Share
Som mange småbedriftseiere kommer en stor del av jobben din til deg gjennom innboksen din. Oppfølging av e-postoppgaver i Gmail betyr å holde deg på toppen av arbeidsbelastningen din. Enda viktigere, det kan bety forskjellen mellom å få forretninger eller miste virksomhet.
På en hvilken som helst arbeidsdag kan en bedriftseier motta e-postmeldinger fra:
Som bedriftseier må du være opptatt av alle oppgavene som genereres gjennom Gmail-meldingene dine. Ville det ikke vært bra hvis du bare kunne dumpe din til å gjøre liste i innboksen din?
Med Gmail kan du integrere meldingene dine med en oppgaveliste og forbedre Gmail-produktiviteten. I denne veiledningen vil jeg forklare hvorfor en oppgaveliste er viktig. Jeg skal vise deg hvordan du oppretter og rediger oppgaver ved hjelp av Gmail-oppgavelisten. Jeg vil også vise deg hvordan du bruker Gmail-oppgavelisten i Google Kalender.
Å holde en oppgaveliste kan gjøre stor forskjell i produktiviteten din. En oppgaveliste hjelper deg å holde deg oppdatert. Her er noen konkrete fordeler ved å bruke en oppgaveliste:
Personer som bruker oppgavelister har en tendens til å bruke mer tid på å jobbe mot målene sine og kaste bort mindre tid. Generelt er de mer produktive. Lær mer om effektive produktivitetsteknikker - for å hjelpe deg med å holde deg oppdatert på oppgavelisten din:
Gmail har det perfekte verktøyet for å hjelpe deg med å opprette og vedlikeholde en å gjøre liste, som er verktøyet for Gmail-oppgavelinjer.
Hvis du vil bruke Gmail til å administrere oppgavene, er Gmail-oppgavelisten for deg. Her er trinnvis veiledning om hvordan du får mest ut av oppgavene i Gmail, ((begynner med et raskt videooversikt, før du hopper inn i den skriftlige opplæringen).
For å begynne å bruke Gmail-oppgavelisten, må du kunne opprette og redigere oppgaver.
Start fra hoved Gmail-skjermen.
Du kan åpne en oppgaveliste fra Gmail. Klikk på den røde pilen ved siden av ordet Gmail. En rullegardinmeny vises.
Klikk på Alternativer for oppgaver på rullegardinmenyen.Klikk oppgaver for å åpne Gmail-oppgavelisten. Din oppgaveliste vises nederst til høyre på Gmail-skjermen.
Din oppgaveliste vises nederst til venstre.For å opprette oppgaven din, skriv inn navnet på oppgaven ved siden av den første boksen. Du har nettopp opprettet din første oppgave.
Skriv inn navnet på oppgaven.Skriv inn navnet på oppgaven ved siden av avmerkingsboksen.
For å legge til en annen oppgave, klikk under den første oppgaven. En annen avkrysningsboks vises. Du kan legge til en oppgave i det andre avmerkingsboksen ved å skrive navnet på oppgaven. (Du kan også bruke pluss symbol nederst på Gmail-oppgavelisten.)
Gjenta prosessen så ofte som du trenger for å fullføre din e-postliste.
Nå som du har opprettet en oppgave, kan du ønske å legge til notater eller andre detaljer til den. For å vise detaljer dialogboksen, klikk på pil til høyre for oppgaven detaljer dialogboksen vises.
Angi oppgavedetaljer i dialogboksen Detaljer.Fra detaljer dialogboksen du kan:
Jeg vil forklare hvordan du utfører de to første oppgavene i dette trinnet. Vi diskuterer hvordan du flytter en oppgave i et senere trinn.
La oss begynne med å tildele en forfallsdato. Klikk i Tidsfrist felt. En kalender vises.
Forfallsdato-kalenderen vises når du klikker i feltet Forfallsdato.For å tildele en forfallsdato, klikk på datoen i kalenderen.
For å legge til et notat i oppgaven, klikk i Merknader feltet og skriv inn notatteksten.
Skriv inn et notat i Notes-feltet.Du har nettopp lagt til en forfallsdato og et notat til en Gmail-oppgave. Informasjonen du la til, vises under oppgaven på sjekklisten din.
