Hvordan skrive en profesjonell sykedag e-post (med eksempler)

Du våkner for å føle deg forferdelig, og du skjønner at du ikke kan rapportere til jobb i dag.

Å si sjefen din at du ikke kan komme på jobb, er skummelt, selv om kontoret din har en laxpolitikk på fravær. Du vil ikke at sjefen din skal tro at du slipper av, men du vil heller ikke gi så mye informasjon at samtalen blir vanskelig.

Når du ikke kan komme til jobb, må du skrive en syke dag e-post. (Image Source)

Denne opplæringen dekker alt du trenger for å skrive en profesjonell syke dag e-post, samt enkle å redigere maler. Du finner også tips for å skrive en syke dag-epost for gjentatte eller usynlige sykdommer.

1. Følg Firmaprotokollen

Følg protokollen for fravær i arbeidsgiverhåndboken din eller gå med lederens foretrukne kommunikasjonsmetode. For noen mennesker betyr dette at du må informere din leder minst to timer før skiftet ditt. Noen selskaper kan kreve at du ringer inn syke i stedet for å sende en e-post eller tekst. Du må kanskje også informere dine kolleger og kunder om at du er ute av kontoret.

Noen arbeidsgivere trenger en lege notat for blader som vil vare lenger enn tre dager. Men det er også strenge selskaper hvor du må sende inn en legenes notat, selv om du bare vil være fraværende i en dag. Spør din leder eller sjekke arbeidsavtalen din hvis du ikke er sikker på hvor arbeidsgiveren står på legenes notater.

2. Gjør det tidlig

E-post i syk eller ring på forhånd, så snart du skjønner at du ikke kan komme inn på jobb. Plutselig sykdom og turer til beredskapsrommet kan sette arbeidet ut av tankene dine. Men det er fortsatt ditt ansvar å ringe sjefen din så snart du er i stand. Du vil ikke la dem clueless om ditt oppholdssted.

3. Hva skal inkluderes i din sykdags e-post

Hold e-posten din klar og kortfattet. Nedenfor er en liste over hva du må ta med når du ringer eller e-post i syke:

1. Årsak til ditt fravær. Hold denne delen klar uten å gå inn i for mye detalj. Skriv den spesifikke sykdommen og de viktigste symptomene som hindrer deg i å komme til kontoret. Du trenger ikke å liste opp alt.
2. Hvor lenge er du fraværende fra jobb. Dette er forutsigbart for mange sykdommer, som influensa eller forkjølelse, hvor det verste er over i løpet av en eller to dager. Hvis du ikke er sikker på når du kommer tilbake, spør legen din hvor lenge det kan ta deg for å gjenopprette.
3. Adresse din tilgjengelighet for å kommunisere.Informer sjefen din om hvorvidt du kan svare på spørsmål via e-post. Du kan også inkludere et nødtelefonnummer dersom de trenger å nå deg.Hvis du er for syk til å svare på e-post, vær ærlig og gjør det klart at du vil være utilgjengelig under ditt fravær.
4. Angi om du vil jobbe eller ikke.Dette gjelder for telekom, fjerntliggende eller ledende ansatte som forventes å fortsette å arbeide selv mens de er på permisjon. Din veileder kan tillate deg å telecommute hvis du er smittsom, men ikke for syk for en full sengen hviler.
5. Legenes notat og annen dokumentasjon. Oppgi eventuelle legenes notat, resept eller medisinsk sertifikat som du kan gi for å sikkerhetskopiere din forespørsel om sykefravær.
6. Gi karakter til din person.Nevn hvem som skal overta dine nåværende prosjekter og møter, så lederen din vil vite hvem som skal nærme seg spørsmål om dine oppgaver. Du kan bare skrive, "Ben vil ta over klientmøtene mine i ettermiddag, og han er også oppdatert på mine prosjekter med Client X."
7. Profesjonell avslutning. Avslutt din syke dag e-post med en enkel avslutning og ditt navn.

Du kan også sende e-post til teamet ditt med en forkortet versjon av denne e-posten som ikke inneholder opplysninger om din sykdom og legenes notat.

Sykdags e-postprøve for ditt lag

Hei Team,

Beklager, men jeg kan ikke gjøre det til jobb i dag. jeg har en (influensa / kulde / magesmerter, etc.), så jeg skal ta dagen av. Jeg vil være tilgjengelig for (svar på e-post / arbeid eksternt). "

Det er også en god ide å sette opp en out-of-office e-post for å holde alle andre du jobber med, informert.

4. Sykeløs e-postmaler

Her er forskjellige maler for å vise deg hvordan du sender e-post i syk, avhengig av omstendighetene dine: 

1. Simpel syktag e-postprøve

Bruk denne malen når du bare er fraværende for en dag. Den er kort og inneholder ikke mange detaljer fordi et dags fravær ikke trenger fem avsnitt for å forklare. 

