Slik bruker du Live Online Video Calling for Business Conferences

Er din bedrift på jakt etter en effektiv måte å koble til med eksterne arbeidstakere? Online videosamtaler er en viktig måte for eksterne lag å holde kontakten. Men noen arbeidere og bedrifter er fremdeles ukjente med hvordan å holde en effektiv videokonferansesamtale

Selv om virksomheten din ikke stoler på eksterne lag i dag, er det sjansen for at de vil i nær fremtid. Fjernarbeid er en viktig del av måten de fleste bedrifter kjører på. Fjernarbeidere kan spare penger på forretninger fordi det er generelt mindre overhead med en fjernbetjent. Ansette eksterne arbeidstakere gir også et selskap tilgang til en bredere og mer mangfoldig arbeidsstyrke. Nylige tall fra United States Census Bureaus amerikanske fellesskapsundersøkelse indikerer at 13,4 millioner mennesker i USA jobber hjemmefra. I U.K. viste nylig data fra Office for National Statistics at over 4,2 millioner mennesker jobber hjemmefra minst en del av tiden. 

Online videosamtaler er en viktig måte for eksterne lag å holde kontakten. (Bilde kilde: Envato Elements)

God kommunikasjon er viktig for enhver vellykket bedrift. Likevel fant en studie at fjerntliggende arbeidere ofte føler seg utelatt (Harvard Business Review). Online videosamtaler kan bidra til å løse kommunikasjonsproblemer og lindre følelser av frakobling. Online videokonferanser kan også være et middel for eksterne lag å holde kontakten og for å sikre at laget er på rette spor for å møte mål og tidsfrister.

I denne opplæringen deler vi hva du trenger å vite for å komme i gang med online videosamtaler for forretningskonferanser. Vi starter med verktøyene du trenger for å delta i en videosamtale. Deretter diskuterer vi hvordan du forbereder deg på en videokonferanse samt hva du skal gjøre mens du deltar i en live-konfig. anrop. Til slutt vil vi berøre hva du bør gjøre når videoanropet ditt er over.

Slik velger du de riktige verktøyene for videoanropet ditt

Verktøyene du trenger for din online videosamtale, varierer, men mest sannsynlig begynner du med web videokonferanse programvare. For en oversikt over noen av de ulike tilgjengelige programmene for videokonferanser, kan du studere denne artikkelen:

De fleste videokonferansesoftware er avhengige av internett, så sørg for at du har en tilkobling tilgjengelig. Du trenger også noen maskinvareverktøy for videosamtalen din, inkludert a:

• Kamera. Mens noen videokonferanser vil tillate deg å delta uten kamera, vil du ha et godt webkamera hvis du vil foreta et telefonsamtale. For de fleste vil dette være et webkamera, selv om du kanskje kan komme med et kamera på smarttelefonen eller nettbrettet. For best bildekvalitet, få et webkamera med høyere oppløsning. Dessuten holder en høyere bildefrekvens bildet fra frysing av og til.
• mikrofon. Noen programvare for webkonferanser lar deg delta ved hjelp av en smart enhet, men hvis du er vert for den elektroniske videokonferansen, vil du ha en bedre mikrofon, slik at konferansedeltakere kan høre deg tydelig..

Pass på å sjekke ut maskinvareanbefalinger for videokonferanseprogramvaren du valgte. Du kan også finne noen retningslinjer for å velge god maskinvare i denne artikkelen om hvordan du konfigurerer et profesjonelt webinar:

Du kan også finne dette kurset nyttig:

Når du har valgt de riktige verktøyene og utstyret, er det på tide å begynne å forberede din online-samtale.

Slik forbereder du på videoanropet

Hvis du vil at telefonkonferansen din eller et annet livevideosamtale skal lykkes, må du være forberedt. I denne delen diskuteres fire områder du bør være oppmerksom på:

1. utseende
2. miljø
3. planlegger
4. bruker en presentasjon
   

La oss se på hvert område separat.

1. Utseende Matter

Det første området du vil være oppmerksom på, er hvordan du ser ut. Du kan jobbe hjemmefra, men hvis du deltar i et live videoanrop, må du se presentabel. Det betyr at du bruker den samme typen klær du ville ha på kontoret (hvis du gikk inn) for video-conf. ring, men velg en komfortabel versjon av det med tanke på temperaturen. Her er en kort video som diskuterer utseende på kameraet.

Noen av disse retningslinjene i denne opplæringen gjelder også for konferansesamtaler:

Vurder også hva som vil vises i samtalen straks bak deg. Er det et rotete kontor? Et rotete oppslagstavle? En vegg fylt med plakater? Alle disse kan potensielt påvirke hvordan du oppfattes. Ta litt tid på å spruce opp en hvilken som helst del av kontoret som kan være synlig for deltakerne i din online-samtale.

2. Lag det rette miljøet

Det er mer å ha en vellykket konferansesamtale enn å bare velge riktig antrekk. Du må også sørge for at miljøet ligger rett før konferansen.

Pass på at rommet du bruker til konferansesamtalen, har god belysning. Mykt, naturlig lys er det beste. Men unngå bakgrunnsbelysning, noe som kan oppstå hvis du sitter foran et vindu. Ideelt sett vil lyskilden plasseres bak datamaskinens skjerm.

Du vil også være sikker på at rommet ditt er distraheringsfritt. Det kan bety at familiemedlemmer vet at du vil være på et anrop (og utilgjengelig) slik at de ikke ved et uhell avbryter. Sørg også for at ringetonen på telefonen din er stilt under varigheten av samtalen, og slå av eventuelle varsler du har konfigurert på datamaskinen eller smarte enheter.

3. Ha en plan

Hvis du har regelmessig conf. Samtaler som er planlagt med teamet ditt, kan være mer eller mindre uformelle. Dessverre kan uplanlagte samtaler noen ganger bli ramblende og tidkrevende, noe som spiser inn i produktiviteten og produktiviteten til teamet ditt.

Du kan spare tid ved å planlegge hva som skal diskuteres på forhånd. Hvis du er vert for konferansesamtalen, send ut en agenda. Men selv om du ikke er vert for møtet, kan du fremdeles opprette en personlig liste over emner du vil at gruppemedlemmene skal diskutere. Å ha en slik liste kan holde møtet på sporet.

4. Lag en presentasjon

En presentasjon, som en PowerPoint-presentasjon, er også en god måte å presentere informasjon til lagmedlemmer raskt og effektivt. Og mange webkonferanseverktøy lar deg integrere en presentasjon i videosamtalen. En ekstra bonus ved å bruke en presentasjon er at du kan sende til gruppemedlemmer som savnet konfiden. samt samtale til deltakerne etter at møtet er over.

Hvis du bestemmer deg for å bruke en presentasjon, vil du være sikker på at den ser profesjonell ut. Den raskeste måten å gjøre det på er å bruke en forhåndsbygd presentasjonsmal som de som er tilgjengelige gjennom Envato Elements eller GraphicRiver. 

Ved å bruke en av de hundrevis av presentasjonsmaler som er tilgjengelige gjennom Envato Elements, kan ditt live videosamtale virke mer profesjonelt.

Envato Elements er en all-you-can-download-tjeneste som gir deg tilgang til premium kreative eiendeler som presentasjonsmaler, WordPress-temaer, lagerfotografier og mer. GraphicRiver lar deg betale for hver eiendel etter behov.

For å lære mer om hvordan du lager en god presentasjon, hvorfor ikke last ned vår eBook på presentasjoner: Den komplette veiledningen til å lage flotte presentasjoner. Det er gratis når du abonnerer på Envato Tuts + Business Newsletter.

