Bruk HelloSign til å få dokumenter signert på nettet

Å få signaturer kan være vanskelig når du arbeider med lag i forskjellige byer eller land. Å måtte fysisk sende et dokument til en medarbeider, klient eller annen person for å få dem til å skrible sitt navn for godkjenning, spilder tid og penger - og kan få dine dokumenter tapt i posten.

Heldigvis er det en løsning for dette: HelloSign. HelloSign er en web-app som lar deg be om signaturer og signere juridisk bindende dokumenter uten fakser eller turer til postkontoret. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du sender signaturer, ber om signaturer, og gjør enda mer med HelloSign.

Komme i gang med HelloSign

Få dokumentet ditt logget inn HelloSign

For å få dokumentet ditt signert må du først registrere deg for en HelloSign-konto eller godkjenne den med Google-kontoen din. Deretter ser du fra instrumentbrettet mot midten av skjermen, og du vil se tre alternativer under "Hvem trenger å logge?" Header: Bare meg, Meg + andre, og Bare andre. Klikk på alternativet som passer best til din situasjon.

Merk: Du kan ikke bruke Edit & Sign-funksjonene når du velger Bare andre alternativ.

Legge til filer til HelloSign

Se mot midten av skjermen under Legg til (og sign) filer av noe slag Overskrift. Til høyre for denne heisen er et område hvor du kan dra og slippe hvilken type tekstfil du vil signere. Eller hvis du har lagret dokumentet ditt på nettet, kan du importere filer fra Google Disk, Dropbox, Box, Evernote og Microsoft SkyDrive. For å gjøre dette, klikk på tjenestens respektive knapp for å bli omdirigert til en påloggingsside.

Be om signaturer ved hjelp av HelloSign

Merk: Hvis du valgte Bare meg når du velger hvem som trenger å signere dokumentet ditt, hopper du over dette trinnet.

Legge til signaler til et HelloSign-dokument. 

Når du har lastet opp dokumentet, ser du under Hvem trenger å signere? Overskrift. Du finner to tekstbokser der du kan legge til din ekstra signer navn og e-post. Hvis du trenger å legge til flere signere, se under boksene og klikk på + Signer knapp. Du kan også kopiere andre e-postadresser til skjemaet fra + CC knapp.

Hvis dokumentene krever signaturer i en bestemt rekkefølge (for eksempel hvis du vil at presidenten i et firmas navn skal signeres før en visepresidents navn), sjekk Tilordne bestillingsnummer boks som ligger under listen over e-postadresser. Nå ved siden av hvert navn og e-postadresse vil du legge merke til opp og ned knapper til venstre for hvert navn. Bruk disse knappene for å ordne rekkefølgen på dine signaler.

Legge til signaturfelt i HelloSign-dokument. 

Se nå under Hvor må de signere? header og klikk på Klargjør dokumenter for signering knapp. Når du gjør dette, vises et popup-vindu som inneholder dokumentet ditt. Se mot toppen av dette dokumentet på rad med knapper merket signatur, initialer, tekstboks, avmerkingsboks og signeringsdato. Dra og slipp alle disse boksene til deres respektive sted på dokumentet. Dra for eksempel et signaturfelt til signaturområdet på dokumentet.

Hvis du har flere signere, må du sørge for å velge hvem som signerer og fyller ut hvilken informasjon fra rullegardinmenyen over den respektive boksen.

Legge til meldinger i HelloSign-e-posten din.

På undersiden av siden under Legg til dokumenttittel og egendefinert melding header, skriv en melding for dine signaturer og oppgi dokumentet før du sender det til dine signaler.

Nå som du er ferdig med å sette opp dine signaturer, følg neste del av veiledningen for å legge til dine egne signaturer i dokumentet ditt. Når du er ferdig, eller hvis du ikke trenger å signere dokumentet, klikker du på det store Forespørsel Signatur knappen ligger nederst i vinduet for å sende dokumentet.

Signering av dokumenter ved hjelp av HelloSign

Når dokumentet ditt er importert til HelloSign, se under opplastingsområdet og klikk på Rediger og logg knapp. Hvis du bruker et delt dokument, merkes denne knappen Forbered Dokumenter For Signering. Du kommer nå til et vindu der du kan redigere og signere dokumenter. For eksempel har jeg lastet opp et eksempelfotofrigivelsesskjema fra datamaskinen i .doc-format.

Se mot toppen av vinduet Rediger og tegn, og du vil se fem knapper: signatur, initialer, merketrykk, dato og tekst. Disse knappene lar deg legge til sin respektive informasjon i dokumentet. Men før du kan signere dokumenter ved hjelp av HelloSign, må du legge til signaturen til tjenesten.

