Slik lager og bruker du tabeller i Microsoft Excel (som en proffs)

tabeller kan være den beste funksjonen i Excel som du ennå ikke bruker. Det er raskt å lage et bord i Excel. Med bare et par klikk (eller en enkelt tastaturgenvei) kan du konvertere dine flate data til en datatabell med en rekke fordeler.

Fordelene ved et Excel-bord inneholder alle følgende:

• Rask stil. Legg til farger, bandedrader og topptekststiler med bare ett klikk for å stile dataene dine.
• Tabellnavn. Gi et bord et navn for å gjøre det lettere å referere i andre formler.
• Renere Formler. utmerkeFormler er mye lettere å lese og skrive når de arbeider i tabeller.
• Automatisk utvidelse. Legg til en ny rad eller kolonne på dataene dine, og Excel-tabellen oppdateres automatisk for å inkludere de nye cellene.
• Filtre og subtotaler. Legg automatisk til filterknapper og subtotaler som tilpasser seg når du filtrerer dataene dine.
  

I denne opplæringen lærer jeg deg å bruke tabeller (også kalt datatabeller) i Microsoft Excel. Du vil finne ut hvordan du bruker alle disse funksjonene og mestrer å jobbe med datatabeller. La oss begynne å lære alt om MS Excel-tabeller.

Hva er en tabell i Microsoft Excel?

Et bord er en kraftig funksjon for å gruppere dataene dine sammen i Excel. Tenk på et bord som et bestemt sett med rader og kolonner i et regneark. Du kan ha flere tabeller på samme ark.

Du kan kanskje tro at dataene dine i et Excel-regneark allerede finnes i et bord, bare fordi det er i rader og kolonner og alt sammen. Dataene dine er imidlertid ikke i et ekte "bord" med mindre du har brukt den spesifikke Excel-datatabellfunksjonen.

De flade dataene i venstre regneark er omgjort til et bord i eksempelet til høyre. 

I skjermbildet ovenfor har jeg konvertert et standard sett med data til et bord i Excel. Den åpenbare forandringen er at dataene ble stylet, men det er så mye kraft i denne funksjonen.

Tabeller gjør det lettere å jobbe med data i Microsoft Excel, og det er ingen reell grunn til ikke å bruke dem. La oss lære å konvertere dataene dine til tabeller og høste fordelene.

Hvordan lage en tabell i Excel raskt (se og lære)

Skjermbildet nedenfor er en guidet tur for å konvertere dine flate data til et Excel-bord. Jeg skal lære deg tastaturgenveien, så vel som ett-klikk-alternativet for å konvertere dataene dine til tabeller. Deretter lærer du hvordan du bruker alle funksjonene som gjør MS Excel-tabellene så kraftige.

 

Hvis du vil lære mer, fortsett å lese opplæringen nedenfor for en illustrert guide til Excel-tabeller.

For å følge med denne opplæringen kan du bruke eksempeldata Jeg har tatt med gratis i denne opplæringen. Det er et enkelt regneark med eksempeldata du kan bruke til å konvertere til et bord i Excel.

Slik konverterer du data til en tabell i Excel

Slik lager du raskt et bord i Excel: 

Start med å klikke inn i et sett med data i regnearket ditt. Du kan klikke hvor som helst i et sett med data før du konverterer det til et bord.

Nå har du to valg for hvordan du konverterer dine vanlige, vanlige data til et bord:

1. Bruk tastatursnarveien, Ctrl + T å konvertere dataene dine til et bord.
2. Pass på at du jobber på Hjem fanen på Excels bånd og klikk på Formater som tabell og velg en stil (tema) for å konvertere dataene dine til et bord.

I begge tilfeller får du denne hurtigmenyen og ber deg om å bekrefte tabellinnstillingene:

Formater som tabellmeny i Excel.

Bekreft to innstillinger på denne menyen:

• Pass på at alle dataene dine er valgt. Du ser den grønne marsjemyren boksen rundt cellene som vil bli inkludert i bordet ditt.
• Hvis dataene dine har overskrifter (titler øverst i kolonnen), la du Mitt bord har overskrifter boksen er merket.

Jeg anbefaler på det sterkeste å omfavne tastaturgenveien (Ctrl + T) å lage tabeller raskt. Når du lærer Excel-hurtigtaster, er du mye mer sannsynlig å bruke funksjonen og omfavne den i ditt eget arbeid.

Nå som du har konvertert dine vanlige data til et bord, er det på tide å bruke kraften til funksjonen. La oss lære mer:

Slik bruker du tabellstiler i Excel

Tabeller gjør det enkelt å stile dataene dine. I stedet for å bruke tid på å fremheve dataene dine, bruker du bakgrunnsfarger og tilpasser individuelle celleformater, tilbyr tabellene ett klikk stiler.

Når du har konvertert dataene dine til et bord, klikker du på innsiden av det. Et nytt Excel-båndalternativ som heter Tabellverktøy> Design vises på båndet.

Klikk på dette båndalternativet og finn Tabell stiler fall ned. Klikk på en av disse stilminiatyrene for å bruke det valgte fargeskjemaet til dine data. 

Med et valgt bord velger du Design tab på Excels bånd og velg Tabell stiler dropdown for å legge til noen stil på dine data.

I stedet for å bruke tid manuelt styling data, kan du bruke et bord for å rydde opp utseendet på dataene dine. Hvis du bare bruker tabeller for å bruke raske stiler, er det fortsatt en flott funksjon. Men det er mer du kan gjøre med Excel-tabeller:

Slik bruker du tabellnavn

En av mine favorittbordsfunksjoner er muligheten til å legge til en Navn til et bord. Dette gjør det enkelt å referere tabellens data i formler.

Klikk inne i bordet for å velge det. Deretter klikker du på Design faneblad på Excels bånd. På venstre side av denne menyen finner du Tabellnavn boksen og skriv inn et nytt navn for bordet ditt. Pass på at det er et enkelt ord (ingen mellomrom er tillatt i tabellnavn.)

Med et bord valgt, klikk på Design tab og gi det et navn på venstre side av båndet.

Nå kan du bruke navnet på tabellen når du skriver formler. I skjermbildet nedenfor kan du se at jeg har pekt en ny pivottabell til bordet vi opprettet i forrige trinn. I stedet for å skrive ut cellehenvisninger, har jeg bare skrevet navnet på tabellen.

Når du har navnet dine tabeller, kan du bare skrive inn tabellnavnene i formler og referanser.

Best av alt, hvis tabellen endres med nye rader eller kolonner, er disse referansene klare nok til å oppdatere også. 

Tabellnavn er et must når du oppretter store, robuste Excel-arbeidsbøker. Det er et housekeeping-trinn som sikrer at du vet hvor cellene dine refererer til.

Hvordan lage renere Excel-formler

Når du skriver en formel i et bord, er formelen mer lesbar og renere for gjennomgang enn standard Excel-formler. 

I eksemplet nedenfor skriver jeg en formel for å dele Beløp fakturert ved Timer brukt å beregne en Timelønn. Legg merke til at formelen som Excel genererer ikke er "E2 / D2", men inneholder i stedet kolonne navnene.

Excel genererer en enklere formel når du arbeider i et bord.

Når du trykker på enter, vil Excel-tabellen trekke formelen ned til alle rader i tabellen. Jeg foretrekker formler som tabeller genererer når du oppretter beregninger. Ikke bare er de renere, men du trenger ikke å trekke formelen manuelt.

Tidsbesparende Excel-tabellfunksjon: Auto Utvid

Tabeller kan utvikle seg over tid for å inkludere nye kolonner eller rader. Når du legger til nye data i tabellene, oppdaterer de automatisk for å inkludere de nye kolonnene eller radene.

I eksemplet nedenfor kan du se et eksempel på hva jeg mener. Når jeg legger til en ny kolonne i kolonne G og trykker på enter, utvides tabellen automatisk og alle stilene blir også trukket over. Dette betyr at bordet har utvidet seg til å inkludere disse nye kolonnene.

Hvis du legger til en ny tilgrensende kolonne, utvides Excel-tabellen for å inkludere den.

Den beste delen av denne funksjonen er at når du refererer til tabeller i andre formler, vil den også automatisk inkludere de nye radene og kolonnene. For eksempel oppdateres en pivottabell knyttet til en Excel-datatabell med de nye kolonnene og radene når de oppdateres.

Slik bruker du Excel-tabellfiltre

Når du konverterer data til et bord i Excel, kan du merke at filterknappene vises øverst i hver kolonne. Disse gir deg en enkel måte å begrense dataene som vises i regnearket. Klikk på rullegardinpilen for å åpne filtreringsboksen.

Du kan sjekke boksene for dataene du vil fjerne, eller fjerne merket for en boks for å fjerne den fra tabellvisningen.

Excel-tabeller har automatisk filtreringsknapper for hver kolonne.

Igjen, dette er en funksjon som gjør bruk av Excel-tabeller verdt. Du kan legge til filter uten å bruke tabeller, sikkert, men med så mange funksjoner, er det fornuftig å konvertere til tabeller i stedet.

Slik bruker du raskt subtotaler

Subtotaler er en annen flott funksjon som gjør bord verdt å bruke. Slå på totals fra båndet ved å klikke på Total rad. 

Slå på en total rad fra båndet for å bruke subtotaler i Excel-tabeller.

Nå har bunnen av hver kolonne et dropdown-alternativ for å legge til en total eller en annen matteformel. I den siste raden klikker du på rullegardinpilen for å velge en gjennomsnittlig, totalt, telle eller en annen matteformel.

Med denne funksjonen blir et bord et rapporterings- og analyseverktøy. Undertallene og andre tall nederst i tabellen vil hjelpe deg med å forstå dataene dine bedre.

Disse subtotaler vil også tilpasse seg hvis du bruker filtre. Hvis du for eksempel filtrerer for en enkelt klient, vil totalene oppdatere for kun å vises for den enkelte klienten.

Oppsummer og fortsett å lære mer om Excel

Det spiller ingen rolle hvor mye tid du bruker å lære Excel, det er alltid mer å lære og bedre måter å bruke den til å kontrollere dataene dine. Sjekk ut disse Excel-veiledningene for å fortsette å lære nyttige regneark ferdigheter:

Hvis du ikke har brukt tabeller, skal du begynne å bruke dem etter denne opplæringen? Gi meg beskjed i kommentarfeltet nedenfor.