Share
Excel er et av de kraftigste og enkleste verktøyene for å jobbe med data. Et regneark er egentlig bare et verktøy for å organisere, beregne og gjennomgå dataene dine med.
Hva skjer når vi må bygge alternativer i vårt regneark? Det er her hvis uttalelser virkelig kommer inn i spill.
Tenk deg at vi har et regneark med en liste over score fra våre skolekurs. Jeg vil minne meg selv om jeg går forbi eller feiler en klasse med en enkel "passerende" eller "sviktende" tekst. Jeg kan skrive en IF-setningsformel å se på den endelige karakteren, og skriv deretter ut "passerer" eller "svikt" basert på poengsummen.
Dette enkle IF-setningseksemplet ser på poengsummen i kolonne B og minner meg om jeg går forbi eller feiler en klasse basert på poengsummen.En Excel IF-formel gjør regnearkene dine mye smartere. Vi kan gi en celle forskjellige valg for hva som skal vises basert på en tilstand. En IF-formel lar oss bygge logikk inn i regnearket vårt. I denne veiledningen vil jeg lære deg hvordan du bruker dem.
I denne skjermbildet ser du hvordan jeg bruker IF-setninger i Excel for å gjøre et regneark smartere. Se denne videoen for å gå gjennom IF-setninger fra bygningen, og sjekk ut veiledningen nedenfor for skriftlige instruksjoner.
Før vi fortsetter med opplæringen, anbefaler jeg at du laster ned gratis eksempelboken jeg har opprettet for denne opplæringen.
Det er tre viktige deler til en vellykket IF-setning:
En Excel IF-setning begynner med = IF (.Den offisielle Excel-dokumentasjonen viser strukturen i en Excel IF-setning:
= IF (logisk_test, [verdi_hvis_sann], [verdi_hvis_usann])
På vanlig engelsk, her er hvordan jeg tenker på å bruke en IF-erklæring:
= IF (hva skal du se etter, hva skal du se hvis det er sant, hva skal du se hvis det er feil)
Enkelt nok? Hvis dette fortsatt virker litt vett, la oss gå videre til vårt aller første eksempel på hvordan du bruker en IF-setning, for å se hvordan det fungerer.
For dette eksempelet, bruk kategorien tittel "Check for Blank" i eksempelboken.
Vi starter med det enkleste mulige IF-setningseksempelet. I dette tilfellet skal vi bare sjekke om en celle er tom og skrive ut en melding.
La oss si at vi lager en tilmeldingsliste for vårt kontorferiefest. Vi må skrive en formel for å bestemme hvem som skal minne om å registrere seg for en tallerken. I begynnelsen er våre data en enkel liste over navn og hva de har registrert seg for å ta med:
Selv om jeg ser at noen celler er tomme, la oss skrive en IF-formel for å skrive ut hvem vi trenger å minne om i kolonne D. Min IF-formel skal sjekke om cellene i kolonne C er tomme, og skriv ut en påminnelse til personen hvis de har ikke registrert seg enda.
Her er hva jeg skrev:
= IF (C2 = "", "Påminn dem!", "De har allerede registrert seg.")
La oss dissekere denne formelen i fire deler:
Accentsconagua
C2 = "",Hvis du skriver to anførselstegn uten tekst mellom dem, kontrollerer du om en celle er tom. Komma på slutten hjelper oss med å gå videre til neste del av formelen. Og til slutt, her er resultatene når vi fullfører formelen og trekker den ned:
Etter at IF-setningen er skrevet og trukket ned, gir hver celle i kolonne D den riktige verdien.Perfekt! Legg merke til at når den tilstøtende cellen i kolonne C er tom, skriver Excel ut at vi må minne den personen om å registrere seg. Vi kunne filtrere for kolonne D nå og da sende dem en påminnelse via e-post.
Dette er et enkelt eksempel på hvordan vi kan bruke formuleringsformler i Excel for å gi regnearkene noen logikk. La oss se på noen andre.
Bruk fanen Testverdier i eksempelboken for denne øvelsen.
Så langt brukte vi en IF-setning for å se om en celle ikke inneholdt tekst. La oss nå bruke en IF-setning for å teste for en numerisk verdi.
I det første eksemplet sjekket vi for å se om cellene i kolonne C inneholdt en bestemt bit av tekst. Legg merke til at vi brukte likestegnet for å se om en celle var lik et tomt. Vi kan bruke noen av matematikkoperatørene til å teste for verdier, for eksempel:
La oss si at vi må ta vare på lageret vårt. Vi selger vårt produkt i batches på 10, så hver batch vi teller, burde ha akkurat det beløpet. La oss skrive en formel for å sjekke det.
