Share
Excel er flott, men prøver å finne ut hvordan du bruker Excel på egenhånd, kan bare få deg så langt fordi det ikke er intuitivt. Men hvis du bruker teknikkene og tipsene i denne opplæringen, vil du kunne få jobben din raskere og uten mye stress.
Lær hvordan du bruker Excel-formler, beregninger, filtrering, data manipulering, arbeidsflyt effektivitet og mer. Her er et dusin Excel teknikker og funksjoner du trenger å vite.
Før du begynner, fortsett og last ned det gratis Excel-regnearket. Det er flere ark inkludert i filen, en til å praktisere hver av de tolv Excel-teknikkene. Se den komplette opplæringsskjermen ovenfor, eller arbeid gjennom den trinnvise skriftlige versjonen nedenfor.
Hver formel må Begynn med et likestilling. Hvis du ikke har et likestilt, vil Excel ikke gjøre beregningen; det vil bare vise hva du skrev. Det er Excels måte å si "Hei, beregne dette." Tenk på resultatet av formelen som det som skal være på venstre side av likestedet hvis du brukte blyant og papir.
Og hvor skriver du en formel? Skriv det i cellen der du vil at svaret skal vises. Se det enkle arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Eksempel: legg til verdiene for B2, B3 og B4 og legg totalt i B6
I B6, skriv inn denne formelen:
= B2 + B3 + B4
Enkel formelTrykk deretter på Tast inn for å få resultatet. Hvis du ikke trykker på Tast inn (eller klikk på den lille hake rett over kolonne A), ingenting vil skje.
Enkel formel inngåttSubtraksjon, multiplikasjon, divisjon og eksponenter fungerer på samme måte. For det meste bruker du symbolene du vanligvis bruker eller henviser til dette diagrammet:
| Operasjon | symbol |
|---|---|
| Addisjon | + |
| Subtraksjon | - |
| multiplikasjon | * |
| Inndeling | / |
| Eksponent | ^ (eksempel: B5 ^ 2 er verdien av B5 squared) |
| Større enn | > |
| Mindre enn | < |
| Større enn eller lik | > = |
| Mindre enn eller lik | <= |
| Bli med | & |
Hvis du vil gjøre en beregning som er litt mer involvert enn en enkel formel, sett inn en funksjon i formelen din. Excel har omtrent 400 av dem, så du vil sikkert finne noe du trenger. Det er funksjoner for virksomheten, statistikk, økonomi, dato og klokkeslett, tekst, dokumentinformasjon og mer.
Syntaxen til alle funksjoner er:
= FUNKSJONENS NAVN (...)
Du starter alltid med likestilling hvis funksjonen er i begynnelsen av en formel, deretter navnet på funksjonen, deretter et sett med parenteser. Det er vanligvis noe i parentesene, men ikke alltid.
Eksempel: Finn total og gjennomsnitt av en kolonne med tall. Se "Funksjoner" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
I B10, skriv inn funksjonen:
= SUM (B2: B8)
I B11, skriv inn funksjonen:
= Gjennomsnitt (B2: B8)
Sum og gjennomsnitttrykk Tast inn for å få resultatene.
Sum og gjennomsnittlig resultatLa oss si at du skriver en formel øverst i en kolonne og ønsker å bruke formelen nedover i kolonnen (eller du har en formel i begynnelsen av en rad og ønsker å bruke formelen på tvers av rad). I stedet for å kopiere og lime manuelt, bruk Autofyll funksjon for å gjøre rask arbeid ut av det og ha formelen justere seg automatisk. Du kan også bruke Autofyll å legge inn måneder eller dager i uken automatisk.
Å bruke Autofyll, se etter den lille prikken i nedre høyre hjørne av gjeldende celle. (Hvis du har flere celler valgt, deler de en felles prikk.) Når du putter musepekeren på prikken, blir pekeren til et krysshår. Dra deretter krysshåret ned i kolonnen eller på tvers av rækken.
Eksempel: Gjør enkel multiplikasjon i D2, deretter Autofyll ned til D8. Se "Autofyll" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Skriv den første formelen som du normalt ville.
Autofyll formelSkriv inn formelen. Om nødvendig, klikk på igjen D2. Rull musepekeren over den tunge prikken i cellens nederste høyre hjørne, og musepekeren blir en krysshår.
Mus blir et krysshårEnten dra korset ned kolonne D, eller bare Dobbeltklikk. Kolonnen vil ha de riktige formlene og rette resultatene ned i kolonnen.
Dobbeltklikk for å velge kolonnenDu kan bruke Excel som en liten database, sortere rekkefølge alfabetisk eller numerisk, og filtrere bare de dataene du vil ha. Det fungerer best når kolonner har overskrifter, som fornavn, etternavn og så videre.