Legge til din signatur og initialer til HelloSign

For å legge til din signatur og initialer til HelloSign, klikk på den respektive knappen fra Edit & Sign-vinduet. Når du gjør dette, vises et popup-vindu som ber deg legge til din signatur til tjenesten. Hvis du ser mot høyre side av vinduet, ser du fire forskjellige valg for å legge til en signatur til HelloSign: Tegn den inn, skriv inn signatur, last opp bildefil og smarttelefon.

Bruk musen til å "tegne inn" signaturen din.

Hvis du velger Tegn den inn, Du vil bli brakt til et vindu hvor du kan bruke musen til å tegne en signatur. Bare klikk og hold ved siden av "X" for å begynne å tegne signaturen din. Når du er ferdig, klikk på Neste og du blir omdirigert til en side der du kan forhåndsvise signaturen din. Herfra klikker du sett inn hvis du bare vil bruke denne signaturen en gang, eller lagre og sett inn hvis du planlegger å bruke den igjen i fremtiden.

Skriver en signatur ved hjelp av HelloSign.

Klikk på Skriv inn signatur vil bringe deg til en side der du kan skrive inn signaturen din. Når du skriver, vil signaturens utgang være i en håndskrift-lignende skrift. Når du er ferdig med å skrive inn signaturen, klikk Sett inn for å legge til signaturen i dokumentet ditt.

Hvis du vil legge til en ekte signatur i HelloSign-skjemaet, klikker du på Last opp bildefil knapp. Herfra blir du bedt om å laste opp et bilde eller en skanning av signaturen din. For dette eksempelet skannte jeg en kopi av signaturen min på 350dpi ved hjelp av skanneren min.

Redigerer en skannet-signatur.

Du blir nå tatt til en side der du kan rotere, beskjære og legge til kontrast til det opplastede bildet. Roter bildet til din smak med pilene under underskriftsvinduet, legg til kontrast ved hjelp av skyvekontrollen over signaturen din, og beskjære ved å klikke og dra over signaturen selv. Når du har beskåret, klikker du på den neste knappen for å forhåndsvise signaturen din. Hvis du er fornøyd, klikk Sett inn eller Sett inn og lagre.

Hvis du ikke har en skanner, kan du legge til en signatur fra smarttelefonen ved å klikke på smart~~POS=TRUNC knapp. Dette vinduet ber deg om å ta et bilde av signaturen din ved hjelp av smarttelefonens kamera og deretter videresende den til e-postadressen i midten av vinduet. Når bildet er sendt, trykker du på neste å beskjære din signatur. Du kan deretter legge til signaturen i dokumentet.

Disse samme alternativene gjelder for Initials-knappen som er plassert ved siden av høyre for signaturknappen i Rediger og tegn-knappen.

Legge til din signatur eller initialer til dokumentet ditt

Velger en signatur for bruk i et HelloSign-dokument. 

Nå som du har en signatur og initialer lagret og klar til å gå, klikker du på Brukt lagret knappen i vinduet Legg til signatur. Velg signaturen du vil bruke til å logge inn ved å klikke på på bildet. Når du er valgt, klikker du Sett inn signatur.

Din signatur vil nå bli lagt til i dokumentet. For å flytte signaturen din, klikk og dra den på plass. Hvis du trenger å legge til signaturen flere ganger, klikker du bare på dokumentet for å lage en annen kopi av signaturen din. Hvis du må starte en del av dokumentet, klikker du på Initials-knappen og følger de samme trinnene.

Legge til tekst, bokstaver og datoer til dokumentet

Hvis du trenger å fylle ut en del av skjemaet ditt med tekst, for eksempel når du fyller inn for- og etternavnet ditt i et dokument, kan du bruke HelloSigns tekstfunksjon. Denne funksjonen er plassert til høyre for signatur og initialer knapper og er merket Tekst. Etter å ha klikket, velg delen av dokumentet du vil legge til tekst til, og begynn å skrive.

Det er enkelt å legge til enkle markeringer i et dokument. Alt du trenger å gjøre er å merke avkrysningsboksen øverst i vinduet Rediger og tegn. Deretter legger du til en avkrysningsboks ved å klikke på dokumentet.

Til slutt kan du også legge til datoer i et dokument ved å trykke på datoknappen. Etter å ha klikket, klikker du bare på hvor du vil plassere datoen. Datoen vil automatisk bli oppdatert til dagens dato, men hvis du trenger å redigere den, klikker du bare på din nylig lagt til dato for å redigere den.

