Share
Føler du deg overveldet på jobb?
Hvis svaret er ja, ikke bekymre deg: du er ikke alene. To tredjedeler av ansatte sier at de er overveldet, ifølge en nylig Deloitte-undersøkelse av 2500 organisasjoner i 90 land.
For entreprenører og bedriftseiere er det ofte et enda mer alvorlig problem. Det er ditt personlige ansvar, tross alt, for å sikre at selskapet lykkes. Du har sannsynligvis mye av dine egne penger på linjen, og du vil få en mye større andel i suksessen hvis selskapet lykkes, eller smerten hvis den mislykkes.
Resultatet er ofte at bedriftseiere tar for mye arbeid. En undersøkelse av eVoice viste at "å utføre flere roller i organisasjonen var nummer én utfordring mot entreprenører." Faktisk rapporterte 44% av gründerne at de hadde fem eller flere hatter i sin virksomhet til enhver tid.
Svaret er å delegere mer effektivt, slik at du kan bruke mindre tid på minutiae og mer tid på strategiske beslutninger. Men det er ikke alltid så lett som det høres ut. Du må kanskje ansette ekstra stab, noe som betyr mer bekostning. Og hvis du ikke gjør det riktig, kan du ende opp med å skape problemer for deg selv og din virksomhet. Det er noen viktige oppgaver, for eksempel at du bare bør ikke delegat.
Så i denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du kan bestemme hvilke oppgaver du skal delegere til dine ansatte eller til eksterne entreprenører, og hva du bør holde kontroll over deg selv. På slutten har du en liste over oppgaver du kan delegere trygt, og en forståelse av hvordan du gjør det effektivt.
Start med et blankt papirark. Glem alt om hva du allerede gjør, og tenk på den ideelle blandingen. Hvis du kunne starte over og gjøre ting riktig, hvordan ville du bruke tiden din? Ikke bekymre deg for praktiske forhold til hvordan du kan oppnå dette for nå. Bare skriv ned den ideelle tilstanden.
Hold deg til store kategorier for nå, i stedet for individuelle oppgaver. I en gjennomsnittlig uke (eller måned, eller hvilken periode som gir mening for deg), hvor mye tid vil du ideelt tildele til hver aktivitet?
Hvis du for eksempel kjører et lite programvareselskap, kan blandingen se slik ut:
Oppdag dine egne kategorier, selvfølgelig, og fokus på de viktigste tingene du kan gjøre for å flytte virksomheten fremover.
Når du har din ideelle tilstand definert, er det på tide å se hvordan virkeligheten passer opp. Du kan kanskje allerede tro at du har en god ide, men du kan bli overrasket når du begynner å spore disse timene og minuttene i detalj.
I en uke sporer du hvordan du bruker tiden din. Det er mange tidsporingsprogrammer og programvare der ute for å hjelpe deg, og mange av dem er gratis, i hvert fall på grunnnivå. Toggl og Harvest er et par populære alternativer. Du kan også bruke et enkelt regneark eller penn og papir hvis du foretrekker det.
Hver gang du starter en ny oppgave, registrerer du den ved hjelp av den valgte metoden, og merk deretter sluttidspunktet. Dette kan virke som mye arbeid, men husk det er bare i en uke. Tanken er å få et klart bilde av hvor tingene står akkurat nå, slik at du kan begynne å skifte mot din ideelle tilstand.
Du kan for eksempel finne ut at din faktiske tid er brukt på forskjellige oppgaver, og at den ser slik ut:
Ikke bra. Du bruker mesteparten av tiden på oppgaver som ikke beveger virksomheten fremover, og ikke finner tid til viktige ting som planlegging, strategi og pitching for ny virksomhet.
Hvordan kan du flytte fra virkeligheten til den ideelle tilstanden? Vi vil dekke det neste.
Du bør nå ha to lister: en ideell, og en som reflekterer virkeligheten. Sammenlign de to listene mot hverandre, og lag en plan for hva du skal kutte på og hva du skal legge vekt på. Deretter begynner å velge individuelle oppgaver, og folk til å delegere dem til.
Hva slags ting skal du delegere?
