Share
Å gå papirløs er en fin måte å fjerne rot av livet ditt ved å snu papirdokumenter i digitale kopier. Du trenger imidlertid gode verktøy for å hjelpe deg med din papirløse overgang. Sikker på at du kan lagre dine skannede dokumenter på datamaskinens harddisk, men de er ikke lett søkbare, sikkerhetskopierte eller tilgjengelige på flere enheter.
Derfor bruker jeg Evernote for å forenkle mitt papirløse liv. Det gjør det enkelt å søke og annotere skannede dokumenter, fra hvilken som helst enhet. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du bruker Evernote til å organisere dine skannede PDF-filer, redigere dem og finne informasjonen du trenger.
Vær oppmerksom på at noen av funksjonene nevnt i denne opplæringen krever Evernote Premium, en tjeneste som koster $ 5 per måned eller $ 45 per år. Du kan bruke PDF-filer i Evernote uten å gå Premium, men du får de fleste funksjonene hvis du oppgraderer.
Hvis du planlegger å bruke Evernote for å gå papirløs, må du skanne dokumentene dine til tjenesten. Det er to måter å gjøre dette på: enten importere eksisterende PDF-filer til Evernote, eller bruk Evernote's nye "Scan To Evernote" -funksjon med Image Capture på Mac. Jeg skal vise deg hvordan du gjør begge disse.
Laster opp et dokument til Evernote.Hvis du allerede har PDF-filer skannet til Mac, kan du enkelt importere dem til Evernote uten å måtte skanne dem igjen. Å gjøre dette, åpne Evernote og velg Notatboken du vil lagre PDF-filen din inn. Finn deretter PDF-filen du vil importere og dra og slipp det inn i notisboken din. Dokumentet ditt blir nå automatisk lastet opp til Evernote's servere.
Redigerer en PDF ved hjelp av Evernote.Et vindu vil nå popup som viser en kopi av PDF-dokumentet. Se mot toppen av dette vinduet rett over kopien av PDF-filen, og du vil se tre knapper. Den første knappen til venstre lar deg annotere dokumentet ditt. Når du klikker på dette alternativet, kan du legge til bokser, piler, tekst og høydepunkter i dokumentet. Disse endringene blir importert med dokumentet ditt.
Det andre alternativet til høyre gir deg en rask titt på dokumentet ditt mens det tredje alternativet tillater deg å lagre en kopi av dokumentet på nytt. Dette er nyttig når du åpner dokumentet på en annen datamaskin som ikke har en kopi lagret på harddisken.
Når du er ferdig med å redigere dokumentet ditt, kan du nevne det fra tekstboksen plassert øverst i dokumentets vindu. For å lagre en navneendring, trykk bare Retur-tasten på Mac-tastaturet.
Importere dokumenter fra Evernotes webklient er faktisk veldig lik import med Mac-appen. For å gjøre dette, logg inn på Evernote på din favoritt nettleser. Når du er logget inn, klikker du inn i notisboken du bruker til å lagre PDF-filer. En gang i notisboken, se mot toppen av vinduet og klikk på knappen merket "Ny notat". Navngi denne nye notatet ved å se øverst i Notatvinduet og klikke på tittelmenyen som skal lese "Untitled". Skriv inn notatets nye navn og trykk på returknappen på tastaturet for å lagre det.
Åpner notatet i et nytt vindu.For å legge til en PDF i den nyopprettede notatet, se på den nye notatet og åpne det i et nytt vindu. For å gjøre dette, klikk på boksen og pilknappen som er plassert i øvre høyre hjørne av notatet.
Legge til en PDF til din nyopprettede notat på nettetFinn nå PDF-filen du vil importere på datamaskinen og dra og slipp inn i vinduet som inneholder notatet ditt. PDF-filen din blir nå lastet opp til Evernote.
Hvis du trenger å importere et dokument som ennå ikke er skannet til Evernote, kan du gjøre det ved å bruke Scan To Evernote og Apples Image Capture. Dette skyldes at når du installerer Evernote på Mac, er det lagt til et plugin-modul i Image Capture som automatisk vil laste opp skannede dokumenter til Evernote-kontoen din automatisk.
