Share
En av de kraftigste aspektene av Google Dokumenter er muligheten til å dele dokumenter, regneark og presentasjoner med andre, slik at du kan samarbeide redigere disse dokumentene sammen i sanntid fra hvor som helst i verden.
Samarbeidspartnere på et dokument kan vise, kommentere eller endog gjøre endringer i dokumentet, avhengig av tillatelsene du gir dem. Det er aldri grunn til å sende e-postvedlegg eller sammenføye endringer fra flere kopier av et dokument på nytt.
I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du bruker delingsalternativene for Google Dokumenter til å dele dokumenter, regneark og presentasjoner med andre slik at de kan vise eller redigere dem. Det er enkelt nok å dele et dokument, men denne opplæringen vil vise deg hvordan du bruker alle alternativene i Google Dokumenter for å dele dokumenter på måter du vil ha.
Hvis du vil lære enda mer om Google-dokumenter, kan du se gjennom disse veiledningene:
La oss nå oppdage hvordan du deler dokumentene dine i Google Dokumenter, inviter samarbeidspartnere, kontroller dokumenttillatelser, diskuter dokumentene dine gjennom delte kommentarer, håndter meldinger på riktig måte og mer. Finn ut hva som skjer når du deler Google Doc, hvordan det fungerer, samt hvordan du styrer en rekke nyttige alternativer.
Det første du trenger å vite om deling i Google Dokumenter, er Siktalternativer, som kontrollerer hvem som kan vise dokumenter. Dine nye dokumenter, regneark og presentasjoner i Google Disk er standard som standard, men fra Dele knappen, kan du velge å gjøre dokumentene dine synlige for enkelte personer, alle med link til dokumentet, eller offentlig på nettet.
Hvis du vil se din nåværende delingsinnstilling når du har et dokument åpent i Google Dokumenter, kan du bare sveve over Dele knappen øverst til høyre i dokumentet. Der vil du se et popover som viser det nåværende dokumentets personvern, som alltid vil være privat.
Beveg deg over Dele knappen for å vise din nåværende innstilling.For å endre innstillingen, klikk på Dele knapp. De Del med andre skjermen vises.
Fra Del med andre skjerm, kan du skrive inn navnene eller e-postadressene til de du vil dele dokumentet med i Google Dokumenter.Skriv inn navnene på personer fra kontaktlisten din eller e-postadressene til personer du ønsker å dele dokumentet med.
Klikk på Sende knappen etter at du har skrevet inn navnene eller e-postadressene.Fortsett å legge til navnene og e-postadressene til alle du vil dele dokumentet med. Du kan også legge til et notat til samarbeidspartnerne i Legg til et notat felt.
Klikk på Sende knappen nederst til venstre på skjermen når du er ferdig med å legge til samarbeidspartnere.
Du kan også bruke Google Dokumenter Del med andre skjerm for å slå på visningsalternativene for lenken. Hvis koblingssikkerhetsalternativet er slått på, kan alle som har en lenke til dokumentet få tilgang til det.
Klikk koblingen øverst til høyre for å få en delbar lenke.For å slå på Link Sharing alternativet, klikk på linkikonet øverst til høyre på skjermen. En skjerm med en kobling vises.
Del lenken for å dele dokumentet.Systemet gir deg en link som du kan dele med andre.
Merk: Det er viktig å huske at aktivering av lenkeaksjonsalternativet reduserer mengden kontroll du har over som kan se dokumentet. En av dine korrekturlesere kan dele koblingen med andre, og de andre vil kunne få tilgang til dokumentet.
Du kan videre definere hvem som kan se dokumentet ditt. Start fra Del med andre skjerm.
Klikk på Avansert lenke for å åpne Deling Innstillinger Meny.Velg deretter Avansert.I Deling innstillinger menyen, vil du kunne endre hvem som kan se dokumentet.
Liste over personer som har tilgang til dokumentet.Vær oppmerksom på Eierinnstillinger nederst på siden. Disse innstillingene er bare tilgjengelige for eieren av dokumentet. De lar deg begrense hvilke samarbeidspartnere som kan gjøre med dokumentet.