“Hei (Lederens navn),

Jeg emailer for å informere deg om at jeg ikke kan gjøre det til jobb i dag, (Dato), som jeg har kommet ned med en (din sykdom). Jeg vil være tilgjengelig for å svare på e-postmeldinger hvis du trenger akutt hjelp, men (Kollegaens navn) vil håndtere arbeidsbelastningen i dag for å sikre at alle frister er oppfylt.

Takk for forståelsen,

(Navnet ditt)"

Frasen "akutt hjelp"Er det å foreslå at du ikke vil sjekke og svare på e-post hele dagen. Tenk på det som en subtil måte å si at du trenger tid til å hvile, men du respekterer også dine forpliktelser og vil være tilgjengelig for å komme inn hvis det oppstår en situasjon som bare du kan fikse. Fjern setningen "Presserende hjelp" hvis du planlegger å svare på e-post som du ville på en vanlig dag på kontoret.

2. Sykdags e-postprøve med forespørsel om å bruke betalt permisjon

Bruk denne malen hvis du har en legenes notat, og hvis du bruker sykefraværet til å dekke fraværet.

“Kjære (Din lederens navn),

Jeg vil ikke kunne rapportere til jobb i dag fordi jeg er under været og har en (symptomer du opplever). Jeg dro til beredskapsrommet i går kveld og legen bekreftet at jeg har (lege diagnose).

Legen foreskrev (X fridager fra jobb) som jeg (trenger å hvile, er smittsom), så spurte jeg (Kollegaens navn) å ta over møtet mitt med (Kundens navn) i ettermiddag. De vil også håndtere mine ventende oppgaver mens jeg er borte. Jeg vil være tilgjengelig via e-post for dine presserende behov.

Jeg har også vedlagt legenes notat til denne e-posten. Jeg vil sette pris på det hvis du vil videresende denne e-posten med vedlegget til HR, slik at de kan behandle min sykefravær. Takk for hjelpen.

hilsen,

(Navnet ditt)”

Fjern setningen om å gå til beredskapsrommet hvis du ikke gjorde det, eller bare bytt det å "besøke legen" hvis du dro til legen etter at du kom hjem fra jobb.

Vær oppmerksom på at amerikansk føderal lov ikke krever at selskaper tilbyr betalt sykefravær i henhold til arbeidsdepartementet. Andre land kan ha egne arbeidslover angående sykefravær. Sjekk arbeidsforholdskontrakten din før du bruker denne malen.

Human Resources (HR) er ikke alltid ansvarlig for godkjenning av sykeblader. Noen ganger har lederen din det siste ordet, så du vil kanskje finjustere den delen av malen i henhold til arbeidsgiverens retningslinjer. 

3. Ut Syk Email Template for ubestemt permisjon

Bruk denne malen hvis du ikke er sikker når du kan rapportere tilbake til arbeid.

“Kjære (Lederens navn),

Jeg skriver dette for å fortelle deg at jeg ikke kan komme til kontoret i dag. Jeg har følt meg (syk, lys ledet osv.) siden (i går kveld, i går, etc.), og bare så en lege i går.

De diagnostiserte meg med (din sykdom) og foreskrevet medisinering som vil vare for (X dager). Jeg føler meg litt bedre nå at den første dosen medikament har tatt i bruk, men jeg ble rådet til å bli hjemme fordi det vil ta tid for meg å fullstendig gjenopprette.

Jeg vil gjøre mitt beste for å informere deg om jeg ikke kan gjøre det til jobb i morgen, slik at vi kan gjøre noen midlertidige ordninger for arbeidsmengden min. I mellomtiden, (Kollegaens navn) har blitt enige om å ta vare på mine oppgaver for dagen. "

For mer generell informasjon om hvordan du skriver profesjonelle e-postmeldinger, se følgende veiledning:

5. Ordne at noen skal dekke deg

Har du lagt merke til at alle e-postprøver ovenfor inkluderer en avlevering av oppgavene til en betrodd kollega? Du bør allerede ha et forhåndsbestemt arrangement med den kollega-måten før du trenger å være fraværende, så du kan bare ringe på den favør når du trenger det.

Din kollegas mangel på vurdering er ikke den eneste grunnen til et forhåndsbestemt arrangement. Din kollega trenger å vite hvordan du gjør arbeidet ditt, hvor du skal lete etter bestemte filer i datamaskinen, og hvem kontaktene dine er med klienter eller leverandører. Ellers vil de se clueless mens du fyller ut for deg.

Du trenger ikke å forberede en lærebok verdt informasjon om jobben din. Bare kompilere noen notater på oppgavene dine, for eksempel:

• rapporterer deg skrive og når de er på grunn, så din kollega kan gjøre dem dersom sykefraværet faller sammen med en frist
• kontakter hos andre avdelinger og selskaper du jobber med, inkludert navn, e-post og jobbtitler
• løpsliste over ventende prosjekter og de som er involvert i hver enkelt
• instruksjoner om hvordan du håndterer oppgaver bare du kan gjøre, slik at noen andre kan gjøre det hvis du er for syk til å jobbe hjemmefra
• Relevante kilder, for eksempel nettsteder, bøker eller personer

6. Konfigurer en Off-Office-melding

Hvis du ikke allerede har gjort det, må du opprette en melding utenom kontoret for å informere folk om at du ikke er på jobb og ikke kan svare på e-postmeldinger. Du trenger bare å aktivere denne meldingen hvis du har ringt inn syk og informert sjefen din om at du ikke vil kunne svare på e-postadresser hjemme.

Dette er ikke som den syke dagen e-posten du skrev for sjefen din og medarbeidere skjønt. Du er ikke pålagt å informere folk utenfor laget ditt om sykdommen din, mye mindre dine symptomer. De vil sannsynligvis heller ikke høre detaljene.

Nedenfor finner du en enkel utgående beskjed du kan konfigurere på Gmail, Outlook eller annen e-postleverandør.

“(Hilsen),

Jeg er ute av kontoret fra (startdato) før (sluttdato).

Vær så snill og kontakt (Navn) på (epostadresse) eller (telefonnummer) for dine haster bekymringer. Ellers vil jeg delta på e-postene dine når jeg kommer tilbake. Takk skal du ha."

7. Spesielle saker: Sykdags e-post for gjentagende og usynlige sykdommer

For noen år siden ringte jeg arbeidsstyrkenes hotline for å ringe inn syk, en standard prosedyre for jobben min da. Etter å ha forklart hvorfor jeg ikke kunne gjøre det til jobb, beregnede personen på den andre linjen meg fordi dette var tredje gangen på seks måneder at jeg ringte inn syke av samme grunn. Min grunn var en usynlig sykdom - en av de mange plager hvor personen virker bra, med mindre du ser alle reseptbelagte legemidler de tar.

Det finnes mange usynlige og tilbakevendende sykdommer, hvorav noen er håndterbare nok, det er mulig å få en jobb. Basert på min forskning ser det ut som om jeg ikke er den eneste som føler seg skyldig og redd for ubehagelige samtaler når jeg ringer inn syk. Denne delen er for folk som leter etter råd om hvordan man skal håndtere denne situasjonen på jobb. 

Julia Esteve Boyd, en etikettkonsulent med internasjonal bakgrunn i bedriftens etikette, sier, 

“Tilbakevendende sykdommer er problematiske, men de fleste arbeidsgivere forstår når de kjenner alle viktige fakta. "

Å avsløre din gjentagende eller usynlige sykdom på jobb kan utløse ytterligere gransking fra sjefen din eller HR. Derfor er det i din beste interesse å undersøke arbeidsgiverens retningslinjer for fravær før du knytter dette emnet. Hvis det ikke er noe i din kontrakt eller medarbeiderhåndbok om gjentakende fravær, spør dine kollegaer om de kjenner noen med en lignende situasjon i selskapet. Snakk med den personen for å se hvordan de håndterte tidligere sykefraværsforespørsler, og hvordan deres sjef og HR håndterte det. Deres erfaring vil gi deg en anelse om hva du kan forvente.

Eva Doyle, leder med mer enn 20 års erfaring, anbefaler ansatte med tilbakevendende sykdom for å snakke med lederen om tilstanden før de må ta en syk dag. Hun fortsetter,

"Kom forberedt på å diskutere planen din for å håndtere tilstanden din og dens effekt på arbeidet ditt." 

Å gjøre dette gjør at du kan samarbeide med sjefen din i å lage en beredskapsplan for dine oppgaver, samtidig som du minimerer dårlige overraskelser, som om du e-post i syk flere ganger på en måned.

Når det gjelder mulige ubehagelige samtaler om sykdommen og symptomene dine, er Boyd og Doyle enige om at du bare avslører viktige detaljer om tilstanden din. Du kan avsløre hva sykdommen din er og en generell forklaring på hvordan det forhindrer deg i å jobbe, for eksempel migrene, smerte eller feber. Legg ut de finere detaljene om hva du går gjennom. Sjefen din vil bli lykkeligere uten å vite om dem.

Family and Medical Leave Act (FMLA) gir ansatte i dekket amerikanske baserte arbeidsgivere opptil 12 uker ubetalte sykefravær for spesifikke medisinske forhold, som de kan bruke for seg selv eller et medlem av deres nærmeste familie. Sjekk om arbeidsgiveren din er dekket av FMLA-loven, slik at du kan bruke denne fordelen hvis du trenger sykefravær selv om sjefen din er motvillig til å gi deg en.

Innpakning: E-post i syke på riktig måte

Du mange husker ikke alt på denne opplæringen når tiden kommer som du trenger å e-poste i syk. Det er ok. Hvis du mener at du kanskje trenger denne informasjonen, bokmerk denne artikkelen slik at du kan referere til den senere.

En ting du bør huske om, er å følge bedriftens sygedagspolitikk. Følgende instruksjoner sikrer at din syke dag ikke tjener deg til å skje neste dag du rapporterer til arbeid.