Share
Du kan kanskje ikke tenke på Microsoft PowerPoint som et prosjektstyringsverktøy, men det er en grunn til at det hele tiden brukes til prosjektoppdateringer og av prosjektgrupper. Den brukervennlige og fleksible PowerPoint-funksjonen gjør det til en hovedrolle for enhver prosjektledelse profesjonell.
Når det gjelder å administrere prosjekter, trenger du verktøy for å gjøre dem håndterbare. Det inkluderer prosessdiagrammer for å hjelpe teamet ditt til å samarbeide effektivt. Prosjektledelse fagfolk ofte vende seg til Gantt diagrammer å visualisere delene av prosjektet.
I denne opplæringen lærer du hvordan du lager et Gantt-diagram i PowerPoint. Du lærer å bruke en imponerende mal for å bygge et Gantt-diagram som sikrer at hvert medlem av prosjektgruppen vet hvordan deres del i prosjektet passer inn i det større bildet. La oss dykke inn!
Før vi dykker inn i hvordan du lager et Gantt-diagram, vil jeg gi deg beskjed om en annen stor ressurs. Vi har et nyttig supplement til denne opplæringen. Last ned vår GRATIS eBok: Den komplette veiledningen til å lage flotte presentasjoner. Ikke gå glipp av denne flotte ressursen!
Tenk deg at du bygger noe som krever samarbeid med andre. Det kan være et nettsted, en ny produktlansering, eller til og med å starte ditt eget selskap. Uansett hva du starter, er det alltid mange bevegelige deler for å få alt sammen.
Det setter deg sikkert ned hvis du bare venter på en oppgave å fullføre for å starte en annen. Å jobbe på flere oppgaver samtidig, slik at du ikke treffer show-stoppende flaskehalser, er avgjørende for å holde et prosjekt i tide og på sporet.
I dette Gantt-diagrammet kan du se at hver oppgave er angitt av en egen horisontal linje som strekker seg over en viss tidsperiode.Det er hvor Gantt diagrammer komme inn i spill. Gantt-diagrammer hjelper deg å forstå ikke bare liste av oppgaver som må gjøres, men sekvensen og forholdet mellom oppgavene. I virkeligheten kommer det til å lykkes å administrere et prosjekt av hvilken som helst størrelse som kommer til å sjonglere disse oppgavene.
Som du kan se på skjermbildet ovenfor, er den definerende funksjonen til et Gantt-diagram at de viser flere oppgaver som kjører på samme tid. Du kan tilordne de forskjellige linjene til forskjellige medlemmer av et lag slik at alle kan jobbe på sin del av prosjektet uten å møte flaskehalser.
Interessant nok ble Gantt-kartene først brukt fremtredende mens Hoover Dam ble bygd. Med så mange som jobber med prosjektet og så mange skritt som trengs for å fullføre, var Gantt-diagrammer avgjørende. Enten du jobber med noe selv eller med et lag, hjelper Gantt-diagrammer til å holde alt balansert og samarbeidende.
Her er et annet eksempel på et Gantt-diagram som følger med Gantt-malen fra Elements.Prosjektledelse eksisterer for å gi sunnhet til gjennomføring av store ideer. Selv om små oppgaver ikke krever systemer, trenger du en måte å organisere og strategisere ditt neste store prosjekt.
Selv om du ikke bygger et stort byggeprosjekt, vil du se eksempler i denne veiledningen av hvor nyttige Gantt-diagrammer i PowerPoint. Og enda viktigere, vil du lære å bygge Gantt-diagrammer i PowerPoint, slik at du ikke trenger å lære enda et stykke prosjektstyringsprogramvare.
Hvis du leter etter andre illustrerende måter å vise frem data og prosess, kan det være på tide å lære litt om infographics. Takket være det brede biblioteket med maler på Envato Elements, kan du bygge fantastisk grafikk i PowerPoint som du kan se i runden nedenfor:
Når du kjenner den grunnleggende formfaktoren til et Gantt-diagram, er det mulig å lage dem i Microsoft PowerPoint ved hjelp av former og tekstbokser. Men det er tidkrevende, og resultatet er ikke så fleksibelt som det kunne være.
