Share
Hvor mye tid bruker du på e-post hver uke? Hvis du er som de fleste av oss, er svaret ... timer. Estimater varierer på nøyaktig hvor mye tid den gjennomsnittlige arbeidstakeren bruker på e-post, men en ting er sikkert. Tid brukt på e-post er tid som ikke er viet til andre oppgaver.
I en studie anslått deltakerne at de brukte mer enn seks timer om dagen på personlig og arbeids-e-post. Ifølge studien, publisert av Reuters I august 2015 begynte noen deltakere å sjekke epost før de selv kom ut av sengen. Det er mye tid brukt på e-post.
Hva om du kunne gjenvinne noen av de timene du bruker på e-post? Er det en måte å bruke mindre tid på e-post? Ja det er.
En grunn til at mye tid blir brukt på e-post er fordi mange av oss ikke lærer å bruke tidsbesparende funksjoner i vårt e-postsystem. Gmail, for eksempel, har mange innebygde snarveier som kan gjøre bruk av e-post enklere og sparer deg massevis av tid.
Tastaturgenveier i Gmail sparer tid og forbedrer arbeidsflyten din. (grafisk kilde) I denne opplæringen lærer du hvordan du aktiverer Gmail snarveier og bruker dem for å spare tid. Jeg deler også noen snarveier som er spesifikke for din stasjonære datamaskin.
Du lurer kanskje på, er det verdt det? Gjøre tastaturgenveier virkelig spare tid?
Hvis du tilbringer mye tid på e-post så mange småbedrifter folk gjør, kan den lagrede tiden være betydelig.
Ifølge nylig statistikk utarbeidet av DMR, mottar den gjennomsnittlige kontorarbeider 121 e-postmeldinger om dagen. Så la oss bruke denne figuren som et eksempel. Hvis du mottar så mange e-postmeldinger om dagen, kan bare ett minutt lagret på å behandle hver e-post, bety to timer lagret tid hver dag eller tolv timer med lagret tid om en uke. For en liten bedriftseier med mange ansvarsoppgaver, kan du spare flere timer på jobb som betaler, for å spare noen timer om dagen.
For eksempel, la oss si at du vil utføre tre prosesser på en e-post du mottok:
Hvis du gjorde disse oppgavene uten snarveier, må du utføre følgende:
I kontrast kan du utføre de samme oppgavene raskere ved å bruke følgende hurtigtaster:
For hurtigtastene for å virkelig spare deg, må du huske dem. Det kan virke som en skremmende oppgave når du skjønner at det er bokstavelig talt dusinvis av Gmail-snarveier.
Ikke bli panikk. Du trenger ikke å vite hver enkelt Gmail-snarvei, det er å spare tid. Bare fokus på å lære snarveiene for operasjonene du utfører oftest, og du vil fortsatt spare mye tid.
For mindre brukte snarveier, skriv ut et diagram over snarveiene og hold det nær datamaskinen din for referanse.
La oss deretter se på hvordan du aktiverer Gmail snarveier.
Før vi ser på hvordan du aktiverer Gmail snarveier, er det noen Gmail snarveier som alltid er slått på. Her er en kort liste over de snarveiene for å komme i gang med å bruke:
| Når du vil… | Gjør dette ... |
| Flytt bakover og fremover gjennom lister | Bruke Opp og Ned piltastene |
| Velg informasjon | Bruke Tast inn nøkkel |
| Kopier mottakere til en e-post | trykk Ctrl + Skifte + c fra Ny melding skjerm |
| Legg til blinde kopimottakere i en epost | trykk Ctrl + Skifte + b fra Ny melding skjerm |
| Endre sendte fra adresse (hvis du har satt opp flere adresser) | trykk Ctrl + Skifte + f |
| Flytter markøren til hovedvinduet | trykk Skifte + Esc |
De fleste av de andre snarveiene virker ikke hvis du ikke aktiverer dem. I trinnene nedenfor lærer du hvordan du aktiverer Gmail snarveier.
Klikk på innstillinger ikonet i øvre høyre hjørne av hoved Gmail-skjermen. En rullegardinmeny vises.
Klikk på ikonet for Gmail-innstillinger.Klikk på innstillinger alternativet i rullegardinmenyen for å vise innstillinger skjerm.
Skriv inn Innstillinger-skjermen.De Tastatursnarveier alternativet er mot midten av skjermen, så rul ned til du kan se det. Systemet standard er at snarveiene skal slås av.
Gmail-standarden er Tastatur-snarveier av.Velg brytknappen for Tastaturgenveier på alternativ.
Slå på hurtigtastene på.Ikke glem å bla til bunnen av innstillinger skjerm og klikk på Lagre endringer knapp.
Lagre endringer for å bruke dem.Gmail-snarveiene dine er nå aktive.
For å få mest mulig ut av Gmail snarveiene dine, må du forstå hvordan du bruker dem. Her er tre typer snarveier som kan spare tid:
La oss ta en titt på hver type snarvei hver for seg. Nedenfor har jeg opprettet en egen snarvei tabell for hver type snarvei.
For å bruke ett av disse tabellene, utfør handlingen som er angitt i Gjør dette kolonne. De Trenger aktivering? Kolonne indikerer at Tastatursnarveier alternativet må være på for å bruke snarveien.
Enkelte snarveier krever at Gmail-samtalevisning slås på før du kan bruke snarveien. Hvis du vil vite mer om hvordan du slår på samtalevisning, kan du lese denne opplæringen:
Merk: Hvis du bruker en popup-blokkering i nettleseren, må du slå den av før du bruker Gmail-snarveier.
La oss ta en titt på de forskjellige hurtigtastene i Gmail. For enkelhets skyld har jeg oppført hver type snarvei i tabellformat, slik at du kan bruke som din egen Gmail-snarveier.
