Share
Nå er folk ikke maskiner, og ingen av oss kan være helt produktive. Faktisk er målet for perfeksjon en oppskrift på utbrenthet. Men det er måter du kan forbedre produktiviteten på. Til å begynne med må du ta tak i hva som overvelder deg. Når du har gjort det, vil du være klar til å integrere produktivitetssystemer i livet ditt.
Klar til å takle den bunken med skittent vaskeri? Så la oss komme til det.
Vi har alt for mye å gjøre fra tid til annen. Noen dager er vi mer opptatt enn andre. Men mesteparten av tiden klarer vi oss helt fint.
Problemet kommer når du har for mye å gjøre, blir overveldende. Kanskje frister øker, og du ønsker at du hadde brukt den siste uken til å knekke ned og jobbe i stedet for å sørge for at du vant den nyeste Office Nerf pistol skirmish. Eller kanskje du har brukt noen måneder i cruise-modus, så plutselig dukker opp mange lukrative muligheter. Personlig liv kan også kaste produktivitetskurveboller-et nytt barn, flytting hjem, en avlastning, en skilsmisse-som alle kan la deg lure på hvordan du skal takle.
Alternativt er det også mulig at du vil være mer produktiv, slik at du kan oppnå et livslangt mål som du har slått av ved veikanten. Enten det starter en bedrift, skriver en roman, lærer et nytt språk, eller lærer deg å kode, må du kutte ut en del tid fra uken for å få det til å skje. Dette er spesielt vanskelig hvis du har en heltidsjobb og barn. Som sådan, selv å tenke på å gjøre disse målene skje kan være like overveldende som livets store problemer.
En annen kilde til produktivitet overveldende kan bare være å måtte lære mer om produktivitet, og hva det tar å få deg motivert. Du kan være i denne situasjonen hvis:
Det er kostbart å ikke lære å være produktiv. Bedrifter tjener mest penger når de er effektive og velforvaltede. Enten du eier en bedrift, vil du øke ditt karrierepotensial-og ditt personlige potensial-hvis du lærer å styre livet ditt effektivt.
Alle kan gjøre det, og veien fremover er å bygge et produktivitetssystem som passer deg. Men før du kan bygge et slikt system, må du finne en vei ut av det overveldende rotet du er i. La oss se på hvordan du gjør det.
Det er på tide å ta krig med den overveldende mengden ting du må gjøre. Hva gjør en generell før han leder sin hær til kamp? Han finner ut så mye han kan om fienden. Han får tiltaket til sine fiender, så han vet hva han vil møte.
Som mennesker er hjernen vår utformet for å låses til det negative. Dette serverte menneskelige arter godt i fortiden, men det er ofte unhelpful i den moderne verden. En konsekvens av denne negativitetsforstyrrelsen er at vi forestiller oss at våre problemer er større enn de egentlig er. Som problemer eller ting vi må snurre rundt i hodene våre, begynner de å se seg større og scarier.
Det er på tide å slippe frykten din og få et mål på dyret du skal møte. La oss se det dyret i øynene.
Ta en penn og papir, og skriv ned alt som kjører gjennom hjernen din, som du tror trenger å gjøre. Gi deg selv en god 20 minutter for å få alt ut av systemet.
Tips: Når du har gjort dette første gang, er det en god ide å begynne å bære en penn og en notisblokk med deg overalt. Deretter kommer når som helst et element for din gjøremålsliste, kan du skrive det ned umiddelbart, slik at det ikke tetter opp dine mentale airwaves.
Ved å skrive ned oppgavene du må takle, legger du deg selv på sporet for å begynne å gjøre noe med dem. Du tar en beslutning. Du fjerner også tankene dine, som gir deg den ekstra energien du trenger for å begynne å ta handling på din liste. Som Dale Carnegie skriver i Slik stopper du bekymring og begynner å leve:
Erfaring har vist seg, hver gang, den enorme verdien av å komme til en beslutning. Det er ikke å komme til et fast formål, manglende evne til å slutte å gå rundt og runde i vanvittige sirkler, som driver menn til nervøse sammenbrudd og levende hells. Jeg finner at femti prosent av mine bekymringer forsvinner når jeg kommer fram til en klar, bestemt beslutning; og en annen førti prosent forsvinner vanligvis når jeg begynner å utføre den avgjørelsen.
Hvordan kommer Carnegie til en beslutning? Hans første skritt er å skrive ned hva han er bekymret for.
Så fortsett og hente den pennen og papiret nå. Da er du klar for trinn 3.
Det neste trinnet er å gå gjennom listen din paring det ned til essensielle og få det organisert. Sikt å gjøre to ting med elementene på listen din:
For å gjøre denne prosessen så enkel som mulig, kan du bruke Eisenhower Matrix. Denne matrisen kommer fra et sitat tilskrevet amerikanske president Dwight D. Eisenhower:
Det som er viktig er sjelden presserende, og det som er presserende er sjelden viktig.
Hvis du setter dette sitatet inn i et diagram, får du følgende beslutningsverktøy:
Eisenhower sies å ha brukt dette verktøyet for egen beslutningsprosess.
Tegn diagrammet på et stykke papir, eller last ned Eisenhower Matrix fra Businesstuts + og skriv ut en kopi. Sett deretter hvert element på oppgavelisten i en av de fire delene av diagrammet:
Hva er forskjellen mellom presserende og viktige oppgaver?
Krevende oppgaver har en bestemt frist som ligger like ved. Denne fristen er vanligvis pålagt av noen andre, eller av omstendigheter. Eksempler på akutte oppgaver er å gjøre dagligvarehandel (før pantryet er tomt), eller svare på sjefsens e-post.