Noen ting er åpenbare kandidater for delegering. Rutinemessige administrasjonsoppgaver, for eksempel, tar klart ikke firmaet ditt, og krever ikke din oppmerksomhet. De er viktige, men du kan enkelt delegere de fleste av dem til andre mennesker i selskapet.
Hvis du ikke har tilgjengelig personale, eller hvis penger er stramt, bør du vurdere å bruke virtuelle assistenter. Du får større fleksibilitet på den måten, og kan få oppgavene dine gjort til lavere pris enn om du hadde ansatt en heltidsansatt. Kvaliteten på nettsteder som Elance og Upwork er ganske variabel, men det er mange kvalifiserte mennesker der ute. Du kan også legge inn på nettbaserte jobbfora, eller prøv et nettsted som Zirtual, som spesialiserer seg på å tilby bedrifter med amerikansk-baserte, høyskoleutdannede virtuelle assistenter.
En vanlig oppgave som spiser mye av en bedriftseiers tid, er å sjekke og godkjenne ting som andre medarbeidere allerede har gjort.
Hvis du har ansatt gode mennesker, trenger du ikke å se over skuldrene hele tiden. Stol på dine selgere å kommunisere med viktige kunder og potensielle kunder, for eksempel, og markedsføringspersonalet ditt for å håndtere bloggen og sosiale medier. Hvis en oppgave faller inn i andres kompetanseområde, bør du ikke bli involvert med mindre det er en helt uvanlig, kritisk situasjon som kan ha bredere implikasjoner. Ellers slipper du for å godkjenne enhver beslutning.
Å drive en bedrift innebærer mange oppgaver som sannsynligvis ikke er kjernestyrkene dine. Outsource eller delegere så mange av dem som mulig.
Som vi så i vår nylig opplærte veiledning om grunnleggende grunnleggende bokføring, har mange småbedriftseiere rett og slett ikke kompetansen eller interessen for å gjøre en god jobb med å administrere sine kontoer. Du kan lære det nødvendige (og veiledningen vil hjelpe deg med det), men hvis det ikke er rett og slett din styrke, kan du ansette en bokholder og / eller en regnskapsfører for å ta i bruk den daglige ledelsen av regnskapet, slik at du trenger bare å ta en høyere visning på høyt nivå.
På samme måte, hvis du ikke er spesielt teknisk, ikke prøv å designe og kjøre ditt eget nettsted helt alene. Leiehjelp er selvsagt en utgift, men legger opp hele tiden du sparer, og ofte kommer du fremover.
I vårt eksempel ovenfor brukte programvareselskapets administrerende direktør 30% av tiden sin til å fikse feil i koden. Hvis hun startet et programvarefirma, er det fornuftig at koding er noe hun er god til. Men er det en god bruk av tiden sin?
Forutsatt at hun har andre personer på personalet som kunne takle det, er svaret klart "Nei". Som leder av selskapet ville tiden bli bedre brukt på ting som planlegging og strategi, som beskrevet i del 1.
Men det som ofte kan skje er at folk hopper inn for å jobbe med ting de vet hvordan de skal gjøre. De vet at de burde delegere oppgaver som det, men tenk, "Det er raskere hvis jeg bare gjør det selv." Alt som gjør er å spise opp tid og ta ansvar vekk fra personen du har ansatt for å gjøre jobben.
Bunnlinjen: Selv om det på kort sikt kan være raskere å gjøre det selv, på lang sikt er det bedre å hjelpe noen andre til å lære å gjøre det.
Hvis du ikke gjør det riktig, kan delegering faktisk skape mer arbeid, fordi du bruker mer tid på å korrigere andres feil og rydde opp misforståelser enn du har lagret. Faren er at du ender opp med å tro at det ikke er verdt det, og ta oppgaven på deg selv igjen. Så her er noen retningslinjer for å gjøre det riktig.
Hvis du ikke delegerer til de riktige personene, kan du lider av hva denne Wall Street Journal-artikkelen kalte "boomerang-effekten". Du delegerer mange oppgaver, men så finner du dem som kommer rett tilbake til deg fordi folk du tildelte dem ikke kunne fullføre dem.
