Share
I næringslivet er kommunikasjon et vanlig problem. I en undersøkelse av treningsfirmaet Fierce Inc. skyldte 86% av respondentene mangel på samarbeid eller ineffektiv kommunikasjon for feil på arbeidsplassen.
Kommunikasjonsproblemet blir større etter hvert som et selskap vokser og tar på seg flere ansatte, men selv små bedrifter kan løse problemer. Når du bare har en eller to ansatte, kan du sannsynligvis bare holde ting enkelt og uformelt, men når du tar på mer medarbeidere og begynner å organisere bedriften i grupper med en lederstruktur, må du være oppmerksom på hvordan du kommunisere med dine ansatte - og hvordan de kommuniserer med deg og med hverandre.
I denne opplæringen ser vi på hvordan vi kommuniserer effektivt med ansatte. Vi dekker strategier for å holde alle informerte, måter å kommunisere firmaets nøkkelverdier og metoder for å søke tilbakemelding og løse konflikter.
Vi ser også på noen virkelige eksempler på underveis for å illustrere viktige poeng. Ved slutten av opplæringen har du noen solide poeng for å forbedre medarbeiderkommunikasjonen i din småbedrift.
Kommuniserer du godt med dine småbedriftsmedarbeidere? (fotokilde)Dette er en del av serien vår på småbedrifter HR. Følg med for å få råd om å ansette og beholde det beste talentet, tilby konkurransedyktig lønn og fordeler, bygge en variert og inkluderende bedriftskultur og mer.
Når du bare har begynt, er det enkelt å holde alle på samme side. Men når du begynner å vokse og har mange lag, kanskje basert på forskjellige steder, blir det en reell utfordring å holde alle ansatte informert om hva som skjer i andre områder av virksomheten.
Selv i små bedrifter kan avdelinger størkne seg til "siloer", med liten kommunikasjon mellom dem. Denne delen ser på noen måter å bryte ned barrierer og holde informasjonen flyter rundt bedriften.
Sannsynligvis den enkleste måten å holde alle informert om, er å sende ut e-postoppdateringer. Det er et populært verktøy - en Ragan-undersøkelse fant ut at 60% av selskapene sender ut e-post nyhetsbrev minst en gang i uken, og 14% til og med sender daglig e-post.
Fordelen er at det er en enkel og pålitelig måte å nå alle i bedriften, og det er også enkelt å lage e-postlister for bestemte grupper av ansatte hvis du vil segmentere ting. Folk sjekker kontinuerlig sin e-post, så det er sannsynlig at meldingene dine vil bli lest, og du kan enkelt bruke programvare til å spore nivåene av engasjement (åpne priser, klikkfrekvenser etc.).
På den annen side er masse-e-post ganske en top-down kommunikasjonsmetode som ikke sannsynligvis vil stimulere interessante samtaler på den måten noen av de andre verktøyene gjør. Folk kan bare svare individuelt til deg - eller de kan slå den fryktede "Svar alle", som raskt kan hente ubøyelige, innboks-tilstoppende tråder hvis folk tar det for langt. Det fører til et annet problem med e-post - den samme Ragan-undersøkelsen fant at 80% av folkene klaget over overbelastning av e-post. Bruk av e-post bare legger til problemet, og det er en sjanse for at dine ansatte bare vil justere meldingene ut.
For å bruke e-post effektivt, prøv å gjøre det engasjerende og morsomt, med noe klart utbytte for folk som leser det - kanskje en freebie, en nyttig ressurs eller informasjon de virkelig kan bruke i jobbene deres. Hold det også visuelt - vurdere å bruke en profesjonelt utformet e-postvarselmal:
Selskapets intranett har eksistert i mange år, og dessverre blir mange av dem sjeldent besøkte kirkegårder av utdaterte politiske dokumenter og uleste bedriftsblogger.
Men det trenger ikke å være slik. Hvis du designer det riktig og gjør det engasjerende nok, kan et intranett være en fin måte å gnist samtaler på. Nøkkelen er å gjøre det enkelt for folk å legge inn egne kommentarer og artikler og å oppmuntre bruken først, slik at den bygger kritisk masse. Hvis folk ser interessante samtaler som finner sted, vil de gjøre det til et sted de besøker hver dag. Hvis de ser foreldet, topp-ned innhold, vil de bokmerke det og sjelden returnere.
Programvare firma Dex Media, for eksempel, opprettet et intranett kalt The Buzz, som det er lett å kommentere og stille spørsmål. Deres VP for Corporate Communications fortalte Interact Intranet:
"Nå har ansatte på tvers av virksomheten en stemme og et sted hvor de kan dele sine ideer og meninger ... Folk setter opp team- og prosjektsteder, kommenterer innlegg og stiller spørsmål, og vi utvikler en mer moderne, entreprenørmessig, ser forretningskultur som et resultat. "
Hvis du ikke vil investere i å bygge et intranett, kan du oppnå en lignende effekt med sky programvare og chat teknologi.
Her på Envato Tuts +, for eksempel, har vi et team spredt over hele verden, fra Florida til Thailand. Vi bruker Slack for uformelle samtaler gruppert av emner og interesser, og nettbaserte applikasjoner som Trello og Basecamp for mer formelle prosjekter og samarbeid. Og folk bruker også Google Dokumenter og andre skybaserte tilbud for å dele informasjonen enkelt.
Det er mange andre alternativer, selvfølgelig, så det handler bare om å finne ut hva som fungerer for virksomheten din og oppfordrer til kommunikasjon. Ta en titt på denne kuraterte forutsetningen for flere muligheter:
Ansikts-møte møter og trening kan også hjelpe folk å holde seg oppdatert. Du kan planlegge treningsøkter for en ansatt fra ett område for å kortlegge dem i en annen. For eksempel kan en selger holde en treningsøkt for dem i en produktledelsesrolle, og fortelle dem om tilbakemeldingene de får fra potensielle kunder og trender de ser i bransjen. Det perspektivet kan være verdifullt for de med mindre direkte kundekontakt, og kunne bidra til mer vellykket produktutvikling.
Å ha solid dokumentasjon av selskapets politikk er et annet viktig kommunikasjonsverktøy. Det kan hjelpe medarbeiderne å vite hvordan man får ting gjort uten å kaste bort tid på å spørre rundt. En arbeidstakerhåndbok er et godt verktøy for dette. Vi har veiledninger på opplæring og på arbeidstakerhåndbøker andre steder i denne serien:
Hvert vellykket selskap har sine egne verdier og mål. Enten du har formulert dem tydelig eller ikke, eksisterer de - bedriften eksisterer for et bestemt formål (utover bare å tjene penger!), Og du har en bestemt måte å drive forretninger på som er forskjellig fra andre.
Det er viktig for alle ansatte å være på samme side om selskapets verdier og oppdrag, men dette kan lett gå seg vill i det daglige arbeidslivet - spesielt når du begynner å vokse.
Hvis du vil kommunisere dine verdier effektivt og autentisk, må du selvfølgelig først være tydelig om dem. Hvis du trenger hjelp til det, kan du se følgende veiledninger:
Deretter begynner prosessen med hva denne gode Harvard Business Review-artikkelen kaller "selger merkevaren inne".
Det jeg liker om denne formuleringen er at den oppfordrer gründere til å nærme seg medarbeiderkommunikasjon på samme måte som de nærmer seg ekstern markedsføring. Målene, tross alt, ligner både ansatte og kunder: å fremme en positiv oversikt over selskapets merkevare og oppnå høyere grad av engasjement og lojalitet.
Bedriftseiere tar ofte slik engasjement og lojalitet for gitt med sine ansatte, eller kanskje tror de at det skal komme automatisk til gjengjeld for å levere lønn, men det er ikke tilfelle. Undersøkelse etter undersøkelse viser at store deler av arbeidsstyrken frigjøres fra jobbene sine og planlegger å reise. Med ansatte, som med kunder, må engasjement og lojalitet bli opptjent.
HBR-artikkelen inneholder noen gode eksempler på hvordan bedrifter har gjort det. De er hovedsakelig basert på store selskaper, men små bedrifter kan gjøre lignende ting, så jeg vil anbefale å lese det for å få ideer.
For eksempel ble noen ledere på Nike gitt tittelen "Corporate Storyteller" og oppfordret til å fortelle historier som illustrerer firmaets nøkkelverdi av Bare gjør det:
"Nike cofounder Bill Bowerman, i et forsøk på å bygge en bedre sko for sitt lag, hente gummi inn i familiens vaffeljern, fødte prototypen til Nike's berømte Waffle Sole. Ved å snakke om slike oppfinnende trekk, håper selskapet å beholde innovasjonsånden som kjennetegner annonsekampanjene i live og godt i selskapet. "
Selvfølgelig er den beste måten å styrke bedriftens verdier ikke på å snakke om dem, men å leve dem. Artikkelen citerer også Minnesota-baserte Quality Bicycle Products, som er forpliktet til å beskytte miljøet. Ansatte som bor innen ti miles fra selskapet får en $ 2 daglig kreditt for sykling, carpooling, eller å ta en buss til jobb. Det er verdier i aksjon.
Kommunikasjon er en toveis gate. I tillegg til å kommunisere til dine ansatte må du oppmuntre dem til å kommunisere med deg, både om hvordan de føler seg i jobben og om viktig informasjon eller ideer om virksomheten.