Det viktigste å huske er ikke velg en kolonne før sortering. Det vil sortere kolonnen uavhengig av resten av dataene, og det er sannsynligvis ikke det du vil ha. Når du klikker i en kolonne, er Excel smart nok til å vite hva du gjør.
Når det gjelder filtrering, har Excel gode automatiske verktøy.
Eksempel: Sorter en liste etter etternavn, by eller annen kolonne, i stigende eller synkende rekkefølge. Se "Filtrer og sorter" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Enkel sortering i ExcelKlikk på en celle i Etternavn kolonne. På Hjem fanen av Bånd, klikk Sorter og filtrer, velg deretter A til Z eller Z til A. Prøv dette med noen av de andre kolonnene.
Du har kanskje lagt merke til at du kan filtrere fra samme rullegardinmeny.
Eksempel: Filter nå listen for å vise adresser bare fra Alaska og California.
Klikk hvor som helst innenfor dataområdet og fra Sorter og filtrer meny, velg Filter.
Enkel filterSå snart du gjør det, vil du legge merke til at kolonneoverskriftene får rullegardinpiler. Nå:
FilterboksListen viser nå bare radene for de to tilstandene. Hvis du vil, sortere tilstandene A til Z. Det vil gruppere alle Alaska-rader over California-radene (fremhevet i skjermbildet nedenfor).
Hvis du vil fjerne filteret, Klikk på rullegardinpilen på Stat kolonne igjen og velg Fjern filter.
Fjern filterDu kan fjerne rullegardinpilen på samme måte som du fikk dem: klikk på Sorter og filtrer menyen og velg Filter, en gang til.
Hvis du har mye data, spesielt hvis det er importert fra et sted som et nettskjema, kan det hende du har dupliserte rader. Excel gjør en god jobb med å fjerne duplikatene og lar deg bestemme hvordan lignende rader må være for at de skal betraktes som duplikater.
Eksempel: Bruk adresseinformasjon for å finne ut hvilke rader som er duplikater. Se "Fjern duplikater" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Når vi ruller ned denne eksempelfilen, ser vi at det er tre identiske rader der navnet er Samantha Carter: dataene i alle kolonnene er identiske, så vi vet at det er samme person som er oppført tre ganger. Det er også to rader der navnet er Sharon Valeri, men all annen informasjon er annerledes, så vi vet at disse er to personer med samme navn.
Velg både Sam og Sharon Pass på å klikke et sted i dataområdet. Så i Data fanen av bånd, klikk Fjern duplikater.
Fjern duplikatdialogboksenLa alle avmerkingsboksene bli valgt. På denne måten vurderer Excel at radene bare er duplikater hvis alle kolonnene er identiske.
Klikk OK. Det forteller oss at to duplikater ble fjernet, noe som vi forventet. Når vi ruller ned, ser vi at to av de tre Samantha Carter-postene ble fjernet, og begge Sharon Valeri-postene forblir.
Duplikater fjernetHvis du har en kolonne med data som du må dele i flere kolonner, bruk Tekst til kolonner kommando. Bare vær klar over at det ikke er perfekt fordi det ikke kan lese tankene dine, så du må kanskje gjøre noen manuell opprydding.
Eksempel: Split en kolonne som inneholder fulle navn i separate kolonner for for- og etternavn. Gå til "splitting" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Her har vi lignende data som i tidligere eksempler. Merk at tre personer i listen har tre navn, så vi trenger to tomme kolonner.
Først legger du inn to tomme kolonner til høyre for kolonne A:
Plasser musepekeren på overskriften til kolonne B, så blir det en pil nedover. Dra til høyre, så kolonner B og C er valgt.
Velger Excel-kolonnerHøyreklikk og velg Sett inn fra popup-menyen. Siden du hadde valgt to kolonner, har du nå to blanke.
Å velge alle navnene i kolonne A. (Raskt vei: klikk på den første i A3, trykk deretter på Ctrl + Shift + Pil ned. Deretter bla tilbake til toppen.)
På Data kategorien, velg Tekst til kolonner. Velge avgrenset, klikk deretter neste.
Tekst til Tabs-kolonnerVelge Rom som den eneste avgrenseren. Behandling av påfølgende avgrensere som en vil bli valgt som standard, så la det være. Rull nedover listen for å se navnene som spenner inn i tre kolonner.
Tekst til faner kolonner spanKlikk neste, klikk deretter Bli ferdig. Kolonne A vil nå bare ha fornavn, kolonne B vil ha etternavn, og kolonne C vil ha tre navn som spilt over.
Delte navnDu kan manuelt redigere disse tre navnene, da Slett kolonne C, som skal være tomt.
Excel gjør en god jobb med å gå den andre veien også: hvis du har flere kolonner og ønsker å bli med i en. Det er et par måter å gjøre dette på, men jeg vil vise deg det enkleste, som er å bruke en formel. Gå til "join" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Som du gjorde ovenfor, sett inn en ny kolonne etter kolonne B. Plasser musepekeren på Overskrift av kolonne C så blir musepekeren a nedover pekepilen...
Sett inn en ny kolonne... velg deretter Sett inn fra popup-menyen. Gi den nye kolonnen en tittel på Fullt navn.
Klikk i cellen C3 øverst i den nye kolonnen for å gjøre den første formelen. For å gjøre det mer forståelig, vil vi gjøre det med en liten feil, og fikse det.
Siden vi ønsker å bli med celleinnhold, ikke legge til tall, er operatøren som skal bruke en ampersand. Så gjør formelen:
= A3 og B3
Bli med i formelenMen når du skriver inn det, blir for- og etternavnene samlet sammen, uten mellomrom mellom dem. Så slett den. Skriv om formelen igjen, men med et annet element som følger med:
= A3 & "" og B3
Når du plasserer et mellomrom inne i dobbeltnotering merkene betyr at formelen skal bokstavelig talt inneholde et tomt mellomrom.
Sammenføyning av formel med plassTast inn det, og Autofyll ned til bunnen.
AutoFyll nedHer er noen raske måter å formatere tall (dollar, prosent, etc.) og regneark (farger, skrifter).
Se formateringsarket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Tallene i dette regnearket skulle ha komma til å skille tusenvis, men trenger ikke decimaler. Du vil kanskje bruke dollarskilt til den første raden, den Totalt rad og Totalt kolonne. Den siste kolonnen er også formatert som desimaler, men skal se ut som prosentandeler.
Velg den øverste raden med tall gjennom Totalt kolonne.
Hold nede Ctrl-tasten og velg over hele Total rad nederst (topp- og bunnrader skal nå velges).
FormateringsvalgPå båndet, klikk på Dollar tegn knappen eller trykk Ctrl + Skift + $. Det gjelder dollarskilt, komma og decimaler. (Vi fjerner decimaler om et minutt.)
Velg nå alle tallene i mellom og klikk på Komma stil knappen eller trykk Ctrl + Shift + !. Det gjelder kommater og decimaler.
For å fjerne alle decimaler, velg alle tallene i arket bortsett fra Prosent kolonne på slutten og klikk på Reduser Decimal knappen to ganger.
Excel formatering - redusere decimalerLa oss nå bruke prosentandeler.
Velg alle tallene nedover % av totalt kolonne, og klikk deretter på % tegn eller trykk Ctrl + Shift +%.
Hvis du vil, klikker du på Øk desimal knappen en eller to ganger.
Bruk av prosenterFor å formatere arket er det tre måter å gjøre det på:
For fart, her er andre og tredje metoder.
Velg alle kolonneoverskriftene, deretter på båndet, klikk Cell Styles. Velg en.
Excel-kolonneformateringscellestilerGjør det samme for radhoderne.
Formater for celleformater i Excel-topptekstFortryd et par ganger.
Klikk nå Formater som tabell og velg et design.
Klikk OK i dialogboksen som kommer opp. Legg merke til at kolonnene har rullegardinpiler, slik at du kan filtrere dem.
Hvis en kolonne er for smal, kan du ha tekst som er avskåret eller tall som vises som pundskilt. Hvis en linje er for kort, kan du kanskje ikke lese den. Se "Roter og kolonner" -ark i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Justering av kolonnebredde og radhøyde fungerer i utgangspunktet på samme måte: Legg musepekeren på høyre eller nederste kant av rad eller kolonne, så musepekeren blir en 2-hjuls pil, og dra deretter til rad eller kolonne er den størrelsen du vil ha . Eller du kan Dobbeltklikk for å få raden eller kolonnen automatisk til å måle seg automatisk. (Dette fungerer på samme måte i Windows Filutforsker i detaljvisning.)
Windows File Explorer kolonnebredde radhøydeDet er to måter å opprette sideskift på:
For å sette inn en sideskift manuelt, velg rad eller kolonneoverskrift hvor du vil at siden skal bryte, og deretter fra Sideoppsett-fanen av båndet, klikk på Bryter rullegardinmenyen og velg Sett inn sideskift.
Sett inn sideskiftFor å justere sideskift, bruk Forhåndsvisning av sidebrudd.
