Share
Du vet allerede hva tallene er. Du vet allerede hvordan du bygger grunnleggende regneark med de innebygde maler, eller hvordan du bruker grunnleggende funksjoner og formler i Numbers. Men for å være ærlig har du nettopp kløftet overflaten av hva Numbers virkelig kan gjøre.
For den lave prisen på $ 20, eller gratis med en ny Mac, er Numbers et overbevisende alternativ til Excel og andre regnearkapper. Og likevel, når det kommer til seriøst antall eller datatrykk, antar de fleste automatisk deg må ha utmerke.
Ingenting kunne vært lenger fra sannheten. Numbers er en kraftig regneark-app, og med den nylig oppdaterte AppleScript-støtten kan du gjøre langt mer med Numbers enn du noen gang har forestilt deg. I denne opplæringen vil jeg demonstrere noen dypere data- og nummerknusende teknikker med Numbers, inkludert:
Sett alt sammen, og du kan slå et Numbers-regneark til en tilpasset kontaktdatabase, eller en database for å spore nesten alt du vil. La oss komme i gang!
Jeg starter denne opplæringen med en grunnleggende liste over falske data. Denne listen inneholder 300 personer, med navn, alder og e-postadresser oppført i respektive kolonner. Du kan lage ditt eget regneark med dine egne eksempeldata, eller fortsett og legg til din ekte kontaktinformasjon, for å bruke med opplæringen. Regnearket ditt skal se litt ut som dette:
Sette opp en arbeidsbok med to regneark Mange nybegynnere bruker bare ett ark mens de arbeider i Numbers. De prøver å pakke alle sine data, tall, diagrammer og alt annet de trenger til en begrenset plass. Dette vil holde deg rulle opp og ned og side til side hele dagen.
Det er en bedre måte: flere ark. Flere ark gir deg friheten til å holde dataene dine skilt fra diagrammer eller annen informasjon, og kan hjelpe deg med å holde sunnheten mens du arbeider med større datasett.
Du kan opprette flere ark fra samme arbeidsbok ved å klikke på + logg inn øverst til venstre i regnearket. Deretter er det lurt å merke om hvert ark, slik at du ikke mister oversikten over formålet. Bare dobbeltklikk på hvert arks navn (for øyeblikket satt til Ark 1 og Ark 2), og erstatt deretter navnene med data og søkeverktøy, henholdsvis.
Legge til og endre navn på ark Å bryte arbeidsboken din opp i særskilte bekymringer og riktig navngi hver kategori skaper et mye mer skalerbart design som vil stå tidstesten. Det er viktig å tenke på mengden data som arbeidsboken din vil vokse inn i, ikke bare mengden data det vil holde. Det vil holde regnearket klart for å tjene deg langt inn i fremtiden.
Nå da Søkeverktøy fanen er opprettet, la oss lage et enkelt søkegrensesnitt. Målet er at brukeren bare må skrive inn et navn for å finne en kontaktinformasjon. Ved å gjøre det, vil arket returnere navn, alder og e-post til personen de skrev inn.
Etter noen grunnleggende styling, bytte av arkbestilling og fjerning av celler, bør søkeverktøyet ditt se slik ut:
Søkegrensesnittet Vlookup-funksjonen fyller automatisk inn celler B4, C4, og D4. For å begynne å bygge søkeverktøyet, plasser du markøren i cellen B4 og trykk på = nøkkel. Funksjonsmenyen kommer automatisk opp. Begynn å skrive VLOOKUP til tall viser det som gjettet funksjon. Truffet Komme tilbake, og formelsemalen vil fylle ut og be deg om å gi de fire parametrene det krever:
I tilfelle av denne opplæringen, vil du ha det søk etter å være det som er satt i cellen B1. Du vil da søkeområdet være Dataark Navn: E-post. For kolonneområde, vil vi at personens navn skal vises. Navnene er oppført i den første kolonnen, så skriv inn 1. Jeg vil anbefale å sette nærbilde til eksakte / false. Den resulterende formelen inne B4 skal se slik ut:
Fyller ut Vlookup Gjenta denne prosessen, plassere Vlookup formler i celler C4 og D4. Den eneste delen av formlene du vil endre er retur-kolonne. Celle C4 Forventer alderen på personen, og aldre er oppført i den andre kolonnen. Så din retur-kolonne bør settes til 2. Hvis du gjettet det retur-kolonne ville bli satt til 3 i Vlookup for celle D4, du gjettet rett!
MERK: Du vil se røde advarselsskilt i vLookup-celler etter at du har opprettet formlene. Dette skyldes at søkecellen din (B1) er sannsynligvis tom.
De røde advarselsskiltene kan være skremmende. Så la oss lage noen setninger som sier, "Hvis denne Vlookup-formelen returnerer en feil, gjør verdien av denne cellen tom. Men hvis den ikke returnerer en feil, vis resultatet av Vlookup."
Dobbeltklikk på cellen B4 å avsløre den fulle formelen, og kopier deretter alt ved å markere den og trykke på Kommando-C. Når du har kopiert, fjerner du cellen tilbake til = signere og starte en ny funksjon kalt IFERROR. IfError krever bare to parametere:
Uttrykket du vil ha Numbers å evaluere er Vlookup-formelen du nettopp har kopiert. Så lim det inn som den første parameteren. Hvis det er en feil, vil du sannsynligvis bare ha en tom celle. Så legg inn "" som den andre parameteren. Når begge parametrene er satt inn, ser formelen slik ut:
Legger til IfError til Vlookup Gjenta denne prosessen for celler C4 og D4. Farvel skummelt røde feil tegn!
Til slutt velger du alle cellene på arket. Gå til Arrangere fanen i Format inspektøren. Klikk deretter på Låse knappen for å hindre at noen endrer noen formler.
Låsing av hver celle på Search Tool-databladet kan holde formlene dine trygge, men det gjør også å skrive inn et navn for å søke umulig. For å fikse dette problemet må du utnytte wizardry av AppleScript.
AppleScript har eksistert i mange år, men støtte for AppleScript i Numbers har nettopp returnert. Hvis du aldri har brukt AppleScript før, kan du bare følge med denne opplæringen for å gjøre AppleScript du trenger for Numbers-databasen, men jeg anbefaler å lære mer om med Beginners Guide til AppleScript del 1 og del 2.
For å komme i gang med å legge til AppleScript i Numbers-regnearket, start Automator-programmet. Deretter velger du når en filvelger kommer opp Nytt dokument, velg deretter Service når du blir spurt hvilken type dokument du skal opprette.
Markøren din skal sitte i handlinger søkelinje. Start et søk etter Apple. Når det kommer opp, velg Kjør AppleScript. Vinduet skal nå se slik ut:
Opprette en tjeneste i Automator I redigeringsvinduet, plasser følgende der du ser (* Skriptet ditt går her *):
Fortell søknad "Numbers" display dialog "Vennligst skriv inn et navn:" standard svar "first_name last_name" angi navnet til tekst returnert av resultat tell tabell 1 av ark 1 av dokumentet av den fremre vinduet sett verdien av (celle "B1") til navnet slutten fortell slutt tell
Selv om AppleScript leser bedre enn noe annet skriptspråk der ute, la oss gå gjennom denne linjen for linje.
Accentsconagua
fornavn etternavn".I menyen over skripteditoren, endre Tjenesten mottar til no-inngangs i tall. Ditt siste vindu bør se slik ut:
Legge til Applescript Til slutt lagre denne tjenesten som Kjør søk. Dette vil tillate at brukerne får tilgang til og kjører tjenesten fra Numbers. Så når det kommer tid til å kjøre et søk, vil brukeren gå til tall, deretter tjenester, deretter Kjør søk.
Kjører tjenestenDet åpner en dialogboks som ber om navnet du vil slå opp - skriv bare navnet, og trykk deretter Komme tilbake eller klikk OK.
Angir et navn i spørringenOg nå ser du regnearket ditt i gang, og oppretter kontaktinformasjonen fra det opprinnelige regnearket ditt basert på søket ditt.
Søkeresultatene Det er bare et eksempel på Power of Numbers, med formler, funksjoner og flere ark, kombinert med AppleScript og noen enkle koding. Du kan bruke den til å lage et lignende regneark for raskt å finne data du vil organisere, eller du kan bruke disse grunnleggende verktøyene og andre funksjoner og mer for å slå Numbers til en tilpasset app for alt du trenger for å oppnå.
Det er ingen tvil om at Numbers er et kjempefint program for å lage enkle regneark eller diagrammer. Men det er langt mer enn det. I denne opplæringen har du sett hvordan Numbers kan omdannes til en tilpasset kontaktdatabaseapp, komplett med enkel oppslag for å finne informasjonen du trenger. Med disse verktøyene og mer av kraften under hetten i Numbers, kombinert med den nylig lagt til støtte for Applescript, er det uendelige muligheter for hva du kan gjøre med Numbers.
Gå og prøv det for dine egne data og antall knusende behov, jeg er sikker på at du kan finne mange måter å sette Numbers på å bruke som du aldri hadde forestilt deg før!
