Hvordan svare på e-post introduksjoner med god etikett

Har du noen gang mottatt en e-postinnføring og lurt på hvordan du svarer? Å få introduksjoner til viktige kontakter gjennom folk du kjenner, er viktig for suksess. Slike introduksjoner kan hjelpe deg med å finne arbeid, klienter eller til og med lage en venn.

Å vite riktig måte å svare på en e-mail-introduksjon er en viktig forretnings- og sosial kompetanse. Du får ikke en sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk. Og du kan være sikker på at e-posten du sender som svar på en introduksjon, vil gi et inntrykk. Du må sørge for at inntrykket du gjør er det rette.

I denne artikkelen: 

• Jeg beskriver noen vanlige forretningssituasjoner der en e-postinnføring kan være nyttig. 
• Deretter ser vi på hva som skal gjøres når e-postinnføringen er laget, inkludert noen gode introduksjonsmetoder for e-post. 
• Til slutt vil jeg gi en e-post-introduksjonsrespons-e-post som du kan bruke som en mal for å lage dine egne e-postinnledningsresponser.

Hva er den beste strategien for å svare på e-post introduksjoner? (grafisk kilde)

Før du går videre, sørg for å Last ned vår nye eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. (Det er tilgjengelig for GRATIS med Tuts + Business Nyhetsbrev.) Lær e-post best practices som vil ha innboksen din decluttered og du behandler e-post som en pro-hurtig.

5 typer forretningsinnføringer (ofte gjort via e-post)

Introduksjoner er et fellesverktøy. Hvis du kjenner noen som er kjent med noen du trenger å vite, er det akseptabelt å spørre din kontakt for å introdusere deg. Ofte blir slike introduksjoner gjort via e-post.

Her er noen vanlige forretningsscenarier som involverer introduksjoner:

1. Nettverk - Som en profesjonell profesjonell, hvem du vet teller. Det er nyttig å ha forbindelser i ditt felt og i relaterte felt. Ofte kan en av dine tilkoblinger introdusere deg til andre i din bransje via e-post. 
2. Jobb søk - Hvis du leter etter en jobb hos et bestemt firma, og du kjenner noen som jobber der, kan kontakten din være villig til å introdusere deg til en beslutningstaker. Ofte bestemmer slike innledninger om du er ansatt.
3. salgs~~POS=TRUNC - Hvis du er i salg, kan du stole på andre for å introdusere deg til gyldige potensielle kunder. Forbindelser gjøres ofte gjennom personlige introduksjoner. De er mer sannsynlig å være interessert enn kontakter gjort gjennom andre metoder.
4. Arbeidsprosjektlag - I dagens forretningsmiljø er det ikke uvanlig at eksterne lag arbeider med andre de aldri har møtt. En e-postinnføring fra teamlederen kan hjelpe teamet ditt til å være mer sammenhengende.
5. leverandører - Det kan være vanskelig å finne pålitelige leverandører. Hvis du er fornøyd med et produkt eller en tjeneste, og ditt bekjent er på utkikk etter det samme produktet eller tjenesten, vil du kanskje introdusere ditt bekjentskap til leverandøren din.

Hvis du driver en liten bedrift eller jobber som profesjonell, kommer mange av disse typer introduksjoner til deg via e-post. Det er viktig å vite hvordan de skal håndtere dem, slik at du kan svare med god e-post etikett og få mest mulig ut av hver introduksjon.

Hvordan svare på en e-post introduksjon med god etikett

Hvis du er på mottakersiden av en e-postinnføring, hva skal du gjøre? Du lurer kanskje på hvordan du skal svare på en e-post-introduksjon.

Hvordan du svarer på en e-postinnføring, gir et inntrykk av den nye tilkoblingen din. Som vi tidligere nevnte, vil du ha det inntrykket for å være en god.

Følg disse 4 trinnene for å gjøre et godt inntrykk

Det er noen e-post introduksjon etikett beste praksis du bør følge for å sørge for at du får et godt inntrykk. Når du mottar en e-postinnføring, følger du disse trinnene:

1. Renter - Ditt første skritt i å svare på en e-mail-introduksjon er å bestemme hvor viktig introduksjonen er for deg. I noen tilfeller (for eksempel en salgsstrek), har du kanskje ikke vært på utkikk etter en introduksjon, eller kontakten kan ikke passe godt til dine behov. Det er greit å la den andre parten vite at du ikke er interessert. I andre tilfeller (for eksempel et jobbsøk), kan du ha bedt om introduksjonen. Det du bestemmer bestemmer innholdet i ditt svar.
2. Reager raskt - Uansett hva du bestemmer i første trinn, bør du svare på en riktig måte. Normalt bør en forretningsinnføring besvares innen en virkedag. Du bør sende en høflig respons selv om du ikke er interessert i forbindelsen. Du vet aldri hva fremtiden har, og en dag må du kanskje kontakte den personen igjen.
3. Tilpass ditt svar - Det er greit å basere svaret ditt på en mal, men ikke sende det samme generiske svaret til hver introduksjons e-post du mottar. Tilpass svaret ditt slik at det passer til omstendighetene rundt introduksjonen. Legg til eller slett informasjon etter behov.
4. Takk henviseren - Din opprinnelige kontakt gikk ut på en lem for å anbefale deg, så la din opprinnelige kontakt vite hvordan det gikk. De vil være mer sannsynlig å hjelpe deg igjen hvis du gir tilbakemelding. Selv om introduksjonen var uønsket, må du bekjenne kjennskapen til at forbindelsen ikke var så bra og forklare hvorfor. Det kan hende du trenger den henvisningshjelpen en gang til på en annen gang.

Hvis du bestemmer deg for å sette opp svarmaler, kan Gmail-verktøyet Canned Response hjelpe. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer e-postmaler ved hjelp av Gmail-svar på hermetikk, kan du se denne opplæringen:

Nå som du forstår prosessen med å svare på en e-mail-introduksjon, la oss undersøke på noen detaljer om hvordan du skriver en e-postinnledningssvar.

Slik svarer du på introduksjonsmeldinger og skriv svaret ditt

Du er klar til å skrive e-postinnledningssvaret. Hva gjør du først? La oss se på noen detaljer.

Merk: Jeg brukte Gmail eller MS Outlook for disse e-posteksemplene, men de ville jobbe med de fleste e-postleverandører. Alle navn, e-postadresser og telefonnumre gitt i disse eksemplene er fiktive.

1. Skriv e-post-emnelinjen

Emnelinjen til en hvilken som helst e-post er viktig. Det kan avgjøre om e-posten din er lest eller ikke. Feil emnelinje kan til og med føre til at e-posten din kommer opp i nettsøppelmappen.

Hvis du svarer på en e-postinnføring, kan du kanskje lure på hva du skal sette som e-postens emne. I noen tilfeller vil du svare på e-postinnføringen. Hvis emnelinjen i e-postinnføringen var klar og konsis, er det greit å holde det intakt. Noen e-postsystemer (for eksempel MS Outlook) vil legge til RE: foran emnelinjen for å identifisere svaret ditt som svar.

Mange e-postsystemer legger til RE: når du svarer på en melding.

Hvis emnelinjen i e-postinnføringen var uklar, kan du kanskje skrive din egen. Emnelinjen din skal være kort og til poenget. Følgende er et eksempel på emnelinjen for e-postinnledningssvar.

Emnelinjen din skal være kort og til poenget.

Som du kan se, er e-posten direkte og til poenget. Navnet faller kan også være viktig. Hvis mottakeren respekterer og stoler på Joe Jones, vil de mest sannsynlig åpne e-posten.

2. Gi svar på din e-postadresse

Svar-e-postadressen skal adresseres til personen du blir introdusert til. Det er imidlertid et dilemma.

Innføringsmeldingen du mottok er sannsynlig fra din kontakt med personen de adresserer e-posten til i cc-feltet. Hvis du bare treffer Svar alle For å svare på e-posten, blir din opprinnelige kontakt fortsatt inkludert i samtalen. Likevel vil du ha din opprinnelige kontakt for å vite at du har svart på deres e-postinnføring.

Den beste måten å fikse dette på er å flytte den opprinnelige kontakten til BCC. På den måten vil personen som introduserte deg vite at du handlet på introduksjonen, men de forventer ikke å delta i samtalen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du riktig adresserer en e-post, bør du vurdere denne nyttige opplæringen:

3. Velg riktig tone for ditt svar

Courtesy teller. Husk at du får et førsteinntrykk. En vennlig, men profesjonell tone er vanligvis best.

Vær oppmerksom på tonen i introduksjonsmeldingen din. Er det formelt, uformelt? Gjør ditt svar gjenspeiler tonen. Din opprinnelige tilkobling vet sannsynligvis hvilken tone som passer best for din nye kontakt.

Denne opplæringen diskuterer forskjellen mellom en formell epost og en uformell e-post i mer dybde:

4. Vær direkte

Din nye tilkobling er sannsynligvis opptatt, så det er best å komme til poenget i kroppen din introduksjonsrespons-e-post. Hvis du leter etter en jobb, forklar hva slags arbeid du gjør. Hvis du selger et produkt eller en tjeneste, forklar hvorfor du tror det vil være nyttig for din nye bekjentskap.

Ikke glem å nevne hvordan forholdet fordeler kontakten. Hvis du søker en jobb, forklar hvorfor du er en god passform. Forklar hvordan selskapet vil dra nytte av dine ferdigheter. Hvis du selger et produkt eller en tjeneste, forklar hvordan produktet oppfyller deres behov, og beskriv den største fordelen ved å bruke produktet.

