Slik holder du produktiviteten enkel

Har du noen gang møtt folk som liker å jobbe bak kulissene? De er naturlige hjelpere og arrangører. De er det ideelle tillegget til et lag. De elsker å gjøre store ting skje, men de tar aldri senter. De la resultatene de lager, gjør alle snakkene.

Gode ​​produktivitetssystemer er "bak kulissene" tegnene. De hjelper deg med å gjøre arbeidet ditt bedre og gjøre store ting skje. Men de aldri bli til ditt arbeid. Hvis produktivitetssystemet ditt er en fin donna, er det på tide at du fyrte henne og begynte igjen.

La oss se på det på en annen måte. Vurder filosofi verktøyet kjent som Occams Razor. William of Ockham var en filosof fra det 14. århundre som la merke til at den beste løsningen på et problem vanligvis er den enkleste. Dette er absolutt tilfelle når det gjelder produktivitet.

Med andre ord, et godt produktivitetssystem bør være så enkelt som mulig. Det skal gjøre alt du trenger den til å gjøre og ikke mer. Og det skal aldri stå i veien for arbeidet ditt.

Hvordan blir du så naturlig produktiv at det er så instinktiv som å puste? Først oppretter du et produktivitetssystem som passer best med livet ditt, og det er i stand til å tilpasse seg eventuelle endringer som skjer i livet ditt. For det andre endrer du produktive oppførsel til vaner. På den måten gjør du dem uten å ta hensyn til dem. De skjer bare bak kulissene.

La oss se på hvordan du kan utvikle vaner og forenkle produktiviteten din, trinnvis.

Trinn 1: Start med et produktivitetssystem

Før du kan forenkle produktivitetssystemet ditt, trenger du et system for å jobbe med.

Du har et par muligheter for å finne et basissystem.

Du kan ta et ferdig system. Vi har dekket mye i denne serien, inkludert Pomodoro-teknikken, ikke bry deg kjeden, og få ting gjort. Vi har også noen forenklede vane systemer i andre halvdel av denne artikkelen som du kanskje vil prøve. Alternativt kan du opprette og justere ditt eget system. 

Ikke bare velg noe system, og håper det fungerer for deg. Finn eller opprett et system som passer så godt som mulig med din livsstil. Det kan være (og sannsynligvis være) noen hikke i systemet, men det skal stort sett fungere for deg.

Trinn 2: Sett systemet på Auto-Pilot

Når du har funnet et system som fungerer for deg, er det på tide å flytte systemet til bakgrunnen for livet ditt. Du gjør dette ved å gjøre det automatisk.

Hold deg fast i systemet i et par måneder, bruk det så godt du kan hver dag. De daglig en del er nøkkelen her. Dette vil gjøre at produktivitetssystemet ditt følger en vanlig del av livet ditt. Habitforskerprofessor Jane Ward sier:

Hvis du gjør noe hver dag i samme situasjon, blir det en automatisk reaksjon som svar på de situasjonelle signalene, en vane.

Wards forskning viser at det tar i gjennomsnitt 66 dager å danne en vane hvis du praktiserer den vanen på daglig basis.

Når produktivitetssystemet ditt blir en vane, følger du det instinktivt, nesten uten å tenke.

I tillegg til å hjelpe deg med å utvikle en produktivitetsvaner, vil du holde fast ved systemet ditt i to måneder, og gi deg en god ide om hva som fungerer i systemet ditt, og hva som kan forbedres.

Til slutt husk at en enkel tilnærming til produktivitet betyr å holde læringsprosessen din så enkel som mulig. Hvis systemet ditt innebærer å integrere flere nye oppføringer i livet ditt, bør du vurdere å slå disse atferdene i vaner en om gangen. På den måten kan du bygge vaner på hverandre. Fordi du legger dem i små doser, er du mer sannsynlig å holde fast ved dem. Det tar lengre tid, men det er mer effektivt.

Trinn 3: Forenkle, forenkle, forenkle

Du har opprettet dette produktivitetssystemet fordi det passer for deg. Du har satt den på autopilot, slik at du jobber med det uten for mye tanker.

