Share
Hvis du har jobbet i en bedriftsjobb, vet du nok alt om Key Performance Indicators (KPIer). Store selskaper bruker dem hele tiden til å måle fremdriften deres og sørge for at de er på rette spor for å slå sine mål.
Men mange små bedrifter mangler et triks: En nylig undersøkelse fra Geckoboard viste at nesten halvparten av små og mellomstore bedriftseiere ikke har identifisert noen KPIer. Den samme undersøkelsen fant at de virksomheter som gjøre spor KPIs regelmessig var omtrent dobbelt så sannsynlig å slå sine mål.
Så i denne opplæringen lærer du hvordan du bruker dette kraftige planleggingsverktøyet til småbedrifter. Du lærer hvilke KPIer, fordelene ved å bruke dem, ulike typer KPIer, og hvordan du angir effektive KPIer og overvåker dem..
På slutten vil du være klar til å bruke KPI-rapportering for å ta din småbedrift til neste suksessnivå.
Hva er nøkkelindikatorer (KPIer)? (grafisk kilde)La oss starte med en rask definisjon. Slik definerer Business Software Company Klipfolio KPIs:
En nøkkelprestasjonsindikator er en målbar verdi som demonstrerer hvor effektivt et selskap oppnår viktige forretningsmål.
Begrepet "målbar verdi" er viktig her. KPIer er drevet av bestemte data, slik at de gir et klart mål på fremdriften din. I stedet for å bare si, "Våre kunder elsker oss," kan du si noe som: "88% av kundene sier at de vil kjøpe fra oss igjen, opp fra 85% i fjor, og 82% vil anbefale oss til andre , opp fra 80% i fjor. "
Det er mye kraftigere enn en anekdotisk dom, og det kan hjelpe deg ved å markere problemer og tillate deg å håndtere dem raskt. Hvis den kundetilfredshetsprosenten begynner å gå i feil retning, kan du for eksempel kjøre ekstra undersøkelser for å finne ut nøyaktig hvorfor folk er mindre fornøyd med tjenesten din.
Det kan være at du har en bestemt ansatt som trenger bedre trening, eller en konkurrent som tilbyr noe du ikke gjør, eller noe annet. KPIene dine er som et varslingssystem. Når du ikke slår målene dine, kan du tenke på det som et rødt advarsellys som blinker på kontoret.
Eksemplet jeg ga, er kundetilfredshet KPI, men du kan bruke KPIer på ulike områder av virksomheten din: Du kan bruke økonomiske KPIer, operative KPIer, salg KPIer og så videre. Vi vil se nærmere på de forskjellige typene senere.
Det er også verdt å fremheve at Klipfolio-definisjonen bruker ordet "nøkkel" to ganger. Hva betyr "nøkkel"? Det avhenger av din virksomhet. En måling som er viktig for en bedrift, kan ikke være relevant for en annen. Og det som er viktig for din egen virksomhet kan endres over tid, mens du vokser og begynner å komme over forskjellige problemer og muligheter.
Vi vil se nærmere på å velge KPIer senere, men husk bare at "nøkkelen" er en subjektiv vurdering, og den drives av det du vil fokusere på i din egen virksomhet til enhver tid.
Så hvorfor bruke KPIer?
Vel, undersøkelsesdataene jeg nevnte i innledningen, virker ganske overbevisende for meg. Små bedrifter som sporer KPIer regelmessig, er dobbelt så sannsynlig å slå målene sine. Her er en mer detaljert titt på hvorfor KPIer er så effektive.
Hvis du er en solo-entreprenør, prøver du sannsynligvis å jonglere om et dusin forskjellige jobber samtidig, fra regnskap til produktutvikling til markedsføring. Det kan være lett å ende opp med en oppgaveliste, en kilometer lang, men ingen reell klarhet rundt hvilke oppgaver det viktigste er å flytte virksomheten fremover.
Innstilling og sporing av KPIer kan holde deg på sporet. Hvis du har satt dem riktig, gjenspeiler de de viktigste elementene i bedriften din nå. For hver av oppgavene på listen din kan du spørre deg selv hvordan det vil bidra til å treffe en av dine KPIer, og prioritere tilsvarende. Du kan sørge for at du bruker mesteparten av tiden på oppgaver som vil ha en direkte innvirkning på noe som virkelig er viktig for bedriften din.
Hvis du har ansatte, tjener KPI også noen andre formål. De hjelper deg og dine ansatte ikke bare med å fokusere på de riktige tingene, men gir deg også muligheten til å styre dine ansatte mer effektivt.
Hvis du for eksempel bruker en salgsansvarlig, kan du være enig om noen realistiske salgskriterier, og deretter måle personens ytelse mot KPIene. Det er et mer objektivt mål, og det er lettere å holde personen på sporet. I stedet for å si, "Jeg vil gjerne se deg gjøre mer salg," kan du si, "KPI vi var enige om, skulle bringe inn 20 nye kunder i måneden, men vi har bare tatt inn 12 denne måneden."
Det kan føre til en mye mer produktiv diskusjon. Uten KPI på plass, kan salgsforvalteren bli defensiv om ditt vage ønske om "mer salg" og hevder at dine forventninger var urealistiske.
Med KPI blir den delen tatt ut av ligningen. Salgsansvarlig har allerede avtalt målet om 20 per måned, og diskusjonen kan fokusere på hvorfor målet ikke er oppfylt. Kanskje de trenger mer støtte fra andre områder av virksomheten, kanskje prissettingen er satt for høyt, eller kanskje er det en konkurransedyktig ulempe som setter potensielle kunder bort.
KPIer kan også hjelpe dine ansatte til å føle seg mer engasjert ved å stille klare forventninger. Samme Geckoboard-undersøkelse fant at halvparten av britiske ansatte sier at deres generelle ytelse er kompromittert når de ikke blir gjort oppmerksom på nøkkelinformasjon og beregninger.
Folk elsker å vite nøyaktig hva som forventes av dem, og å føle at de får en reell innvirkning. Etter hvert som bedriften din blir større, kan det være vanskelig å oppnå, men klare KPI kan hjelpe.
Som du tar med på flere ansatte, kan du til og med bruke "cascading KPIs". Hvis du for eksempel har flere selgere, kan du dele den samlede KPI på 20 nye kunder per måned, slik at hver person er ansvarlig for 5 nye salg. Deres individuelle KPI passer klart inn i et samlet KPI.
KPI er et viktig styringsverktøy, men som alle verktøy har de også sine begrensninger. Å ha et sterkt fokus på et bestemt mål er flott, men det kan også føre til å forsømme andre viktige ting som ikke er fanget i dataene.
Hvis du har satt KPIene dine riktig, bør de gjenspeile de viktigste delene av virksomheten din, men data som er sett på isolasjon, kan alltid være misvisende. Det er viktig å holde den generelle forretningskonteksten i tankene.
La oss gå tilbake til det salgselskapet KPI eksempel. I så fall stimulerer du salgsteamet ditt for å få inn nye kunder, men du fokuserer ikke på hvor verdifull hver kunde er. Salgsteamet ditt ville gjøre det bedre ved å bringe inn fem lavverdige kunder enn ved å tiltrekke seg et enkelt stort selskap som vil bruke store mengder over en lengre periode, selv om sistnevnte ville være mer verdifullt for bedriften din.
Du kan selvsagt endre KPI for å fokusere på hver kundes levetid verdi som et mål, men da kan det fortsatt være problemer. Hvis salgsteamet ditt fokuserer på å treffe KPI, kan de ende opp med å forsinke nye kundeoppmeldinger når de har slått månedstallet, slik at den nye virksomheten bidrar til følgende måneds tall i stedet for.
Så det er viktig å huske, både for deg selv og for dine ansatte, at det å gjøre det rette for bedriften din er hovedkriteriet for enhver beslutning. KPIene er et middel til den slutten, ikke enden i seg selv. Å designe dine KPIer på riktig måte vil ta deg langt, men sørg for å beholde litt fleksibilitet, og ikke la tallene bli en usunn besettelse.
