Hvorfor de fleste produktivitetstips feiler (og hvordan å overvinne det)

Godt nytt år! Det er den tiden av året når så mange av oss liker å ta opp og lage nye planer. Og en av de mest populære tingene folk ønsker å gjøre er å være mer produktive.

Den gode nyheten er at nettet er fullt av produktivitetstips. Den dårlige nyheten er at, til tross for all den store informasjonen og systemene der ute, kjemper mange av oss fortsatt for å være mer produktive.

Så hvorfor sviker så mange produktivitetstips, og hva kan du gjøre med det? Det er akkurat det vi skal undersøke i denne opplæringen. Men jeg vil ikke se nærmere på bestemte produktivitetsteknikker, selv om jeg vil koble til mange ressurser for å lære mer om dem. 

Fokuset i dagens artikkel er ikke hvilket produktivitetssystem som skal brukes, men heller hvordan å nærme produktiviteten på en mer vellykket måte, hvilken teknikk du velger å bruke.

1. Årsakene til manglende produktivitetsinnsats

De fleste produktivitetstips feiler av en veldig enkel grunn: De fokuserer på en bestemt teknikk eller et system, i stedet for den underliggende oppførelsen. 

De gir deg ideen om at et bestemt verktøy, app eller system vil løse alle dine produktivitetsproblemer og få deg til å drive deg effektivt gjennom alle dine oppgaver for neste år.

Hva er galt med snarveier og hacker?

Det er en fristende illusjon, men en illusjon likevel. Vi faller ofte for det på andre områder av livet, som slanking. Det er South Beach Diet et år, Atkins neste, deretter Middelhavet, Paleo, og så videre og så videre. Og fortsatt, 95% av dietter feiler.

Sannheten er at det ikke er produktivitetsteknikken selv som er viktig. De har alle sine fordeler og ulemper, deres talsmenn og kritikere. Som dietter, de fleste av dem kan jobbe for en bestemt person på et bestemt tidspunkt; de fleste av dem kan også mislykkes.

Det som er viktig er måten du nærmer deg produktivitetsreisen til. 

Forsøker du å gjøre for mange endringer på en gang?

En av de største feilene folk gjør er å prøve å endre for mye, for tidlig. 

Det er naturlig, selvfølgelig, du vil at dette kommende året skal være annerledes enn det som nettopp er borte, og du prøver å gjøre endringer i engros til viktige aspekter av livet ditt.

Det er ikke noe galt med å være ambisiøs, men faktum er at det er veldig vanskelig å bytte inngrepet vaner. Et ofte gjentatt uttrykk er at det tar 21 dager å endre en vane, men forskning fra University College London antyder at den er mer som to måneder i gjennomsnitt - og varierer vesentlig fra person til person.

Vurder også at et bredt mål som å være mer produktiv ofte kan medføre endring av flere vaner - det kan hende du må: 

  • stå opp tidligere enn du er vant til,
  • se mindre TV,
  • klipp av på avbrudd fra smarttelefonen, 
  • og så videre. 

Dette er ganske mye å forvente å endre på en gang.

Og så vurder at livet er uforutsigbart. Du vil sannsynligvis ha uventede forstyrrelser, sykdommer, argumenter, tilbakeslag og følelsesmessige forstyrrelser for å håndtere mellom nå og slutten av året. 

Hvis du er for stiv og urealistisk i det du forventer av deg selv, vil disse tingene blåse deg selvfølgelig.

Hvorfor fungerer en mer gradvis tilnærming ofte bedre

Jeg sier ikke at du ikke kan endre vaner og være mer produktiv. Faktisk er det fullstendig oppnåelig. 

Jeg sier bare at du gir deg selv den beste muligheten for å lykkes hvis du tar en mer gradvis tilnærming. Ta deg tid til å få en ting riktig, og deretter gå videre til en annen, og deretter en annen.

Vi vil se på hvordan du gjør dette mer detaljert i resten av opplæringen, men for nå, tenk bare på året som en maraton. 

Du vil ikke sprute den første milen, føle deg bra for en stund, og deretter kollapse. Du vil flytte i et tempo du kan opprettholde gjennom hele året, og ideelt gjennom resten av livet ditt. Hvis dette tempoet føles for sakte for deg i begynnelsen, er det ok. Motstå fristelsen til å øke hastigheten til du er sikker på at du kan gjøre det uten å bli kortpustet.

