Share
Ansette ansatte er et viktig skritt i utviklingen av småbedrifter. Plutselig, i stedet for å måtte gjøre alt selv, kan du delegere oppgaver og fokusere på viktige ting. Med flere personer som bidrar, kan selskapets vekst ta av.
Men med ansettelse av ansatte kommer også mye ekstra administrativ hodepine, og en stor del av det er å finne ut hvordan man kjører lønn. Ikke bare må du finne ut hvor mye du skal betale hver person og foreta overføringen, men du må også finne ut lønnsskatt. I en 2015-undersøkelse av amerikanske småbedrifter av National Small Business Association ble lønnsskatt rangert som nummer 1 av alle skatter i både økonomisk og administrativ byrde.
Å få det galt kan også være kostbart. I 2015 innførte IRS 6,25 millioner straffer over $ 4,25 milliarder knyttet til arbeidsskatt.
Så i denne opplæringen lærer du hvordan du konfigurerer systemene dine og behandler lønn for en liten bedrift med flere ansatte. Enten du nettopp har ansatt dine første ansatte eller om du har kjørt lønn en stund og ønsker å forbedre prosessen din, har denne opplæringen dekket deg. Du lærer om de forskjellige alternativene du har, trinnene du må gå gjennom, og mekanikken til hvordan du holder tilbake skatt og foretar betalinger til dine ansatte.
Vær oppmerksom på at noen av detaljene, som skatter og andre elementer som skal trekkes, vil variere i ulike deler av verden og for ulike typer selskaper og ansatte.
I denne veiledningen vil jeg gå gjennom de generelle trinnene for å sette opp et lønnsystem, men husk at detaljene kan være forskjellige i din spesifikke situasjon, så sørg for å få en veiledning fra din lokale myndighet som forklarer hva du trenger å gjøre. I USA er for eksempel IRS-publikasjon 15 en nyttig veiledning for arbeidsgivernes føderale skatteansvar (selv om stater og byer også har egne skatteregler for å ta hensyn til).
La oss begynne med å se kort på hva et lønnsystem er og hvordan det fungerer.
I utgangspunktet har lønnssystemet to hovedfunksjoner: for å sikre at de ansatte får betalt riktig beløp, og for å sikre at regjeringen får betalt riktig beløp av skatt.
I dag løper mange selskaper sine lønnsystemer ved hjelp av spesialisert programvare eller elektroniske apper (som vi ser på i neste avsnitt). Men skjemaet det tar er ikke viktig: så lenge du gjør alt nøyaktig, kan du også kjøre lønn ved å bruke dine egne manuelle poster.
Så de grunnleggende komponentene i et lønnsystem er:
Dette er grunnleggende, men avhengig av dine ansattes situasjoner kan du også være nødt til å ta hensyn til overtid, bonus, fradrag til pensjonsordning og mer.
Betalende ansatte høres ut som om det skal være enkelt å gjøre, men når du begynner å ta hensyn til skatt og andre hensyn, kan det bli ganske komplisert, med betydelig feilrom. Så mange selskaper velger enten å outsource lønnsbehandling eller å bruke spesialisert programvare eller tjenester.
Her er de viktigste alternativene for hvordan du behandler lønn, med fordeler og ulemper:
Ifølge National Small Business Association utkontrakterer 41% av amerikanske småbedrifter sine lønnstjenester til et eksternt selskap. Og de fleste bedrifter med mer enn fem ansatte outsourcer.
Fordelen med å få et annet selskap til å gjøre lønnslisten din er at du ikke lenger har hodepine, og at de sannsynligvis vil få det riktig, siden det er deres viktigste virksomhet.
Den største ulempen er at det kan være kostbart. Den samme NSBA-undersøkelsen fant at en tredjedel av de små bedriftene bruker mer enn $ 6000 per år på administrasjon av lønn og lønnsskatt. Det er ganske stor investering for et lite selskap.
Selvfølgelig er det bedre tilbud der ute, så du må kanskje ikke bruke så mye. Få sitater fra noen få selskaper for å se hva det vil koste. Et par av de største selskapene i dette feltet er ADP og Paychex. Noen av selskapene nevnt i neste avsnitt tilbyr også full service alternativer.
Et annet populært alternativ, spesielt for mindre bedrifter, er å drive lønn selv, men ved hjelp av spesialisert programvare eller elektroniske apper for å veilede dem gjennom prosessen og utføre beregningene for dem.
