Oppsett firmaets e-post med Office 365 Hosted Exchange

Microsoft Exchange har lenge vært e-postserverprogramvaren som er valgt for bedrifter. Det krever ikke bare bekostning av maskinvare og programvare, men også ekspertise og tid til å administrere den. Men med Cloud-basert Office 365 er Exchange og relaterte applikasjoner tilgjengelig for alle, selv små bedrifter, uten å måtte bruke mye ressurser. I stedet for Exchange som befinner seg på en server hos deg, er Microsoft vert for Exchange-serveren for deg, og starter med $ 4 / måned, og alt du trenger å gjøre er å konfigurere kontoene dine og la Microsoft gjøre resten.

I denne opplæringen tar jeg deg gjennom alt du trenger å gjøre for å opprette brukerkontoer i Office 365 ved hjelp av administratorkontoen din i Administrasjonssenteret, og deretter få teamet ditt startet med å bruke vertsbasert Exchange for egen kommunikasjon.

Tilgang til Administrasjonssenter

Bruk administratoradministratorene dine, logg inn på Office 365 på https://portal.microsoftonline.com. Du vil da bli presentert med Admin dashbordet. Du kan bruke hvilken som helst nettleser, men overraskende fungerer Internet Explorer best her.

Office 365 administrasjonspanel

Kontrollerer ditt domenenavn

Før du oppretter brukere, vil du sjekke domenenavnet som er oppført for deg. Så klikk Brukere og grupper til venstre.

Når du først registrerer deg for service, får du tildelt et domenenavn som yourcompany.onmicrosoft.com. Du kan bruke dette hvis du vil, men du kan foretrekke et tilpasset, individuelt navn, som yourcompany.com. Det er to måter du kan gjøre det på:

• Hvis du allerede har registrert et domenenavn, klikker du Legg til et domene. Du trenger innloggingsinformasjonen for å administrere kontoen hos registratoren, fordi du må oppdatere navneserverne for å peke på Office 365-portalen.
• Du kan registrere et nytt domenenavn på stedet ved å klikke Kjøp et domene.

Du kan ha en eller flere domener i kontoen din, og kan også bruke egendefinerte domenenavn

Du kan ha flere domener i kontoen din og opprette brukere for noen av dem. Hvis det er et domene du ikke bruker, men i fremtiden kan du klikke på statusen og merke den som inaktiv. Eller hvis du bestemmer deg for at du ikke lenger vil bruke den, velg den og klikk Fjerne. Du må ha minst ett domene i listen, og aktivt.

Vise og filtrere nåværende brukere

For å legge til og administrere brukere, klikk Brukere og grupper, til venstre. Første gang du logger på, vil det være en bruker: administratoren. Legg merke til de fire knappene over brukerlisten. Den første lar deg legge til en bruker av gangen, og den andre lar deg legge til flere brukere ved å laste opp en liste over dem.

Du kan opprette en bruker om gangen, eller laste opp en liste over flere brukere som skal opprettes samtidig

Det er to måter å filtrere brukere på: På toppen av skjermen kan du se aktive og slettede brukere, eller klikk på Filter ikon for flere kategorier.

Skjermbildet Brukere og grupper har flere kategorier å filtrere etter

Opprette en bruker om gangen

La oss først lage en bruker. Klikk på I tillegg til ikonet (se ovenfor), og skriv deretter inn brukerens grunnleggende info på detaljer skjerm. Hvis du vil, klikk ekstra detaljer nederst for å legge inn informasjon som avdeling, telefonnumre og mer.

Legg merke til rullegardinlisten for brukernavnet. Hvis du har flere domenenavn konfigurert for kontoen din, kan du klikke på rullegardinmenyen og velge en. Slik oppretter du brukere for flere domenenavn. (Merk: Du kan tildele samme brukernavn til flere domenenavn.)

Det første skjermbildet for brukeropprettingsprosessen er hvor du tilordner e-postadresser

Når du er ferdig, klikker du neste.

På neste skjermbilde som vises, avgjøre om brukeren vil ha noen administrasjonsrettigheter, og velg sitt land.

Brukere kan ha administrasjonsrettigheter, hvis du vil

Når du er ferdig, klikker du neste.

På den tredje skjermen velger du hvilke tjenester brukeren skal ha tilgang til. Kanskje noen brukere trenger tilgang til Lync eller SharePoint, men andre gjør det ikke. Du kan også kjøpe flere brukerlisenser fra denne skjermen.

I tillegg til e-post kan brukere få tilgang til andre tjenester, for eksempel SharePoint og Lync

Når du er ferdig, klikker du neste.

På følgende skjerm velger du om du vil sende innlogging og midlertidig passordinformasjon via e-post. Dette kan sendes til brukerne på alternative adresser, og også til deg som administrator. Merk advarselen om at passord sendes via klar tekst.

Systemet kan sende deg en epost med brukernavn og passord for kontoen du nettopp har opprettet

Lag dine valg, og klikk deretter neste. Den endelige skjermen viser det midlertidige passordet.

Uansett om du velger å få en e-post med brukerinformasjon, vil den siste skjermen vise den

På dette punktet kan du klikke på linken til Opprett en annen bruker, eller klikk Bli ferdig å gå tilbake til listen over brukere. Listen viser brukeren / brukerne du nettopp har opprettet.

Når du har opprettet en bruker, vises den nye brukeren i listen

Opprette brukere i bulk

Hvis du trenger å opprette mer enn et par brukere, er det raskere å opprette brukerinformasjon i Excel og lagre filen som CSV (Comma-Separated Values), som er en tekstfil.

På skjermbildet Brukere og grupper klikker du på Bulk Add ikon for å legge til flere brukere (se skjermopptak, over). Fra skjermen som vises (se nedenfor), kan du laste ned en tom CSV-fil som skal brukes, eller en prøvefil, hvis du vil ha en klarere forståelse av hva den skal bestå av. Etter at du har fylt ut skjemaet, skal det se slik ut: 

En CSV-fil for å opprette brukere i bulk har 15 kolonner, de første 6 som du ser her

Merk: Pass på å lagre filen i CSV-format. Hvis du bruker en av de to filene du lastet ned fra denne siden, åpner Excel den i CSV-format og lagrer den på den måten også. Hvis du har filen i XLXS-format, gjør du a Lagre som, og velg CSV som filtype.

Pass på å lagre listen over brukere i CSV (tekst) format, ikke XLSX (native Excel) format

I begge tilfeller kan du lagre det med hvilket filnavn du vil ha.

Klikk Bla gjennom, finn din CSV-fil, og dobbeltklikk på den. Klikk neste å laste opp filen.

Skjermen hvor du laster opp masse brukere, har maler for å gjøre det enklere å skrive inn dataene

Neste skjerm vil fortelle deg om dataene har bestått verifisering. Hvis det var feil (for eksempel ved å bruke et domenenavn du ikke har, mellomrom i e-postadresser), vil det fortelle deg det.

Når du har lastet opp CSV-filen, vil Office 365 rapportere om det var noen feil

Når du klikker neste, Du får valget om å tillate de nye brukerne å få tilgang til tjenesten umiddelbart, eller om de er blokkert. Du bør også angi plasseringen.

Når du har opprettet brukere i bulk, kan du tillate dem å logge på med det samme, eller embargo kontoen til du er klar

Resten av trinnene er de samme som ovenfor. Systemet vil sende deg e-post til brukerens midlertidige passord hvis du velger det alternativet, og den endelige skjermen vil vise alle brukernavn og midlertidige passord.

Systemet vil vise brukernavn og midlertidige passord for alle kontoene du nettopp har opprettet

Klikk Lukk. Det setter deg tilbake på skjermbildet Brukere og grupper, som viser alle brukerne.

Brukere og grupper skjermbilde etter å legge til brukere i bulk

Når en ny bruker logger inn

Passordene som Office 365 oppretter over er midlertidige, og systemet krever at brukerne oppretter nye passord når de logger inn for første gang.

Brukerne skal gå til samme portal som du gjorde da du opprettet kontoene:

https://portal.microsoftonline.com

 De oppgir det midlertidige passordet, opprett en ny og bekreft det, og klikk deretter Lagre.

Første gang en bruker logger på med en ny konto, vil systemet be om et nytt passord

Det vil bringe dem til Office 365 startskjerm.

Etter at du har opprettet et nytt passord, blir brukeren tatt til hovedskjermbildet for Office 365

Konklusjon

Office 365 er kommunikasjons- og samarbeidsprogramvare som er basert i Microsofts sky. De typer tjenestene det gir pleide å være for bedrifter med bedriftsstørrelser med IT-avdelinger, men nå som det er tilgjengelig som en vertjent tjeneste, kan alle bruke det fra enkeltpersoner gjennom store organisasjoner.

Nøkkelen til alle tjenestene er e-postbrukerkontoer, og prosessen med å lage dem er ganske grei.