2. Lag plass

Du har ting du vil oppnå i år, så det er naturlig å lage planer om å stikke inn i oppgavene. Men en sikker måte å mislykkes i produktivitetsmålene er, er å bare legge til flere ting på oppgavelisten din.

Hva kan du slutte å gjøre eller redusere?

Før du begynner å legge til nye oppgaver i arbeidsbelastningen din, må du opprette plass i livet ditt. Det er bare så mange timer på dagen, og hvis du skal gjøre nye ting, må du gi noe opp. Ellers vil du aldri oppfylle dine mål.

Så før du bestemmer deg for hva du skal gjøre i år, bestem deg for noen ting du skal til Stoppe gjør, eller i det minste redusere. De trenger ikke å være "dårlige vaner" - de kan til og med være ting som du legger mye tid på, men det hjelper deg ikke mer. 

Faktisk kan de ofte være den største tiden suger: de tingene du gjør fordi du føler at du burde eller fordi du har blitt fortalt at de vil hjelpe din karriere, men det har egentlig ikke en målbar utbetaling.

Slik tar du oversikt og sporer din tid

Begynn med å ta en oversikt over hvordan du bruker tiden din. Av de 168 timene i en uke, hvor mange bruker du på ting som er viktige for dine viktigste mål i livet? Hva blir resten av tiden brukt på? 

Jeg anbefaler å spore tiden nøyaktig for en hel uke, ved hjelp av en enkel app som Toggl eller Harvest-eller hvilken metode som passer best for deg. Resultatene kan overraske deg.

Deretter bestemmer hvilke av de tingene du skal slutte å gjøre. Prøv å tenke stort, etter hva Jim Collins kaller 20-10-oppdraget:

Det går slik: Anta at du våknet i morgen og mottok to telefonsamtaler. Den første telefonsamtalen forteller deg at du har arvet $ 20 millioner, ingen strenger vedlagt. Den andre forteller deg at du har en uhelbredelig og terminal sykdom, og du har ikke mer enn 10 år å leve. Hva ville du gjøre annerledes, og spesielt, hva ville du slutte å gjøre?

Det burde frigjøre litt tid for deg. 

Husk at du sannsynligvis ikke umiddelbart slutter å gjøre alt du planlegger å slutte å gjøre, av grunnene til at vi allerede har diskutert. Så ikke lag en tidsplan som bruker opp hver ekstra time du har tatt opp. Men hvis du kan slutte å gjøre selv halvparten av tingene du ikke vil eller trenger å gjøre, vil du se en merkbar uptick i produktiviteten din.

3. Hold det enkelt

Nå som du har opprettet litt plass, fyll ikke alt umiddelbart. I stedet for å prøve å forandre alt, prøv å endre en ting om gangen.

For eksempel kan du velge et stort mål du vil oppnå, og forsøk å sementere vanen å våkne opp en time tidligere hver ukedag og jobbe med det første, før du starter alle andre ting du må gjøre.

Resultatene legges opp fort når du fokuserer på en enkelt aktivitet 

Det er en relativt enkel ting å gjøre, men det kan gjøre en stor forskjell hvis du gjør det konsekvent. I løpet av et år kan en time om dagen med fokusert aktivitet legge til:

  • skriver en bok, 
  • starter en ny bedrift, eller
  • å oppnå noen av en rekke andre ambisiøse mål.

Selv om det er en enkel forandring å lage teori, er det også ganske utfordrende å oppnå i praksis. Det vil være mange morgen når du føler deg for trøtt, for opprørt, for distrahert, og så videre. Å semente vanen vil ta mye arbeid og besluttsomhet.

Så det er fornuftig å fokusere alle dine energier på å gjøre den ene endringen. Det kan være endringer du vil gjøre til andre områder av livet ditt, men la dem være alene for nå. Bare gjør denne en ting først. Arbeid på den i minst en eller to måneder, til den føles som automatisk som å ta en dusj eller børste tennene.

Arbeid med bare én produktivitetsteknikk om gangen

Når du har den vane, bør du vurdere å plukke opp et produktivitetsverktøy som skal brukes på resten av tiden. Igjen, ikke bli overveldet av valget, og ikke prøv å bruke flere forskjellige teknikker - bare velg en, og jobber med den i en måned eller to. Konsistens er nøkkelen.

Du kan finne god informasjon om noen av de populære produktivitetssystemene der ute i vår produktivitetslæreveiledning, eller i følgende veiledninger:

Forresten, det eksempelet jeg ga i denne delen av arbeidet for en time hver morgen på hovedmålet ditt er bare det-et eksempel. Folk organisere sin tid på mange forskjellige måter, og du kan finne en annen tidsplan fungerer bedre for deg. Poenget er rett og slett å gjøre en liten, men betydelig endring og holde fast i det før du prøver å gjøre andre ting.

