Share
For de fleste fagfolk må du opprette en PowerPoint-presentasjon minst en gang i din karriere.
Å presentere, som med andre "myke ferdigheter" (som kommunikasjon, ledelse og forhandling), er nå en nødvendighet for de fleste roller på arbeidsplassen. På grunn av dette er det viktig å lære å lage overbevisende presentasjoner - selv om du ikke er en erfaren presenterer, høyttaler eller designer.
Oppdag seks trinn som vil hjelpe deg med å nivåere opp presentasjonsspillet ditt.
Men før du gjør det, må du laste ned vår gratis eBok: Den komplette veiledningen for å lage flotte presentasjoner. Den er fullpakket med profesjonelle strategier for å hjelpe deg med å mestre hele presentasjonsprosessen.
La oss nå grave inn i denne opplæringen. Lær hvordan du lager en mer overbevisende PowerPoint-presentasjon som vil ta tak i publikums oppmerksomhet og flytte dem til handling:
En ting du må huske på når du planlegger presentasjonen din er hvordan du starter den. Du trenger ikke å skrive ut begynnelsen akkurat nå, men gjennom hele planleggingsprosessen må du være på utkikk etter kroken på presentasjonen din.
Denne kroken er viktig fordi du med en sterk begynnelse kan tegne dine lyttere. Uten en krok, vil det ta litt tid å tilpasse seg til å være mottakelig for meldingen. Her er noen egenskaper som gjør en sterk krok:
Når de hører kroken din, bør den tvinge dem til å fokusere på presentasjonen og vente på forventning for hva du skal si neste. Dette betyr at det skal være kort og til poenget.
Gi publikum fokus på presentasjonen din.Det er også flott å starte med å adressere publikums mest presserende bekymringer på forhånd. Hvis du gir en presentasjon til småbedriftseiere om hvordan de kan få flere kunder, kan du starte med noe som:
Du er her fordi du på et tidspunkt har sett på ditt salg og tenkte, "Jeg kunne ha gjort det bedre".
Å adressere sine viktigste bekymringer, spesielt hvis det er følelsesmessig sterk, minner dem om hva som står på spill. Enda viktigere, du foreslår at du forstår hvor de kommer fra.
Fra et spørsmål fører publikum til å prøve å komme opp med svaret i hodet. Det er også en god ide å stille et spørsmål som fører til at folk løfter sine hender eller interagerer med deg på en måte slik at de føler seg mer involvert i presentasjonen. Gitt eksempelet ovenfor, ville en alternativ begynnelse være å spørre
Hvor mange av dere så på salg i forrige måned og følte meg skuffet?
Hvis du ønsker å se nærmere på å skape en sterk krok, kan du sjekke ut denne veiledningen for å skrive oppmerksomhetsfattende taler:
En vanlig feil som presentatørene gjør fokuserer mest på egne ideer og historier. Med mindre du knytter disse tingene til publikums behov, kan de ende opp kjedelig, distrahert eller verre, de kan til og med gå ut.
For å forhindre dette, sett publikum først. Før du begynner å skrive presentasjonen din, er det best å avklare hvem publikum er og hva deres behov og forventninger er. Når du skriver presentasjonen din, spør deg selv følgende spørsmål:
Å svare på disse spørsmålene kan hjelpe deg med å lage en presentasjon som er så engasjerende som mulig for publikum.
Når du kaster ut poengene i presentasjonen din, husk det gamle ordtaket "Vis, ikke fortell." Snarere enn å bare si poengene dine, er det faktisk å finne måter å levere dem gjennom metaforer eller historier. Dette vil gjøre dine viktigste ideer lettere å forstå og huske.
En annen fordel å tenke på metaforer og historier er at jo mer visuell metaforen er, jo lettere for deg å velge bilder og grafikk for å gå med presentasjonen din..
Her er noen tips som kan hjelpe deg med å komme med metaforer og historier du kan bruke:
For hvert avgjørende punkt du leverer, tenk på noen historier fra historie, casestudier eller din egen opplevelse som kan hjelpe publikum til å se poenget i en fyldigere sammenheng.
