Share
Vi lever i en alder av multitasking. Vi tilbringer våre dager nedsenket i datamaskiner, tabletter, telefoner og andre enheter som lar oss gjøre ti ting samtidig, mens du holder deg oppdatert om de siste nyhetene, sportene, e-postene og tweets fra hele verden.
Det er bare ett problem: Hjernene våre er ikke bygget for multitasking.
Det er ikke min mening, forresten. Det er resultatet av utallige studier, som jeg går inn på senere. Mange folk synes at De er gode til multitasking, men forskningen sier at det ganske enkelt ikke er sant. Vi blir mindre ferdige, og vi gjør det mindre nøyaktig og effektivt, når vi prøver å multitask. Og folkene som tror de er gode til multitasking, er faktisk det verste på det.
Så i denne opplæringen ser vi på en bedre måte å jobbe på. Jeg skal først gå gjennom noen av undersøkelsene om multitasking og produktivitet, og så skal jeg vise deg hvordan du setter opp dagen din for å bli mer ferdig ved å kutte distraksjonene og fokusere på en ting om gangen.
I denne multitaskingsalderen er det ikke lett å løsne deg fra internett av distraksjoner og oppnå mer konsistent fokus. Unplugging helt og arbeider i monastisk stil er upraktisk for de fleste av oss, selv om vi ønsket å gjøre en slik ting. Men det er noen praktiske ting du kan gjøre for å hjelpe deg med å holde deg på spor oftere, og å fullføre hver dag med tilfredsstillelse med å vite at du har de viktigste tingene gjort - en enkelt oppgave om gangen.
Som lovet, starter vi med en titt på den forskningen.
Den første tingen å forstå er at strengt tatt eksisterer ikke multitasking. Forskere sier at selv når vi tror vi gjør flere ting på en gang, fokuserer vi faktisk bare på én ting av gangen, og bytter raskt mellom dem.
"Bytter fra oppgave til oppgave, tror du at du faktisk betaler oppmerksomhet til alt rundt deg samtidig. Men du er faktisk ikke, "sa Earl Miller, nevrovitenskaps professor ved MIT, i en NPR-artikkel. "Du legger ikke merke til en eller to ting samtidig, men bytter mellom dem veldig raskt."
Denne bytte har en kostnad, når det gjelder tid, oppmerksomhet og effektivitet. En studie rapportert i Journal of Experimental Psychology fant at studentene var opptil 40% tregere for å løse kompliserte matematiske problemer da de måtte bytte til andre oppgaver. Separat forskning fra Institute of Psychiatry ved University of London fant at multitasking med elektroniske medier midlertidig reduserer IQ med 10 poeng.
Men kanskje du tror du er god til multitasking. Kanskje du gjør det hele tiden, og betrakt det som en av dine sterke sider. Denne forskningen gjelder ikke for deg, gjør det?
Vel, vurder resultatene av dette eksperimentet, hvor folk som trodde de var gode til multitasking - så godt at de ofte brukte mobiltelefonene sine mens de kjørte - faktisk scoret lavere enn andre mennesker på en test av multitasking evne.
Dette er bare en liten prøve av forskningen som er gjort på multitasking, og det meste peker i samme retning: multitasking virker bare ikke. Som Stanford University Psychology professor Clifford Nass fortalte NPR:
Forskningen er nesten enstemmig, noe som er svært sjelden i samfunnsvitenskapen, og det står at folk som kronisk multitask viser et enormt utvalg av underskudd. De er i utgangspunktet forferdelige på alle slags kognitive oppgaver, inkludert multitasking.
Så hvis multitasking er dårlig for produktiviteten din, bør vi bare slutte å gjøre det, ikke sant? Ideelt, ja, men hvis du noen gang har prøvd det, har du sikkert skjønt at det ikke er så lett.
Enten du jobber på et kontor eller driver din egen virksomhet, må du sannsynligvis sjonglere mange forskjellige oppgaver på en gitt dag, samt navigere i verden av nær-umiddelbar kommunikasjon der vi bor. Du kan ikke bare henge opp et "Opptatt" tegn og fortelle kundene dine om å komme tilbake neste uke.
Så å skape et distraheringsfritt arbeidsmiljø der du kan fokusere på enkeltoppgaver i lengre tid, tar litt bevisst innsats. Vi ser på noen nyttige teknikker i dette og de følgende avsnittene.
Den starter i begynnelsen av hver arbeidsdag. Før du drar inn i problemløsningsmodus, ta noen minutter og bevisst planlegg dagen din. Dette betyr ikke at du oppretter en klesvaskliste over oppgaver som skal fullføres. I stedet fokusere på noen få viktige mål, ting som er tilpasset dine langsiktige forretningsmål og vil hjelpe deg med å gå videre.
Husk Pareto-prinsippet, ellers kjent som 80/20-regelen: 80% av resultatene kommer fra 20% av årsakene. Eller i dette tilfellet kommer 80% av suksessen fra 20% av innsatsen. Hvilke oppgaver utgjør det 20%? Prøv å begrense det til bare tre oppgaver som du virkelig trenger å fullføre i dag for å vurdere dagen som lykkes når du går i seng.