Fra Deling innstillinger menyen, velg Endring for å vise koblingsdelingsalternativer.
Fra Deling innstillinger menyen, velg Endre for å vise andre alternativer.Her er en beskrivelse av hvert av alternativene:
Hvis du vil tillate bestemte personer å vise dokumentet, velger du Lagre, som vil returnere deg til Deling innstillinger Meny. Skriv inn e-postadressene til de personene som vil ha tilgang til dokumentet nederst på menyen, under Inviter folk.
Fra Deling innstillinger menyen i Google Dokumenter, skriv bare inn e-postadressene til personene som trenger tilgang til dokumentet ditt.For å gi tilgang til en stor gruppe bestemte personer, velg Alle med linken fra synlighetsalternativene. Å velge Lagre å gå tilbake til Deling innstillinger Meny. Fra Deling innstillinger menyen, kan du markere lenken til dokumentet og dele via e-post, sosiale medier eller tekstmelding.
Fra Deling innstillinger meny, marker lenken som skal deles. Kopier og lim inn lenken for å distribuere til den som trenger tilgang til dokumentet.Vil du vite hvordan du kan dele en Google Doc offentlig på nettet? Det er enkelt i Google Dokumenter. For å gi tilgang til noen eller å legge inn en Google Doc på en nettside, velg Offentlig på nettet fra synlighetsalternativene. Å velge Lagre å gå tilbake til menyen Delinginnstillinger. Fra menyen Delinginnstillinger kan du markere lenken til dokumentet og dele via sosiale medier for å gi alle tilgang til dokumentet.
I denne delen lærer du hvordan du deler Google Dokumenter med mer kontroll ved å sette opp samarbeidspartnere. Det er fire Alternativer for samarbeidspartnere som gir bestemte personer du deler en Google Dok med ulike nivåer av tilgang til dokumentet. Dokumentet eier kan autorisere andre personer til å vise, kommentere, redigere eller bli eieren av dokumentet.
For å vise samarbeidspartner alternativer, velg Dele knappen øverst til høyre i dokumentet. Klikk Avansert. I Del innstillinger meny, inviter bestemte personer eller grupper ved hjelp av e-postadresser eller e-postkontaktgrupper.
Mens du skriver inn disse adressene, vil samarbeidspartner alternativene blir synlige. Hvis du klikker på pil ned ved siden av blyantikonet ved hvert navn. Her kan du velge mellom følgende alternativer: Kan redigere, kan kommentere, eller kan vise.
Når du klikker på pilen ved siden av blyant-alternativet, kan du endre samarbeidsalternativer fra rullegardinmenyen.Her er en beskrivelse av hvert alternativ:
Dette samarbeidsalternativet tillater andre personer å redigere dokumentet. Samarbeidspartnere kan jobbe i et dokument samtidig i sanntid, så det er ikke nødvendig å sende endringer frem og tilbake.
Hver redaktør som jobber i dokumentet, vil være synlig som ikoner øverst til høyre på skjermen ved siden av kommentarer knapp. Hver samarbeidspartner vil ha en annen farge rundt deres ikon, og hvilken del av dokumentet de for tiden redigerer, vil også ha en markør som har samme farge som ikonet.
Med dette samarbeidspartneren kan en person som dokumentet deles med i Google Dokumenter, kunne se dokumentet og kommentere, men ikke kunne endre dokumentet på noen måte. Dette alternativet er nyttig når du leter etter tilbakemelding på et prosjekt, men vil ikke at noen informasjon skal endres uten din kunnskap.
Hvis du vil kommentere et dokument, markerer du den spesifikke teksten du vil kommentere, og høyreklikk for å velge Kommentar. Du kan også bruke tastatursnarveien Ctrl-Alt-M, eller kommentarer knappen øverst til høyre på skjermen ved siden av Dele. Eieren av dokumentet vil se de uthevede seksjonene og kommentarfeltene på høyre side av skjermen.
