Share
En ting jeg fortsatt spør meg selv: "Hvordan kan jeg jobbe mer effektivt?" Effektive arbeidsflyter er vanskelig å skaffe seg og enda vanskeligere å holde effektive. Alle har en tendens til å falle i ruts som til slutt koster mer tid. Rutsene er "komfortable" fordi de er det du allerede gjør. De blir til en felle. Derfor skal jeg minne deg om å se på arbeidsflyten din med noen tips om optimalisering.
Alle arbeidsflyter kan skilles i to grunnleggende funksjoner: en prosessfase og en dokumentasjonsfase. Prosessfasen er hva du gjør for å få ting gjort, mens dokumentasjonsfasen er den uendelige prosessen med å dokumentere det du har gjort. Jeg har gjennom årene funnet ut at dokumentasjonsfasen er like viktig som å gjøre arbeidet. Senere, når et spørsmål oppstår om hva jeg gjorde eller hvordan arbeidet gikk, vil god dokumentasjon redde dagen.
For mange mennesker kommer dokumentasjonen nær å være deres arbeid. Det er en annen felle som sniker seg på deg. For å unngå denne fellen, tenk på dokumentasjonen som en del av arbeidet ditt og ikke en egen fase. For å oppnå denne prestasjonen, trenger du verktøy for å automatisere og holde dokumentasjonen enkel, men effektiv.
Det enkleste verktøyet for å komme i gang med å gjøre dokumentasjonen enkelt er Tekstutvidelse. Dette enkle programmet sparer tid som de fleste ikke tenker på å lagre. Fra automatisk korrigering av stavefeil (min største nighmare) for å utvide tekstmaler, er det et flott program for lagring av skrivetid. Når du har lagt til utklipp, skriver du inn ddate utvides til datoen. Med 3139 utdrag, sparer jeg mye tid!
Tekstutvidelse ddate på jobb For å integrere dokumentasjonen i arbeidsflyten min, utviklet jeg Todo Workflow for Alfred og FoldingText Workflow for Alfred. Disse verktøyene kombinert med FoldingText program, som er et super sett av TaskPaper program, gjør mitt daglige arbeid godt dokumentert ved å gjøre det enkelt og effektivt.
Mine jobber inkluderer å være en heltidsmisjonær i Tak, Thailand, assistent til redaksjonell stab for Envato, frilansprogrammerer, teknologiopplæringsforfatter, pappa med åtte fantastiske barn og ektemann til den beste kone i verden. Glem aldri at familien din er en del av jobben din og ikke en hindring for arbeidet ditt! Det er her hvor mange mislykkes i arbeidsstyrken. Du kan spare mer tid ved å holde familien glad, enn den mest effektive arbeidsflyten noensinne vil gjøre.
Jeg beholder et FoldingText-dokument for alle mine todos og en for hver av mine prosjekter. Todo-filen, oppkalt today.txt, blir skapt hver dag av Todo Workflow bruker t: opprette kommando. Denne kommandoen tar alle mine daglige oppgaver, ukentlige oppgaver, månedlige oppgaver og planlagte oppgaver med gjentatte gjeld for å lage en ny todo-liste og arkivere alle mine ferdige oppgaver fra forrige dag. Det er også en stor del av dokumentasjonen min. Arbeidsflyten lar brukeren sette opp og redigere disse forskjellige typer todo-elementer og kompilerer alt sammen og åpner filen FoldingText.
Todo List Creation Alle prosjektfilene blir bokmerket i alfred bruker FoldingText Workflow. Med prosjektdokumentet åpent, skriver du ft: mbkmark Med et navn lagres en lenke til dokumentet. For å bruke koblingene, vil FoldingText URI handler (the ft: addurihandler kommando) og Alfred URI handler (en annen arbeidsflyt for alfred) må installeres.
Jeg kan åpne dokumenter med ft: bokmerke kommando. Dette gir meg en liste som søker etter bokmerkene mine for den jeg trenger.
Jeg har satt opp forskjellige lister i hvert prosjekt med tagger. I FoldingText er et tag et hvilket som helst ord prefiks med en @ karakter. Mens jeg jobber, kan jeg lagre et notat til en tag i alfred med ft: notetag. Dette vil liste alle taggene i øverste rekkefølge FoldingText dokument og et notat. Bruker en Tekstutvidelse koden gjør et datert notat raskt og enkelt uten å forlate programmet jeg brukte.
For å holde tritt med det jeg gjør, legger jeg til en oppføring i en journal. For eksempel, t: gjør viser alle mine tidsskrifter. Hvis du velger en og skriver et notat, legger du notatet til journalen. Når jeg jobber, legger jeg til disse små notatene for å spore fremgang på de forskjellige områdene i arbeidsflyten min. De notes.txt journal er flott for å lage notater om ideer jeg har uten å forlate det jeg gjør.
Etter dokumentasjon er organisasjonen av arbeidet en prioritet. På datamaskinen kan dokumenter enkelt gå seg bort midt i alt. På systemet mitt har jeg over en million filer. Dårlig organisasjon vil gjøre å finne noe umulig og ta opp dyrebar tid i søket.
Ta den nødvendige tiden for å organisere filene dine og hold dem på den måten. To gode opplæringsprogrammer som hjelper deg, er å holde en Mac Clutter Free With Hazel 3 og en innboksmappe og ta Hazel 3 og innboksen til neste nivå. Jeg bruker et system som ligner på dette for å hjelpe til med å organisere arbeidet mitt.
Unix mottoet har hjulpet meg med å holde en optimalisert arbeidsflyt: "Gjør en ting og gjør det bra." I en tid da flere og flere programmer samler større og større funksjonssett, er det vanskelig å finne små programmer som gjør en enkelt oppgave godt og raskt. Følgelig blir mye tid spist opp med lange belastningssykler av disse behemoth-programmene.
Et godt eksempel er Mail.app som kommer på en Mac. Det tar evig å laste for å sende en enkel e-post. Derfor fortsatte jeg å bruke nettappappen for Gmail i stedet for lokale programmer. Ulempen er at webappene ikke enkelt grensesnitt med andre programmer.
Jeg begynte å lagre tid på e-post når jeg fant Brev program. Det er en minimal, Markdown-basert e-postklient som bare skal skrive e-post. Det gjør en enkelt oppgave og gjør det bra. jeg bruker alfred å slå opp adressen og Brev å skrive en rask e-post.
Let.ter App og Alfred En av mine hovedoppgaver for Tuts + er å laste opp nye videokurser som de blir produsert. Da jeg begynte å jobbe for redaktørpersonalet i Tuts +, ville jeg få kursnotene (teksten som følger med videokursene) i en rekke filformater og stiler. Den første tingen å gjøre var å flytte dem til vanlig tekst, Markdown-formater med nummerering som matchet rekkefølgen på videoene. Nå har kursplaneringsformatet en standard og et konsistent format. Det gikk lett en time utenom forberedelsestid for meg!
Uansett hva prosjektet er, er tid brukt til å skape en formalisert standard for dokumenter som sendes rundt i en gruppe, aldri bortkastet. Standardisere alt fra deres plasseringer og filtype til innholdet i dokumentet er viktig. Når det er en standard, er det enkelt og automatiserbart å tilpasse det til et bestemt behov.
Tuts + Editors valgte en Markdown vanlig tekstfil standard med et konsekvent format. Redaktørene og instruktørene finner nummerering etter kapittel og leksjon enklere for dem, men for opplasting og redigering i systemet finner jeg at en sekvensiell nummerering gjør det lettere å oppdage feil. Derfor har jeg en tekstmanipuleringsrutine som transponeres fra den andre for å få akkurat det jeg trenger. Det tar to sekunder å omorganisere nummereringen i stedet for timen for å få alt riktig.
For å legge til den ekstra informasjonen jeg trenger i kursoversikten, en to sekunder Tekstutvidelse kuttet legger feltene pent og holder med den konsekvente utformingen av dokumentet. Alt som er mal-stand er en bris å jobbe med i Tekstutvidelse og vil virkelig spare tid.
Når ebøker fra Packt Publications blir satt på Tuts +, er et errata-ark inkludert for hvordan du laster ned kildekoden. Jeg bruker en utdrag for å sette inn filnavnet, og en annen utdrag for å fylle ut innholdet.
Jeg trenger to deler av informasjonen for koden: webadressen til koden og tittelen på boken. Med informasjonen som er lagret på utklippstavlen i rekkefølge av webadresse og navn, setter en annen utgave innholdet sammen.
Jeg bruker to Droppsone handlinger for å pakke ut og pakke ebøkene i et konsistent format. Automatisering av en prosess som utføres repetitivt, sparer mye tid. Handlingene vil pakke ut og omdøpe eBook-filene i sin egen katalog for enkel tilgang. Pakkeren tar filene gitt og slipper dem opp ved hjelp av navnet på overordnet katalog. Det første settet med ti e-bøker som jeg tok, tok meg over tre timer (laste opp, laste ned og se opp informasjonen også). Nå er det en 30-minutters prosess for alt.
Dropzone Automating Aldri være fornøyd med en prosess. Hold alltid bakhodet: Uansett hvilken handling jeg utfører mer enn to ganger, skal det automatiseres! Å få det ned vil spare mye tid. Min opplæring Spar tid ved å automatisere Mac definerer automatisering med mange eksempler for Mac.
Ofte er det behov for å flytte informasjon fra ett sted til et annet. Bytte mellom vinduene i forskjellige programmer vil redusere arbeidsflyten din. Å holde seg i ett vindu så lenge som mulig før du bytter applikasjoner sparer tid.
Når et kurs blir ferdig, må mange viktige deler av informasjonen flyttes til et regneark for enklere visning og arkivering. Jeg trodde at det meste av informasjonen ikke var lett nok til å behandle med et program og automatisk plassere det i regnearket.
Tastatur Maestro sparer dagen i dette scenariet. Med Tastatur Maestro, Jeg lagrer ti stykker informasjon om gangen før du flytter til regnearket for å deponere det. Jeg kartlegger Kontroll-C og Kontroll-V til ti klippebord buffere. Jeg trykker på Kontroll-C og et nummer som skal lagres til den bufferen. Når en hurtigtast blir kartlagt mer enn en gang, Tastatur Maestro viser et lite popup-vindu for å velge hvilken som skal brukes. Det er utrolig hvor mye tid denne enkle ideen sparer!
For å behandle tekstinformasjon, pleide jeg å skrive mange awk skript og kjør dem i kommandolinjen. Det fungerer, men er ikke så effektivt. Nå, TextSoap fungerer det meste av det for meg. Kombinert med min TextSoap Cleaners Workflow til alfred, mye tid er lagret ved å behandle teksten direkte i utklippstavlen uten å forlate tastaturet. Jeg har selv en TextSoap renere som tar hele kursoversikten og gir en enkel liste over kapitteloverskrifter. Listen går til en Tastatur Maestro nøkkel til sekvensielt gi meg overskriftene i bakover rekkefølge. Det er den enkleste måten å laste opp dem på!
TextSoap kondenseringskurs Merknader til overskrifterMens jeg skrev denne artikkelen, ble det galt meg at jeg ikke har automatisert fyllingen i regnearket fra en kursnotatfil annet enn ved å bruke Tastatur Maestros utklippsbuffere. Så taklet jeg det og har nå et fullskalleskript kjørt av TextExpander som vil ta hele innholdet i kursfilen fra utklippstavlen og opprette hele raden med informasjon for regnearket.
Med standardoppsettet på kursopplysningsbladet var jeg i stand til å skape den nødvendige greps og sed redigering av kommandoer for å trekke ut hver bit av informasjon. Nå fyller jeg regnearket mitt med kursopplysninger, tar nøyaktig tre sekunder! Med gjennomsnittlig 20 kurs gjort en måned, kan jeg nå spare fem timer i måneden!
Med litt kunnskap om zsh skripting, Rubin, eller PHP, mange av verktøyene jeg har nevnt, er utvidbare og gjort enda sterkere for å hjelpe deg med å automatisere arbeidsflyten din. Derfor, studere og eksperimentere! Tid brukt til å gjøre det blir aldri bortkastet. Et av mine mange mottoer er: "Når du slutter å studere, dør du!"
Noen ganger er det oppgaver som kan gjøres av datamaskinen uten brukerinteraksjon. Det er når en annen datamaskin kommer inn i spill, eller i det minste kjører prosessen i bakgrunnen.
Opplasting, nedlasting, videoredigering, etc. er eksempler på mange oppgaver som et annet system kan gjøre mens du arbeider med et annet system. Jeg har ofte to til tre datamaskiner som kjører på forskjellige oppgaver. Dette sparer mye tid. En gang da jeg behandlet mange videoer, hadde jeg fem datamaskiner som løp kontinuerlig på forskjellige oppgaver. Leter etter måter å multitask arbeidet på datamaskinen med bakgrunnsoppgaver, vil bidra til å forbedre arbeidsflyten din.
Reisen for å optimalisere arbeidsflyten din er en uendelig prosess. Hver dag får du flere og forskjellige oppgaver å håndtere. Husk alltid: det er en jobb som skal automatiseres! Ikke bli sittende fast i arbeidsløpet, men gjør arbeidet ditt mer effektivt.
Har du flere tips for å automatisere oppgaver eller optimalisere arbeidsflyten din? Del dem i kommentarene nedenfor.
Accentsconagua