Slik bruker du Google-ark til å lage ditt første regneark

Når du hører begrepet regneark, hva tenker du på? Tror du på dem som et verktøy for bruk for din virksomhet og prosjekter, eller et verktøy som du ser regnskapsføreren bruker når du besøker kontoret deres?

Gjør ingen feil - regneark er absolutt foretrukket av bedriftspersonell og regnskapsførere som en enkel måte å kjøre beregninger og formler på store datasett.

Men det er ikke den eneste bruken for et regneark. Faktisk bruker vi ofte regneark for planlegging og organisering av innhold, selv innenfor Envato Tuts +. Enten du bruker et regneark for kreative prosjekter, organisere virksomheten din eller samarbeide med andre, Google Sheets er et flott verktøy for å gjøre nettopp det.

Denne opplæringen vil fokusere på hvordan du bruker Google Sheets. Selv om du ikke vet hvordan du bruker Google regneark, vil denne opplæringen hjelpe deg med å komme i gang og tenke på hvordan du arbeider med data.

Hvorfor bruke Google Sheets?

Før vi fokuserer på å bruke Google Sheets, er det noen grunner til at jeg tror regneark er unike fra andre typer dokumenter for å administrere prosjekter og prosesser:

• Regnearkene er ekstremt skalerbare, med praktisk talt uendelige rader og kolonner som du kan legge til dataene dine på.
• Regneark er fleksible, med muligheten til å sette praktisk talt alle typer data inni cellene.
• Regneark aksepterer formler og funksjoner slik at du kan ta rå data og lage beregninger.

Du kan allerede være kjent med å bruke en app som Microsoft Excel for å lage regneark. Det er sikkert sant at Excel er den mest populære og allment aksepterte regnearkappen, men Sheets har sine egne fordeler også.

Den åpenbare fordelen ved bruk av Google Sheets er at den foregår i skyen. Enhver enhet som har en nettleser eller tilgang til iOS- og Android-appene, kan bruke Arkiv. 

Arkene er også koblet til Google Disk-kontoen din, så det er enkelt å bytte enheter og fortsette å jobbe med prosjektet ditt. At Drive-integrasjonen betyr at dokumentene dine alltid vil være sikkerhetskopiert og klar til å fungere uavhengig av enhet.

Se og lær

I skjermbildet nedenfor skal jeg dekke noen av de grunnleggende ferdighetene som kan hjelpe deg med å komme i gang med Google Sheets. Denne skjermbildet er en veiledende introduksjon til bruk av Google Arkiv for å lage ditt første regneark.

 

Les videre i denne opplæringen for å gjennomgå viktige ferdigheter som du kan bruke for å få mest mulig ut av Google Sheets.

Slik begynner du å bruke Google Sheets

For å komme i gang med Google Sheets må du først opprette en gratis Google-konto. Hvis du allerede bruker Gmail, har du for eksempel tilgang til Ark med en gang.

For å hoppe inn i Ark, starter jeg alltid ved å hoppe til Google Disk-startsiden. Du kan allerede bruke Google Disk til å lagre og sikkerhetskopiere filene dine. Google har en hel rekke nettleserbaserte verktøy som Dokumenter og Ark som du kan bruke i en nettleser.

Du kan opprette en ny arkfil fra hvor som helst i Google Disk ved å klikke på Ny knappen og velge Google Sheets.

For å lage ditt første regneark, klikk på Ny knappen og velg Google Sheets. Nå vil det ta deg over til et tomt ark som du kan komme i gang med ved å bare skrive inn de tilgjengelige cellene. Dette er ditt blanke lerret som er klar for flate data, formler og mer.

En måte å få en start på å lage et regneark er å bruke a mal, en forhåndsbygget fil som har celler, formler og ideer for å organisere dataene dine. Det kan være en stor fordel når du bygger ut regnearket fra grunnen av. 

Ta en titt på opprullingen og opplæringen nedenfor for å lære mer om maler i Google Sheets:

Hvordan skrive din første formel

Så langt har vi bare rørt på å legge til flate data i regnearket ditt. La oss se på enkle eksempler på formler og funksjoner som tar dataene i regnearket ditt og forvandler dem på en eller annen måte.