For å lære mer om hvordan du gjør e-posten konsis og klar, bør du studere denne veiledningen:

5. Vær forsiktig og prøv din epost før du sender

Se gjennom e-posten nøye. Se etter staving og grammatikkfeil. Bruk stavekontroll for å få tydelige feil, men gå utover det og se etter feil informasjon og andre stikkord. Å være uforsiktig med e-postadresser kan sende feil melding. Du vil ikke at din nye kontakt skal tenke at du er uprofesjonell eller ikke bryr seg om kvalitet.

En oppfølging av e-postprøve

La oss utforske et utvalgsscenario og et eksempel på et introduksjons-e-postsvar du kanskje sender som svar på scenariet.

Eksempel Scenario

En tidligere kollega, Jane Perez, er ansatt hos et ABC-selskap hvor du vil jobbe. Du oppdager at ABC Company har en webutviklingsjobb som er oppført på deres nettside, som du vil være perfekt for. 

Du vet også at du har en bedre sjanse til å få den jobben hvis noen i bedriften introduserer deg til ansattschefen. Du ber din kontakt om å lage en e-post-introduksjon, og noen dager senere finner du følgende e-postinnledning fra Jane i innboksen din:

En eksamens e-postinnføring.

Det er på tide for deg å svare på Jane's introduksjons e-post. La oss raskt gjennomgå noen av poengene fra e-mail-introduksjonsetikken vi lærte tidligere:

• Renter - Siden du ba om e-postinnføringen, er du interessert i forbindelsen.
• Reager raskt - Du vet at du må svare i god tid, så du sender svaret ut i dag.
• Tilpass ditt svar - Du har ikke en mal lagret for e-post introduksjoner, så svaret vil ikke være generisk. (Du kan lagre dette e-postinnledningssvaret som en mal så lenge du husker å tilpasse det.)

Vi tar opp det fjerde punktet med e-postresponsetikett senere. Nå, la oss ta en titt på e-mail-introduksjonsresponsen du kanskje skriver:

Her er et eksempel på e-post-introduksjonsrespons.

For en mal av denne eksempels e-postinnledningssvar som du kan kan tilpasse med din egen informasjon, klikk her.

Legg merke til at svarmeldingen begynner med å bekrefte Jane, men flytter henne til Bcc. Senere skriver du en egen oppfølgings-epost til henne.

E-posten tar også en profesjonell, høflig tone. Det blir riktig, ved å nevne jobbsøkingen og dine kvalifikasjoner. Du gjør det også enkelt for Sally å svare ved å notere flere bestemte tider når du vil være tilgjengelig og gi telefonnummeret ditt.

Merk: Det er noen uenighet om du bør angi bestemte datoer og klokkeslett i et e-postinnledningssvar. De som er imot det, føler at det gjør at du ser mindre tilgjengelig. Mens de som er til fordel for det, føler at det tar arbeidet ut av å komme opp med en behagelig møtetid for mottakeren.

Til slutt, lukk sample emailen med en positiv tone og med en profesjonell tone.

Noen dager senere, etter at Sally setter opp en avtale med deg, send en følgepost til Jane. Gi henne beskjed om at forbindelsen var vellykket. Denne takk e-post er det fjerde punktet med e-post-innledningssvaretikett. Hvis du får jobb på grunn av Jane's introduksjon, bør du gi henne beskjed og takke henne igjen.

Også, hvis e-posten resulterer i et intervju, kan du finne denne opplæringen om hvordan du skriver en takk e-post til intervjueren din nyttig:

Ta tak i (Free) Email Inbox Strategies Ebook

Bortsett fra å mestre e-post-introduksjonsstrategier, finnes det en rekke ekstra e-poststrategier som vil hjelpe deg med å sende e-post mer profesjonelt. Hvis du sliter med å holde tritt med alle e-postene dine, er det på tide å ta kontroll.

Lær e-postadministrasjonsteknikkene som vil holde deg organisert og behandle e-postene dine som en proff. Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få den gratis innboksen null e-bok nå. 

Svar på din neste e-post Innledning Effektivt

Det er viktig å forstå hvordan du skal svare på en e-post-introduksjon. Hvis din e-postinnledning er profesjonell, gir du et godt inntrykk. Men hvis du svarer dårlig, vil din nye kontakt være mindre enn imponert. Din e-postinnledning svarer til.

Det er ikke vanskelig å skrive en effektiv e-postinnledning svar når du forstår grunnleggende om e-post introduksjon etikette. Følg retningslinjene for å skrive et e-postinnledningssvar i denne artikkelen, og du har ingen problemer med å svare på din neste e-postinnføring effektivt.