4. Vær realistisk

Selv når du bare fokuserer på en ting om gangen, kan du fortsatt være urealistisk i hvordan du oppretter målene dine. Å presse deg selv er bra, men å presse deg for hardt setter deg opp for feil. Og dessuten kaster livet nesten alltid deg en curveball nå og da, slik at du alltid trenger litt spillerom i dine planer.

Skal tilbake dine mål for å være mer vellykket 

Ta uansett mål du har kommet opp med, og skala dem tilbake med 20% eller så. 

En måte å gjøre dette på er å fjerne noen av målene dine helt og holdent. Er det noe du vil gjøre, men det er ikke et virkelig must? Kanskje du alltid har lyst til å lære arabisk, men tiden og energien som er involvert i å ta leksjoner vil være i konflikt med noen andre ambisiøse mål du har satt. Kanskje du kan utsette det, for nå minst.

Ikke glem at du alltid kan hente opp noen av dine tømte mål i de kommende årene, når du har ryddet plass ved å utføre tingene på listen din i år. 

Kutt dine mål ned til det viktige paret

Prøv å være brutal og fokus på bare en ting som vil gjøre en ekte forskjell i livet ditt. Deretter kan du planlegge å legge til andre senere på året hvis alt går bra, men unngå å gjøre årlige mål til en lang klesvaskliste over varer. To eller tre er rikelig.

Du kan også opprette litt spillerom ved å trykke måldatoer videre ut i fremtiden. For eksempel, hvis målet ditt er å starte en bedrift om seks måneder, må du trykke denne tidsfristen ut med en ekstra måned for å tillate de uventede tingene som kommer til å komme.

5. Vær snill mot deg selv

En fare for å jobbe med produktiviteten din er at du ser deg selv som en maskin. Du prøver å trekke ut maksimal utgang fra denne maskinen i løpet av hver vekkende time, og hvis det bryter ned fra alt det trykket, tror du det er noe galt med det.

Ikke glem: Du er ikke en maskin. Du er et menneske. 

Du trenger ting som nedetid, avslapning og tid brukt med kjære. Hvis du ikke gir deg selv disse tingene, gjett hva? Din produktivitet vil lide. 

Hvis du presser deg til å jobbe syv dager i uken uten pause, finner du det stadig vanskeligere å fokusere. Du vil sannsynligvis bli irritabel og snill, og du vil være svært utsatt for distraksjoner. Du vil legge flere og flere timer i arbeidet ditt, men du vil tilbringe en god del av de timene som klikker bort på Facebook eller ser på klippene fra 1970-tallet sitt på YouTube.

Vi har en tendens til å se slike ting som en feil i viljestyrke, men egentlig er de en feil i selvbehov. Hvis du finner deg selv ute av stand til å konsentrere, kan det godt være fordi hjernen din bare trenger en pause, og hvis du fortsetter å nekte å gi den en, vil den bare gå videre og ta en uansett.

Så, i stedet for å prøve å være produktiv for hvert vakkert øyeblikk, sørg for at du også planlegger noen morsomme ting, og planlegge mange pauser.

Neste skritt

I denne opplæringen har vi undersøkt noen av årsakene til at de fleste produktivitetstips feiler. Vi har sett at det er mer produktiv handler ikke om å finne det perfekte systemet eller produktivitetsprogrammet, men om å endre tilnærming.

Vi har snakket om: 

  • hvordan du kan skape plass i livet ditt for de endringene du vil oppnå, 
  • hvor viktig det er å fokusere på en ting av gangen og å være realistisk i målstillingen din, og
  • hvordan du kan dra nytte av å være snill mot deg selv enn å kjøre deg selv for å gjøre produktiv bruk av hver eneste time.

Det neste trinnet er å implementere noen av strategiene beskrevet her. Ta en oversikt over livet ditt, og avgjøre noen ting du vil slutte å gjøre. Deretter starter sakte, fjerner gamle vaner og erstatter dem med nye.

Hvis du fortsatt føler at du må lese mer om produktivitet før du fortsetter, kan du prøve følgende opplæringsprogrammer:

Lykke til med å gjøre vaneendringer i år. Det er gjennomførbart hvis du tar en langsom, gradvis tilnærming til å gjøre endringer pinne-en om gangen.