For å begynne å skrive din første formel, skriv inn et like tegn ("=") i cellen. Deretter kan du begynne å skrive inn en formel. Du kan enten skrive inn formelen rett inn i linjen eller referere til andre celler for å jobbe med dem, for eksempel = A1 + B1.

Du kan lage formler enten rett inn i en enkelt celle, eller ved å jobbe med data som allerede er inngått i andre celler.

Her er noen formler som du kan bruke til å jobbe med data:

• Grunnleggende matematikkoperatører , som +, -, *, og /
• Tekst transformasjon formler, som = UPPER, = LOWER, eller = TRIM (prøv disse ut på tekst for å se effektene!)
  
• Datofunksjoner, Like = TODAY for å skrive ut dagens dato, eller = MÅNED for å få måneden fra en bestemt dato
  

Ark er smart nok til å hjelpe deg med å utvide formler enkelt. Når du har lagt til den første formelen i en sekvens, trenger du ikke å skrive den på nytt for hver rad. Bare sving over hjørnet av cellen, og når du ser symbolet forandre til et "+" -ikon, klikk og dra det ned for å utvide formelen.

Du trenger ikke å skrive samme formel om og om igjen i Sheets - bare ta tak i formelen og dra den ned for å bruke den til hver rad.

For en komplett liste over formler og funksjoner, hopp over til Googles offisielle dokumentasjon. Se gjennom opplæringen nedenfor for et krasj kurs på bruk av formler og funksjoner for å jobbe med data i Google Sheets.

Slik deler du ark

Langt en av mine favorittfunksjoner i Google Sheets er evnen til å dele og samarbeide med andre. Du kan legge til andre brukere i regnearket ditt og få dem til å hoppe inn for å samarbeide på jobben med deg.

For å komme i gang med deling, klikk på den blå Dele knappen øverst til høyre på arkene. Deretter kan du bare legge til e-postadresser for alle som du vil inkludere som samarbeidspartner.

Klikk på Del-knappen og legg til e-postadresser for å invitere andre til å redigere, kommentere eller se regnearket ditt.

Pass på å angi tillatelsene for samarbeidspartnere. Du kan klikke på blyantikonets rullegardin for å kontrollere om de kan rediger, kommentere, eller bare utsikt regnearket slik at ingen utilsiktede endringer gjøres.

Se gjennom hele opplæringen nedenfor for å se en komplett guide til hvordan du bruker Google Sheets for samarbeid:

Slik bruker du grunnleggende formatering i Google Regneark

Formatering i Google Sheets handler om å legge til visuelle signaler om hva dataene dine betyr. Det kan variere fra enkle fet og kursiv effekt på tekst, til grenser som bidrar til å skille bestemte celler fra resten av regnearket.

Flere viktige formateringsverktøy som du kanskje vil prøve, er:

• Borders del av bestemte data i flere tabeller for å gjøre det klart at dataene er skilt.
• Cell shading legger til en bakgrunnsfarge i cellene dine, og det er nyttig for topprader eller andre spesielle celler.
• Font stiler kan hjelpe deg med å sette av bestemt tekst med bestemte skriftvalg, og fet og kursiv stil.

Alle disse verktøyene bor på verktøylinjen rett over dataene. Prøv dem å bruke stiler til dataene som finnes i regnearkene dine.

Disse cellene har blitt formatert for å gjøre dataene lettere å lese og meningsfulle med tallformater som samsvarer med formålet med dataene.

Hvis du er interessert i å bli en formateringsekspert, må du sørge for å klikke på linken under og se formateringsalternativene i handling:

Oppsummer og hold læring

Du har nettopp lært hvordan du bruker Google Sheets. Selv om jeg elsker å bruke Microsoft Excel for avansert analyse og økonomisk modellering, kan Google Sheets være et nyttig verktøy for alle som trenger å holde orden organisert og strukturert. Denne opplæringen fokuserte på de kritiske funksjonene for å hjelpe deg med å få fart på å lære Google Sheets.

Opplæringen nedenfor er en fin måte å fortsette å lære å bruke Google regneark på. Hver av dem har et annet verktøy eller en funksjon dekket som vil hjelpe deg med å tenke på å bruke Google Sheets for dine egne prosjekter.

Hvordan bruker du Google Sheets? Hva var det første prosjektet du brukte det med, som fikk deg til å se potensialet? Gi meg beskjed om hva du bruker Google Sheets for i kommentarfeltet nedenfor.