Share
Å holde oversikt over alle dine kontakter er vanskelig nok for ditt personlige liv, men med forretningsforbindelser, å vite hvem som kan hvem som kan gjøre eller ødelegge ditt profesjonelle liv. Det er derfor du trenger en CRM-a kontakt forholdsadministrator som vil hjelpe deg å gjøre sammenhengen mellom dine profesjonelle kontakter og beholde all informasjon om dem på ett sted.
De fleste CRM-verktøy er dyre og kompliserte å komme i gang med, men en av de enkleste for enkeltpersoner og små bedrifter å komme i gang med, er Zohos ContactManager. En del av Zoho-settet med verktøy som inkluderer elektroniske kontorapplikasjoner, e-postverktøy og mer, Zoho ContactManager, kan lagre dine kontakter, avtaler og oppgaver og holde dem synkronisert over hele teamet ditt, slik at alle vet hvem som er viktig for bedriften din..
Komme i gang med en CRM-app kan være forvirrende, så i denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du begynner å bruke tjenesten til å administrere forretningskontakter og avtaler, og gir deg en one-stop-shop for lagets klientorganisasjon. Alt du trenger å gjøre er å opprette en gratis konto og følge med, og du vil få kontaktene dine organisert på kort tid.
For å starte, start din favoritt nettleser og gå over til ContactManager nettsiden og logg inn ved hjelp av Logg inn-knappen øverst til høyre på skjermen. Når du er logget inn, se mot høyre side av vinduet på sidefeltet. Pass på at du er klikket inn i Hjem flipp og se mot midten av vinduet.
Du bør se tre forskjellige importalternativer: CSV / XLS-fil, Zoho-kontakter og Gmail. Hvis kontaktene dine er lagret lokalt til et CSV- eller XLS-dokument, velger du CSV / XLS-fil alternativet og se mot midten av skjermen hvor du finner en "Velg fil" -knapp. Du blir nå bedt om å laste opp nevnte fil. Når du har lastet opp, klikker du på Neste-knappen nederst i vinduet.
Tilordne kontaktbehandlingsfelt.Du blir nå tatt til et vindu der du kan tilordne hver kolonne i CSV-filen til et kontaktbehandlingsfelt for at ContactManager skal kunne lese og sortere de nevnte kontaktene. For å gjøre dette, se mot midten av skjermen og tilordne hver av rullegardinmenyene på høyre side av vinduet til tittelen på venstre side av vinduet. Hvis du for eksempel har en kolonne i XLS-dokumentet ditt, kalt Fornavn, tilordner du det til Fornavn-navnet via rullegardinmenyen. Når du er ferdig med å gjøre dette, klikker du på neste knappen og kontaktene dine blir importert.
Importerer kontakter fra Gmail.Hvis du velger alternativet Gmail fra kontaktinnføringsområdet, blir du bedt om å godkjenne Google-kontoen din med ContactManager. Etter godkjenning, se mot senter i importvinduet: Du vil se alle dine Gmail-kontakter i en rulleliste. Du kan velge hver enkelt kontakt for å importere ved å klikke på dem, eller hvis du vil importere alle kontaktene samtidig, klikker du på alle knappen ligger over listen over kontakter. Når du er ferdig med å velge kontakter, klikker du på Ferdig Velge kontakter knappen ligger nederst på siden.
Nå blir du bedt om å tildele kontaktord til forskjellige kontaktbehandlingsfelter, som vi gjorde med kolonner når du importerte kontakter fra en XLS- eller CSV-fil. Når du er ferdig med å tildele felt, trykk på Sende inn knappen ligger mot bunnen av vinduet.
For å legge til kontakter i ContactManager, se mot venstre side av ContactManager-vinduet mot sidefeltet. Herfra klikker du på Kontakter-knappen og ser mot øvre høyre hjørne av skjermen. Klikk på knappen merket Legg til kontakt.
Nå ser du mot midten av skjermen hvor du finner to alternativer for å legge til kontakter til ContactManager: Facebook og Gjør det selv. Hvis du velger Facebook, blir du bedt om å godkjenne Facebook-kontoen din med ContactManager.
Legge til en kontakt fra Facebook i Zoho ContactManager.Når du er autentisert, kan du bruke tekstboksen som ligger midt i vinduet for å søke etter navn og e-postadresser til Facebook-brukere. Hvis du vil legge til en bruker i ContactManager-kontaktboken din, klikker du på kontoen til personen fra rullegardinmenyen når du søker. Du blir så brakt til kontaktens side i din ContactManager adressebok. ContactManager vil trekke inn så mye informasjon om den valgte kontakten som mulig fra Facebook, selv om du må redigere denne informasjonen ved å klikke inn i tekstboksen under kontaktens navn og skrive inn ytterligere informasjon. Når du er ferdig med å legge til informasjon, klikker du på Lagre knappen ligger nederst på siden.