La oss nå gjennomgå prosessen for å redigere Gmail-oppgaver.
Når du har opprettet noen få oppgaver, kan du kanskje redigere oppgaven og dens detaljer. Heldigvis er redigeringsprosessen enkel. Når oppgavelisten er åpen, åpner du detaljer dialogboks. Det er to metoder for å åpne detaljer dialogboks:
Klikk på Rediger detaljer for å endre detaljene i en Gmail-oppgave.En gang i detaljer dialogboksen åpnes kan du velge en annen forfallsdato fra kalenderen eller skrive over oppgavens navn og notater.
Når du har fullført Gmail-oppgavelisten, kan du bestemme deg for å fjerne en oppgave. Kanskje oppgaven er ikke lenger nødvendig, eller kanskje det opphører på oppgavelisten ved en feil. Uansett er det ikke vanskelig å fjerne en oppgave.
For å fjerne en oppgave, slett du bare den. Du kan også flytte oppgaven til en annen oppgaveliste. Jeg skal vise dere begge metodene. La oss begynne med å slette en oppgave.
Når oppgavelisten er åpen, klikker du på oppgaven du vil fjerne. Klikk på søppelikonet nederst til høyre i oppgavelisten din.
Bruk papirkurvikonet for å slette en oppgave.Oppgaven er slettet.
Anta at oppgaven var på feil liste. Du kan fjerne en oppgave fra listen ved å tilordne den til en annen liste.
Klikk på oppgaven du vil fjerne og klikk på pil til høyre for oppgaven. De detaljer dialogboksen vises.
Du kan flytte en valgt oppgave til en annen liste.Klikk på Flytte til liste knappen mot bunnen av dialogboksen for å se en rullegardinmeny med de nåværende Gmail-oppgavelistene.
Velg Gmail-oppgavelisten der du vil flytte oppgaven din.Klikk på oppgavelisten hvor du vil flytte oppgaven. I dette tilfellet er dagligvarer-listen. Hvis listen du velger, ikke er aktiv, får du følgende melding: "Listen" Matvarer "er ikke synlig nå, så denne oppgaven vil ikke lenger bli vist."
Det finnes flere metoder du kan bruke til å forbedre organisasjonen av Gmail-oppgavelistene dine. I denne delen diskuterer jeg:
Du kan endre rekkefølgen på oppgavene i listen din. Start med din åpne Gmail-oppgaveliste. Klikk på oppgaven du vil flytte. Klikk på handlinger alternativ nederst til venstre på oppgavelisten. Nedtrekksmenyen vises.
Velg Flytt opp eller Flytt ned for å flytte oppgaven din i oppgavelisten.For å flytte oppgaven opp i listen, klikk på Flytte opp alternativ. For å flytte oppgaven ned i listen, klikk på Flytt deg ned alternativ. Den valgte oppgaven beveger seg opp eller ned ett element i oppgavelisten.
Gjenta prosessen for å fortsette å flytte oppgaven.
Du kan også bruke innrykk for å lage underoppgaver på Gmail-oppgavelisten. Start med en åpen oppgaveliste. Klikk på oppgaven du vil forvandle deg til en underoppgave.
Klikk på oppgaven du ønsker å lage i en underoppgave.Klikk på handlinger alternativ nederst til venstre på oppgavelisten. Nedtrekksmenyen vises.
Klikk på Indent-alternativet for å angi en oppgave under en annen oppgave.Hvis du vil legge inn oppgaven i Gmail-oppgavelisten, klikker du på innrykk alternativ. Den valgte oppgaven er innrykket under den forrige oppgaven i oppgavelisten. I dette tilfellet er det Kjør stavekontrolloppgave.
Kjør stavekontrolloppgaven er en underoppgave av tekstoppgaven for gjennomgangstutorial.For å unindent oppgaven, velg oppgaven og klikk handlinger. Klikk deretter på Un-innrykk alternativ fra rullegardinmenyen.
Sortering av oppgaver på Gmail-oppgavelisten din er en fin måte å holde orden på. Gmail lar deg automatisk sortere oppgaver på tre måter:
La oss starte med å sortere oppgavene innen forfallsdato.