Bruk sammensatte snarveier til å skrive en ny melding eller å svare på eller videresende en eksisterende melding. Følgende tabell viser snarveiene som kan spare tid når du skriver en melding.
| Når du vil… | Gjør dette ... | Trenger aktivering? |
| Åpne et nytt meldingsvindu øverst på hoved Gmail-skjermen | Type c mens du er fra hoved Gmail-skjermen | Ja |
| Åpne et nytt meldingsvindu | Type Skifte + c fra hoved Gmail-skjermen | Ja |
| Åpne et nytt meldingsvindu i en ny nettleserfane | Type d fra hoved Gmail-vinduet. | Ja |
| Åpne et mellomrom for å svare på den aktuelle meldingen nederst i meldingen | Type r mens du er i samtalevisning | Ja |
| Åpne et nytt svarvindu øverst på den aktuelle meldingen | Type Skifte + r mens du er i samtalevisning | Ja |
| Åpne et mellomrom for å svare på alle mottakere av den aktuelle meldingen nederst i meldingen | Type en mens du er i samtalevisning | Ja |
| Åpne et nytt svarvindu for å svare på alle mottakere av gjeldende melding øverst på den aktuelle meldingen | Type Skifte + en mens du er i samtalevisning | Ja |
| Videresend gjeldende melding | Type f mens du er i samtalevisning | Ja |
| Videresend gjeldende melding fra et nytt vindu | Type Skifte + f mens du er i samtalevisning | Ja |
| Lagre meldingen du komponerer som et utkast på datamaskinen din | Type Ctrl + s fra en melding du komponerer | Ja |
| Send meldingen du komponerer | trykk Tab + Tast inn | Ja |
Bruk snarveier for innboksadministrasjon for å ordne meldingene dine. Følgende snarvei tabell viser snarveier for å hjelpe deg med å organisere innboksen din.
| Når du vil… | Gjør dette ... | Trenger aktivering |
| Arkiver samtalen | Type e | Ja |
| Sett en stjerne ved samtalen | Type s | Ja |
| Vis at en samtale i Prioritet-innboksen er viktig | Type + fra samtalevisningen | Ja |
| Velg en samtale | Type x | Ja |
| Vis at en samtale i Prioritet-innboksen er ubetydelig | Type - fra samtalevisningen | Ja |
| Flytt en samtale til papirkurven | Type # | Ja |
| Åpne en melding | Type o fra hoved Gmail-skjermen med en melding valgt | Ja |
| Send meldinger i en samtale direkte til arkivene, med mindre de er adressert til deg | Type m | Ja |
| Åpne etiketter Meny | Type l | Ja |
| Flytt en samtale til en annen etikett eller til papirkurven | Type v fra hoved Gmail-skjermen med en melding valgt | Ja |
| Merk en melding som lest | trykk Skifte + Jeg fra hoved Gmail-skjermen med en melding valgt | Ja |
| Merk en melding som ulest | trykk Skifte + u | Ja |
| Arkiver gjeldende samtale og gå til den forrige | Type fra innsiden av meldingen | Ja |
| Arkiver gjeldende samtale og gå til neste | Type fra innsiden av meldingen | Ja |
| Rapporter en spammelding | Type ! | Ja |
| Arkiverer samtalen din og gå til den neste | Type y + o | Ja |
| Velg all posten i gjeldende etikett | Type * + en fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
| Fjern avmerkingen for all mail | Type * + n fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
| Velg all lest mail | Type * + r fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
| Velg all ulest post | Type * + u fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
| Velg alle stjernemerkede e-postmeldinger | Type * + s fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
| Velg all uberørt post | Type * + t fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
Bruk navigasjonssnarveier til å raskt flytte til ulike deler av Gmail-systemet. Tabellen nedenfor viser navigeringsgenveier.
| Når du vil… | Gjør dette ... | Trenger aktivering? |
| Gå til søkeboksen | Type / | Ja |
| Flytt til listen over meldinger | Type k | Ja |
| Flytt til forrige samtale | Type j | Ja |
| Gå til neste innboks-seksjon | Type ' fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
| Gå til forrige innboks-delen | Type ~ fra hoved Gmail-vinduet | Ja |
| Gå tilbake til innboksen eller en liste over samtaler | Type u fra en melding | Ja |
| Flytt markøren til Chat-søk eske | Type q | Ja |
| Se Flere handlinger nedtrekksmenyen | Type . | Ja |
| Flytt til det første ikonet i Gmail-verktøylinjen | Type , | Ja |
| Gå til All Mail skjerm | Type g + en | Ja |
| Gå til en liste over alle stjernemerkede samtaler | Type g + s | Ja |
| Gå til din kontaktliste | Type g + c | Ja |
| Gå til din utkastsliste | Type g + d | Ja |
| Gå til etikettsøkboksen | Type g + l | Ja |
| Gå til innboksen din | Type g + Jeg | Ja |
| Gå til din Sendt epost skjerm | Type g + t | Ja |
Det er noen få snarveier som ikke passer inn i noen kategori. Her er et eksempel: du kan trykke Esc for å fjerne markøren fra gjeldende felt.
E-post trenger ikke å være en stor tid for den små bedrifter. Du kan redusere mengden tid du bruker på Gmail ved å lære Gmail snarveier og forståelse når du skal bruke dem.
For å lære mer om hvordan du bruker e-post generelt og Gmail spesifikt, bør du studere disse veiledningene:
Lykke til, få mest mulig ut av disse snarveiene i Gmail! Du er velkommen til å dele dine egne Gmail-tidsbesparende tips i kommentarene nedenfor.
Accentsconagua