Share
Hva kommer til å tenke når du hører frasen forretningsbrev? Gjøre hvite konvolutter med fancy brevpapir og prippen skriving komme til tankene? I de fleste tilfeller ville du ha rett.
Selv om nesten alt er gjort via e-post i dag, er forretningsbrev ikke utryddet eller ansett helt ut av stil, slik at det fortsatt lønner seg å skrive og formatere dem riktig.
Som du sikkert har lært i grunnskolen, består forretningstegn av forskjellige deler. Denne delen dekker hva som er inkludert i hver del og riktig forretningsbrev format.
Det er viktig å vite hvordan å adressere et forretningsbrev, spesielt hvis du forventer et svar.
Denne delen inneholder din komplette adresse, telefonnummer og e-postadresse. Noen liker å inkludere sitt fullstendige navn øverst i denne listen, men noen tror det er overflødig fordi du vil signere brevet med navnet ditt uansett. Du trenger ikke å inkludere dette hvis papiret du bruker, har et brevhode.
Hva skal inkluderes og formateres:
Stave ut måneden og ta med hele året. Skriv måned, dato og år hvis du sender forretningsbrev i USA, men start datoen med dagen (for eksempel 18. oktober 2018) hvis du sender et brev i Storbritannia eller Australia.
Ta med mottakerens informasjon, starter med navn, etterfulgt av jobbtittel og fullstendig adresse. Adressér mottakeren ved å bruke Frøken, Herr, eller bruk noen passende jobbtittel etter behov
Hilsen brukt i adressaten delen trenger ikke å være den samme som den som brukes her. Alt avhenger av hvor nær eller kjent du er med adressen, og konteksten til brevet. Dekanen ved vitenskapsakademiet kan være din tante, men hvis du skriver til henne i en offisiell kapasitet, er det best hvis du bruker hilsen "Dean (etternavn) " eller "Dr. (etternavn)"Fordi det er en sjanse for at andre mennesker håndterer korrespondansen hennes. Militære og religiøse titler skal skrives som det er.
Ikke sikker på mottakerens kjønn? Ikke bruk Mr. eller Ms, bare skriv "Kjære"Etterfulgt av deres fulle navn. Hvis du ikke vet hvem den eksakte kontaktpersonen er, "Til den det måtte gjelde" Vil gjøre. Du kan også henvende deg til avdelingen eller gruppen som vil håndtere brevet, for eksempel "Medlemmer av Hiring Committee"Eller"Condominium Association Management. "
Slutt alltid hilsen med et kolon, ikke et komma.
Brevets kropp består vanligvis av en til tre korte avsnitt, hver med en bestemt hensikt og organisert for klarhet.
Avslutningen inkluderer en eller to setninger som ber mottakeren om å ta hva som helst etterspørsel i brevet, og takk dem for å lese din epost.
Eksempler på næringsbrev avsluttende:
Den gratis lukk er et påloggingsfras innført før signaturen din. Du har mange alternativer her, men generelt bør du unngå de som angir takknemlighet eller takk i brev der du ikke ber om noe.
eksempler
Skriv brevet under gratis lukk. Pass på at du forlater minst fire enkeltrom mellom navnet ditt og lukkingen, så det er nok plass til signaturen din. Du vil kanskje inkludere jobbtittel, telefonnummer og e-postadresse under ditt fulle navn også.
Før e-postens alder skrev folk "kabinetter"Nederst i forretningsbrev for å indikere at konvolutten inneholder andre dokumenter. Tenk på det som utskriftsversjon av "se vedlegg"For e-post.
Vedlegg er notert nederst til venstre i brevet, et par mellomrom under signaturen din, etterfulgt av en liste over dokumenter som følger med. For eksempel:
vedlegg:
Bedriftsbokstaver kommer vanligvis i ett av tre hovedformater, full blokk, endret eller innrykket. Selv om det ikke finnes noe riktig eller feil format, er det tilfeller som i universitetsapplikasjoner, der et bestemt format er nødvendig. Hvis du ikke er sikker på hvilket format som skal følges, bare sjekk tidligere brev du har mottatt fra institusjonen og følg samme formatering.
Full blokk er det vanligste formatet for forretningsbrev fordi det er den enkleste. Du trenger ikke å bekymre deg for indrykk, og alt er igjen berettiget. Enkelavstand brukes i stedet for innrykk for nye avsnitt.
Nedenfor er et eksempel på et fullt blokkeringsbrev fra University of North Carolina Writing Center:
Det endrede formatet er litt vanskelig å huske fordi ikke alt er igjen, begrunnet. Adressaten, hilsen og brevets kropp er etterlatt begrunnet, mens avsenderens adresse, dato, gratis lukk og signatur er justert til høyre.
I eksemplet nedenfor er det to mellomrom mellom avsenderens adresse og datoen da brevet ble skrevet og tre mellomrom mellom mottakerens adresse og hilsen. Det er også to mellomrom mellom brevlisteens første ledd og hilsen og to mellomrom for hvert nytt avsnitt.
Den gratis lukk, signatur og siste avsnitt i brevet er alle to mellomrom.
Nedenfor er et eksempel på et forretningsbrev i endret format fra Savvy Business Correspondence:
Det indrykkede eller halvblokkformatet ligner det modifiserte formatet, bortsett fra at starten på hvert avsnitt er innrykket.
Virksomhetsbrevet ditt må gjøre et godt førsteinntrykk, for i noen tilfeller leser det bokstaven det vil være første gang mottakeren "møter" din bedrift.
Bedrifter er ikke de eneste som kan bruke brevpapir. Solopreneurs, jobbsøkere, og alle som ønsker å lage et merke for seg selv, kan bruke brevpapir til å gjøre bokstavene deres unike. Letterheads kan også brukes til å verifisere dokumentets ekthet til mottakeren, noe som ofte gjelder for statlige brev og bankbokstaver.
Du finner profesjonelle brevpapirmalerier på Envato Elements eller GraphicRiver.Brevpapirdesign varierer, det eneste som er konsistent er at det må inneholde firmaets navn og logo, adresse og kontaktinformasjon. Hvis du ikke har en logo eller firmanavn, bare erstatt dette med en del med ditt fulle navn. Siden forretningsbrevene er formelle, velger du et brevhode-design som ikke er for opptatt eller fargerikt, slik at det forringer meldingen du sender.
Ikke bruk skrivesaker eller duftpapir.
Vil du lage ditt eget brevpapir? Sjekk ut disse malene fra Envato:
Det er godt å lagre trær, men press ikke for mye tekst på en side, så det er ingen margin igjen. Legg igjen 1 "til 1,5" per side.
Unngå fancy skrifttyper og vanskelig å lese kursiv. Hold deg til Verdana, Arial, Courier New eller Times New Roman med en minste skriftstørrelse på 12.
Bruk enkeltrom mellom avsnittene for å gjøre brevet lettere å lese. Du bør også bruke minst ett enkelt mellomrom mellom alle elementene i brevet, bortsett fra mellom signatur og trykt navn der fire linjeskift er påkrevet.
Bedriftsbokstaver bør være kortfattede nok til bare å ha en side, men det er ikke alltid tilfelle. Juridiske kontrakter, klager og noen rådgivende brev krever noen ganger ekstra sider.
For å unngå forvirring i tilfelle brevsidene skilles, bør andre og påfølgende sider inneholde et brevhode og et sidetal øverst. Du vil kanskje også inkludere datoen og mottakerens navn.
Virksomhetsbrev sendes for alle slags grunner. Bedrifter sender det til sine kunder eller til andre virksomheter de jobber med, for eksempel leverandører eller logistikkpartnere. Enkeltpersoner skriver forretningsbrev for virksomheten og mindre formelle formål også.
Her er noen eksempler på typer forretningsbrev:
Ikke alle klager kan sendes og adresseres riktig på sosiale medier, noen emner er litt følsomme eller pinlige du ikke vil risikere at det kommer til å virke. Deretter er det klager der et anrop til selskapets kundeservice-hotline ikke er nok. For alle disse klager er et trykt klagebrev svaret.
Gjør din klage kort, til poenget og høflig. Ikke bare gjør det om hva selskapet gjorde feil, fortell dem nøyaktig hva du vil at de skal gjøre med det.
Et oppsigelsesbrev er hva en medarbeider sender til sjefen sin når de vil slutte jobben sin. I de fleste tilfeller må du tillate minst 14 dager eller to uker før din offisielle avreisedato fra firmaet.
Nedenfor er et eksempel på et brev fra American Recruiters:
Merk: Hvis du ikke kjenner kjønnet til personen som vil motta brevet ditt, er det bedre å bruke en generell hilsen som "til hvem den kan berøre" enn å bruke "Mr./Ms." eller "Sir."
Et trykt brevbrev sendes sammen med et CV for å forklare hvorfor du er en god kandidat til jobben. Gode deksler er som forretter i en forstand at det gir rekrutterere en følelse av hva de kan forvente fra deg, uten å nødvendigvis gjenta hva som allerede er på ditt CV.
Les disse veiledningene for mer informasjon om å skrive et følgebrev:
Anbefalingsbrev sendes for å verifisere en søkeres gode stilling hos en tidligere arbeidsgiver eller leder. I noen tilfeller er disse anbefalingene ikke noe mer enn en mal generert av noen fra HR etter at de har fylt ut blankettene om en ansattes start- og sluttdato. Hvis du skriver et følgebrev til en god medarbeider, er det imidlertid bedre hvis du går utover malen for å vise at du setter pris på tiden du jobbet sammen med..
Ta en titt på denne veiledningen hvis du trenger hjelp med å skrive anbefalingsbrev:
Brev som ber om informasjon sendes ofte til bedrifter av enkeltpersoner eller representanter for andre bedrifter når de vil ha informasjon om et bestemt produkt eller en tjeneste. Disse brevene kan også skrives til regjeringskontor når de ber om informasjon om søknad om tillatelse eller spørre om en offentlig prosedyre.