Men etter hvert som du har jobbet med systemet, har du sikkert lagt merke til ting som kan forbedres. Dette er mest sannsynlige aspekter av systemet ditt som fortsatt tar fokus og fokus. Så mye som du vil at de skal være automatiske, virker de ikke helt for deg. De er en clunk i din produktivitetsmotor.

Kanskje du glemmer dem halvparten av tiden. Eller kanskje du har funnet det lettere å forlate dem ut av dagen. Det er på tide å bruke Occams Razor til systemet ditt og begynne å beskjære det som ikke virker.

Som du gjør dette, er det nyttig å følge kaizenens japanske filosofi. Kaizen er japansk for "forbedring" eller "forandring for det beste." Når du følger Kaizen-filosofien, gjør du små, trinnvise endringer. Over tid stabler disse små endringene, som er en måte du finner du har gjort en stor forandring uten å innse hvor langt du har kommet.

For å starte prosessen med å forenkle, ta det ene aspektet av systemet ditt som forårsaker deg mest bry. Spør deg selv:

• Kan jeg dumpe dette helt? Du kan ikke vite svaret på dette før du løper et forsøk på å slippe det fra systemet ditt. Hvis du oppdager at du kan leve uten det eller til og med det som slipper det, forbedrer produktiviteten din, så kan du la den slippe. Ellers fortsett med det neste spørsmålet.
• Hva er målet med denne oppførselen? Kan jeg nå målet på en enklere måte? Ha en ideestorm av forskjellige teknikker du kan bruke for å oppnå det samme målet. For eksempel fokuserer Pomodoro Technique din oppmerksomhet ved å gjøre deg til en timer. Mens timeren tikker, gir du full oppmerksomhet til arbeidet ditt. Internett-blokkering programvare, derimot tvinger deg til å fokusere ved å fjerne distraksjoner. Hvis du jobber med en tidtaker, spenner du ut, kan du forbedre fokuset ditt ved å fjerne distraksjoner i stedet?
• Hva forårsaker problemet? Å vite årsaken til problemet kan hjelpe deg med å gjøre dårlige forbedringer. Glemmer du alltid din notisbok når du forlater huset? Hvis ja, kan du forenkle ting ved å ha en notatbok som er permanent i jakkelommen?
• Kan jeg kombinere dette med en annen oppførsel? For eksempel, la oss si at du bruker GTD til å fange opp oppgaver og opprette gjøremålslister. Deretter bruker du Pomodoro-teknikken til å arbeide gjennom gjøremålslister, noe som betyr at du oppretter lister Pomodoro-stil. Kan du finjustere gjøremålslisteopprettingssystemet, slik at du oppretter Pomodoro-klare oppføringslister første gang?

Når du praktiserer dette over ulike iterasjoner, kommer du opp med et super-enkelt system som passer som en hanske.

Lurer du på hva systemet du utvikler kan se ut? La oss ta en titt på noen eksempler.

Enkle produktivitetssystemer

Enkelhet er en vakker ting. Når du koker ned produktivitetssystemet til dets essens, kommer du opp med noe som er helt unikt. Det er bare riktig for deg-men det ville også være veldig nyttig for andre mennesker å se hvordan du gjør ting.

Her er tre eksempler på forenklede produktivitetssystemer. La dem inspirere deg når du lager ditt eget system. Du kan til og med bruke en av dem som grunnlag for ditt eget system.

Zen til Ferdig

Et av de mest kjente forenklede produktivitetssystemene er Leo Babautas Zen til Ferdig (ZTD). Babauta opprettet ZTD ved å justere GTD-systemet (Getting Things Done) for å passe til livet.

ZTD taklet de spesifikke problemene Babauta hadde med GTD. Disse var:

• GTD hjalp ham med oppgaveplanlegging, men ikke med å fokusere på oppgaver mens de fullførte dem.
• GTD hjalp ham ikke med å bestemme hva som skal gjøres neste gang.
• Fordi GTD fanget alt i sitt liv endte han opp med å bli overveldet.
• GTD fikk ham til å fokusere på som haster oppgaver i stedet for viktig mål (for mer om dette, sjekk ut Eisenhower Matrix).