Start i hoved Gmail-vinduet med oppgavelisten åpen.
Du kan bruke rullegardinmenyen Handlinger for å sortere oppgavelisten.Klikk handlinger nederst til venstre i oppgavelisten for å få frem rullegardinmenyen.
Du kan sortere Gmail-oppgavelisten din etter forfallsdato.Klikk Sorter etter forfallsdato å organisere oppgavene på listen innen datoen de er på grunn av. Forfallsdatoene vises fra tidligst dato til siste dato. Oppgaver uten forfallsdato vises på slutten av listen.
Forfallsdatoene vises fra tidligst til dato. Oppgaver uten forfallsdato visningen sist.For å endre sorteringsrekkefølge til siste forfallsdato til den tidligste forfallsdagen, gå tilbake til handlinger nedtrekksmenyen. Klikk på Omvendt sorteringsrekkefølge alternativ.
Start i hoved Gmail-vinduet med oppgavelisten åpen. Det første vi må gjøre er å markere noen oppgaver som fullført. For å merke en oppgave som ferdig, klikk i merk av i boksen til venstre for oppgaven.
Merk noen oppgaver som fullført ved å klikke i avkrysningsruten.EN hake vises ved siden av hver fullført oppgave. Den fullførte oppgaven er krysset av, men fortsatt synlig.
Deretter klikker du handlinger nederst til venstre i oppgavelisten for å få frem rullegardinmenyen.
Du kan velge å vise bare gjennomførte oppgaver.Klikk Se gjennomførte oppgaver. Bare de fullførte oppgavene vises.
I denne visningen er bare fullførte oppgaver synlige.Etter at du har tatt opp Gmail-oppgavelisten på forskjellige måter, kan du ønske å gå tilbake til din opprinnelige sorteringsrekkefølge. For å gjøre dette, klikk på handlinger alternativ for å vise rullegardinmenyen. Fra rullegardinmenyen, klikk Se i min bestilling.
Oppgavelisten brukes i din opprinnelige sorteringsrekkefølge.
Merk: Eventuelle oppgaver du merket som ferdigstilt tidligere, vises fremdeles som ferdigstilt.
Du kan dele Gmail-oppgavelisten ved å skrive den ut eller ved å sende den til andre.
For å skrive ut oppgavelisten, start fra hovedskjermbildet Gmail med oppgavelisten åpen. Klikk på handlinger alternativ for å vise handlinger nedtrekksmenyen.
Du kan skrive ut oppgavelisten.Klikk på Skriv ut oppgaveliste alternativ. Oppgavelisten vises i et eget vindu sammen med Skrive ut dialogboks.
Sjekk skriverinnstillingene i dialogboksen Skriv ut.Kontroller at skriverinnstillingene er riktige. Klikk OK å skrive ut oppgavelisten.
For å sende e-postlisten din, start fra hovedskjermbildet i Gmail med oppgavelisten åpen. Klikk på handlinger alternativ for å vise handlinger nedtrekksmenyen.
Du kan sende Gmail-oppgavelisten din via e-post.Klikk E-post oppgaveliste. Et nytt meldingsvindu åpnes ved siden av oppgavelisten.
Klikk på Send for å sende Gmail-oppgavelisten til noen andre.Skriv inn e-postadressen til personen du vil sende din e-postliste til øverst på den nye meldingen. Klikk på Sende knappen nederst til venstre i det nye meldingsvinduet.
Mens du kan gjøre ganske mye med Gmail-oppgavelisten, er en liste trolig ikke nok. Det kan hende du ønsker å opprette separate oppgavelister av ulike grunner, for eksempel kan du ha en egen oppgaveliste for hvert prosjekt. Du vil kanskje ha en personlig oppgaveliste.
Heldigvis, i Gmail kan du opprette mer enn en oppgaveliste. Vi har allerede forklart hvordan du flytter en oppgave til en annen oppgaveliste. I dette trinnet vil jeg vise deg hvordan du skal:
Start i hoved Gmail-vinduet med oppgavelisten åpen.
Klikk på List-ikonet for å vise listemenyen.Klikk på Liste ikonet nederst til høyre på e-postoppgavelisten. En popup-meny vises.