I dataene nedenfor har jeg gått ut og tatt vare på produkter i mitt lager. Jeg må skrive en formel i kolonne E for å sjekke og sørge for at vi har nøyaktig 10 av hvert produkt. Vi bør skrive ut en advarselsmelding hvis vi ikke har 10 av hvert element.
I kolonne E, her er formelen som jeg skal skrive:
= IF (D4 <> 10, "trenger oppmerksomhet", "")
La oss dissekere formelen:
Trenger oppfølging av oppfølgingsoppfølging.I skjermbildet over, vil du se hvordan jeg brukte formelen til å legge til varselsmeldinger for hver av mine lagertall. Hvis verdien i kolonne D ikke er nøyaktig 10, vil Excel skrive ut "trenger oppmerksomhet" i kolonne E.
Det er en spesiell IF-setningsformel som er innebygd i Excel for å fikse feil i formlene dine. IFERROR-formelen ligner en IF-setning, men fanger et stort antall feil og erstatter dem med mer nyttige data.
I følge Microsofts dokumentasjon er det feil i regnearket som IFERROR kan fange og revidere:
For å bruke IFERROR, brakett en eksisterende formel med en IFERROR formel, og gi deretter en tilbakebetaling verdi.
Slik tenker jeg på å bruke IFERROR:
= IFERROR ([din eksisterende formel], [hva skal du erstatte feilen med])
La oss gå gjennom et ekstremt nyttig tilfelle for IFERROR.
Bruk IFERROR fanen i eksempelboken for denne delen.
Et sted du kommer til å finne feil på, er med VLOOKUP-formelen. Hvis du bruker en VLOOKUP for å matche verdier, er det en sjanse for at oppslagstabellen din ikke vil inneholde en kamp. Når det skjer, kommer du til å få en "N / A" -feil i regnearkene dine.
I regnearket nedenfor har jeg en liste over frilansere som jobber for meg på en jobb. Jeg har firmaet deres oppført, og vil vite hva hver person gjør. For de fleste frilansere har jeg et oppslagstabell til høyre som drar i sine roller.
Dette regnearket har noen N / A-feil fordi mitt oppslagstabell mangler samsvarer.Jeg har allerede skrevet en VLOOKUP for å trekke i jobben rollen, som matcher selskapene i kolonne B med oppslagstabellen min:
= FINN.RAD (B2, $ E $ 4: $ F $ 6,2, FALSE)
Her er problemet: Flere av selskapene er ikke i oppslagstabellen, og derfor har vi disse ekle ikke-feilene. La oss erstatte dem med noe mer elegant. Den IFERROR som vi vil skrive vil følge denne strukturen:
= IFERROR (den eksisterende formelen, hva skal du erstatte en feil med)
I mitt tilfelle skal jeg erstatte feilene med en påminnelse om å kontakte min HR-leder for å sjekke hva frilanseren jobber med. Her er min foreslåtte formel:
= IFERROR (VLOOKUP (B3, $ E $ 4: $ F $ 6,2, FALSE), "Kontakt HR")
Denne formelen ser kompleks ut, men husk bare: Alt vi gjør er bracketing en eksisterende VLOOKUP med en erstatningsverdi. Vi omgir bare vår nåværende formel med en IFERROR og gir Excel en tilbakebetalingsverdi.
Jeg har erstattet N / A-feilene med en mye mer nyttig og lesbar "Kontakt HR" -tekst.Kort sagt, er IFERROR en spesiell IF-erklæring som Microsoft designet for vår bekvemmelighet. Den fanger automatisk formelfeil og sender ut en erstatningsverdi.
IF-erklæringer er en metode for å legge til betinget logikk i regnearkene dine. I denne veiledningen lærte du å bruke formelen og noen mulige bruksområder for det i regnearkene dine.
Uansett hvor lenge jeg bruker Excel, fortsetter jeg å finne ut at jeg har mer å lære. Hvis du vil fortsette å lære hvordan regneark kan brukes, er det noen oppfølgingstutorials:
Hvis du har et Excel-utstedelsesproblem, gi meg beskjed i kommentarene. Eller, hvis du har ideer om hvordan du bruker disse formlene til å dele med andre lesere, er kommentarene åpne.