Så hvilke typer KPI er der? Egentlig kan du spore alt du vil, og områdene vil være forskjellige for hvert selskap, men her er noen populære eksempler:
Denne gruppen av KPIer måler bunnlinjen i virksomheten din: økonomisk suksess. Dette kan være inntekter, nettoinntekt, kontantstrøm, helse i balansen din, eller noe mer spesifikt. For eksempel, hvis gjeld er et problem for bedriften din, kan det samlede gjeldsnivået være et KPI du vil spore.
For mer om gjeldseksemplet, se min siste veiledning om å komme ut av gjeld, og for flere eksempler på økonomiske KPIer, se denne veiledningen om økonomiske beregninger:
Disse handler om effektiviteten i virksomheten din. Hvor raskt sender du bestillinger til kunder? Hvis du har en oversikt over fysiske produkter, hvor lenge varer produktene i den beholdningen før de blir solgt? Det er mange muligheter her: for mer, se min veiledning om operasjonelle beregninger.
Alle bedrifter trenger å tiltrekke seg nye kunder. Selv om du ikke vil være den neste Amazon, er en viss vekst sunn - det hjelper deg å gi deg mer penger til å investere i bedriften din og gi best mulig service. I det minste må du erstatte eksisterende kunder som vil avvike over tid av ulike grunner.
Så du kan følge nye kundeoppmeldinger, føre generasjon, generell inntektsvekst eller en rekke andre beregninger.
I tillegg til å bringe inn nye kunder, må du holde de eksisterende glade. Denne KPI-gruppen sporer lykken til dine eksisterende kunder - vanligvis basert på regelmessige undersøkelser, selv om du kan måle det på andre måter, for eksempel antall gjentatte kjøp.
Du kan bruke en enkel KPI som helhetlig kundetilfredshet, eller du kan se på mer detaljerte beregninger som hastigheten med hvilke problemer som er løst, nivåer av kundeengasjement med dine produkter eller programmer, samspill på sosiale medier, osv..
Du vil ofte se KPIer definert som "ledende" eller "lagging" -indikatorer. "Leading" indikatorer forutsier et bestemt utfall, mens "lagging" -indikatorer måler hva som skjedde i det siste.
Personlig tror jeg ikke at dette skillet er nyttig. Å måle fremtiden er logisk umulig, så alt du måler har allerede skjedd (og så er "lagging"). Men mange av de tidligere hendelsene kan også brukes til å gjøre forutsigelser om fremtiden (og så er "ledende").
Så jeg vil anbefale å fokusere mer på områdene av virksomheten din som du vil spore, men jeg nevner det "ledende" / "lagging" skillet slik at du er klar over det.
Du kan se flere KPI-eksempler i serien min om forretningsmessige beregninger, for eksempel:
Så hvilke KPIer bør du bruke?
Først av alt, her er hva ikke å gjøre. Ikke begynn med å spørre deg selv hvilke data du har tilgjengelig. Begynn med å identifisere de viktigste tingene for bedriften din, og vær så bekymret for hvordan du samler dataene senere.
De fleste bedrifter i disse dager har en stor mengde data tilgjengelig, så ikke samle alt - det kan være overveldende og distraherende. Vær selektiv, og sørg for at du samler og sporer bare det som er viktigst.
Hvilke KPI skal du måle? (grafisk kilde)Så begynn med å referere tilbake til forretningsplanen din. (Du har en forretningsplan, ikke du? Hvis ikke, se min forretningsplanlegging veiledning.)
Selv den mest uformelle forretningsplanen bør ha en klar liste over strategiske mål. Begynn med denne listen, og utvikle KPIer for å gjenspeile hvert av de områdene som er mest viktige.
Britisk høyere utdanning nonprofit Jisc gir en nyttig liste over spørsmål å spørre deg selv som du setter KPIer. Her er en kondensert versjon av den listen:
Se artikkelen som er koblet til ovenfor for hele listen over spørsmål (men husk at noen av dem er mer hensiktsmessige for større institusjoner og kanskje må tilpasses til dine småbedriftsmål).
Når du har identifisert de riktige områdene for å fokusere på, må du velge bestemte KPIer for å måle.