Deretter anslår du tiden du trenger for å fullføre hver oppgave, og blokkere tiden i kalenderen din for å gjøre det. Tanken er å gjøre disse tidsblokkene distraheringsfrie, slik at du bare "single-task" på disse tider, og få de viktigste oppgavene dine gjort. Du kan bruke de organisatoriske verktøyene du selv velger for å oppnå dette, men husk at nettbaserte apper har sitt eget potensial for distraksjon, så du vil kanskje vurdere en tradisjonell planlegger.
OK, så du har et godt, klart bilde av de viktigste tingene du trenger å gjøre i dag. Nå går du online, sjekker e-posten din, og finner en hel del nye meldinger som venter på deg. Når du er ferdig med å svare på alle disse e-postene, har et par timer gått, og du har ikke gjort noen fremskritt på noen av de tingene du nettopp bestemte deg for var viktig.
Envato Unstock Photo.Hva er verre, du har mistet fokus og klarhet du hadde første om morgenen. Du måtte sannsynligvis gjøre noen undersøkelser for å svare på noen av e-postene, så du har nå en hel mengde apps og nettleserfaner åpne, og hodet ditt er summende med mye irrelevant informasjon.
Ved å starte dagen med e-post, lar du andre definere hvordan du bruker tiden din. Kanskje noen av disse e-postene var veldig presserende, men de fleste kunne ha ventet minst en time eller to, om ikke en annen dag eller to, uten at himmelen faller inn.
Så prøv dette: Tillat deg selv en blokk av tid hver morgen for å jobbe med de viktigste oppgavene dine, før du ser på e-post innboksen din. Hvis denne ideen gjør deg ubehagelig, kan du begynne liten: kanskje tillate deg en halv time.
Hvis du overlever denne e-postfrie tidsblokken uten at en søl med sint klienter som marsjerer på deg med lommelykter og pitchforks, bør du vurdere å forlenge den til 45 minutter, en time, to timer. Hvis du kan (gis!) Overleve hele morgenen uten å sjekke e-post, vil produktiviteten skyte opp. Dette kan ikke være mulig, men bare finn den rette balansen for deg og din bedrift.
OK, det er flere dårlige nyheter for e-postmisbrukere. Forskere ved Microsoft og University of Illinois fant at når folk ble avbrutt med e-postmeldinger i løpet av dagen, var det en enorm kostnad i form av tapt tid og fokus.
For hver e-postavbrudd brukte folk nesten 10 minutter i gjennomsnitt å håndtere e-posten og en annen 10 til 15 minutter før de returnerte til fokusert aktivitet på den forstyrrede oppgaven. I mange tilfeller var forsinkelsene mye lengre: "Vi fant at 27% av oppdragssuspensjonene resulterte i mer enn to timer før gjenopptakelse."
Leksjonen er klar: selv om det er "bare en rask e-post", tar det deg ut av det du gjorde, og det kan ta lang tid å komme tilbake på sporet. Slå av e-postvarsler når du jobber med de viktigste daglige oppgavene dine, og slett av og til slå av eventuelle andre varsler som datamaskinen eller telefonen din kan bli konfigurert til å produsere.
Husk at du har blokkert tid til å jobbe med en enkelt oppgave, og du vet at du ikke har noen viktige møter eller andre hendelser i løpet av denne tiden. Det eneste varselet du trenger er en enkel timer for å gi deg beskjed når den tildelte tiden er oppe, og du kan gå videre til neste oppgave eller begivenhet. Det bør ikke være andre små buzzes eller pip.
For øvrig, hvis du er bekymret for å savne et nødnummer fra din ektefelle eller barnas skole, lar de fleste smarttelefoner deg stille dem stille, men tillater fortsatt at utvalgte personer kan komme i kontakt med deg.
Kjernen alternativet for å fokusere på en enkelt oppgave er å koble fra helt: ingen internett, ingen telefon. Bare deg og den tomme siden. Det er ingenting som det.
Jeg kan høre protestene allerede, og jeg innrømmer at mange av dem er gyldige. For å fullføre en oppgave i disse dager, trenger vi ofte tilgang til internett for forskning, for å få tilgang til bilder og andre ressurser som skal inkluderes i prosjektet vårt eller en rekke andre ting.
Men trenger vi virkelig det hele tiden? Noen ganger, men ofte ikke. Hvis det er mulig, bør du vurdere å bruke Internett for et begrenset tidsrom, for å utføre en bestemt oppgave, og deretter slå den av igjen.
For eksempel, for denne artikkelen måtte jeg gjøre noen undersøkelser på nettet. Så begynte jeg med å søke etter artikler og studier jeg trengte, og åpne dem i mange nye faner i nettleseren min. Her er et skjermbilde av rotet jeg var inne i (på den tiden kan du se at jeg så opp om "multitasking" skulle bli bindestrek).
