellom e-post, markedsføringskampanjer og CRM-programvare (CRM)..
Kanskje din virksomhet er vokst stor nok til at du vil begynne å bruke en fakturering og regnskapsapp, snarere enn et regneark. Du kan rydde opp en CSV-fil med alle dine gamle økonomiske data, slik at den enkelt importeres inn i fakturapprogrammet ditt uten å ha en haug med datainngang for å gjøre det.
Ettersom store data og opendata fortsetter å bli vanligere, kan du raskt øke verdien av forretningstjenestetilbudene dine og redusere arbeidsbelastningen ved å vite hvordan du flytter data rundt. Å være dataferdig er en ferdighet i stor etterspørsel, og kan hjelpe deg med å utarbeide et unikt verdisettingsforslag. Rensing av CSV-filer er sentralt for å få mest mulig ut av alle disse mulighetene.
En CSV-fil er bare en regnearkfil lagret i et tekstformat, slik at det kan flyttes til et annet program eller en skybasert app eller et verktøy. Så først må du åpne den i regnearkprogramvaren.
Hvis du bruker Excel, åpner du filen med data du vil flytte rundt (Fil> Åpne ... ). Hvis du ikke har Excel, kan du registrere deg på Google Disk med Google-kontoinformasjonen din. Google Disk tilbyr et nettbasert skybasert verktøy som inneholder et regnearkverktøy. Når du har registrert deg, åpner du regnearket ditt i Google Disk.
Det samme regnearket i Excel (venstre) og Google Disk (høyre).
I Excel må du sørge for at du bare har ett regneark i regnearket. Regneark vises nederst i Excel. De kalles vanligvis Sheet1, Sheet2, etc. Pass på at det bare er ett ark. Hvis det er mer enn ett ark i arbeidsboken, klikker du på fanen for hvert ekstra ark og sørger for at det ikke finnes data på disse sidene. Høyreklikk deretter på fanene for ark 2 og så videre og slett hvert tilleggsark.
I Excel, velg nå Fil> Lagre som ... . Velg et navn for filen din og velg Kommaseparerte verdier under rullegardinmenyen Format.
I Google Disk velger du Fil> Last ned som ... . Å velge Kommaseparerte verdier fra den andre menypakken og lagre på harddisken din.
Når data lagres i en elektronisk app (for eksempel FreshBooks, fakturering og bokføring av apper for små bedrifter) eller nettsideverktøy (for eksempel Google AdWords søkeordverktøy), er det nødvendig å bruke appens eller verktøyets importfunksjoner for å lagre dataene i et CSV-filformat.
Hvis du ønsker å lage en CSV-fil ved hjelp av data i en Internett-app, se etter et menyalternativ som lar deg eksportere dataene fra appen.
I FreshBooks, for eksempel, ligger dette under Min konto Meny. Etter at du klikker på Min konto en annen nivå meny vises, hvor du kan velge Import Eksport.
Velg nå Kommaseparert fil (CSV) ved siden av Eksporter klienter, fakturaer, ansatte og tidsskrifter.
Andre skybaserte apper kan ordne alternativene sine annerledes. Hvis det ikke er et alternativ under "Konto", se etter en "Innstillinger" -meny eller et "Data" -menyalternativ. Du bør kunne finne et lignende menyalternativ som lar deg lagre dataene som er lagret online, i en CSV-fil.
For en webtool, se etter et "lagre" menyalternativ. For eksempel, i Google AdWords søkeordverktøyet, er det en Lagre alt knappen over listen over søkeordideer. Klikk på Lagre alt for å lagre en kopi av alle søkeordene fra søket ditt.
Klikk nå på nedlasting knapp. Å velge Alle søkeresultatene. En dialogboks vil dukke opp, og gir deg muligheten til å lagre i CSV-format. Klikk nedlasting å bekrefte. Avhengig av filstørrelsen, kan det ta litt tid for dette å være forberedt.
Til slutt vil du bli tilbudt en dialogboks for å indikere hvor du vil lagre filen.
Andre elektroniske verktøy fungerer på en lignende måte.
Nå som du har en CSV-fil, må du rydde den opp og sørge for at den er lesbar til hvor du vil sende den. I noen tilfeller kan du bare være i stand til å bruke det i et regneark.
I andre tilfeller må du kanskje rydde opp CSV-filen, slik at du kan importere den til en annen skybasert app eller et online verktøy.
I Excel lager du en ny arbeidsbok. Velg deretter Importere alternativ fra Fil Meny.
En dialogboks vil dukke opp. Forsikre CSV-fil er valgt og klikk på Importere knapp.
Du kan nå velge din CSV-fil fra hvor du har lagret den.
I Excel blir du nå bedt om å bekrefte at dataene dine er avgrenset. Dvs. CSV-filen din er fylt med data som bare er skilt av et komma. Excel skal kunne automatisk fortelle at dette er riktig. Klikk nå på neste knapp.