For å starte, må du kontrollere at skanneren er koblet til Mac-en og slått på. Deretter klargjør et dokument for skanning, og start Image Capture på Mac. Fra venstre side av Image Capture-vinduet, velg skanneren din fra under enhetens header. Hvis skanneren din er koblet til ditt lokale nettverk, vil det være under "delt" overskrift.
Se nå mot høyre side av skjermen ved dine skanningsalternativer. Herfra kan du sette rullegardinmenyen "Format" til “PDF” og endre resten av skanneinnstillingene som ønsket.
Legge til Evernote til Image Capture.Nå er det på tide å fortelle Image Capture å skanne til Evernote. For å gjøre dette, åpne et nytt Finder-vindu og navigere til din applikasjoner mappe. Finn din Evernote-søknad i denne mappen og dra og slipp det inn i "Skann til" feltet innenfor Image Capture.
Nå som du er ferdig med å justere skanningen, klikker du på “Scan” knappen ligger nederst til høyre på skjermen. Når skanningen er fullført, vises en ny Evernote Note med PDF-filen for skanningen din vedlagt. Du kan nå endre skanningen etter behov i Evernote.
Merk: Du må være en Evernote Premium-bruker for å bruke disse søkeverktøyene.
Søker skannede dokumenter med Evernote. En av de beste delene med å bruke Evernote for å gå papirløs er det faktum at det for Evernote Premium-brukere automatisk gjør PDF-filer og bilder søkbare. Hvis du for eksempel har et dokument med ordet "iPhone" i det og søker "iPhone" i boksen "Søk notater" (øverste høyre hjørne) i Evernote Mac-grensesnittet, vil dokumentet dukke opp med alle forekomster av "iPhone" uthevet.
I tillegg tillater Evernote Premium brukere å søke gjennom individuelle PDF-filer. Når du viser en PDF, trykker du på Command-F på tastaturet for å få opp en søkeboks. Du kan nå skrive inn søket ditt for å få alle forekomster av det uthevet i dokumentet.
Husk at denne funksjonaliteten også fungerer for bilder som har tekst, så hvis du har skannet JPEG eller PNG, trenger du ikke å omskanne for å bruke søkefunksjonen.
Nå som du har skannet noen dokumenter til Evernote, er det på tide å holde dokumentene dine organisert for rask og enkel søking. En måte å gjøre dette på er å bruke tagger. Hvis du vil merke et dokument, klikker du i den respektive notatet og ser mot toppen av nevnte notat. Du vil se en knapp merket "klikk for å legge til tagger". Klikk på denne knappen.
Legge til koder i en notat. Du kan nå begynn å skrive typekoder. Hvis du merker et dokument med flere forskjellige koder, trykker du på retur nøkkel på tastaturet ditt etter hver tagg for å gjøre det til en egen tagg.
Søker ved hjelp av Tags i Evernote.
Nå som du har merket dokumentene dine, er det et par måter å søke etter et dokument ved hjelp av koder. Den første måten er innenfor søkefeltet i Evernote for Mac eller PC. Skriv bare inn navnet på taggen du vil søke etter, og fra rullegardinmenyen, klikk på taggen din under "tag" delen av søkefelt. Du kan nå søke etter dokumenter i taggen din.
Vise en liste over opprettede Evernote-koder. I tillegg kan du klikke på “tagger” knappen på venstre side av Evernote-appen på din Mac eller PC for å vise alle tagger du har lagt til Evernote. Hvis du vil vise alle notater i en av disse kodene, klikker du på taggen du vil se og ser mot øvre høyre hjørne av skjermen. Du får se en knapp merket "Vis X Notater". Klikk på denne knappen for å vise alle notater merket med nevnte tag.
Og det er det! Du kan nå resirkulere papirdokumentet ditt og nyte å vite at viktige dokumenter er lagret på datamaskinen, sikkerhetskopiert i skyen og tilgjengelig på alle enhetene med Evernote installert.
Evernote er en kraftig notaterapp, med tonnevis av kraftige funksjoner som hjelper deg med å legge til informasjon og raskt finne det uansett hvor du er. Enten du bare har startet med Evernote, eller allerede er en Evernote pro, må du sjekke ut våre andre opplæringsprogrammer om Evernote for å få mest mulig ut av det:
Accentsconagua