Opprette maler og lenker

Hvis du ofte finner deg selv å sende det samme dokumentet til signaturer om og om igjen, kan det være lurt å lage maler for dokumentene dine. For å gjøre dette, se til venstre på HelloSign-nettstedet og klikk på Opprett mal knapp. Når du gjør dette, blir du brakt til en side med to alternativer: Opprett mal og Opprett link.

Hvis du trenger flere personer til å signere et dokument, må du opprette en mal, da koblinger ikke støtter flere signaler. Maler kan også sendes til signaler via HelloSign, versus Links som kan sendes via e-post, sosiale medier eller på annen måte du vil distribuere den.

Opprette maler og koblinger er nesten identiske prosesser. Bare klikk på hvilken type du vil lage, laste opp filene dine, legg til signaler, legg til signaturfelter og skriv inn en melding. Når du er ferdig med å lage en mal, klikker du på Opprett mal-knappen, og du vil få tilgang til den fra Dokumenter-knappen din, som er plassert på venstre side av HelloSign-vinduet, rett under knappen Opprett maler.

Hvis du oppretter en kobling, klikker du Opprett Link-knappen når du er ferdig. Du blir så brakt til en side med en lenke som du kan gi til brukere du vil ha signert dokumentet. Du kan distribuere denne lenken uansett, du vil, og brukerne dine kan logge via nettleseren sin.

Vise signerte dokumenter

Laster ned dokumenter fra HelloSign.

Nå som du har sendt dokumenter til samarbeidspartnere, klienter og andre signaturer, hvordan ser du nøyaktig på dine signerte dokumenter? Enkelt, bare klikk på Dokumenter-knappen som er plassert på venstre side av HelloSign-vinduet. Se nå til toppen av siden ved siden av Filtrer etter Overskrift. Du vil se en rullegardinmeny. Fra denne menyen, velg Sendt.

Se mot midten av vinduet for å se alle dine sendte dokumenter. Finn dokumentet du sendte og vis statusen til den ventende signaturen til høyre for dokumentnavnet. Hvis dokumentet er signert, klikker du på pilknappen til høyre for datoen da dokumentet ble sendt. En rullegardinmeny vises. Fra denne menyen kan du forhåndsvise og laste ned dokumentet.

Hvis du har registrert deg for HelloSign ved hjelp av Google-kontoen, vil disse mappene også være tilgjengelige for visning i Google Drive-kontoen din i den nylig lagt til "HelloSign" -mappen.

Bruke HelloSign med Google Dokumenter

En annen god ting om HelloSign er at den integreres godt med Google Dokumenter. Faktisk, når du bruker HelloSign i Google Dokumenter, kan du signere og sende dokumenter fra Google DOS-grensesnittet, og hopper over HelloSign-grensesnittet helt.

For å starte, må du installere HelloSign-tillegget på Google Dokumenter-kontoen din. For å gjøre dette, opprett et nytt Google Dokumenter-dokument og se mot toppen av vinduet. Klikk på Add-ons knapp. Når du gjør dette, vises et popup-vindu. Se mot øvre høyre hjørne av dette vinduet i søkefeltet. Søk etter "HelloSign" og installer HelloSign-plugin.

Bruk nå Google Dokumenter til å åpne et dokument du må logge på, eller få andre til å signere. Deretter klikker du tilbake til Add-ons-menyen, og klikker på HelloSign-knappen i rullegardinmenyen.

Signering av dokumenter i Google Dokumenter. 

Se mot høyre side av vinduet, og du vil legge merke til et HelloSign-vindu som spør det ukjente spørsmålet: "Hvem trenger å signere dette dokumentet?". Hvis du velger Bare meg, Du kommer til en meny som viser alle dine lagrede signaturer. For å signere dokumentet, bare dra og slipp signaturen på dokumentet. Når du er ferdig, klikk E-post som PDF fra HelloSign-sidelinjen.

Be om signaturer med Google Dokumenter.

Hvis du har valgt å sende dokumentet til andre for signering, kommer du til en nettside der du kan skrive inn signatarens navn og e-postadresse, samt velge hvor dine signaturer skal signere, akkurat som jeg viste deg hvordan du gjør det innenfor standard HelloSign-grensesnittet ovenfor. Du kan deretter sende dokumentet ditt.

Du er nå klar til å signere dokumenter digitalt!

Og det oppsummerer denne opplæringen. Du er nå klar til å sende og motta juridisk bindende digitale signaturer ved hjelp av HelloSign og Google Docs. Hvis du har problemer, vær sikker på å legge igjen en kommentar nedenfor, så hjelper vi deg. Og neste gang du trenger å få et dokument signert - kanskje en gang før du legger inn skatter, må du sørge for å gi HelloSign et forsøk. Det vil spare deg for porto og a tonn av tid, og vil ikke engang kaste bort et stykke papir.