Hvis du skal presentere til firmaet om farene med dårlig kundestøtte, fortell dine egne horrorhistorier om dårlig kundesupport som førte deg til å bytte merkevarer. Hvis du presenterer for en klient, farene ved å ikke holde nettstedet ditt trygt, se etter casestudier eller nyhetsartikler om virksomheter som har stengt butikk eller tapte kunder på grunn av det.
Du kan også bruke historiske eksempler. Bøker som Robert Greene's "The 33 Strategies of War" eller "The Lean Startup" av Eric Ries bruker historier og figurer fra historien for å illustrere sine poeng. "Lean Startup" går også personlig rute ved å fortelle historier fra Ries egen erfaring med oppstart.
Psykologisk forskning viser oss at historier ikke behøver å være faktiske for å være overbevisende - selv fiksjon eller en simulering kan være kraftig. For eksempel er en av de mer følelsesmessige resonansscenene i dokumentarfilmen / presentasjonen "En ubeleilig sannhet" den som en CGI-isbjørn svømmer i et endeløst hav, uten is for at den hviler på. Du kan også bruke scener og tegn fra populære filmer og fjernsyn for å illustrere poenget ditt. Det viktigste er at publikum forstår og husker det.
Mens du tenker på visualer og historier, kan det også bidra til å lage et grunnleggende storyboard av hele presentasjonen. Dette er nyttig for å stille inn noen tidlige planer for hvordan presentasjonen vil se ut, ikke bare når det gjelder bilder og grafikk, men også utformingen av teksten og hvordan lysbildene ser ut når de vises etter hverandre.
Å plukke PPT-malen og lage dine lysbilder er det femte trinnet på denne listen, i stedet for den første og med god grunn. Innholdet i presentasjonen din bør komme først. Når du begynner, er det enkelt å bli hengt opp på å velge maler, skrifter og grafikk, og legge ut alle elementene i lysbildene dine. Uten sterkt innhold som appellerer til publikum, spiller det ingen rolle hvor vakkert og godt utformet lysbildene dine er.
Når du er klar til å velge maler, er det noen kriterier du bør se på:
Så mye som mulig, unngå å bruke de vanligste aksjemalerne som folk bruker. Dette er vanligvis de som kommer med PowerPoint som standard. Når du bruker en mal som alle er sett over og om igjen, kan de anta at presentasjonen din vil være like forutsigbar og vanlig at de vil slutte å betale oppmerksomhet så snart de ser det første lysbildet. I stedet velger du en godt designet, unik mal.
Det er regelmessig nye PowerPoint-maler som legges til vår GraphicRiver-markedsplass, og gir deg en rekke stilarter og friske designalternativer å velge mellom. Her er et par trendeksempler:
Trending PowerPoint-temaer fra Graphic River: Material PowerPoint Presentation Template (venstre) og Se7en Powerpoint Template (høyre).Når du tester ut maler, prøv å redusere størrelsen på skjermen. Kan du fortsatt lese teksten uten problemer? Hvis du presenterer for et stort publikum, er det viktig at alle kan lese tekst på lysbildene, spesielt de som sitter på baksiden eller de som har dårlig syn.
Siden du bruker historier og metaforer i presentasjonen, er det best å følge med med bilder eller grafikk som fullt ut fanger opp ideen. Disse bildene kan også ødelegge monotonen fra for mange påfølgende lysbilder som bare er tekst.
Hvis du vil ha en stor samling av profesjonelle, gratis, frie lagerfotografier å velge mellom, kan du prøve å søke PhotoDune eller bla gjennom vårt Envato Unstock-galleri med autentisk fotografering.
Nå som bildene og teksten i presentasjonen er klare, er det på tide å øve. Du trener av flere grunner. Først vil du forsikre deg om at presentasjonen din passer innenfor din tildelte presentasjonstid. Personlig har jeg snakket i en håndfull hendelser der noen høyttalere gikk overtid, monopoliserer tiden som er tildelt for andre høyttalere og deres Q & A-sesjoner.
Å gå overtid kan også påvirke tidspunktet og lengden på pauser. Tenk på disse kostnadene hvis du er fristet til å gjøre presentasjonen din lengre enn den burde være, eller hvis du vil hoppe over å praktisere helt. Du vil ikke være den høyttaleren som alle i tilfelle ender opp igjen. I stedet holde presentasjonen kompakt.
Enda viktigere, du trener for å få tilbakemelding. Bruk denne muligheten til å ta opp en video av deg selv å snakke. Prøv å evaluere ytelsen din i videoen. Snakker du i god nok til å bli forstått? Bruker du forskjellige tonaliteter for vekt? Ser du ut til å være trygg? Du kan til og med vise videoen til noen pålitelige kolleger og få konstruktiv tilbakemelding. Det kan høres skummelt å gjøre dette, men det er bedre å lage feil i et trygt rom med folk du stoler på, heller enn i selve presentasjonen selv.
For hvert gjennomslag av presentasjonen din, angi et bestemt forbedringsmål basert på observasjoner eller tilbakemelding du får. Skal du snakke tregere? Skal du snakke høyere? Vil presentasjonen virke mer engasjerende hvis du flyttet hendene dine? Ved å gjøre denne typen bevisst praksis, vil du ende opp med en sterkt forbedret presentasjonsstil - uansett hvor vanskelig du var da du startet.
Å ha overbevisende innhold og design for presentasjonen er bra, men for å gjøre det bra, sørg for at det er polert. Her er noen siste berøringer du kan søke på presentasjonen din etter hvert som du er ferdig med det:
Pass på at alle elementene i hvert lysbilde er riktig justert. Dette opprettholder balansen og symmetrien av teksten og grafikken. Justeringer justeres ett lysbilde om gangen. Først for hvert lysbilde som du vil justere, velg alle objektene. Deretter fra PowerPoint Format kategorien, velg Rette inn. Dette vil bringe ned en meny med justeringsalternativer. Klikk Juster valgte objekter. Når Rette inn menyen lukkes, åpne den igjen, og velg deretter den type justeringen som fungerer best for den lysbilden. For eksempel, hvis du vil ha ting sentrert riktig, klikk Juster senter.
Det er mulig at utstyret du bruker på presentasjonsdagen, kanskje ikke har de samme skriftene du har brukt mens du designer presentasjonen din. For å unngå slike typografiske oppslag, legg inn de valgte skriftene dine i presentasjonen.
For å gjøre dette, gå til Fil og klikk deretter på alternativer. Når alternativer meny lanserer, klikk på Lagre alternativ fra menyen til venstre. Rull ned til du ser avkryssingsboksen merket Legge inn skrifter i filen. Merk av i denne boksen og velg hvilken type embedding du vil ha. Dette sikrer at når du åpner presentasjonen din, vises teksten som du har designet den, selv om enheten som viser den, ikke har de skrifttypene du brukte.
En annen måte å sikre at lysbildene dine ser ut, uavhengig av hvilken enhet som ser på den, er å eksportere den til PDF eller JPEG. Når du sender eller tar med filene dine til lokalet, må du sørge for at du lagrer dem i PPT, PDF og JPG som en beredskapsplan i tilfelle det er noen programvare- eller maskinvareproblemer som hindrer at PPT-filen din vises riktig..
Gjør et løp gjennom dine signaler. For de siste treningsøktene, må du sørge for at du inkluderer lysbildetegnene dine i repetisjonen. Det kommer til å være ubeleilig, forvirrende eller ødeleggende for deg og ditt publikum hvis du må fortsette å se på lysbildene bak deg når du presenterer.
Ta de tipsene du har lært i denne artikkelen videre med vår nye eBok: Den komplette veiledningen for å lage flotte presentasjoner. Ta det nå GRATIS med et abonnement på Tuts + Business-nyhetsbrevet.
Det vil hjelpe deg gjennom hele presentasjonsprosessen. Lær hvordan du skriver presentasjonen, utform den som en proff, og lag den til å presentere kraftig.
Fra å planlegge din krok, for å komme opp med metaforer, og plukke riktig PPT-mal, lyder det å skape en overbevisende presentasjon som mye arbeid. Den gode nyheten er at hvis du gjør det riktig, vil ingen av det arbeidet gå til spill.
Faktisk vil det bli et større sløsing med en mulighet hvis du bare "vinger den". Ved å tilbringe nok tid til å forberede meldingen, innholdet, utformingen og leveransen av presentasjonen, kan du være sikker på at publikum vil sette pris på og bli overbevist av den endelige presentasjonen.
Du kan spare tid ved å velge en god PowerPoint-mal og tilpasse den raskt med en profesjonell arbeidsflyt.
Accentsconagua