ZTD ligner GTD. Tre aspekter av ZTD vi ikke har dekket i denne produktivitetsserien inkluderer:

• Ha et sted for alt på kontoret og hjemme, så du holder skrivebordet klart. Et tomt skrivebord betyr et Zen-sinn.
• Beskjære tilbake prosjekter så langt som mulig, slik at du gjør det minste du kan for å oppnå dine mål.
• Brukes kun en verktøy for å ta opp oppgavene dine. Babauta anbefaler penn og papir:

Bruk enten en enkel notatbok eller indekskort til lister, eller bruk det enkleste listeprogramet som er mulig. Du trenger ikke en planlegger eller en PDA eller Outlook.

Du kan lese en full oversikt over ZTD-systemet.

Personlig Kanban

Kanbans ble utviklet av den japanske bilprodusenten Toyota som et visuelt verktøy for å vise hvilket arbeid som ble gjort og det som fortsatt trengte å gjøre. (I tillegg var Toyota også i det minste delvis ansvarlig for popularisering av begrepet kaizen.)

Som sådan, den Personlig Kanban systemet innebærer å skape et visuelt verktøy, slik at du kan se arbeidet ditt pågår. I hjertet har systemet bare to regler:

1. Visualiser arbeidet ditt.
2. Begrens arbeidet ditt pågår.

Ved å visualisere arbeidet ditt, holder du fokus på hva som skal gjøres og hva du jobber med. Du ser også hva du har oppnådd, som hjelper deg med å opprettholde en positiv tankegang.

Du kan lage din personlige Kanban på en måte du liker-inkludert tegning av bilder. Når det er sagt, betyr en personlig Kanban vanligvis å skrive hver av oppgavene dine (Works in Progress / WIPs) på et post-it-notat. Dine post-it notater er så organisert i tre kolonner:

1. backlog
2. Driver med
3. Ferdig

Det er det! Selvfølgelig kan du endre kolonnene for å dekke dine behov eller endre systemet på en slik måte du vil.

Du kan lese mer om Personal Kanban, inkludert ideer for å utvikle det til ditt eget system.

Big Rocks (eller 1-3-5)

Fyll en bøtte med sand, og du finner det ikke noe rom for noe annet-absolutt ikke noen store bergarter. Fyll en bøtte med store bergarter, og det er fortsatt god plass til sand.

Stephen R. Covey, forfatter av De 7 vaner av svært effektive mennesker populariserte ideen om store bergarter i produktivitet. Covey skriver:

Hva er de store bergarter i livet ditt? Et prosjekt som du vil oppnå? Tid med dine kjære? Din tro, din utdanning, din økonomi? En sak? Undervisning eller veiledning andre? Husk å sette disse Big Rocks i første eller du vil aldri få dem inn i det hele tatt.

Konseptet ble videreutviklet av Leo Babauta (av ZTD-berømmelse). Han anbefaler å ha en "stor rock" -oppgave per dag og fokusere på oppgaven før du gjør noe annet. Deretter kan du gå videre til pebble og sand oppgaver.

Denne tilnærmingen har nylig blitt resurfaced som 1-3-5-regelen. Grunnleggeren av The Daily Muse, Alex Cavoulacos, forklarer hvordan dette virker:

På en gitt dag, anta at du bare kan oppnå en stor ting, tre mellomstore ting og fem små ting. Før du forlater arbeidet, ta noen minutter å definere 1-3-5 for neste dag, så du er klar til å slå bakken i morgen. Hvis posisjonen din er en hvor hver dag bringer mange uventede oppgaver, kan du prøve å forlate ett mellomstort og to små oppgaver tomt, i forberedelse til siste øyeblikk forespørsler fra sjefen din.

Ved å begrense din gjøremålsliste på denne måten, forbedrer du sjansene dine for å komme igjennom den. Deretter bygger suksess på suksess.

Nå som du har noen ideer for hva et forenklet produktivitetssystem kan se ut, ha det gøy å utvikle din egen!

ressurser

Grafisk Kreditt: Lotus Flower designet av Carlos Andujar fra Noun-prosjektet.