Du kan opprette en ny liste fra listemenyen.Klikk på Ny liste alternativ. De Ny liste dialogboksen vises.
Skriv inn navnet på den nye listen i dialogboksen Ny liste.Skriv inn navnet på den nye listen i Opprett en ny liste som heter felt. Klikk på OK knapp. En ny oppgaveliste opprettes. Din nye liste er nå aktiv e-postliste. Din andre Gmail-liste er ikke synlig.
Hvis du har konfigurert flere oppgaver i Gmail, må du vite hvordan du bytter mellom dem.
Start med oppgavelisten din i hoved Gmail-vinduet. Klikk på listeikon nederst til høyre i oppgavelisten. En popup-meny vises.
Det er nå to tilgjengelige lister.På bunnen av popup-menyen ser du en liste over eventuelle e-postlister. I dette tilfellet, L Spencer's liste og personlige oppgaver.
For å vise en av oppgavelistene, klikk på den. Gmail-oppgavelisten du valgte blir den aktive listen. Du vil se det i oppgavelisten. Den inaktive listen (listen du ikke valgte) er ikke synlig.
Av og til kan en oppgaveliste overleve sin brukbarhet. Når det skjer, må du slette det.
For å slette en Gmail-oppgaveliste, start med oppgavelisten du vil slette, i hoved Gmail-vinduet. Klikk på listeikon nederst til høyre i oppgavelisten. En popup-meny vises.
Du kan slette en oppgaveliste.Klikk på Slett liste alternativet på popup-menyen. En systemprompt vises og spør deg om å bekrefte at du vil slette den aktive Gmail-oppgavelisten permanent. Klikk OK. Den aktive listen er slettet.
Merk: Standardlisten din (den første listen som vises når du åpner Gmail-oppgaveverktøyet) kan ikke slettes. Du kan imidlertid slette alle andre oppgavelister.
Gmail-oppgavelisten er også innebygd i Google kalenderverktøyet ditt.
Åpne Google Kalender ved hjelp av samme Google-konto som kontoen du brukte til å opprette Gmail-oppgavelisten din. Det viktigste Google Kalender-vinduet vises.
Du kan vise Gmail-oppgavelisten i Google Kalender-vinduet.På venstre side av Google Kalender, mot midten finner du Mine kalendere. Den siste kalenderen oppført under Mine kalendere er påminnelser. Her finner du Gmail-oppgavelisten din.
Klikk påminnelser og klikk pilen til høyre for å åpne et popup-vindu.
Klikk Bytt til Oppgaver for å vise listen over Gmail-oppgaver.Klikk på Bytt til Oppgaver alternativet for å åpne den aktive Gmail-oppgavelisten til høyre i Google Kalender-vinduet. Du vil også legge merke til det oppgavebokser vises øverst på Google Kalender-hendelseslisten.
Du kan jobbe med Gmail-oppgavelisten din i Google Kalender.Når e-postoppgavelisten din er synlig i Google-kalenderen, kan du jobbe med den på samme måte som i Gmail. Du kan også bruke avmerkingsboksene øverst i kalenderen din til å markere en oppgave som fullført.
Når du kommer tilbake til Gmail, vises eventuelle endringer du har gjort i oppgavelisten din i Google Kalender i oppgavelisten din i Gmail.
Hvis du vil vite mer om hvordan du arbeider med Gmails funksjoner, kan du utforske vår læreveiledning for Gmail, den ultimate nybegynnerveiledningen for bruk av Gmail. Den inneholder veiledning om hvordan du arbeider med Gmail-søk, passord, tilpasse grensesnittet og mer. Eller begynn å lære mer med denne hurtigtastveiledningen for Gmail:
Gmail-oppgaver kan hjelpe deg med å jobbe mer produktivt med de viktige e-postene. Opprett en Gmail-oppgaveliste basert på oppgaver som kommer i innboksen din.
Du kan holde deg på arbeidsbelastningen din. Best av alt, du vil raskt svare på meldinger fra klienter og potensielle kunder. Forbedre e-produktiviteten din er ikke vanskelig, når du vet hvordan du bruker Gmail-oppgaver effektivt.
Ønsker du å lære mer om produktivitet? Se gjennom serien vår om viktige produktivitetsprinsipper.
Accentsconagua