Nedenfor er et eksempel på et brev for å be om informasjon fra Word Mart:
Merk: Hvis du ikke kjenner kjønnet til personen som vil motta brevet ditt, er det bedre å bruke en generell hilsen som "til hvem den kan berøre" enn å bruke "Mr./Ms." eller "Sir.":
Har du noen gang mottatt et brev som angir at telefonregningens forfallsdato ble justert, eller at beløpet du betaler har blitt endret? Det er et justeringsbrev. Det handler ikke bare om datoer og mengder, men justering eller endring av brev sendes også når bedrifter ønsker å varsle kunder om endringer i produktet eller tjenesten de kjøpte.
Nedenfor er et eksempel på en forfallsjusteringsbrev fra Corporate Finance Institute:
Stockholderbrev, nye produktmeldinger og veldedighetshendelser er forretningsbrev. Brev som annonserer en ny administrerende direktør, en børsnotering, og selv de som inviterer deg til en konvensjon, faller også under forretningsmeddelelse brev. Disse brevene sendes enten som et internt notat, slik at alle ansatte er oppmerksomme på endringer i selskapet eller som en kunngjøring til selskapets interessenter.
Her er et eksempel på en forretningsinvitasjon for et pedagogisk seminar fra Letters.org:
Merk: Hvis du ikke kjenner kjønn til personen som vil motta ditt brev, er det bedre å bruke en generell hilsen som "til hvem det kan dreie seg om" enn å bruke "Mr./Ms." eller "Sir."
Å bruke riktig begrunnelse og inkludere alle de rette elementene er ikke nok for et godt forretningsbrev. Enda viktigere er å finne den riktige tonen og sørge for at mottakeren forstår brevets hensikt.
Husk følgende tips når du skriver et forretningsbrev.
Unngå highfalutin ord og blomstrende beskrivelser. Hold det første avsnittet kort. Hvis du ikke er sikker på hvordan du starter, skriv bare "Jeg skriver med henvisning til ... " Forklar deretter forespørselen din derfra.
Det er lettere å få mottakerens samarbeid hvis du skriver et brev med sin fordel i tankene. Legg vekt på hva du kan gjøre tilby dem i stedet for hva du vil at de skal gjøre.
Hva er formålet med brevet du sender? Taler du takk, sympati eller krevende betaling for gjeld? Uansett er det nødvendig å etablere den riktige tonen slik at mottakeren forstår hvor raskt forespørselen er.
Unngå jargong med mindre du er helt sikker på at mottakeren vil forstå hva du snakker om.
Selv om dette er et forretningsbrev, er det greit å bruke personlige pronomen som deg, jeg, vi og oss. Hold deg til "Jeg" hvis du skriver basert på din mening, og bruk "Vi" hvis du skriver på vegne av selskapet.
Visste du at "CC" betyr courtesy copy? Tilbake i dag da bokstaver hvor skrevet, "CC" betydde karbonkopi fordi det er hva typister bruker når du gjør duplikater. Uansett, dette er forkortelsen du bør inkludere under kabinettet hvis du planlegger å sende en kopi av brevet til noen andre.
Hvis du sender en courtesy-kopi til flere enn én person, oppgi det andre navnet under den første uten "CC".
Eksempel:
"Cc: Mark Smith, finansdirektør XYZ Widgets"
Ifølge tekstingeksperter, Tekstforespørsel, åpnes kun 20% av e-postmeldinger og 95% av teksten leses innen tre minutter etter mottak, mens en stor mengde post går tapt eller søppel umiddelbart, er det ikke rart at noen bedrifter går så langt som å sende korrespondanse via utskrift og e-post etterfulgt av en forkortet versjon som tekst, bare for å sikre at mottakeren får det.
For å opprettholde en formell form for tilpasning til det digitale medium, er formateringen og alle elementene i det trykte forretningsbrevet fortsatt inkludert i et e-postbrev, bortsett fra to små forskjeller. Emnelinjen tjener som et brev sammendrag eller en indikasjon på hva brevet handler om. Avsenderens informasjon er plassert nederst i brevet, like under avsenderens trykte navn.
Hvis du vil lære mer om hvordan du formaterer e-postmeldinger, studerer du følgende veiledninger:
Bruk en forretningskuvert hvis du sender et brev via post. Bruk en konvolutt med firmaets logo slik at mottakeren umiddelbart kan gjenkjenne det fra firmaet ditt og for å forhindre at brevet ditt blir søppel sammen med andre reklamekampene de mottar.
Hvis du ikke er sikker på om håndskriftet ditt er lesbart, bruk skriveren og tekstbehandleren til å skrive ut adressen på konvolutten. Send viktige dokumenter og tidsfølsomme brev via bud.
Nå som du har lært hvordan du skal formatere et brev, kan du begynne å sende ut dine egne forretningsbrev.
Accentsconagua