Viktige oppgaver har ikke en bestemt frist, men de er fortsatt viktig for deg. De er ofte relatert til dine personlige mål. Eksempler på viktige oppgaver er trening, skriving i din journal, læring av et nytt språk og å hjelpe barna med leksene sine.
Som haster og viktige oppgaver har betydning for deg og har en bestemt frist. Eksempler er å skrive et papir for et høyskolekurs du tar, eller søke om en ny jobb.
Oppgaver som ikke er brådskende eller viktige, burde egentlig ikke være på oppgavelisten din, i det minste ikke mens du takler overvelde. Hvis du vil legge merke til dem, opprett en ny liste som heter ambisjoner.
Hvis du finner det vanskelig å bestemme hvor du skal plassere bestemte oppgaver på matrisen, kan du gi dem en vurdering. Vurder hver oppgave mellom -5 og +5 for betydning (med +5 er den viktigste), og mellom -5 og +5 for haster. Når du har denne karakteren, vet du hvor du skal plassere oppgaven i diagrammet ditt.
Hver ny dag vil gi nye oppgaver å legge til i oppgavelisten din. Spesielt oppfordrende oppgaver har en tendens til å dukke opp i siste øyeblikk. Med hver ny oppgave som kommer inn, tilordne den en rangering på diagrammet ditt. Når du trener dette, begynner du å gjøre det nesten instinktivt.
Når du begynner å være ærlig om hva som trenger å gjøre, og hva du kan slippe, vil du begynne å føle deg bedre. Det som virket som en uoverstigelig klippe å klatre er nå bare noen få små skritt fremover. Du vet nå nøyaktig hvilke skritt du skal ta, og rekkefølgen for å ta dem. Snakker om å ta skritt, la oss ta en titt på hvordan du bør nærme deg rydde listen.
Før vi begynner denne delen, la oss få en ting klar: en oppgaveliste er sjelden tom. Når du har ryddet platen din, vil nye oppgaver raskt komme sammen for å fylle den.
Naturen forvirrer et vakuum, og det gjør også menneskets sjel. Vi liker å ha noe å gjøre. Det gode ved oppgavelisten er at det viser deg hva du skal gjøre neste gang. Du vil bli fokusert i stedet for å hoppe tilfeldig fra en oppgave til en annen.
Slik skal du nærme hver type oppgave på listen din.
Urgent og viktige oppgaver. Av åpenbare grunner er disse de som skal rydde først. Ta ut kalenderen din (eller kjøp en kalender hvis du ikke har en), og planlegg tiden på dagen for å få disse ferdige. Du har tid til å gjøre dem. Hvis du ikke finner tid, er de sannsynligvis ikke viktig eller presserende, og du må re-rangere dem på Eisenhower Matrix.
Urgent (men ikke viktig) oppgaver. Spør deg selv: Hva gjør disse oppgaver presserende? Trenger du virkelig å gjøre dem? Hvis de må gjøres, kan du delegere dem til noen andre? Hvis du må gjøre dem, og delegering er umulig, legg så til kalenderen din-men først etter at du har fullført de presserende og viktige oppgavene.
Tips: En stor kilde til såkalte "haster" oppgaver er e-post. Prøv å redusere antall ganger du sjekker e-post hver dag. Dette vil frigjøre ekstra tid for å fokusere på viktige oppgaver.
Viktige (men ikke haster) oppgaver. Sett tid til hver dag for å fokusere på viktige oppgaver. Vær forsiktig så du ikke overstretch deg selv. Hvis en av dine viktige oppgaver er å trene, men du har ikke gjort noen øvelse i flere måneder, vil planlegging av en time om dagen for trening overvelde deg. I stedet planlegg ti minutter med trening, eller juster dagen for å innlemme trening. For eksempel kan du sykle til jobb i stedet for å ta bilen?
Ikke-presserende, ikke-viktige oppgaver. Hva gjør disse fremdeles på listen din? Slå dem av!
Du kan tenke "Dette er alt veldig bra, men mitt problem er å finne motivasjonen for å få ting gjort."
Hvis du tenker på dette og deg har ikke ennå utført trinn 2 og 3, gå tilbake og gjør dem. Motivasjon er ofte en konsekvens av å handle. Når du gjør noe for å gjøre det enklere for å oppnå oppgavelisten, blir du motivert for å fortsette å handle.
Når det er sagt, motivasjon og fokus er viktige komponenter i produktiviteten. I fremtidige artikler i denne serien ser vi på verktøy som hjelper deg med å fokusere på oppgaven ved hånden, og teknikker for å holde deg motivert.
Når oppgaven din er slettet, er du klar til neste trinn.
Eisenhower Matrix er et eksempel på et produktivitetssystem. Det er ikke det eneste systemet på noen måte, men det er lett å lære, noe som gjør det til et godt sted å starte. Mange flere produktivitetssystemer er blitt utviklet, inkludert Getting Things Done (GTD), Pomodoro Technique, og ikke bryte kjeden. Vi vil dekke disse systemene i en serie artikler om produktivitet ved Businesstuts+.
Ved å prøve ut disse systemene utvikler du et produktivitetsverktøy. Ved å lese denne artikkelen og lære å bruke Eisenhower Matrix, har du allerede sådd verktøykassen med ditt første system. Nå er du klar til å eksperimentere med andre produktivitetssystemer.
Når du har prøvd forskjellige systemer, begynner du å lære hva som fungerer for tankegangen og livsstilen. Du kan da ta aspekter fra de ulike systemene for å hacke sammen ditt eget system. Vi viser deg hvordan du utvikler dette tilpassede produktivitetssystemet for å matche dine behov.
Så hold deg hos oss, og du blir en produktivitetsninja.
Grafisk Kreditt: Panikk Designet av Cédric Villain fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua