Share
Følelse frazzled? Finner du deg selv tidlig, jobber sent, og fremdeles ikke får alt gjort? Hvis dette er du, kan du som mange småbedriftseiere strekke deg selv for tynn.
Som småbedriftseier har du mye å gjøre. Hvis du ikke klarer det travle arbeidet ditt, kan arbeidsbelastningen din virke umulig.
Stress og stress av opptatt arbeid. I denne opplæringen vil vi se nærmere på opptatt arbeid. Vi vil også vise deg fem trinn for å hjelpe deg med å administrere selv de mest verdslige oppgavene dine og gjenvinne noe av den tapte tiden.
Er det travelt å holde deg tilbake? Mange småbedriftseiere er belastet av opptatt arbeid, men forstår ikke engang det. Det er fordi opptatt arbeid føles like viktig som annet arbeid, men det har ikke samme innvirkning på virksomheten din.
Opptatt arbeid kan være forretningsoppgaver som må gjøres, men ikke bidra til bunnlinjen. Eksempler på dette inkluderer regnskaps- og skatteoppgaver, besvare e-post, vedlikehold av nettsider, kontoroppgaver og andre rutinemessige oppgaver. Det er ikke slik at oppgavene ikke er viktige, det er bare at virksomheten din kan være bedre hvis de ble håndtert annerledes.
Opptatt arbeid kan også være ubrukelige oppgaver som er meningsfylte, men gir ingenting i det hele tatt til din virksomhet. Eksempler på dette kan være å omorganisere kontoret eller ta kurs, men aldri bruke det du lærer. Selv oppgaver som å markedsføre virksomheten din gjennom sosiale medier eller sjekke e-postboksen din, kan være opptatt med arbeid hvis det gjøres for mye.
Eliminerende opptatt arbeid starter øverst. Hvis du, som småbedriftseier, kaster bort mye tid med travelt arbeid, er sjansene gode at alle ansatte du har, også sliter bort tid.
Du kan forbedre din tilnærming skjønt. Her er noen viktige skritt for å ta tilbake tiden din og redusere ditt travle arbeid.
Nøkkelen til å finne ut hvordan du reduserer opptatt arbeid, er å finne ut hvor mye tid du virkelig bruker på den. De fleste av oss gjør det ikke. Det siste vi vil gjøre tid til å gjøre når vi er opptatt, er å følge vår tid.
Men sporing av hvordan du bruker tiden din er begynnelsen på å redusere opptatt arbeid. Uten å spore tid, kan du ikke være sikker på hvor du er ineffektiv.
Når du sporer din tid, skal du være detaljert. Inkluder alt du gjør om dagen, uansett hvor ubetydelig det virker. For bedre resultater, spor tid over flere dager i stedet for bare en enkelt dag. Vær også ærlig. Hvis du bruker to timer om dagen med å sjekke Facebook eller en time på å se YouTube-videoer, må du registrere den aktiviteten.
For eksempel, tenk at du er en webutvikler. Etter å ha sporet tiden din i noen dager, oppdager du at i tillegg til koding, testing, brainstorming og vedlikeholdsoppgaver, bruker du også tid på følgende opptatte arbeidsoppgaver:
Tidssporing viser også at du tilbringer en og en halv time hver uke i møte med dine lagmedlemmer. Du holder møtene regelmessig, selv om ingen har spørsmål og det er ingen problemer. Unødvendige møter er vanlig tidsløsning, forresten. Statistikk fra Atlassian viser at halvparten av alle møter er sløsing med tid.
Når du legger til denne tiden, finner du at du bare har et gjennomsnitt på omtrent fem timer produktiv tid hver dag. Jeg vedder på at det er mye mindre produktiv tid enn du trodde du ville finne. Du trenger å få mest mulig ut av det.
Pareto-prinsippet, også kjent som 80/20-regelen, gir deg muligheten til å finne ut at et lite antall oppgaver sliter bort det meste av tiden din. Reduser tiden du bruker på oppgavene, og du vil redusere opptatt arbeid.
For å lære mer om Pareto-prinsippet og hvordan du utfører en Pareto-analyse, se vår Tuts + opplæring om emnet:
Å lære hvordan du bruker tid er en viktig del av å redusere travelt arbeid. Hvis du har ansatte, må du også spore tid for å finne ut hvordan de bruker det. Du kan bruke tidsporingsprogramvare som Harvest for å hjelpe deg.
Hvis du vet hvordan du bruker tiden, er du klar til neste trinn.
Når du vet hvordan du bruker tid, kan du begynne å planlegge å bruke den tiden mer effektivt. Planlegger tiden din starter med prioritering.
Her er tre spørsmål å spørre om hver oppgave du identifiserer:
Disse spørsmålene vil hjelpe deg med å prioritere oppgavene dine og sette planmål.
Hvis du starter hver dag uten et mål, er det lett å finne deg vaffel og kaste bort tid. I stedet bruker du en kalender eller planlegger til å planlegge tiden din mer effektivt. Her er en veiledning om hvordan du bruker en utskrivbar papirplanlegger, hvis du ikke er opptatt av å bruke en digital kalender.
Som et mer spesifikt eksempel på hvordan prioritering og planlegging kan bidra til å redusere opptatt arbeid, la oss ta en nærmere titt på de fem travle arbeidstidsbehandlerene som er identifisert i eksemplet i trinn 1. Slik kan du adressere hver gang waster:
Nå som du har planlagt din tid, la oss undersøke noen andre måter å redusere opptatt arbeid.
Som småbedriftseier har du mange oppgaver, inkludert mange rutinemessige oppgaver. Det er ikke uvanlig for en bedriftseier å prøve å håndtere disse oppgavene ved å bruke bare de programvareverktøyene de er mest kjent med.
Hvis du ikke har lagt til noen nye programvareverktøy i arbeidsprosessen din i flere år, er det sjansen for at du ikke fungerer så effektivt som mulig. Mange rutinemessige oppgaver kan håndteres mer effektivt hvis du har det riktige verktøyet. Og nye verktøy blir utviklet hver dag.
Hvis du finner ut at en enkelt type oppgave tar en betydelig del av tiden din, ser du etter en mer effektiv måte å utføre oppgaven på. Lønn er for eksempel en type oppgave enn det kan ta mye tid når bedriften din vokser. Det kan ta lang tid å behandle lønn, selv om du bare har noen få ansatte. Det er måter å effektivisere lønnsprosessen. Ta en titt på vår Tuts + opplæring for tips om hvordan du håndterer lønn effektivt:
Disorganisering kan også være en stor tid for den små bedrifter. Heldigvis er det mange verktøy for å hjelpe deg med organisering og produktivitet. For noen spesifikke ideer om å forbedre produktiviteten din ved hjelp av Mac-programvare, vurder:
For småbedriftseiere med ansatte, er det også viktig å sørge for at dine ansatte har de riktige verktøyene også.
Verktøy er ikke den eneste måten å redusere tiden du bruker på rutinemessige oppgaver.
Ser det ut til at den eneste måten å få alt gjort er å gjøre det selv? Mange småbedriftseiere overextend seg selv ved å prøve å håndtere alt. Det er en rask rute til utbrenthet og feil.
Selv om du ikke er klar til å ansette flere ansatte ennå, trenger du ikke å gjøre alt selv. Outsourcing noe av arbeidsbelastningen sparer deg tid og lar deg fokusere på kjernevirksomheten din. Her er tre typer oppgaver å vurdere outsourcing:
For å si om det er fornuftig å ansette noen til en oppgave, spør deg selv disse spørsmålene:
Ved første outsourcing kan enkelte oppgaver virke for dyrt. For eksempel kan du tro at du ikke har råd til å ansette en advokat eller en regnskapsfører. Husk at deres spesialiserte opplæring og kunnskap gjør det mulig for dem å utføre oppgavene sine mye raskere enn du kunne. Også, ved hjelp av en profesjonell, frigjør du å fokusere på inntektsgivende aktiviteter.
Det er ett siste skritt som vil redusere travelt arbeid (og forbedre helsen din).
Det kan virke motintuitivt, men noen ganger jo mer du jobber, desto mindre blir du ferdig. Dette gjelder spesielt for småbedriftseier, som kan bli belastet med opptatt arbeid og andre bekymringer.
Dessverre virker slitne mennesker langsommere. Hvis du jobber lange timer og går til sengs for sent for å prøve å bli mer ferdig, ikke. Du sannsynligvis saboterer deg selv.
Ifølge en rapport fra Centers for Disease Control, får ikke nok søvn et alvorlig helseproblem. Mangel på søvn kan forårsake konsentrasjonsproblemer og i noen tilfeller kan føre til sykdom. De fleste voksne trenger mellom syv og åtte timers søvn, så planlegg planen din slik at du får rikelig med hvile. Hvis du har ansatte, sørg for at de også tar nok tid til å få tilstrekkelig hvile.
Som en bedriftseier kan du føle deg overveldet av alt du trenger å gjøre. Det trenger ikke å være slik.
For å redusere ditt travle arbeid, husk de fem trinnene i dette innlegget:
For å lære enda mer om å forbedre produktiviteten, begynn med det grunnleggende, grave inn i serien vår for å bygge ditt eget produktivitetssystem, eller se vår produktivitets kategori på Tuts +. Her er noen av våre mest nyttige produktivitetsveiledninger for småbedriftseiere:
Ta noen første skritt for å komme i gang med oppgavene du og teamet ditt jobber med i din virksomhet. Delegere når det er nødvendig, forbedre systemene dine, tilordne tiden din bedre og omforme fokuset ditt. Eksperimenter med områder som kan gjøre din virksomhets arbeidsflyt bedre. Du vil sørge for at tiden din blir brukt best, da det bare er en begrenset mengde av det.
Accentsconagua