ADP og Paychex tilbyr også denne typen løsning, og det gjør også mange andre selskaper som Intuit, Gusto og Patriot Software.
Fordelen ved denne tilnærmingen er at det ofte er billigere enn å ansette en fullstendige lønnsleverandør, men du får fortsatt en pålitelig tjeneste - så lenge du fyller i riktig informasjon, vil programvaren gjøre nødvendige beregninger og gjøre prosessen enklere for du.
Ulempen er at du ikke får så mye som du ville fra en fullstendige leverandør, så du er ansvarlig for å bruke programvaren riktig. Og det koster fortsatt mer enn alternativ 3, som er ...
Hvis du er sikker på dine egne økonomiske og tekniske evner og forståelsen av landets skattekode, eller hvis du har noen på de ansatte som kan gjøre det for deg, vil du kanskje kjøre lønn helt internt. Du kan beregne lønn og skatt selv, skrive ut lønnsslipp, og behandle betalinger til dine ansatte.
Fordelen med denne tilnærmingen er at du ikke trenger å betale andre leverandører, og alt er under din kontroll.
Den åpenbare ulempen er at det kan være ganske komplisert, og å gjøre det uten hjelp utenfor kan føre til dyre feil. Ikke glem at din egen tid har en kostnad knyttet til den. Hvis du bruker mye tid og energi på løpende lønn, dirigerer du tid og energi fra andre, mer produktive ting du kan gjøre.
Vi går gjennom noen av trinnene i resten av denne opplæringen, og det finnes elektroniske kalkulatorer og andre verktøy som kan hjelpe deg, men det kan fortsatt være ganske vanskelig å kjøre ditt eget lønnsystem, så tenk minst på noen av de Internett- eller fullserviceleverandører.
Når du har bestemt deg for din tilnærming, er det første trinnet i lønnsprosessen å samle den nødvendige informasjonen om hver enkelt av dine ansatte.
I det minste består det av:
Det meste av dette er ganske greit, men jeg skal bare forklare litt om det andre punktet, på skattefradrag. Dette avhenger av skattesystemet ditt, men i USA kan ansatte for eksempel kreve forskjellige godtgjørelser for å redusere sin skatt, avhengig av om de er gift, hvor mange barn de har, og så videre. Du må kjenne denne informasjonen slik at du kan beholde riktig mengde skatt. Du kan samle det ved å ha ansatt fylle ut et W-4-skjema.
Hvis du bruker lønnsprogram, bør den beregne lønnene for deg, men det er fortsatt godt å vite hvordan du gjør det, slik at du kan forstå og verifisere resultatene.
Heldigvis er beregning av bruttolønn (dvs. totalbeløpet før skatt) ganske enkelt.
Hvis din ansatt er betalt en årslønn, deler du bare lønn med det totale antall lønnperioder i året. For eksempel, hvis din ansatt tjener $ 30 000 i året, vil hennes månedlige lønn være $ 30 000/12 = $ 2500. Hvis du betalte henne ukentlig, ville du bare dele med 52 i stedet for 12.
Hvis du betaler per time, multipliserer du bare antall timer arbeidet med lønnsatsen. La oss si at ansatt tjener $ 30 i timen, og en overtid på $ 45 i timen. I den siste uken jobbet hun med 40 faste timer og 10 overtid timer. Hennes bruttolønn ville være:
Vær også sikker på å legge til noen bonuser eller andre engangsposter. Så langt er det ganske enkelt, men ting blir mer komplisert når skattemannen blir involvert ...
Dine ansatte må betale skatt på lønn, og i de fleste land må de også bidra med en del av lønnene sine for å finansiere en slags trygdeordning. Det er din jobb å ta pengene ut av lønnene sine og sende den til de rette myndighetene.
Dessuten kan du som arbeidsgiver måtte betale skatt basert på antall arbeidstakere du har eller, oftere, hvor mye penger de tjener.
Så ditt ansvar som arbeidsgiver er å sikre at lønnssystemet ditt opprettholder riktig skatt og trygdeordninger fra de ansatte, og at du som arbeidsgiver betaler riktig beløp av lønnsskatt.
Detaljerne varierer mye etter land, men her er et eksempel på hvordan det ville fungere i Storbritannia:
La oss si at din ansatt, Tina, har en årslønn på £ 60.000.