Klikk på Forhåndsvisning av sidebrudd ikon nederst til høyre og dra deretter linjene. Stiplede linjer er automatiske sideskift, og hvis du legger inn sideskift, vil linjene være faste.
Juster sideskiftFor å sette inn, slette, flytte eller endre navn på regneark, bruk fanene nederst til venstre på skjermen.
Denne arbeidsboken har bare ett ark, kalt Sheet1. For å gi nytt navn til det:
Arbeide med arkFor å sette inn et nytt, tomt ark, Klikk runden Pluss tegn ved siden av fanen.
Slik kopierer du arket:
Klikk på trekantenSlip musen først. Du får se et nytt ark med samme navn og en "(2)" etter det.
Ditt nye ark er opprettetDu kan dra arkene til en hvilken som helst posisjon du vil ha. Arkene faller hvor du ser den nedadgående trekant.
Når du har et langt ark, er det enkelt for en kolonneoverskrift å rulle ut av visningen, men det er en funksjon for å forhindre det. Når du skriver ut et langt ark, vil du sørge for at kolonneoverskriftene vises øverst på hver side - og vær så snill, ikke gjør det ved å kopiere og lime inn. Det blir et mareritt.
Se på overskriftarkivet i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
I dette arket klikker du på cellen A3, som ligger like under raden med kolonneoverskrifter. Så i Utsikt fane av båndet, klikk Frysepaneler. Og velg Frysepaneler fra rullegardinmenyen.
Velg FrysepanelerNå kan du bla opp og ned på arket og fortsatt se topptekstene.
Du kan frigjøre rutene på samme måte: klikk Frysepaneler, velg deretter Unfreeze Panes fra rullegardinmenyen.
Dette har imidlertid ingen effekt på utskrift. For å skrive ut kolonneoverskrifter på hver side:
Velg toppteksteneFor å se at det fungerer, gå til Skriv ut forhåndsvisning: Fil> Skriv ut eller trykk Ctrl + P.
Klikk på sideflikene nederst for å bla gjennom sidene og se topptekstene.
Bla gjennom toppteksteneExcel har flere funksjoner som kan bestemme hvilken verdi som skal vises. Disse er alle basert på IF-funksjonen. Når du er kjent med det, blir det lettere for deg å bruke de mer komplekse.
IF-funksjonen har tre argumenter:
Når en funksjon har flere argumenter, skiller du dem med kommaer. Så dette er syntaksen:
= IF (betingelse for å teste, hva skal du returnere hvis sant, hva du skal returnere hvis det er feil)
Se "Funksjoner" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Eksempel: Vi har en liste over bestillinger plassert av folk i ulike stater. Hvis en bestilling er fra New Jersey, gjelder en 7% moms. Hvis en bestilling er fra et annet sted, ikke bruk skatt.
På toppen av Skattkolonne (H3), skriv inn denne formelen:
= IF (C3 = "nj", G3 * .07, "")
Dette betyr:
IF Funksjon resultaterAutofyll ned til bunnen. De fleste celler i kolonnen Skatt vil være tomme, og de som ikke har en selvangivelse fordi den raden viser NJ i Stat kolonne, som vist nedenfor.
I likhet med IF-funksjonen vil SUMIF- og AVERAGEIF-funksjonene finne summen og gjennomsnittet av en rekke celler der en viss verdi eller tilstand eksisterer.
Funksjonene får tre argumenter:
Syntaxen til de to funksjonene er like forskjellige navn, men de samme argumentene:
= SUMIF (intervall for å se i, verdi å velge, rekkevidde som skal legges til)
= AVERAGEIF(rekkevidde for å se i, verdi å velge, rekkevidde som skal legges til)
Se "SUMIF" -arket i den gratis Excel-filen for denne øvelsen.
Eksempel: Finn summen av alle bestillinger til California, og den gjennomsnittlige bestillingen av Kona.
På bunnen av Salg kolonne, i G203, skriv inn denne formelen for å finne summen av bestillinger til California:
= SUMIF (C3: C201 "ca", G3: G201)
Dette betyr:
Legg til verdien av kolonnenBruk nå samme teknikk for å finne gjennomsnittet av alt salg av Kona.
Gå inn til G204 og skriv inn denne formelen:
= AVERAGEIF (D3: D201, "kona", G3: G201)
Dette betyr:
Gjennomsnitt kolonnenDette burde være resultatet:
Endelig resultatÅ lære å bruke Excel er verdt innsatsen. Med disse teknikkene og tipsene kan du sette mer av Excels kraftige, tidsbesparende funksjoner som skal brukes i dine egne regneark. Øv leksjonene over, og arbeid med å inkorporere disse teknikkene i arbeidsflyten din.
Accentsconagua