Tame Outlook-innboksen med undermapper, regler og filtre

Å få oversvømmelser av e-post trenger ikke å være et mareritt! I stedet skal appene du bruker til å lese og sende e-postene, også hjelpe deg med å få dem organisert og sortert automatisk. Vi har allerede sett på hvordan du kan holde Gmail-innboksen din under kontroll, men i næringslivet er Outlook et av de vanligste e-postprogrammene. Den har også en rekke verktøy for å holde innboksen ren, og mer.

I Outlook kan du enkelt finne og gruppere meldinger hvis du sorterer dem i undermapper, og du kan til og med få Outlook til å sortere for deg automatisk. Et annet alternativ er å bruke formatering som skiller seg ut med meldinger som er viktige, med eller uten undermapper.

I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du bruker disse verktøyene og mer for å automatisk holde Outlook-innboksen din ren og fokusert på e-postmeldingene som virkelig betyr noe for deg.

screen~~POS=TRUNC

Du kan følge med denne opplæringen ved hjelp av e-postkontoene du allerede har satt opp i nyere versjoner av Outlook for Windows eller Mac. Noen av teknikkene fungerer like i Windows og Mac-utgavene, men 2013-utgaven av Outlook for Windows har noen flere funksjoner for å gjøre e-postorganisasjonen din lettere. Men når du har alt satt opp, fungerer begge utgavene godt.

Opprette undermapper

Undermapper er nøkkelen til å bli organisert i Outlook, og du kan ha undermapper av noen av hovedmappene dine: for e-post, kalendere, kontakter og mer. Å lage en undermappe tar bare noen få klikk i enten Windows eller Mac-versjonen.

I listen over mapper på venstre side høyreklikker du på Innboks, velg deretter Ny mappe fra popup-menyen.

Høyreklikk en mappe for å lage en undermappe inni den

Skriv inn et navn, og trykk deretter på Tast inn. Den nye mappen vil bli oppført under innboksen.

Undermapper er nestet inne i deres overordnede mapper

Nå kan du dra eventuelle meldinger du vil ha i den nye mappen.

Du kan trekke meldinger i undermapper

Tips: å velge flere meldinger for å dra, Ctrl-klikk individuelle, eller velg en gjeng på rad ved å klikke den første du vil, da Shift-klikk den siste.

Når du drar, vil meldingen være borte fra innboksen, og hvis du klikker på undermappen, vil du se meldingen i den. Har du dra feil feil ved en feil? Ikke noe problem! Dra den ut igjen, igjen.

Også, hvis du foretrekker å kopiere meldingen i stedet for å flytte den, holder du nede Ctrl nøkkelen mens du drar.

Og hvis du senere bestemmer deg for at du ikke vil ha den undermappen, kan du høyreklikke på den og velge Slett mappe fra popup-menyen. Eventuelle meldinger i mappen vil bli slettet, også.

Flytte en melding ved hjelp av et raskt trinn eller flytteknappen

To andre måter å flytte meldinger manuelt på, er Quick Step-funksjonen (kun Windows) eller Flytt-knappen på båndlinjen i både Windows og Mac-versjoner. Et raskt trinn er som en makro, og det er noen som er klare laget med Outlook. I dette tilfellet må vi lage vår egen for den nye mappen.

Opprette og bruke et raskt trinn (kun Windows)

La oss først lage et raskt trinn: velg en melding du vil flytte, og klikk deretter på Pil ned i nederste, høyre hjørne av Quick Steps-boksen.

Klikk på nedre pil ned i hurtigruten-boksen for å opprette et nytt trinn

Fra rullegardinlisten velger du Nytt, raskt trinn, deretter Flytt til mappe.

I dialogboksen som vises, gi det et meningsfylt navn, velg mappen du vil at elementer skal flyttes til, og merk deretter eventuelt meldinger som lest. Klikk deretter Bli ferdig.

I dialogboksen Quick Step setup velger du hvilken mappe for å flytte meldinger til

For å bruke den, velg en melding, og klikk deretter Hurtigtrinn du nettopp har opprettet.

Hurtige trinn som du oppretter, vises i boksen på Hjem-fanen

Dette flytter meldingen, på samme måte som om du drog den.

Flyttknappen (Windows og Mac)

Ved siden av Quick Step-gruppen på båndet er Flytt-knappen. Når du lager mapper eller flytter meldinger, gis det vanligvis at du vil gjøre det igjen. Det er som et raskt trinn som blir opprettet automatisk, men krever et par ekstra klikk å bruke.

Velg en melding, klikk på Bevege seg knappen, deretter fra menyen, velg mappen fra listen. Hvis mappen du vil ha ikke er oppført, velger du Annen mappe. Du kan velge mappen du vil ha fra en mappeliste.

Flytt-knappen har noen lignende måter å flytte meldinger på

Selv om dette virker, tror jeg det tar for mange skritt. Det er en mye bedre måte.

Opprette regler for å flytte meldinger automatisk

Hvis du får mange meldinger, kan det være lett å savne noen av dem du vil legge inn i undermapper. Heldigvis kan funksjonen Regler gjøre det for deg når meldinger kommer. Du kan opprette regler for å flytte meldinger basert på hvem avsenderen er, hva emnelinjen er, enten du er i Til eller CC-feltet, og mange andre kriterier. Som en del av å opprette en regel, kan du opprette en undermappe, slik at du ikke engang må gjøre det på forhånd.

Opprette en regel fra en melding du allerede har flyttet (kun Windows)

I Windows-versjonen, hvis du manuelt drev en melding i en undermappe, kan Outlook opprette en regel for å gjøre det igjen automatisk.

Dra en melding til en undermappe som du opprettet. På linjebaret klikker du på regler knappen, og legg merke til de to første valgene:

Regler-knappen har enkle og avanserte måter å definere regler på

Hvis du velger Flytt alltid meldinger fra ... Outlook vil alltid flytte meldinger fra avsenderen til den valgte valgte undermappen.

Hvis du velger Opprett regel, Du får en dialogboks der du kan velge flere innstillinger, for eksempel om du vil flytte meldinger basert på avsenderens navn, meldingsemne, hvem den er sendt til og mer.

I dialogboksen Opprett regel kan du flagge meldinger basert på avsender, emne og mottaker

Velg innstillingene du vil ha, og klikk deretter OK.

Regelveiviseren gir deg enda mer kontroll. La oss se på hvordan du lager en regel i Windows.

Opprette en regel ved hjelp av Regelveiviseren i Windows

Regelveiviseren har mange flere forhold for sortering av meldinger, og lar deg også angi unntak fra reglene.

Det er to måter å vise veiviseren på. I dialogboksen Opprett regel (se skjermopptak, over), kan du klikke på Avanserte instillinger knapp. En annen måte er å klikke på regler knappen og velg Administrer regler og varsler fra rullegardinmenyen.

Tenk på en rekke meldinger du ofte mottar, som et bestemt nyhetsbrev, som alltid har noen konsekvente ord i emnelinjen. Vi flytter meldingene basert på disse ordene. Du ikke må velge en av meldingene for å opprette denne regelen. Du trenger ikke engang noen av dem i innboksen din. Utsiktene vil ta dem når de kommer.

I dialogboksen Regler og varsler klikker du Ny regel, på toppen.

Ta opp Regelveiviseren ved å klikke på Ny regel-knappen

Det viser flere forhåndsdefinerte regler du kan søke på.

Regelveiviseren har forhåndsdefinerte regler, eller du kan velge en tom og lage en fra begynnelsen

For å komme til samme del av dialogboksen som å klikke på Avansert-knappen ovenfor, velg alternativet til siste til siste: Påfør regel om meldinger jeg mottar. Klikk deretter neste, på bunnen. Det bringer opp trinn 1 av veiviseren.

Merk av for bestemte ord i emnet eller kroppen. På bunnen av dialogboksen klikker du på hyperkoblingen for spesifikke ord.

Når du velger et alternativ i den øverste delen av dialogen, vil det være en lenke for å klikke på bunnen

Skriv inn ordene du vil flagge i dialogboksen Søke tekst som vises, og klikk deretter Legg til å legge dem til søkelisten. Hvis du legger til flere elementer, vil Outlook bare ta tak i meldinger der alle av elementene er til stede. Klikk OK når ferdig.

Hvis du legger til mer enn ett ord eller en setning, må de alle være tilstede for at meldingen skal flagges

Klikk neste, og du bestemmer deg for hva du skal gjøre med meldingene som blir flagget.

På toppen, merk av i boksen for flytt det til den angitte mappen. På bunnen av dialogboksen klikker du på hyperkoblingen for spesifisert.

Det er mange tiltak tilgjengelig, og du kan velge flere av dem, hvis du vil

I mappetreet som vises, dreier du innboksen, og deretter velger du undermappen der du vil at disse meldingene skal flyttes.

Du kan få regelen til å flytte en melding til en hvilken som helst mappe

Klikk OK, klikk deretter neste å bestemme om du vil ha noen unntak fra regelen. Gjør eventuelle valg her på samme måte som du gjorde i de to foregående trinnene. Selvfølgelig trenger du ikke velge noen unntak hvis du ikke vil. Klikk deretter neste å gå til det siste trinnet.

Gi regelen et meningsfylt navn (du kan beholde den foreslåtte). Hvis du velger Kjør denne regelen nå ... alternativet, vil Outlook behandle alle meldingene som er i innboksen som oppfyller dine kriterier. Alternativet for Slå på denne regelen lar deg deaktivere og aktivere regelen når som helst.

Du kan få en ny regel til å kjøre umiddelbart, eller vente på at nye meldinger kommer frem

Klikk Bli ferdig. Regelen du opprettet vil nå bli oppført i boksen Regler og varsel, og du kan deaktivere aktivere reglene her, uten å måtte redigere regelen. For å endre regelen senere, enten dobbeltklikk på den eller velg den, og klikk deretter Endre regel.

Klikk Søke om, klikk deretter OK. Neste gang du mottar en melding som oppfyller dine kriterier, vil Outlook automatisk flytte den til undermappen du valgte. Undermappen vil bli modig, noe som indikerer at det er uleste meldinger, og tallet på den indikerer hvor mange det er.

Når nye meldinger kommer og blir sortert, vil Outlook indikere dem

Opprette en regel på Mac

Mac-utgaven av Outlook har ikke så mye detaljer for å lage regler, men det har trolig det du trenger, uansett.

På enten Hjem fanen eller Organisere fane på båndet, klikk på regler knappen, velg deretter Rediger Regler.

På Mac, er Regler-knappen på både Hjem og Organiser-fanene

På venstre side av dialogboksen som vises, velg hvilken type konto du bruker, og klikk deretter Plus-tegnet nederst.

I boksen Regler velger du typen tjeneste du bruker, og klikker deretter Pluss-tegnet for å opprette en ny regel

Velg innstillingene du vil ha, og klikk deretter OK. Vær oppmerksom på at ett alternativ Mac-utgaven har at Windows ikke er at du kan velge hvordan du skal håndtere flere forhold.

I Mac-versjonen kan en regel flagge en melding når den oppfyller alle eller bare noen av betingelsene du angir

Filtrerende meldinger (kun Windows)

I Windows-utgaven, hvis du ikke vil håndtere undermapper og regler, kan du få Outlook til å endre formateringen av meldingshoder, i stedet. I 2007 og tidligere versjoner kan du gjøre dette med noen få klikk øverst på meldingslisten, men fra og med 2010-versjonen, må du hoppe gjennom et par hoops. Og denne funksjonen finnes ikke i det hele tatt i Mac-utgaven.

Velg en melding fra en avsender du vil flagge. Gå til Utsikt fane på båndet, klikk på Vis innstillinger knappen til venstre, og klikk deretter på Betinget formatering knappen i dialogboksen som vises.

For å lage et egendefinert format for meldingshoder, bruk dialogboksen Visningsinnstillinger

I dialogboksen Betinget formatering klikker du Legg til, skriv inn et navn på regelen (legg merke til at den umiddelbart blir plassert nederst i listen), og klikk deretter Tilstand å velge kriterier.

Skriv inn eventuelle kriterier du vil ha, for eksempel navn eller e-postadresse til avsenderen. Jo flere kriterier du spesifiserer, jo smalere blir søket.

Filterdialogboksen har tre kategorier av alternativer, og du kan angi så mange eller så få som du vil

Klikk OK for å gå tilbake til forrige dialog, og klikk deretter Font for å velge formatering for meldingshodene som blir flagget.

Du kan formatere meldingshoder med hvilken som helst skrift på datamaskinen

Sett inn alternativene du vil ha, og klikk deretter OK tre ganger for å bekrefte dialogboksene og gå tilbake til hovedvinduet i Outlook.

Meldinger som inneholder kriteriene du angav nå har den unike formateringen.

Eksempel på en meldingsoverskrift med et egendefinert format

Konklusjon

Outlook har gode funksjoner for sortering og organisering av post, selv om noen av funksjonene er vanskelig å finne. Du kan også bruke noen av disse teknikkene til å organisere post som du sender. For eksempel vil du kanskje ha en mappe som inneholder alle meldinger du sender med salgsforslag eller alle meldinger du sender til sjefen din. Du kan også hekse undermapper og bruke regler på dem. På denne måten kan du opprette en klientmappe, og deretter lage individuelle undermapper i den, en for hver klient.

Hvis du har noen andre tips for å holde Outlook-e-postene dine organisert, eller har problemer med å opprette Outlook-filtre, vennligst gi oss beskjed i kommentarene nedenfor, og vi vil gjerne hjelpe deg!