For å tillate andre å bare se et dokument, velger du Kan se alternativ. Dette alternativet er spesielt nyttig for å distribuere en mal som må brukes av andre. Ved å sette samarbeidspartneren til Kan se, samarbeidspartnere vil bli tvunget til Lag en kopi av dokumentet for å gjøre endringer, og dermed sikre at ingen kan endre malen direkte.
Et fjerde Collaborator-alternativ, Eieren, er bare tilgjengelig når du allerede har delt et dokument i Google Dokumenter med noen andre. Etter at dokumentet er delt, vil eierens navn vises på Hvem har tilgang liste på Deling innstillinger Meny.
Du kan overføre eier-betegnelsen til en annen samarbeidspartner i Google Dokumenter.Dette siste eieralternativet lar deg overføre eierskap av dokumentet til noen andre. Det vises i rullegardinmenyen ved siden av samarbeidspartnerens navn hvis du eier dokumentet.
Velg Er eier mulighet til å endre eierskap av dokumentet i Google Dokumenter.Skaperen av dokumentet er eieren som standard. Hvis eierskap av dokumentet overføres til noen andre, er det noen ting som dokumentskaperen ikke lenger vil kunne gjøre, for eksempel:
Samarbeidspartnere med Kan kommentere eller Kan redigere evnen kan legge igjen kommentarer på et delt dokument i Google docs. En kommentar kan instruere eieren av dokumentet for å fikse en enkel stavefeil, eller kunne åpne en dialog om en bestemt del av dokumentet.
Hvis du vil legge til en kommentar til et delt Google-dokument, merker du delen av dokumentet du vil kommentere på. Det kan være et bestemt ord, en bestemt setning eller et helt avsnitt. Etter å ha markert delen, høyreklikk og velg Kommentar.
Når du markerer teksten du vil kommentere, høyreklikker du og velger Kommentar.En tekstboks med navnet ditt vil dukke opp helt til høyre på skjermen for at du skal skrive inn din kommentar.
En tekstboks som den ene over vil vises helt til høyre for dokumentet. Skriv inn denne boksen og klikk Kommentar.Hvis noen skriver en kommentar på dokumentet ditt, kan du starte en dialog ved å svare på deres kommentar. Under kommentaren vises en tekstboks som sier Svare. Her kan du skrive svaret ditt.
For å svare på en kommentar, klikk i kommentarfeltet og typen i tekstboksen nederst.Hvis kommentaren er en enkel løsning som ikke krever noe svar, kan du gjøre de nødvendige tilpasningene til dokumentet og markere kommentaren som løst ved å klikke på Løse knappen ved siden av kommentaren. Ved å løse en kommentar er kommentaren skjult. For å gjenopprette kommentaren, klikk på Kommentar knappen øverst til høyre i dokumentet.
Selv etter at en kommentar er løst, kan du se den igjen. Klikk på kommentarer knappen øverst til høyre på dokumentet.
Bruke Re-open lenke for å gjenåpne løst kommentarer i delte Google Dokumenter.Hvis du vil gjenåpne oppløste kommentarer, klikker du koblingen blå gjenopprett ved siden av dokumentet. Kommentarene legges tilbake i dokumentet.
Vi dekker hvordan du deler en Google Dok med riktige varsler i denne delen. Du kan automatisk varsle samarbeidspartnere via e-post når det endres til et delt dokument. Denne funksjonen er nyttig hvis du jobber med et dokument og trenger å la samarbeidspartnene dine vite om endringene dine.
Åpne dokumentet ditt. Pass på at dokumentet ditt deles med minst en annen person.
Klikk på kommentarer knappen øverst til høyre i dokumentet. Klikk på Varsler knappen under den.
Klikk på Varsler knappen for å se en rullegardinmeny.Etter at du har klikket på Varsler knappen, vises en rullegardinmeny med varselalternativene dine.