Det viktigste å sikte på er spesifisitet. KPIer bør være skarpt fokusert og målbart. Du er sikkert kjent med SMART-mål, hvis ikke, eller hvis du trenger en rask oppdatering, se denne gode opplæringen av David Masters om å sette mål for din småbedrift:
Kort sagt, bør SMART mål være:
KPI er ikke akkurat som SMART-mål. En forskjell er at mens SMART-mål vanligvis har en måldato, er KPIer vanligvis på gang. Men rammen er fortsatt nyttig for å sikre at du angir gode, spesifikke, målbare KPIer.
For hvert KPI bør det være et bestemt minimumsnummer du sikter på. Tenk på mitt enkle eksempel på 20 nye kunder per måned.
Noen bedrifter liker også å inkludere noen ekstra nivåer, for eksempel et "trafikklys" -system. I så fall kan oppnå målet om 20 nye kunder per måned være grønn, noe som indikerer at du har det bra. Mellom 12 og 20 kan være oransje, noe som indikerer at du ikke klarte å slå målet, men du ble nær. Mindre enn 12 kan være rød, noe som indikerer at du har et alvorlig problem å ta opp.
Selvfølgelig er å sette KPIer en meningsløs aktivitet, med mindre du aktivt overvåker dem regelmessig og gjør noe så snart du ser et problem.
"Hvor ofte skal jeg spore KPIer?" Kan du spørre.
Svaret er: "så ofte som mulig."
Hvis du kan, kan du sette opp en slags instrumentpanel som samler alle dataene dine på ett sted og det er enkelt å oppdatere. Noen regnskapsprogrammer tilbyr denne funksjonaliteten, og det er også mange spesifikke "business dashboard" -programvareleverandører som vil trekke inn data fra flere systemer for deg og tillate deg å spore det i sanntid.
Alt av alt avhenger selvfølgelig av hvilke data du sporer og hvor mye du er villig til eller i stand til å investere i programvareløsninger. Hvis du foretrekker å holde ting enkelt, kan du bare trekke dataene sammen i et enkelt regneark eller en database. Bare vær sikker på at du, eller noen i bedriften din, gjør det til en prioritet å gjøre dette ofte.
Hvis du ikke møter mål, kan det være fristende å fokusere på å bringe tallet høyere, men det viktigste er å identifisere den underliggende årsaken til problemet. Dette kan ta tid, men hvis du fokuserer på det konsekvent for måned etter måned, bør du se en forbedring.
Over tid må du sannsynligvis forbedre dine KPIer. Du kan gjøre dette som en del av dine vanlige endringer i forretningsplanen din. Hvis dine strategiske mål endrer seg, bør KPIene dine endres også.
Og selv om du kanskje blir fristet til å endre de som du ikke klarer å slå, er de som faktisk må endres, de som du konsekvent oppnår. Hvis en KPI er "grønn" for måned etter måned, kan det tyde på at dette området av bedriften din gjør det bra, og du trenger ikke å fokusere på det lenger. Eller kanskje du kan vurdere å sette et mer aggressivt mål.
Utgangspunktet er at du må følge dine KPIer regelmessig, ta handlingen når du ikke møter mål og forbedre KPIene dine for å sikre at de gjenspeiler fremdrift mot bedriftens viktigste mål.
I denne opplæringen har du lært hva KPI er, og hvordan de kan hjelpe virksomheten din. Du har sett noen eksempler på forskjellige typer KPIer, og du har lært hvordan du setter effektive KPIer. Til slutt har du lært hvordan du overvåker KPI-ene dine regelmessig og hvordan du skal finjustere dem for å sikre at de forblir relevante.
Så du er nå klar til å sette KPIer for din egen virksomhet. Bruk prosessen vi har dekket i dag, sørg for at du bare sporer hva som er veldig viktig, og sørg for at du sporer den så ofte som mulig, og oppdater KPIene når du trenger det. Hvis du gjør alt det, bør du være godt på vei for å bli med den minoriteten av små bedrifter som vellykket oppnår alle sine mål.
Accentsconagua