Multitasking på sitt beste. Men etter å ha åpnet alle disse kategoriene, koblet jeg fra Internett, og les og gjorde notater om hva jeg hadde funnet. For å faktisk skrive denne opplæringen, behøvde jeg ikke å være online. Faktisk, å være på nettet ville ha resultert i flere distraksjoner, mer fristelse til å klikke fra side til side, etter tangenter og tangenter av tangenter, til jeg var helt off-track.
Nøkkelen er å skille forskningen (en oppgave) fra skrivingen (en annen oppgave). Den første oppgaven krever internett; den andre gjør det ikke. Spørsmål kom opp mens jeg skrev, men jeg lagde bare et notat og sjekket dem senere, da jeg var tilbake på nettet. Mens jeg skrev, ble jeg fokusert på oppgaven ved hånden.
Selvfølgelig, om dette vil fungere for deg, avhenger av hvilken type arbeid du gjør. Unplugging langsiktig er ikke mulig for mange av oss i disse dager. Men tenk på om du kunne gjøre uten internett, i hvert fall for korte perioder. Hvis du skal gjøre dette, kan du også bytte til førskolelærere og kalendere, slik at du har mer informasjon å hånden uten å gå online.
Hvis du ikke kan koble fra, må du i det minste vurdere mindre trinn som å bruke programmer for å blokkere dine favoritt distraherende nettsteder, eller gå inn i fullskjermsfokusmodus på programmet du jobber med for å hjelpe deg med å blokkere alt annet.
I tillegg til å være dårlig ved multitasking, er hjernen heller ikke i stand til å konsentrere seg om lange tidspunkter. Derfor, når du presser deg til å jobbe for hver time for å møte en viktig frist, fortsetter du å oppfordre deg til å se morsomme kattevideoer på YouTube. Det er bare hjernen din som forteller deg at det trenger en pause.
Så når du sperrer den tiden for å jobbe med viktige oppgaver, husk å planlegge pauser. Å ha en begrenset tid vil hjelpe deg å holde deg distraheringsfri, og pause vil hjelpe deg å lade opp klar for neste blokk.
Et undersøkelse tyder på at den optimale balansen mellom arbeid og pauser er å jobbe i 52 minutter og ta en 17-minutters pause. Selvfølgelig behøver du ikke å holde fast i den presise tidsskalaen; finn en som fungerer for deg. Et populært system som følger et lignende prinsipp er Pomodoro-teknikken, hvor du arbeider i blokker på 25 minutter kalt "pomodoros", og tar fem minutters pauser i mellom. Denne opplæringen på Pomodoro-teknikken går inn i mer detalj.
Hvis du følger de forslagene du har gitt så langt, bør du kunne fullføre de viktigste daglige oppgavene dine kort, fokuserte brudd på aktivitet uten distraksjon. Det er et stort skritt fremover for de fleste av oss.
Men selvfølgelig trenger du fortsatt å sjekke e-post, holde tritt med sosiale medier og alle de andre tingene som har en tendens til å distrahere oss. Faktisk, hvis du ikke tar vare på dem, vil alle de ubesvarte e-postene trolig ringe til deg enda sterkere, og trekke deg bort fra andre aktiviteter.
Så det er best å håndtere dem, men på en konsentrert, fokusert måte. I stedet for å bryte bort fra andre oppgaver for å svare på en e-post her og der, sett en halv time eller en time på slutten av dagen for å blinke innboksen din. I stedet for å plutselig flippe over til Twitter når du skal skrive en rapport, planlegge korte blokker av tid - kanskje en ved lunsjtid og en annen om kvelden - for å oppdatere alle dine profiler og samhandle med venner og følgere.
Selv om du ikke gjør sosiale medier, vil det alltid være små daglige oppgaver som, men ikke din overordnede prioritet, fortsatt trenger å bli ferdig. Prinsippet er det samme: Hold dem inneholdt. Få dem ferdige, men bare etter at du har fullført dine tre viktigste oppgaver for dagen. Du trenger å betale bruksregningen, men du trenger ikke å forstyrre ditt kreative arbeid for å gjøre det. Planlegg det for en blokk av tid senere på dagen, og glem det før den tiden kommer.
I denne opplæringen har du sett at multitasking er en virkelig ineffektiv måte å jobbe på. Mye bedre er å splitte dagen i blokker av tid når du fokuserer på enkeltoppgaver. Du har sett at vanlige pauser er en viktig måte å opprettholde fokuset på, og det kan også være å slå av meldinger, ignorere e-post og holde seg utenforkoblet i bestemte perioder..
Perfekt fokus hele dagen er et uoppnåelig mål for de fleste av oss. Men med teknikkene som er skissert i denne opplæringen, bør du være bedre rustet til å holde distraksjon i sjakk og i det minste fullføre dine viktigste oppgaver uten å få trang til å multitask.
Har du noen andre foretrukne teknikker for å unngå multitasking? Gi meg beskjed i kommentarene.
Accentsconagua