Ved hjelp av noen av strategiene vi nettopp har nevnt, for eksempel samarbeidsprogramvare og chatverktøy, vil det til en viss grad bidra. Men selv i små bedrifter kan folk være redd for å snakke om følsomme problemer i offentlige fora eller foran sjefen.
Så regelmessige medarbeiderundersøkelser er et must. Det er best å få en ekstern konsulent til å gjennomføre undersøkelsene, av to grunner:
Med en liten bedrift med få ansatte, må du kanskje gå til ekstra lengder for å sikre at folk fortsatt ikke kan identifiseres. En konsulent kan hjelpe med det. Vurder også å knytte resultatene til noen referanser, for eksempel en ekstern organisasjon som Great Place to Work. Det kan hjelpe deg med å se hvor du har det bra, og hvor du må jobbe hardere. Surveying regelmessig og opprettholde konsistens i de spurte spørsmålene kan også hjelpe deg med å oppdage trender over tid.
Som småbedriftseier er det ingen unnskyldning for ikke å møte regelmessig med dine ansatte. Selv Facebook-administrerende direktør Mark Zuckerberg møter regelmessig med påmeldingsnivåansatte i såkalte "Zuck Reviews".
Enda bedre enn en formell gjennomgang er imidlertid et uformelt møte. Zuckerberg er en fan av walking møter, sammen med andre tech luminaries som Steve Jobs og Jack Dorsey. Folk kan ofte løsne seg og føle seg fritt til å snakke sine tanker når de går utendørs i stedet for å sitte på tvers av et skrivebord eller rundt et konferansebord.
Så, selv om du er opptatt, planlegg litt tid med hver ansatt så ofte du kan. Selv om vi har snakket om noen større teknologiske løsninger, kan en enkel ansikt til ansikt chat ofte være den mest effektive form for kommunikasjon. Det kan virke som om det er første gang, men hvis du gjør det regelmessig, kan du bygge et nivå av tillit som vil oppfordre ansatte til å åpne opp med deg og snakke fritt.
I et stort selskap er en viktig funksjon av HR-avdelingen å løse konflikter mellom ansatte og håndtere klager. Hvis en medarbeider føler seg urettferdig behandlet, eller hvis to medarbeider bare ikke kan løse sine forskjeller, trenger de en passende avenue for å få problemet løst.
Som småbedriftseier kan disse tingene til slutt bli ditt ansvar, så her er en titt på noen gode praksiser:
Først må du ha en plan. Konflikt vil oppstå fra tid til annen i enhver organisasjon, selv om arbeidsplasskulturen generelt er sunn, så du må ha en metode for å håndtere det. Hvis firmaet ditt er for lite til å ha en HR-representant, må du kanskje gå inn, men også se deg rundt i selskapet for å identifisere andre som kan ha ferdigheter til å fungere som effektive mediatorer.
Deretter etablerer du en konfliktløsningsprosess. Følgende sjekkliste fra Human Resources-avdelingen ved University of California, Berkeley, gir et utmerket utgangspunkt:
Prøv å oppmuntre til sunne kommunikasjonsmønstre ved å be folk om å holde personligheter og følelser ut av det og forsøke å beskrive problemene og konsekvensene objektivt uten å anklage.
Konflikt kan være vanskelig å håndtere, både for de involverte og for de som prøver å melde. Men hvis det ikke er løst, kan det føre til akkumulerte vred og et forgiftet arbeidsmiljø.
Se Berkeley-artikkelen for flere detaljer, så vel som dette innlegget ved å bruke det merkelig navngitte, men kraftige "giraffspråket" for å avdekke konflikt. Hvis ting blir så ille at du føler at du ikke kan takle det, eller hvis situasjonen krever et nivå av upartiskhet som du ikke kan gi, vurder å bringe inn en ekstern mediator eller arbiter.
I denne opplæringen har du lært om måter å forbedre medarbeiderkommunikasjon i småbedrifter. Du har sett noen eksempler fra vellykkede bedrifter og lært om noen teknikker du kan bruke i din virksomhet i dag.
Enten du ender med å stole på programvareverktøy, spørreundersøkelser, nyhetsbrev, ansikt-til-ansiktsmøter eller en kombinasjon av dem alle, kan du sette ditt eget frimerke på dem og lage egne beste praksis på egen hånd. Tross alt er kommunikasjon best når den er autentisk, så gjør det som føles ekte for deg.
Neste opp i denne serien om småbedrifter HR ser på noen av de viktige HR-kravene for små bedrifter. Så ser vi på andre emner som de verste HR-problemene og de beste HR-programvareløsningene. Så hold deg innstilt!
Accentsconagua