Det er mulig å på en måte opprett et Gantt-diagram ved hjelp av SmartArt i PowerPoint, men det er langt fra den beste metoden. Den ideelle tilnærmingen til å lage et Gantt-diagram i PowerPoint er å starte med en ferdig laget mal som du kan ta tak i Envato Elements.
I stedet for å kontinuerlig oppdatere og tilpasse disse linjene og figurene, kan du bruke PowerPoint-maler fra elementer som er spesielt utviklet med Gantt-diagrammer som du bare trenger å legge til dine egne detaljer til.
Envato Elements er en fantastisk all-you-can-download-tjeneste som inneholder alle presentasjonsmaler som du ser på dette skjermbildet (og så mye mer.)Hvis du ikke har hatt sjansen til å sjekke ut Envato Elements, er det en all-you-can-download-tjeneste som alle kreative skal ha i deres arsenal. Spesielt for presentasjoner, er det så mange eiendeler og filer som du kan dra nytte av, og spare massevis av penger ved å bruke.
For en enkelt flat rate månedlig avgift, får du tilgang til alle de følgende:
Det er mange flere inkludert som nettside maler og video, men disse ressursene er svært nyttige hvis du ofte forbereder presentasjoner.
I denne opplæringen skal vi bruke den passende navnet Gantt Chart PowerPoint-mal fra Envato Elements. Denne fantastiske malen har 19 forskjellige stiler og motiver, men hver av dem utgjør bruken og bruken av Gantt-diagrammet.
Som du kan se på skjermbildet nedenfor, kan Gantt-diagrammer ta imot en rekke stilarter og design som du kan velge fra som en del av den medfølgende mal.
Det er alle lysbildesignaler som er inkludert som en del av Gantt-diagrammalen som er tilgjengelig via Envato Elements.En annen notat før vi hopper inn i bruk av denne malen for et Gantt-diagram: Du kan også hente premium Gantt PowerPoint-maler fra GraphicRiver. Alle disse malene inkluderer sine egne overføringer av Gantt-stilen, men alle deler felles det brukervennlige og tilpassede.
For andre typer presentasjoner, ikke gå glipp av Envato Market-bestselgende presentasjonsmaler.
I denne delen av opplæringen skal vi gå gjennom PowerPoint for å bygge et Gantt-diagram. Vi tar sjablonen jeg bare viste deg og tilpasser den til å lage et prosjektdiagram for vårt eget scenario.
Jeg skal lage et fiktivt eksempel på et nytt produkt å lansere for denne artikkelen. Vi vil bygge ut en Gantt som går gjennom hvert trinn i et prosjekt.
Med så mange lysbilder å velge mellom, la oss begynne med å velge et lysbilde som skal brukes til et eksempel Gantt-diagram.
For vår gjennomgang, skal jeg bruke lysbildesignal 6, "Gantt Chart - 1 month", for eksempel. Hovedårsakene til at jeg foretrekker denne lysbildemalen er:
Gantt-diagramdesignet på lysbilde 6 er perfekt for et eksempel på et Gantt-diagram i PowerPoint.Nå som vi har valgt lysbildesignalet, la oss gå videre til neste trinn for å fortsette å bygge ut Gantt-diagrammet.
Før du begynner å bevege deg rundt alle linjene på Gantt-diagrammet og prøver å estimere hvor mye tid hver oppgave vil ta, begynn med å ta oversikt over alle funksjonene som trengs for å fullføre prosjektet.
Det beste andre trinnet er å fokusere på å legge til hver av hovedoppgavene på prosjektet på venstre side av Gantt-diagrammet.På dette punktet, ikke bekymre deg om å legge opp oppgavene på Gantt. Bare vær sikker på at du har tatt alle nøkkel datoer.