Velg meldingsalternativer fra rullegardinmenyen.Du kan endre varselalternativene fra rullegardinmenyen i det delte Google-dokumentet ditt, med disse innstillingene:
Hvis du vil sende e-postvarsler til alle som dokumentet deles med, velger du Alle alternativ. Dette er et godt valg når et dokument skrives av et lag.
Hvis du kun vil sende et e-postvarsel til deg selv når en kommentar er gjort eller dokumentet er endret, velger du Bare din alternativ. Dette er et godt valg når du er den forrige forfatteren og trenger å se gjennom tilbakemelding, men anmelderen trenger ikke å se hverandres kommentarer.
Hvis du vil slå av e-postvarsler, velger du Ingen alternativ. Dette er et godt valg hvis det ikke er viktig at du ser kommentarer og redigeringer raskt.
Hvis du slår på e-postvarsler, vil du motta e-postoppsummeringsvarsler som de er laget. Gå til innboksen din for å se varselet. Se eksempel e-post under:
Gå til din e-postboks for å vise e-postvarslene fra det delte Google-dokumentet ditt.Noen ganger må du kanskje fjerne en samarbeidspartner fra et dokument. Dette kan skje når et lagmedlem forlater laget og ikke lenger trenger tilgang til dokumentet. Slik fjerner du en samarbeidspartner fra et delt dokument i Google Dokumenter.
Merk: Bare eieren av et dokument kan legge til eller fjerne samarbeidspartnere i et dokument.
Først må du sørge for at du jobber i et dokument som har samarbeidspartnere.
Start på Deling innstillinger menyen fra dokumentet ditt. Du ser en x ved siden av hvert navn i Hvem har tilgang liste.
Klikk på x for å fjerne en samarbeidspartner fra ditt delte dokument.Hvis du vil fjerne en samarbeidspartner fra ditt delte dokument, klikker du på x neste navnet på personen. Personens navn forsvinner fra listen.
Redigering i sanntid i Google Dokumenter lar deg samarbeide med alle, hvor som helst uten forvirring eller problemfrihet. Ta dette eksemplet fra en skole. De bruker Google Dokumenter som deres morgenmeldinger.
Lærere kan legge til kunngjøringer til siden for spesifikke hendelser, og alle lærere kan bruke projektorene til å vise kunngjøringene samtidig under homeroom. Dette sparer tid og forverring. Øverst på siden kan du se de andre lærerne som for tiden redigerer eller ser på kunngjøringene, og til og med se hvilken del av dokumentet de redigerer.
Morgenmeldingene ser noe ut som dette når de jobber med dem.
Her kan du se hvordan det ser ut når flere personer samarbeider på samme dokument samtidig i Google Dokumenter.Et ikon vises øverst i dokumentet for hver person som jobber med den. Markørene i dokumentet samsvarer med fargen til personen som redigerer dokumentet.
Google Dokumenter gjør det enkelt å dele og samarbeide på dokumenter, regneark og presentasjoner, og det finnes en rekke måter du kan bruke den på. Nå som du vet hvordan du deler dokumenter i Google Dokumenter, og kan styre en rekke nyttige innstillinger, er det på tide å sette den i bruk.
Mens du ikke trenger andre til å hjelpe deg med å redigere hvert enkelt dokument du oppretter, kan deling av dokumenter i Google-dokumenter komme veldig praktisk skjønt. Her er noen eksempler på når du kan søke å samarbeide og sette delingsdokumenter i Google Dokumenter til god bruk:
Hvis du har noen spørsmål, eller vil dele et eksempel på hvordan du bruker Google Dokumenter til å dele og samarbeide, legg igjen en kommentar nedenfor.
Og hvis du vil ta det til neste nivå og importere Google Docs-dokumentene dine direkte inn i WordPress som innlegg eller sider, ta WordPress Google Docs-plugin-modulen for en tur!
Redaksjonelt Merk: Dette innlegget ble opprinnelig publisert i 2014. Det har blitt grundig revidert for å gjøre gjeldende, nøyaktige og oppdaterte av våre ansatte - med spesiell hjelp fra Laura Spencer.
Accentsconagua