Slik bygger du ditt eget produktivitetssystem med OmniOutliner

Det er alt annet enn umulig å finne den perfekte gjøremålslisten for dine egne behov. Du trenger kanskje noe enkelt bare for å holde rede på de tingene du trenger fast i huset ditt, eller du vil kanskje ha en fullstendig prosjektleder som kan holde oversikt over dine prosjekter, oppgaver, forfallsdato og hvor mye hver oppgave vil koste. Enkel å-gjøre-listen apps pleier å være også Enkle og avanserte er så komplekse at de tar deg evig for å lære å bruke.

Så bygg din egen gjøremålsliste app i stedet. Nei, egentlig. I denne veiledningen vil jeg vise deg hvordan du bygger din egen tilpassede oppgaveliste-app med bare de funksjonene du trenger, ved hjelp av OmniOutliner. Du trenger aldri en ny gjøremålsliste-app igjen.

Hvorfor OmniOutliner?

Vi skal omdanne denne grunnleggende oversikten til et fullverdig produktivitetssystem.

Kort for å faktisk kode din egen gjøremålsliste-app som er alt for mye arbeid bare for å forenkle dine egne oppgaver. Det neste beste alternativet er å bruke en app som er tilpassbar nok til å la deg omdanne den til et produktivitetssystem. Det er akkurat hva OmniOutliner er. Det er en omtalt app med flere kolonner som er så tilpassbar, det var grunnlaget for den opprinnelige versjonen av OmniFocus, den populære GTD-oppgavelinjen appen.

OmniOutliner er bare tilgjengelig på Mac og iPad, men hvis du bruker en PC, kan du bruke UV Outliner som er like stor at den vil fungere nesten det samme som trinnene i denne opplæringen. Alternativt kan du få noe som ligner på arbeid i en hvilken som helst regneark-app, om enn uten OmniOutliner sine fine funksjoner, og Org-modusen i Emacs tilbyr enda et annet geeky alternativ for å lage din egen gjøremålsliste.

Du kan følge med denne opplæringen ved å lage et nytt OmniOutliner-dokument - jeg brukte det innebygde Klassisk med nivå stiler mal som grunnlag for denne opplæringen. Du kan også laste ned vedlagte Todo-oversikten som inneholder alle funksjonene vi legger til i denne opplæringen, og tilpasser det bare på egen hånd. Også, jeg bruker OmniOutliner 4 Standard for Mac i denne opplæringen, men du kan få nøyaktig samme resultat ved hjelp av en ny versjon av OmniOutliner for Mac eller iPad.

Supermakt en oversikt

Når du starter et nytt dokument fra en mal i OmniOutliner, vil det inkludere noen overskrifter, underoverskrifter og poeng som et eksempeloversikt. La oss erstatte dem med noen prosjekter, delprosjekter og oppgaver du må gjøre som de første skrittene mot å lage ditt eget produktivitetssystem.

Men først må du tenke gjennom hvor detaljert du vil ha din gjøremålsliste. Du vil kanskje bare beholde oppgaver og ingenting annet. I så fall trenger du bare ett nivå og ingen prosjekthierarki. Eller kanskje du vil gruppere alt til detaljerte prosjekter, delprosjekter, oppgaver, deloppgaver og mer. For det kan du lage så mange nivåer som du vil - det er det fine med et skisseringsverktøy.

I denne opplæringen skal jeg legge til prosjekter (Arbeid og Personlig), delprosjekter (Hus og bil under Personlig), og deretter oppgaver under hvert delprosjekt For å gjøre det, skriv inn prosjektene dine som toppnivået i omrisset, skriv inn en gang og skriv inn delprosjektene, og slutt innhente en gang under delprosjektene og skriv inn oppgavene dine.

Prosjekter, delprosjekter og oppgaver og deltakere hvis du vil.

Nå, la oss få alt til å se bedre ut. Vi gir prosjektene og delprosjektene sin egen unike stil, slik at oppgavene kan skille seg ut på egenhånd. For å gjøre det, klikk på Jeg knappen øverst til høyre på OmniOutliner-verktøylinjen for å åpne inspektøren, og klikk deretter på det blå torget ved siden av Hele dokumentet i stilenes sidefelt til venstre. Velg skrift og bakgrunnsfarge, sammen med andre designelementer du vil ha for hele dokumentet, for å holde alt konsistent. Jeg holdt standard Marble bakgrunnsfarge, og brukte Open Sans-skrifttypen i 14 poeng.

Vi gjentar disse trinnene for å få prosjekthodene til å skille seg ut. Når inspeksjonsvinduet fortsatt er åpent, klikker du på et av prosjektene dine og klikker deretter på Nivå 1 Rækker knappen, og velg skrifttypestørrelse og bakgrunnsfarge du vil ha. Gjenta for delprosjektene ved å klikke i et underprosjekt og deretter velge Nivå 2 Rækker knapp og styler det som du vil. Jeg brukte grafitt bakgrunnsfarge og 28 poeng åpne sans for prosjekter, og oransje med 20 poeng åpen sans for delprosjekter. 