I Storbritannia, som i mange andre land, får ansatte et skattefritt godtgjørelse hvert år. En person kan tjene £ 11 000 før de betaler noen skatt. Så Tina vil bare betale skatt på £ 49.000 av hennes årlige inntekt.
Deretter beskattes inntekten til forskjellige priser etter hvert som den øker. I Storbritannia er bandene:
Så skatten på Tinas lønn vil se slik ut:
Hver måned vil hennes lønn se slik ut:
Vær oppmerksom på at du også må utføre en lignende beregning for å finne ut hvor mye du skal holde tilbake til National Insurance. Og i tillegg må du selv gjøre arbeidsgiveravgift, som en arbeidsgiver, basert på en prosentandel av Tinas månedslønn over en bestemt terskel.
I enkelte tilfeller kan det hende du må foreta andre tilpasninger til arbeidstakers lønn, for eksempel bidrag til pensjonsplan, helseforsikringspremie eller eventuell ferie eller sykepenger.
Vær klar over om du skal foreta disse justeringene før eller etter kildeskatt. For eksempel i mange land blir pensjonsordninger ofte trukket fra før skatt er beregnet, effektivt redusert ansattes skattepliktig inntekt og gir et incitament til pensjonsbesparelse.
Når du har uttalt hvor mye du skal betale og hvor mye du vil holde tilbake, er det på tide for den morsomme delen: faktisk sende dine ansatte sine hardt opptjente penger!
Tradisjonelt ble dette vanligvis gjort med sjekk, men elektroniske bankoverføringer blir stadig mer populære. National Federation of Independent Business sier at nesten 60% av de ansatte i USA blir betalt med direkte innskudd på bankkontiene.
Slik fungerer det ganske enkelt: Du får bare dine ansattes bankkontoopplysninger og overfører til kontoen sin, enten ved å bruke bankens nettbankprogramvare eller ved å bruke lønnsprogrammet ditt, som ofte inneholder denne funksjonen (for eksempel er Intuit direkte innskudd tilbyr).
Det er billigere og raskere enn å skrive ut og sende sjekker, og det er mindre risiko for at kontrollene blir tapt eller stjålet. Vær oppmerksom på at selv om du foretar betalingen elektronisk, må du fortsatt oppgi en uttalelse til hver ansatt som viser detaljene for deres lønn for den perioden, og eventuelle avgifter holdt tilbake.
Du må også rapportere til skattemyndighetene og sende dem eventuelle midler du har holdt tilbake fra ansatte.
I Storbritannia, for eksempel, vil du sende den £ 1.100 du har holdt tilbake fra Tinas lønn, pluss de nødvendige folketrygdspensjonene, til Hennes Majestetes Inntekt og Toll innen 22. måned. Manglende betaling på tid fører til en øye-vanning 3% daglig renter pluss andre straffer.
Du må også sende rapporter hver måned på hvor mye du betalte dine ansatte og hvor mye du fratrukket av deres lønn. Og du må rapportere til HMRC når du ansetter en ny ansatt eller når den ansattes omstendigheter endres.
Deretter må du utarbeide en årsrapport til HMRC ved utgangen av hvert skatteår, samt sende en "P60" -oppgave til alle dine ansatte som oppsummerer deres totale lønn og fradrag for året.
Andre land har sine egne krav, men det er sannsynligvis en ganske lignende prosess. Den grunnleggende ideen er at du regelmessig rapporterer til skattemyndighetene og foretar rask betaling av alle pengene du har holdt tilbake fra arbeidstakernes lønnsslipp, pluss eventuelle penger du skylder deg selv.
Hvert lands skattemyndighet vil også ha regler om hvilke lønnsposter du trenger for å beholde og i hvor lang tid, så sørg for at du holder alt du trenger.
Så nå vet du hvordan du setter opp og driver et lønnsystem for småbedrifter. Som du har sett, er det ganske enkelt å beregne grunnlønnen, noe som gir fradrag for skatt, trygdeordninger og andre gjenstander, kan gjøre prosessen ganske komplisert.
En god lønnsleverandør eller programvare vil ta mye av hodepine fra deg, så investeringen kan vel være verdt det, spesielt ettersom bedriften din vokser og ansetter flere personer..
Nå som du har en solid forståelse av lønn, er det på tide å lese om de morsomme aspektene ved å ansette ansatte til din bedrift:
Lønnsikon designet av Yamini Ahluwalia fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua