Slik setter du opp en Gmail-melding (ikke på kontoret)

Å ta ferietid er viktig hvis du vil være skarp og fokusert. Dette gjelder spesielt for småbedriftseier, som kan ha mange roller å spille i sin virksomhet.

Dessverre, i dagens tilkoblede verdens e-post kan det virke som om du alltid jobber, selv når du prøver å ta en pause. Du bærer sannsynligvis telefonen eller mobilenheten med deg, selv på ferie. Hvor mobilenheten din er, er det e-post. Der er e-post, det er jobb.

Kontinuerlig sjekke e-postadressen din er ingen måte å få en ordentlig hvile på ferien. Det er en bedre måte. Sett opp en Gmail ferie responder. En Gmail ferie responder sender en ut av kontoen Gmail svar til alle som sender deg en epost i den definerte tiden.

Bruk ikke Gmail-svaret til å angi klientens og kollegaens forventninger. Bruk det til ferier, eller annen gang vil du være borte fra kontoret. Husk at å få en ut av kontormeddelelsen er langt bedre enn å ikke få svar i det hele tatt.

Konfigurer en e-post for Gmail-feriepåminnelse (grafikk).

Denne opplæringen gir trinnvise instruksjoner for å sette opp et ferierespons i Gmail. Det gir deg også noen gode e-postmeldinger for e-post. Til slutt vil jeg berøre hvordan du kan lette overgangen din tilbake til jobb når ferien er over.

Før du dykker inn i denne opplæringen, Last ned vår nye eBook (GRATIS): Den Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Det vil hjelpe deg med å få din e-post innboks organisert når du er tilbake fra ferie. Den er fullpakket med en rekke gode e-postadministrasjonsteknikker du kan sette for rask bruk. 

La oss nå komme i gang med denne veiledningen hvordan du konfigurerer ferieresponsen din.

Slik setter du opp en automatisk svar-e-post ved hjelp av Gmail

I skjermbildet ovenfor lærer du hvordan du raskt kan konfigurere en automatisk Gmail responder. Eller les videre for skriftlige instruksjoner for å hjelpe deg med å konfigurere en Gmail-melding, tips om beste praksis, og mer:

1. Slå på Ferieresponsmeldingen

La oss sette opp din ferieresponsmelding i Gmail. Slik gjør du det trinn for trinn:

Trinn 1

Fra Gmail, klikk på innstillinger symbol. Du finner den øverst til høyre på e-postskjermen.

Innstillinger buttton.

Steg 2

Fra rullegardinmenyen klikker du på innstillinger alternativ.

Velg innstillinger.

Trinn 3

De innstillinger skjermdisplayer. Bla til bunnen av innstillinger skjerm for å finne Ferie responder opsjoner.

Slå på og sett første dagsdato.

Standard er at Ferieresponderen skal være av. For å endre det valget, klikk på Ferierespons på veksle-knappen.

Skriv inn datoen når ferien starter i Første dag felt. Du kan også klikke i midten av et av datafeltene for å hente en kalender. Fra kalenderen, velg dato eller dato (er).

Trinn 4

Med mindre du ikke vet når du kommer tilbake, anbefaler jeg også å fylle ut feltet Siste dag. De Siste dag feltet bestemmer den siste dagen at din Gmail-respondermelding vil bli sendt. For å fylle ut feltet, klikk avkrysningsboksen for å aktivere Siste dag felt. Deretter skriver du inn datoen eller bruker kalenderen for å legge inn datoen.

Noen e-posteksperter anbefaler å legge til noen ekstra dager til returdatoen din. Denne bufferen kan gi deg en ekstra sjanse til å fange opp før folk prøver å kontakte deg. Denne taktikken kan komme tilbake hvis noen vet din faktiske returdato skjønt. Så vær forsiktig med den.

Legg til siste dags dato.

Trinn 5

Nå er det på tide å lage din faktiske ut av kontormeddelelse. Begynn med å gi meldingen en emnelinje.

Husk at emnelinjen er en av de viktigste delene av en e-post. Noen mottakere vil ikke lese forbi emnelinjen. Så, du vil formidle så mye informasjon her som du kan. Jeg skriver "Limited Email Access til 8/18" her fordi det forteller mottakeren hva de trenger å vite.

Fyll ut emnelinjen din.

Trinn 6

Siden du ikke kan forutsi hvem som mottar din ferieresponsmelding, kan du ikke adressere ferieresponset til en person eller gruppe. Det er best å bare skrive inn e-postkroppen din.

Skriv deretter inn e-postens kropp. Det er alltid en god ide å inkludere en alternativ kontakt dersom det er et presserende problem som må håndteres raskt. Hvis du har flere prosjekter, kan du nevne en annen kontakt for hvert prosjekt. La sikkerhetskopi kontaktene dine vite at de kan motta ekstra meldinger mens du er borte.

Skriv kroppen din e-postmelding.

Hvis du bruker en Gmail-signaturmal, vil Gmail-signaturen din bli brukt på din ferierespons-epost. For mer informasjon om signaturmaler, ta en titt på:

Trinn 7

Til slutt vil du legge merke til en avkrysningsboks nederst som gjør det mulig å begrense automatisk svar-e-posten til personer i kontaktlisten din. Jeg anbefaler at du velger dette alternativet. Du vil ikke at ditt ferie svar skal gå til e-post nyhetsbrev du har abonnert på eller til søppelpost som du mottar.

Velg alternativet for å begrense det automatiske svaret.

Når du er fornøyd med Gmail-meldingen din, klikker du på Lagre endringer.

Merk at Gmail bare sender ferieresponsmeldingen til en mottaker en gang hver fjerde dag. Hvis en mottaker ignorerer ditt ferie svar og sender deg mer enn en e-post på en dag, vil de ikke motta Gmail-meldingen din utenom kontoen igjen og igjen.

2. Test respondermeldingen

Når Gmail-autosvar-eposten din er konfigurert, kan du ønske at en venn hjelper deg med å teste funksjonen. For å teste meldingen din, be vennen din om å sende deg en e-post på den første dagen du er ute. 

Hvis ferieresponsen virker, skal vennen din motta din kontorsmelding. Hvis de ikke mottar feriemeldingen, gjentar du trinnene ovenfor til ferierespons-e-posten er riktig konfigurert.

3. Slå av respondermeldingen

Hvis du ikke angav en siste dag for din ferierespons-e-post til slutt, slår du av automatisk svar-epost manuelt når du er tilbake fra ferie. Gå tilbake til innstillinger skjerm og bla til bunnen. Klikk på Ferie responder av veksle-knappen.  

For å lære mer om Gmail, gjennomgå noen av våre andre opplæringsprogrammer, inkludert:

Ferierespons beste praksis

Som alle andre e-poster du sender, representerer Gmail-responder din småbedrift. Du vil at den skal se profesjonell og formidle et positivt bilde.

Selv om denne opplæringen gjelder spesielt for Gmail, kan du bruke mange av disse best practices med andre e-postsystemer.

Her følger noen gode fremgangsmåter for å sørge for at Gmail-kontoen din gir det riktige inntrykket:

• Humor. Du kan bli fristet til å lage en snarky ut av kontormeddelelser som for eksempel kontortemailene som er oppført i dette Hubspot Artikkel av Lindsey Kolowich. Med mindre du er veldig sikker på at denne typen svar vil bli godt mottatt av dine kunder og kolleger, ikke la en morsom ferie-e-post. Det er for enkelt for humor å komme tilbake.
• Hva skal inkluderes. Din autosvarer melding bør inneholde følgende informasjon: datoene du vil være borte, når du kommer tilbake, og hva leseren kan gjøre i en nødsituasjon. Det er også en god idé å inkludere et grovt estimat av når de kan forvente et svar.
• Format. Bruk riktig e-postformat i din automatisk svar-epost. For å lære mer om riktig e-postformat, gå gjennom vår Tuts + opplæring, Howto Master Proper Business Email Format - og Unngå Professional Disaster. Siden du ikke kan forutse hvem som mottar din ferieresponsmelding, kan du ikke adressere den til en person eller gruppe.
• Mal. Hvis du har en signaturmal satt opp for e-postene dine, bruker du det her er en viktig del av merkevaren din. Dette gjelder spesielt hvis du er en liten bedriftseier eller frilanser. 
• Sikkerhetskopieringskontakt. Det er en god ide å sende e-postmottakeren din til noen andre som kan svare på spørsmål. Velg noen som en sikkerhetskopi som er kjent med dine prosjekter som en kollega eller virtuell assistent (VA). Ikke glem å spørre sikkerhetskopien din hvis de kan håndtere samtalene dine mens du er borte.
• Andre systemer. Når du har fullført din ferierespons fra Gmail, ikke glem å merke fraværet ditt i andre verktøy, som for eksempel på din kalender eller i et hvilket som helst prosjektplanleggingsverktøy hvor du er oppført som en ressurs. Dette trinnet forhindrer folk i å planlegge deg for møter i løpet av tiden din unna.
• Motstå fristelsen. Mens du er på ferie, kan du bli fristet til å logge på e-posten eksternt og svare på noen få meldinger. Ikke gjør det. Hvis kontaktene dine innser at du svarer på meldinger, antar de at du er tilgjengelig. Andre vil ikke respektere tiden din fra jobb hvis du ikke respekterer det selv.

Når du har konfigurert automatisk svar-epost, er du klar til å nyte ferien. Men som alle gode ting, må ferien din komme til en slutt.

Her er noen ideer som hjelper deg med å lette tilbake til arbeidet.

En praktisk sjekkliste for når ferien er over

Med en ferie email satt opp for å varsle kontaktene dine at du ikke er tilgjengelig, kan du slappe av og nyte ferien.

Når ferien er ferdig, vil du være sikker på at du kommer tilbake til jobb, oppdatert og klar til å gå. Dessverre, de første dagene tilbake kan være grove, med mindre du har en plan.

Her er en praktisk sjekkliste som hjelper deg med å lette på jobb etter å ha vært ute av kontoret:

1. Slå Gmail av av kontormeldingen.Det er ikke noe mer irriterende enn å fortsette å motta en ferie email lenge etter at personen har returnert. Hvis det er mulig, bør dette være en av de første tingene du gjør når du kommer tilbake til kontoret.
2. Skann gjennom meldingene dine før du svarer. En rask gjennomgang av meldinger lar deg vite hva du kan forvente. Det kan også redusere arbeidsbelastningen hvis du oppdager at en avsender allerede har besvart sitt eget spørsmål.
3. Prioritere returmeldinger og oppgaver. Ikke prøv å gjøre alt på din første dag tilbake. Vær oppmerksom på noen sanne nødhjelp eller åpenbare søppelpost. Etter at du har behandlet nødsituasjonen og slettet søppelpostmeldingene, svarer du på de andre meldingene i den rekkefølgen de ble mottatt.
   
4. Sjekk kalenderen din for eventuelle kommende møter. Planlegg tid for å forberede eventuelle planlagte møter. Du kan bli fristet til å fokusere på å bare rense innboksen din når du kommer tilbake til jobb, men dette kan gi deg uforberedt på andre aspekter av arbeidet ditt.
5. Ikke bli panikk. Det kan ta deg flere dager å fange opp. Det er normalt. Hvis du behandler nødspørsmål først, vil de fleste av dine kunder og kolleger forstå om de må vente en dag eller to for at du skal komme tilbake til dem.
6. La arbeidet gå i tide. Altfor ofte kommer vi tilbake fra ferie og angre alle fordelene med en god hvile ved å overdrive den i den første uken tilbake. Uansett hvor tilbakebetalt arbeidsbelastningen din virker, forlater arbeidet i en rimelig time, og prøv å ikke stresse på e-postboksen din.

Selv om denne opplæringen er skrevet spesielt for Gmail-brukere, kan mange av punktene på denne sjekklisten også brukes av de som bruker andre e-postsystemer.

Hva setter opp en Gmail Vacation Responder Mean for You?

Med en Gmail ferie responder, trenger du ikke å bli "plugget inn" hele tiden. Din virksomhet vil overleve din tid borte fra jobben. Ved å sette opp en automatisk svar-e-post på riktig måte i Gmail, kan du sørge for at ferien er en ekte pause fra jobb og la kundene og kollegaene vite hva du kan forvente mens du er borte.

Husk at e-postadressene dine, inkludert Gmail-meldingen din utenom kontormeddelelsen, er en del av din merkevarebygging. Du vil ønske å følge gode respondere for respondere på ferie, slik at meldingen din er så profesjonell som mulig.

Når du kommer tilbake til jobb, er det noen skritt du kan ta for å gjøre overgangen fra ferie enklere. Begynn med å slå av Gmail uten kontormeddelelse og prioritere meldinger for å svare på.

Du kan også ta tak i vår nye eBok: Den ultimate guiden til innboks null Mestring. Den er tilgjengelig for gratis nedlasting, når du registrerer deg for nyhetsbrevet Tuts + Business. 

Bruk denne morderen for å få din e-postboks organisert etter at du er tilbake fra ferie. Lær hvordan du rydder opp innboksen raskt og begynn å behandle e-postmeldinger som et proff.

Svarer du på e-post når du er ute av kontoret? Hvorfor eller hvorfor ikke?