I Excel vil du nå bli vist en forhåndsvisning av hvordan dataene dine blir sortert i kolonner, basert på at dataene dine er adskilt av kommaer, og tekstelementer kan være vedlagt i "inverterte kommaer". Kontroller forhåndsvisning av data, og velg eller fjern merket for avgrensningsalternativer og tekstkvalifiseringsalternativer til forhåndsvisningen gjenspeiler hvordan du forventer at dataene skal se ut. I de fleste tilfeller vil dette bli valgt for deg automatisk. Eksempelvis vil Excel vite at all tekstdata har en tekstkvalifikator av inverterte komma, så det vil fortelle deg at det planlegger å fjerne de inverterte kommaene når den importerer dataene. Når du er fornøyd med hvordan dataene blir importert, klikker du på neste knapp.
I Excel blir du nå bedt om å velge hvilken type data som finnes i hver rad. Å velge Generell for alle kolonnene nå (vi vil tilpasse hver kolonne av data etter at den er importert). Dobbeltklikk avansert innstilling for å sikre at dataene gjenspeiler standardkonvensjoner for tall i tusenvis og desimaltall.
Hvis du for eksempel bruker en amerikansk datakilde, brukes et komma vanligvis til å skille tusenvis, (f.eks. "1000") og en fullstopp representerer desimaltall. Det er den andre veien rundt i Europa! Så, avhengig av den opprinnelige datakilden, må du kanskje endre disse innstillingene.
Klikk nå på Bli ferdig knappen for å importere CSV-dataene i Excel-regnearket.
Endelig i Excel blir du spurt hvor du vil importere dataene. Hvis du åpnet en ny arbeidsbok i trinn 1 over, velger du Eksisterende ark allerede valgt for deg, klikk deretter OK.
I Google Disk kan du gjøre trinnene 1 til 5 ovenfor i den ene dialogboksen. Først oppretter du et nytt regneark fra Fil-menyen. Velg nå Importere fra Fil-menyen.
En dialogboks vises. Velg din CSV-fil fra harddisken din.
Velg nå Erstatt regneark, som vi allerede har åpnet et nytt regneark.
Kontroller at forhåndsvisningen viser hvordan du vil at dataene skal distribueres i kolonner. I de fleste tilfeller vil dette automatisk bli satt opp riktig. Hvis ikke, endre "separator karakter" til "tab" eller "komma" for å se om dataene nå vises riktig i kolonner.
Klikk på Importere knappen for å fortsette.
Da vi skal rense dataarkene dine, blir det enklere å gjøre det hvis du kan se alle dataene dine i pene kolonner. Juster bredden på kolonnene for bedre å vise dataene. Flytt markøren mellom kolonnebrevene øverst i enten Excel eller Google Drive til markøren blir et breddebevegelsessymbol og strekk kolonnebredden slik at dataene dine er enklere å lese.
Kontroller nå at den første raden har de riktige kolonneoverskriftene. Når du importerer noen data fra noen kilder, kan du ha datoene nedover den venstre kolonnen (y-aksen) og verdiene langs resten av raden, fra den andre kolonnen (x-aksen). Så vil den aller første kolonnen på x-aksen stå tom.
For eksempel:
Hvis det er tilfelle, skriv inn en beskrivelse (for nå) for den første kolonnen, for eksempel "Dato" eller "Måned".
Hvis du bruker CSV-dataene dine i et regneark, kan du også sette den første raden som kolonneoverskriftene dine. Dette er nyttig hvis du jobber med store sett med data der du kan bla ned og ikke kunne se overskriftene på rad.
I Excel, klikk på Sideoppsettet under Fil Meny. Velge Ark fra menyen i popup-dialogboksen og klikk på raden i regnearket for kolonneoverskriftene. Det skal nå angis i esken rader å gjenta på toppen vanligvis som $ 1: $ 1.
I Google Disk velger du Frys rad fra Utsikt menyen og velg Frys 1 rad for å angi topplinjen.
Hvis du rydder opp disse dataene, fordi du vil flytte den til et annet elektronisk verktøy eller en app, må du kontrollere kravene for å importere data til din destinasjonsapp (se Bruk-eksempler under avsnitt 3. Flytte data nedenfor).
Hvis du rengjør CSV-filen din for å dele den i et regneark, bekrefter du med klienten hvilke data de vil at du skal kunne vise.
Merk: Du vil kanskje lagre en kopi av regnearket ditt før du begynner å slette data, bare hvis du tenker på deg eller trenger det senere.
Fjern nå noen kolonner du ikke trenger. Hvis du for eksempel vil importere søkeordforskningen din til en innholdskalender, kan du bare være interessert i søkeord og lokale månedlige søkevolumkolonner.
Du kan slette kolonnene du ikke trenger ved å klikke på kolonneoverskriften til hele kolonnen er skyggelagt. Velg nå Slett fra Redigere meny (i Excel) eller Slett kolonne fra Rediger-menyen (i Google Disk).
Igjen, sjekk hvor du vil importere dataene for eventuelle krav (se avsnitt 3 brukersaker nedenfor).
Hvis CSV-fildataene dine inneholder datoer, velg kolonnen med datoene.
I Excel velger du Celler ... fra Format Meny. Velg nå Nummer fra øverste radmenyen, og Dato fra venstre side-menyen. Velg datomenyen som tilsvarer importkravene, eller velg den mest lesbare versjonen for deg og din klient, hvis du bare importerer dataene til dine egne regneark.
I Google Disk velger du kolonnen og klikker på knappen som leser 123 i verktøylinjen. Velg et datoformat fra listen, eller velg flere formater for å se en ekstra meny med datoformatalternativer.
Hvis din CSV-fil krever at tider blir inkludert med datoene, må du kontrollere at de er i riktig format (hh: mm eller hh: mm: ss).
Hvis din CSV-fil krever datoer og tidspunkter for å være i separate kolonner, kopier du hele kolonnen, formater den første kolonnen for å være bare i datoformat, og den andre kolonnen skal bare formateres. Resten av dataene blir automatisk fjernet.
Eventuelle kolonner med numeriske data er best formatert ved å fjerne tusen separatorer slik at tallene vises som 23000 for eksempel og ikke 23.000.
I Excel, velg kolonnen, og velg igjen Celler ... fra Format-menyen. Velge Nummer fra den horisontale menyen, og Nummer fra lefthand-menyen. Forsikre Bruk 1000 separator er ukontrollert.
Google Disk insisterer på å bruke tusen separatorer. Dette påvirker ikke CSV-importen din, men kan være forvirrende hvis kundene dine er europeiske. Klikk på kolonnen for å velge den, velg Format menyalternativet og klikk på Nummer, velg deretter Normal.
Sjekk listen over data du trenger som du opprettet i trinn 9. Legg til kolonner i regnearket ditt for hver av disse. Noen elektroniske verktøy krever også at data bestilles på en bestemt måte (for eksempel kan planlegging av tweets kreve en bestemt rekkefølge for CSV-fildata). Hvis så er tilfelle, flytt kolonnene nå for å matche den foretrukne importorderen der du skal sende dataene.
Sørg nå for at kolonneoverskriftene er et nøyaktig samsvar for hva importeringsdestinasjonen forventer. Ikke bruk omvendte kommaer på dette stadiet for overskrifter eller tekstdata i kolonnene dine.
I noen tilfeller, for eksempel å rense søkeorddataene dine, ser du kanskje ikke ut til å legge den til i en annen destinasjonskilde enn en innholdskalender. Lagre en kopi av regnearket som en sikkerhetskopifil, og velg deretter kolonnene du vil flytte inn i innholdskalenderen din. Kopier disse kolonnene nå, og lim dem inn i destinasjons regnearket.
Hvis sluttdestinasjonen for de rensede dataene er å legge den til i et annet program, er du nå klar til å lagre dette regnearket som en CSV-fil, slik at du kan importere den til en elektronisk app eller webtool.
Gjenta avsnitt 1 Opprette en CSV-fil fra et regneark igjen.
I mange tilfeller må du flytte dataene dine til en annen Internett-app eller webtool for å fullføre arbeidet ditt.
For å sikre at dataene dine vil kunne leses av appen du legger til den, må du kontrollere hvilke krav som kolonnene og dataene må inkluderes.
Se etter et menyalternativ som "Konto", "Innstillinger" eller "Data" og se gjennom importinformasjonen. Alternativt kan du se hjelpeseksjonen i app / web-verktøyet. Se etter hvilke kolonneoverskrifter du må bruke, og ønsket format for hver kolonne med data. Hvis du for eksempel legger til data i en Google Kalender, vil du trenge kolonner for startdato, starttid, sluttdato, sluttid, emne og (som et alternativ) sted.
På den annen side, hvis du importerte data på prosjektarbeidet ditt til en tidsporingsprogram som Toggl, vil de ha en kolonne for Starttid, men i stedet for sluttid, må du ha en kolonne for oppgavetid, der du angir hvor mye tid ble brukt på oppgaven i stedet for det er sluttidspunktet.
Hver online app og webtool kan være litt annerledes, så å kunne rydde data i CSV-filer betyr å bli kjent med brukerdokumentasjon og nettguider for å importere data.
Hva er dine nåværende databehov? Har du brukt CSV formaterte filer for å flytte viktige data for bedriften din fra ett program til et annet? Gi oss beskjed om dine dataprosjekter i kommentarene nedenfor.
Accentsconagua