Kolonner for alt

Din oppgaveliste ser bra ut til å konkurrere med en prosjektleder, men den har fortsatt ikke nok funksjoner. Det er der OmniOutliner-kolonnene kommer inn. Du kan legge til kolonner for oppgavens datoer, ferdigstillingsstatus, koder og mer, så igjen må du tenke gjennom det du vil spore i oppgavelisten din. For denne opplæringen legger jeg til tre kolonner for å inkludere en avkrysningsboks for oppgaveoppgave, en forfallsdato og en nedtrekksliste for merker.

La oss begynne med forfallsdato. Klikk på + ikonet som er andre til høyre i OmniOutliner-verktøylinjen for å legge til en ny kolonne, og skriv inn en tittel for den kolonnen i første linje. Nå åpner du inspektørvinduet igjen fra Jeg knappen, velg den andre kategorien i inspektøren, og velg hvilken type kolonne du vil ha. For forfallsdato velger vi Dato kolonnen type, velg deretter datoformatet du vil ha i det siste alternativet eller klikk Tilpasset format ... og dra og slipp elementene for å gjøre forfallsdatoen se slik du vil. Til slutt er det et oppsummeringsalternativ - velg Minimum eller Maksimum for å vise nærmeste eller lengst bort forfallsdato øverst på prosjektene dine, eller velg Ingen å bare ha forfallsdato på oppgavene selv.

Du kan nå legge til forfallsdato på oppgavene dine for å sikre at alt ser ut som du vil. OmniOutliner lar deg skrive inn datoer i nesten hvilket som helst format; du kan skrive i dag, +2w, eller 31. desember 2015 for forfallsdato i dag, 2 uker fra i dag, eller 31. desember 2015, henholdsvis. Datoen gjenkjennelsesmotor er ganske bra, så du kan enkelt planlegge dine oppgaver for datoen du trenger uten å måtte nå en kalender. Du kan også få en kalender inne i OmniOutliner ved å svinge over høyre hjørne av datafeltet, og velg datoen du vil ha der.

Få forfallsdatoer å se akkurat slik du vil.

Nå, la oss gå videre til koder (eller kategorier, som de ville bli kalt i OmniFocus). Dette gir deg mulighet til å sammenlikne lignende oppgaver - si å liste opp alle dine innkjøpsoppgaver fra jobb og hjemme med en kjøpesenter tag for å enkelt finne dem sammen. For å gjøre dette, legg til en ekstra kolonne, og i inspektøren, velg denne tiden Pop-up liste som type, og velg Ingen for sammendraget. Du kan da erstatte standardlistealternativene med kodene du vil bruke; jeg la til kjøpesenter, skriving, og reise.

Det er enkelt å legge til koder for oppgavene dine senere. Bare begynn å skrive, og OmniOutliner vil automatisk foreslå riktig tag. Eller du kan bare skrive inn en ny tag i oppgavene til oppgavene dine, og det vil bli lagt til Popup-listen din for neste gang.

Legg til koder eller kontekster for oppgavene dine hvis du vil.

Den siste kolonnen vi legger til, er en avkrysningsboks for å markere oppgavene våre som komplett når de er ferdige - og dette er et flott sted å sette Sammendrag å bruke. Bare legg til en ny kolonne, dra den helt til venstre for din oversikt, slik at avkrysningsruten vises før oppgavene dine, og velg avkrysnings skriv inn inspektøren. Denne gangen, gå videre og klikk på Sammendrag liste og velg Stat også. Det vil vise hele prosjektet ditt som komplett når du har fullført alle underoppgaver, eller du kan bare klikke på avmerkingsmerket på prosjektet for automatisk å merke alle deloppgaver som komplett.

Det fullfører vår oppgaveliste, men du kan legge til ekstra kolonner hvis du vil inkludere mer info. Si at du vil holde oversikt over hvor mye hver kjøpesenter oppgaven vil koste. Bare legg til en annen kolonne for utgifter, og sett kolonne typen til Nummer. Deretter velger duvaluta nummer stil for formatet, og sett oppsummeringen til Total. Det vil vise den totale kostnaden for alle dine oppgaver under hvert prosjekt, noe som er en fin måte å automatisk holde oversikt over prosjektkostnadene dine.

Du kan bruke de samme ideene til å legge til mange flere funksjoner i oppgavelisten din, så vær så snill å eksperimentere. Men nå, la oss se hvordan du legger oppgavelisten din til jobb.

Setter din Todo liste på jobb

Vår gjøremålsliste ser nå bra ut og har funksjonene som trengs for å ta på noen gjøremålsliste-app der ute. Det er på tide å slutte å justere og begynne å få ting gjort med det. Hvis du ikke allerede har gjort det, må du lagre oppgavelisten et sikkert sted - hvis du bruker OmniOutliner på din Mac og iPad, lagrer du den i OmniPresence-mappen. Den gratis synkroniseringstjenesten for Omni apps-slik at oppgavene dine blir synkronisert automatisk..

Det er enda en ting du vil tilpasse før du begynner å bruke OmniOutliner som din gjøremålsliste-app. Åpne appinnstillingene ved å trykke på Kommando- eller fra Fil menyen, velg Tastatur fane. For å gjøre det enklere å angi oppgaver, endrer du Tab innstillinger til Gå til neste celle, og Komme tilbake innstillinger til Del den nåværende raden ved innsettingspunktet. Det vil la deg trykke på fanen etter å ha angitt en oppgave for å legge til forfallsdato og tagg, og lar deg raskt legge inn nye oppgaver ved å bare trykke på enter etter å skrive inn en oppgave.

Tweak tastaturinnstillingene i OmniOutliner

Nå er du lest for å bruke OmniOutliner for ekte arbeid. Legg til oppgavene dine i nye linjer under delprosjektene, og bruk tastaturpilene dine for å raskt legge til forfallsdatoer og koder. Hvis du vil ha underoppgaver, bare trykk tab å sette inn en oppgave - eller slå en oppgave i et underprosjekt ved å trykke på Kommando- [. Du kan til og med legge til kommentarer og vedlegg til oppgavene dine. Trykk på kommando- eller klikk på notatknappen helt til venstre for å legge til et notat, og dra og slipp filer eller mapper for å legge dem til oppgaven din. Du kan til og med spille inn en lydnotat på oppgavene dine ved å klikke på mikrofonknappen i verktøylinjen.

En komplett gjøremålsliste i OmniOutliner, med kryssboks, prosjekter, forfallsdato, koder, kommentarer og vedlegg

Du må også ha en måte å sortere oppgavene dine for å se hva som må gjøres neste, søke gjennom dem, og fokusere på bare oppgavene som gjelder for ditt nåværende arbeid. Sortering er enkelt: høyreklikk på din Tidsfrist kolonne, og sorter etter Tidligste til siste for å se oppgavene som må gjøres først. Du kan da gjenta det og velge Ingen når du vil se oppgavene dine i standardordren igjen. Søket er like lett; bare trykk på Command-Alt-F og skriv inn alt for å søke gjennom oppgavene dine med hurtige resultater som vises i venstre sidefelt. Du kan skrive et oppgavenavn, et tag eller en forfallsdato (for eksempel fredag) for å finne oppgavene med det.

Det er også Fokusverktøyet som lar deg bare vise oppgaver i ett prosjekt eller delprosjekt. Bare høyreklikk til venstre for prosjektet du vil fokusere på, og velg Fokus. Du ser nå bare innholdet i prosjektet, for å hindre deg i å bekymre deg for hva du trenger å gjøre hjemme mens du er på jobb. Da, når du vil se alt igjen, høyreklikker du på venstre side av prosjektet igjen og velger Ikke fokuser. Alternativt kan du bare klikke på trekanten til venstre for et prosjekt for å raskt skjule delprosjekter og oppgaver mens du fortsatt ser alle prosjektene.

Søk og sorter dine oppgaver, filtrer dem etter prosjekt, og mer for å holde styr på hva som skjer.

Du kan også gjerne ta dine oppgaver med deg. Det finnes ingen OmniOutliner for iPhone eller Windows-PCer, så det beste alternativet er å eksportere oppgavelisten. Det fineste alternativet er å eksportere som HTML (Dynamisk), som lar deg bla gjennom alle dine prosjekter og oppgaver i en nettleser med nesten samme egenskaper som OmniOutliner selv (om enn uten evne til å legge til eller fullføre oppgaver). Du kan også eksportere som PDF for mye av samme funksjonalitet, eller som OPML, slik at du kan se oversikten din på andre oversiktsprogrammer (gjør oppmerksom på at de fleste skisserte appene ikke støtter flere kolonner, men du mister det meste av funksjonene dine ved å gjøre det).

Konklusjon

Du har nå fått den perfekte oppgavelisten for dine oppgaver som har akkurat den stilen og funksjonene du alltid har ønsket. Du kan bruke disse tipsene til å finjustere oppgavelinjen din så mye du vil, og få den så minimal eller så funksjonell som du vil, og fortsatt lett finne oppgavene du trenger for å jobbe med og holde tritt med når alt er grunn.

Hvis du har problemer med å justere OmniOutliner-oppgavelisten, legg igjen en kommentar nedenfor, og vi vil gjerne hjelpe deg, slik at du kan få oppgavelisten du alltid har ønsket!