For å unngå dette, må du kontrollere at du klarer å administrere ressursene dine på riktig måte. Hvis folkene du delegerer til, allerede er oversvømt med arbeidet selv, vil oppgaven ikke bli gjort - eller i det minste vil det ikke bli gjort bra. Så sjekk deres arbeidsbelastninger, og ansett ekstra hjelp hvis nødvendig. Og vurder styrkene og svakhetene til de menneskene du delegerer til, for å sikre at de er rustet til å gjøre det du ber om dem.
Et viktig element i vellykket delegasjon er å gi klare instruksjoner. Tidstudiekonsulent Mark Ellwood foreslår å begynne med å klargjøre ønsket utfall og mengden av beslutningsmyndighet som medarbeideren vil ha. Forklar hvilke ressurser som er tilgjengelige, og spør om det er noe annet de trenger.
Sett deretter milepæler underveis, og be om fremdriftsrapporter for å sikre at ting blir på rette spor. Sørg for å gi ros og tilbakemelding når prosjektet utvikler seg, og når det er vellykket gjennomført.
Selv om du bør være involvert og hjelpe personen du har delegert til, må du ikke mikrostyre. Det beseirer gjenstanden for delegering. "Delegere målet, ikke prosedyren," sier Ellwood. "Sett opp de ønskede resultatene, ikke metoden. Hva må gjøres og når skal det være ferdig? "
Etter det, la det til den ansatte for å oppnå disse resultatene. Du kan ha din egen arbeidsform, men delegasjonen handler om å overgi kontroll over detaljene. Så gå tilbake og la dem fortsette med det.
Det er noen oppgaver som en bedriftseier aldri skal delegere til noen andre. Her er en oversikt over ting du bør alltid holde kontroll over deg selv, eller i det minste overvåke veldig tett.
Som vi så i del 3, kan den daglige bokføringen trygt delegeres eller outsources. Men du bør alltid ha et klart bilde av bedriftens økonomiske helse, og en prognose for hvordan ting er satt til å gå over det neste året. Regelmessig overvåking av økonomien din og å vite hvilken stat de er i, er noe du bare ikke kan delegere. Få hjelp med detaljene, for all del, men sørg for å overvåke minst tallene på høyt nivå. Her er noen viktige fortjenestemålinger å fokusere på, for eksempel.
En bedrift bor eller dør av de som driver den. Etter hvert som bedriften din blir større, vil du sannsynligvis delegere noen ansettelsesoppgaver til en HR-leder. Men når det gjelder nøkkelpersonell, er det godt å være involvert. Steve Jobs pleide å ta potensielle ankomster hos Apple for lange turer rundt Palo Alto, slik at han kunne bli kjent med dem og se om de ville passe bra. Mark Zuckerberg vedtok senere samme tilnærming på Facebook.
Så kundedatabasen din ble nettopp blitt hacket, potensielt kompromitterte passordene sine og økonomiske data. Den nyeste utgivelsen av flaggskipets programvareprodukt er full av feil. Din HR-leder blir saksøkt for seksuell trakassering.
Dette er alle store trusler mot selskapets omdømme, og trenger full oppmerksomhet. Du kan delegere enkelte individuelle oppgaver, for eksempel å forberede pressemeldinger og håndtere kundeklager, men du må være veldig praktisk i å håndtere krisen som helhet.
Bare husk at ikke alle "kriser" er forretningskritiske. Noen ting dine ansatte kan håndtere av seg selv. Men hvis det er en alvorlig trussel for bedriften din, ikke deleger: bli involvert.
I denne opplæringen har du sett hvordan du identifiserer oppgaver for å delegere, og har noen tips om hvordan du gjør det effektivt. Nå er det på tide å handle. Lag den listen fra del 1, og vis hvordan du tror du bør bruke tiden din, og spore tid for en uke. Sammenlign de to lister, og kom med et sett med oppgaver du kan delegere, ved hjelp av retningslinjene fra denne opplæringen.
Du kan aldri nå din "ideelle tilstand" - det er alltid kompromisser som skal gjøres, og uventede hendelser kan spåre deg. Men med en liten planlegging og noen godt gjennomtenkt delegering kan du frigjøre verdifull tid i timeplanen din, slik at du kan bruke mer tid på ting som virkelig vil gjøre din virksomhet fremover.
Grafisk Kreditt: Hierarki designet av Murali Krishna fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua