Share
Utrolig, millioner av fakser blir fremdeles sendt og mottatt over hele verden hvert år. I motsetning til foreldede formater som kassetter, VHS-bånd og disketter - faksmaskinen nekter å gå vekk og forblir en tjeneste som noen bedrifter fortsatt trenger. I denne opplæringen ser vi på måter du kan bruke Macen din til å sende og motta fakser, så vel som å finne noen passende alternativer!
Faks (telefax) -maskinen som vi vet, skjedde i 1964 og ble utviklet av Xerox. Raffinerte i 1966 var det et teknologisk vidunder. Ved å bruke det tradisjonelle telefonsystemet kan du sende en kopi av et dokument hvor som helst i verden til en annen faksmaskin. Før da, hvis du trengte et lovlig dokument eller en kontrakt som sendte til et annet land - måtte du legge inn det.
Etter hvert som tiden gikk, ble faksmaskinen uunnværlig, og for mange bedrifter var det nødvendig som en telefon. Men i løpet av slutten av 1990-tallet, med adventen av billig og tilgjengelig Internett-tilkobling kombinert med e-post og dataskannere for mindre enn $ 50, begynte faksmaskinens brukbarhet sin nedgang.
Før da, hvis du trengte et lovlig dokument eller en kontrakt som sendte til et annet land - måtte du legge inn det.
Faksmaskinen fungerer som en telefon. Du skriver inn et nummer og trykker på "dial". Så lenge mottakernummeret har en faksmaskin, henter den opp, og dokumentet du må sende, begynner å mate via faksmaskinen. Hvis du trenger å sende omtrent 20 sider av et dokument, vær forberedt på å stå der for en veldig lang tid å overveie universet og alt i det mens du foder i side etter side. Du kan ha en faksmaskin som har en av de innehaverne til å sette flere dokumenter på, men hvis du noen gang har brukt dem, vet du at så snart du slår ryggen, bestemmer faksmaskinen at den vil like alle sidene samtidig.
Mange bedrifter vil drive en dedikert telefonlinje bare for faksformål. Avhengig av størrelsen på virksomheten din, viste dette seg å være ganske kostbart hvis du ikke hadde behov for det på daglig basis. I tillegg, hvis du ringer internasjonalt, vil du sannsynligvis måtte ta ut et nytt boliglån før alle sidene har sendt.
Det er svært få grunner til at en faksmaskin er nødvendig, men de kan være svært viktige. Det er fortsatt mange juridiske firmaer der ute som bruker datamaskinene sine bare for å skrive. Et faksdokument behandles på samme måte som en kopi av et originalt dokument av de fleste juridiske firmaer. Avhengig av juridiske omstendigheter kan et skannet dokument som har blitt sendt, ha argumentet mot det at det kunne ha blitt manipulert (jeg gir deg et øyeblikk å tenke hvorfor det ikke er mer sannsynlig enn et manipulert faksdokument).
Et faksdokument behandles på samme måte som en kopi av et originalt dokument av de fleste juridiske firmaer ...
Noen mindre bedrifter har eksistert lenge, og har ikke nødvendigvis budsjettet for å fortsette å investere i nytt utstyr. Siden faksmaskinen har eksistert i så lang tid, er det sannsynlig at mange bedrifter som håndterer hverandre, har blitt så vant til teknologien at den ikke bare blir sett på som et problem. Plassering av ordre for forsyninger, bekreftelse av fakturaer og hundre andre lignende oppgaver gjøres fremdeles fortsatt ved faks for mange etablerte småbedrifter. Som det sier: "Hvis det ikke er bra, ikke fikse det".
Jeg skal detaljere noen få forskjellige metoder for faksing med en Mac før du diskuterer alternativer for bedrifter som bare starter.
Ja, e-post gir all funksjonalitet av faks uten kostnader eller begrensninger. Du kan sende et 20 sider-dokument om noen få sekunder, komplett med fargebilder og til og med legge til lyd og video. De fleste og bedrifter har e-post. Alle virksomheter som ikke driver minst en form for elektronisk kommunikasjon, vil finne seg i tøffere tider som resten av verden blir stadig mer forbundet.
Frem til Mac OS X 10.6 Snow Leopard hadde Apple produsert et USB-modem som var tilgjengelig siden 2005. Før 2005 inkluderte Apple et 56k-modem i alle sine Mac-modeller. Med introduksjonen av bredbånd og det høye adopsjonsnivået fjernet Apple modemet, men gjorde det tilgjengelig som tilleggsutstyr.
Hvis du har Mac OS X opp til Snow Leopard eller under, kan du koble USB-modemet til Mac-en, og begynner umiddelbart å bruke faksfunksjonene. Slik fakser du et dokument:
Det er det, ganske greit!
Men det er en downside, Apple stoppet modemet for noen år siden, og OS X Lion og Mountain Lion støtter ikke modemet. Det var løsninger for Lion, men det er ikke mulig i Mountain Lion. Hvis du kjører Lion eller over og / eller ikke har Apple USB-modemet, fortsett å lese!
Skriverprodusenter som HP og Epson har kontorspesifikke multifunksjonsskrivere. I tillegg til skanning og kopiering, inneholder enkelte modeller innebygde faksegenskaper. Modeller som HP M1212 (bildet nedenfor) kan skanne, skrive ut, kopiere og fakse. Det er en frittstående faksmaskin, men koblet til Mac-en, du kan også sende og motta fakser direkte på datamaskinen.
Fordelene over en vanlig faksmaskin betyr at langt mindre papir blir bortkastet, da det dokumentet du trengte å fakse, kan sendes direkte fra datamaskinen til multifunksjonsskriveren, som sender den til mottakeren. I tillegg kan fakser mottas direkte til din Mac, i stedet for å skrive ut. Hvis du har et signert dokument du må sende, kan multifunksjonsskriveren fortsatt fakse på tradisjonell måte.
Ulempen er at det fortsatt er en frittstående faksmaskin. Det vil fortsatt kreve en dedikert telefonlinje (og kostnadene for anropskostnadene), med mindre du er villig til å dele hovedlinjen med den og administrere tilsvarende.
Det finnes en rekke selskaper som tilbyr en faks til epost tjeneste. En populær populær leverandør som tilbyr denne tjenesten er eFax. Disse tjenestene er forskjellige fordi du ikke sender og mottar fakser i tradisjonell forstand, du sender dem til e-post. Så hvordan fungerer dette? Tenk på eFax som Skype for fakser. Det er vanligvis en servicekost som kan starte fra ca $ 10 per måned.
Motta en faks
Når du registrerer deg for en tjeneste som eFax, kan du velge et telefonnummer i landet du er basert på. Når noen vil sende deg en faks, sender de den til det nummeret og ... du får det via e-post som en PDF! Det betyr ikke noe bortkastet papir og du har en umiddelbar digital kopi. Den digitale kopien vil være på din Mac og i skyen.
Sende en faks
Sende en faks er bare den samme som å sende en e-post til noen. Du oppretter bare en ny e-postmelding og legger ved dokumentet du vil fakse (enten det er et Word-dokument eller en PDF) og deretter sende den til en bestemt e-postadresse. Fordi tjenester som eFax jobber med bare et visst antall dokumenter, skal jeg vise deg hvordan du kan sørge for at du kan sende noen type dokument som en faks.
Åpne dokumentet du vil fakse. Dette kan være alt som vil bli skrevet ut. Husk at fakskvaliteten er veldig lav, så prøv ikke å sende bilder! Enkel tekst med sporadisk grafikk vil gjøre.
Klikk Skrive ut å hente ut forhåndsvisningsvinduet.
Nå har vi vår e-post klar til å gå, vi må sende den. La oss anta at telefonnummeret jeg vil sende det til er (212) 555-5555. Med den internasjonale ringekoden til USA som +1, legger vi inn [email protected]. Pass på at du sender den fra en e-postadresse du har registrert med eFax, og faksen sendes umiddelbart. Ikke bekymre deg om mottakerens nummer er opptatt, eFax vil fortsette å prøve til det sendes.
Tips: For hyppige eFax-faksmottakere, legg til faksens e-postadresse i Kontakter for rask tilgang uten å måtte huske nummeret sitt!
Faks på farten
En ganske fantastisk funksjon av en faks til epost-tjeneste er at hvis du har din e-postkonto satt opp på iPhone eller iPad, kan du sende og motta fakser fra den også. Hvis du er ute etter forretninger og venter på en faks, kan du fortsatt motta dem. På samme måte, hvis du har et PDF- eller Word-dokument du må sende som en faks, trenger du ikke å håpe noen er på kontoret.
Mens du sikkert lurer på om det virkelig er verdt å abonnere på en tjeneste, kan du bruke et par ganger i året, det er gratis tjenester tilgjengelig for at folk og bedrifter kan motta fakser via e-post. Noen slike tjenester er gratis faks til e-post, wonderfax og faxtastic.
Disse tjenestene vil gi deg et gratis telefonnummer som lar deg motta fakser via e-post. De jobber ved å lade høyere priser for de som foretar telefonsamtalen og krever at du bruker tjenesten deres minst en gang hver 90 dag. Bedrifter som ikke trenger å fakse, men likevel krever (eller har noen kontakter som trenger) faksdokumenter, det er verdt. Men hvis du finner at du mottar en faks kanskje en eller to ganger i året, er det kanskje ikke engang verdt det.
For de fleste og bedrifter er alternativet til faks e-post, uten spørsmål. Det er gratis, lett tilgjengelig og har ingen av begrensningene som fakser har. Hvis du kan digitalisere så mye av prosessen som mulig og (hvis tilgjengelig) bruke alternative metoder, vil det bidra til å flytte kontormiljøet sammen!
Accentsconagua