Hva å gjøre under konf. Anrop

Når du har utstyret ditt og planlagt for din webkonferanse, er det på tide å ringe. Her er noen retningslinjer for å følge på dagen for samtalen:

• Vær på tide. Ingen liker en unødvendig ventetid. Hvis møtedeltakerne dine befinner seg i forskjellige tidssoner, dobbeltsjekker for å forsikre deg om at du forstår hvilken tidssone møteledelsen er basert på. Hvis du er vert for møtet, gjør konferanselinjen tilgjengelig litt tidlig.
• Følg med. Bare fordi du er ekstern (og muligens sitter i komforten til ditt eget hjem), betyr ikke møtet ikke viktig. Ikke prøv å oppgave ved å lytte til møtet og utføre andre arbeidsrelaterte eller ikke-arbeidsrelaterte oppgaver på samme tid. Gi møtet din full oppmerksomhet.
• Ta notater. Som du lytter, skriv ned viktige punkter i webkonferansen samt eventuelle elementer som krever handling fra din side. Hvis detaljert informasjon som diagrammer og grafer presenteres, spør presentatøren om de kan sende en kopi til deg etter møtet for dine egne poster.
• Ta opp konferansesamtalen. Mange webkonferanser for videokonferanser tillater at et webkonferansesamtale blir registrert. Hvis du er vert, bør du vurdere å sette inn programvareverktøyet ditt for å registrere onlinemøtet. Du kan gjøre dette tilgjengelig senere for lagmedlemmer som ikke kunne delta i samtalen.

Hva gjør du etter videoanropet

Du har nettopp lært hvordan du velger programvaren og maskinvaren du trenger for å delta i eller være vert for et levende videosamtal, samt hvordan du planlegger for samtalen og hvordan du skal delta i den. Men når samtalen er over, er du ikke ferdig. Det er noen oppfølgingsoppgaver du må utføre. Her er noen av dem:

1. Send en takk e-post

Hvis møtet ditt ikke var et rutinemøte, bør du vurdere å sende en takknemelding etterpå. En takknemmelse er spesielt viktig etter et intervju - til og med et webintervjuanrop. Ifølge en studie fra Robert Half sender mindre enn en fjerdedel av alle intervjudeltakere et takknemål etter et intervju. Likevel har den samme studien funnet at over halvparten av HR-fagfolk finner mottak av et takknemlig hjelpemiddel.

Men selv om videosamtalen din ikke var et intervju, kan en takknemmelse fortsatt være en god måte å gi et godt inntrykk hvis samtalen involverte noen som gjør en ekstra innsats på dine vegne. For veiledning om hvordan du skriver en god takk, vennligst mail, studer denne veiledningen:

2. Undersøk dine møteopplysninger

Når din levende videosamtale er avsluttet, ta litt tid til å virkelig studere møtedokumentene dine. Vær oppmerksom på noen ting du ikke forstod, så vel som noen ting som krever handling fra din side. For varer du ikke forstår, kontakt snarest mulig præsentanten eller møte arrangøren for å få en avklaring. Bruk tipsene i denne opplæringen til å skrive en profesjonell epost:

3. Følg gjennom på oppgaver

For de noen oppgaver som krevde deg å handle, må du følge med på de nødvendige handlingene. Hvis du er møteleder, og du finner det møtet, deltar deltakerne ikke i de oppgitte oppgavene sine, men veiledningen nedenfor hjelper deg med å skrive en påminnelses-epost:

Gå videre og hold ditt livevideokall

Vi har gått over maskinvaren og programvaren du trenger for en live videosamtale. Vi har også diskutert hvordan å forberede seg på en videokonferansesamtale. I tillegg har vi snakket om hva du skal gjøre under en samtale og hvordan du følger etterpå.

Med retningslinjene du lærte i denne opplæringen, vet du hvordan du konfigurerer videosamtaler. Hvorfor ikke begynne å planlegge en i dag? (Og ikke glem å laste ned en premium presentasjonsmal fra Envato Elements eller GraphicRiver for å spare tid.)