Forresten, det er viktig å merke seg at et Gantt-diagram sannsynligvis ikke er det bare verktøy du bruker når du planlegger og koordinerer et prosjekt. Derfor trenger du ikke å liste alle detaljer langs venstre side av diagrammet. Hold det høyt nivå og brak de viktige oppgavene på et prosjekt, men ikke den granulære detaljer.
Nå er det på tide å begynne å plassere linjene på Gantt-diagrammet slik at de følger timeplanen du har satt for prosjektet.
I dette trinnet har jeg justert stengene på diagrammet for å matche de beregnede sluttdatoene for ukene i måneden.I dette trinnet drar jeg og slipper bare linjene på Gantt-diagrammet for å matche kalenderdatoen øverst i diagrammet. Legg merke til at i malken vi valgte, er det separate uker og dager. Du vil ha linjene ved siden av prosjektbeskrivelsen for å tilpasse seg måneden som oppgaven skal fullføres.
Derfor må du kanskje også justere størrelsen på linjen, avhengig av hvor lang tid en oppgave vil ta for å fullføre. Du kan alltid ta tak i kanten av et rektangel for å endre størrelsen på det for å matche hvor mye tid en oppgave tar, størrelsen på antall dager øverst på diagrammet.
Nå som vi har satt opp alle oppgavene i et Gantt-diagram, er det på tide å tildele dem til lag eller bestemte medlemmer av et lag. Min foretrukne tilnærming her er å bruke nøkkelen nederst for å tilordne oppgaver til et lag eller individ, hver av dem opptar en egen farge.
Nå har jeg bare lagt til lagnavnene (en per farge) til nøkkelen under Gantt-diagrammet for å se hvilket lag som skal fungere på hver oppgave på et bestemt tidspunkt.Husk at hvis du trenger å omordne oppgaver, kan du klikke på en av linjene og velge en ny formfarge på båndet øverst på PowerPoint. Endre dette eller nøkkelen nederst i diagrammet for å vise hvem som er på poeng for en oppgave til enhver tid.
Enda viktigere, blir dette dokumentet du kan bruke til å overvåke fremdriften til et prosjekt. Bruk dette diagrammet for å holde øye med hvem som virkelig har ledelsen på prosjektet til enhver tid.
Vi har gått gjennom et eksempel på å bygge et Gantt-diagram, men husk at det er mange andre stilarter og design som følger med Gantt-malen. Hver av de 19 lysbildene er en annen tilnærming til Gantt-diagrammet.
I denne opplæringen lærte du mer om kraften til Gantt-diagrammer og hvordan du kan bruke dem til å administrere et prosjekt. Enda viktigere, kan du se hvor lett det er å bygge en i en app som PowerPoint når du starter med en ferdig laget mal.
Hvis du fortsatt vil lære mer om å designe en flott PowerPoint-presentasjon, anbefaler jeg alltid å starte med vår beste ressurs, den ultimate guiden til den beste PPT.
Vil du vite mer? Lær mer om å lage Gantt-diagrammer i andre programmer, og andre diagrammer du kan bygge i PowerPoint, i opprullingen av artikler nedenfor.
Har du noen gang brukt et Gantt-diagram? Hvordan bruker du dem til å sikre at et prosjekt forblir på sporet og i tide? Gi meg beskjed i kommentarfeltet nedenfor hvis du har et favoritt tips å dele.
Vår presentasjons eBook vil lede deg gjennom hele presentasjonsprosessen. Lær hvordan du skriver presentasjonen, utform den som en proff, og lag den til å presentere kraftig. Last ned vår nye eBook: Den komplette veiledningen til å lage flotte presentasjoner. Den er tilgjengelig gratis med abonnement på Tuts + Business Nyhetsbrev.
Hvis du trenger et Gantt-diagram for presentasjonen din, er en mal et godt sted å starte. Du kan finne noen flotte Gantt-diagrammer på Envato Elements eller GraphicRiver. Hvorfor ikke laste ned en i dag?
Accentsconagua