Manuelt legger til en kontakt i ContactManager.Hvis du foretrekker å legge til kontakter i ContactManager manuelt, velger du Gjør det selv alternativet og se mot midten av menyen. Herfra kan du legge inn kontaktinformasjon for den nye kontakten. I tillegg kan du også legge til koder for enklere organisering i ContactManager. For eksempel, hvis du ansetter flere frilansere, kan det være verdt å merke dem som "frilans" for enklere søking. Når du er ferdig med å legge til kontaktinformasjon og merking, trykker du på Lagre knappen som ligger mot bunnen av vinduet.
Nå som du har lagt til noen kontakter til din ContactManager-konto, kan du se dem på en av to måter: ved søk eller i en listevisning. Ved hjelp av søkealternativet er det ganske enkelt: se mot øverste høyre hjørne på skjermen i søkeboksen. Klikk inn i denne boksen og skriv inn navnet på kontakten du vil se, og klikk på navnet sitt fra rullegardinmenyen for å se informasjonen. Det er like enkelt som det. Du kan også søke etter tag, e-post eller noe annet som er lagt til i din kontakt.
Hvis du vil se kontaktene dine i en listevisning, ser du til høyre i ContactManager-vinduet og klikker på Kontakt knappen fra sidefeltet. Se mot midten av kontaktvinduet der du finner alle dine tilsatte kontakter i en liste.
Hvis du har et stort antall kontakter, kan det være litt nedlatende å se dem alle på en liste. Dette er hvor koder kommer til nytte. Du kan se alle dine ContactManager-koder nederst til høyre på Kontakter-siden. Hvis du vil se alle kontakter i en tag, klikker du på merket.
Vise kontakter av firma. Du kan også se kontaktene dine sortert etter arbeidsgiver også. For å gjøre dette, klikk på selskaper fanen som ligger mot venstre sidefelt. Herfra ser du en liste over alle selskapene som er funnet i kontaktene dine. For å se alle kontaktene dine fra et bestemt firma, klikk på firmaets navn for å vise en liste over dem.
Når du er inne på selskapets side, kan du også se alle tilbud og oppgaver som firmaet er knyttet til. For å gjøre dette, klikk på avtale eller oppgave knappen plassert mot midten av selskapets side. I tillegg kan du legge til kommentarer til en bedriftsside ved å klikke inn på kommentarer tab.
Ikke bare kan du bruke ContactManager til å holde oversikt over kontaktene dine, men du kan også bruke den til å holde styr på forretningsreiser også. For å få tilgang til denne funksjonaliteten, klikk på tilbud fanen fra sidefeltet. Mot midten av siden ser du et tomt avtalefelt. Hvis du vil legge til en avtale på din ContactManager-konto, fyll ut denne informasjonen.
Legge til en ny avtale i Zoho ContactManager. Når du fyller ut avtalen din, kan du knytte avtalen med kontakter i din ContactManager-konto ved hjelp av Forbinder med felt. I dette feltet skriver du inn kontaktens navn og velger kontakt fra rullegardinmenyen.
Til slutt kan du merke avtalen via tagtekstboksen plassert nederst på siden. Når du er ferdig med å fylle ut avtaleens informasjon, lagre den ved å klikke på Lagre knappen som befinner seg under tekstboksen.
ContactManager er også en fin måte å holde teamet oppdatert med ulike oppgaver som kan gå rundt på kontoret. For å opprette en oppgave, klikk på Oppgave-knappen på sidepanelet og se mot midten av vinduet. Som med avtaler fyller du ut informasjon om oppgaven din og tildeler den til en kontakt eller bedrift.
Hvis du ser mot toppen av ContactManager-sidelinjen, ser du et alternativ som er merket Hjem. Dette alternativet gjør det mulig for ContactManager-brukere å se en kontinuerlig strøm av all aktivitet som fortsetter i deres ContactManager-konto. Hvis for eksempel en ny kontakt er lagt til, vil den dukke opp i denne feeden, selv om kontakten ble opprettet av en annen ansatt.
I tillegg kan du raskt og enkelt sende meldinger, opprette avtaler eller opprette oppgaver i startmenyen også. For å gjøre dette, se øverst på siden der du finner tre knapper: Status, Legg til avtale og Legg til oppgave. Klikk på en av disse knappene for å utføre deres respektive oppgave direkte fra Hjemmenyen.
Sende en status til ContactManager.Hvis du oppretter en ny status fra ContactManager, kan du legge ved filer til oppdateringen din ved dra og slippe dem på statusen, og du kan krysse statusen til Facebook ved å klikke på Facebook knappen ligger nederst i statusoppdaterings tekstboksen. Når du er klar til å publisere statusoppdateringen, klikker du på Dele knappen ligger nederst til høyre i statusoppdateringsboksen.
Teamet ditt er nå klar til å bruke ContactManager for å samarbeide og holde deg oppdatert om de nyeste tilbudene, kontaktene og oppgavene. Det blir lettere enn noensinne å vite hvem som er, og du sparer tid fra å søke gjennom gamle e-post og notater hver gang du må ringe en klient.
Hvis du har et annet CRM-verktøy, eller trenger hjelp med å komme i gang med ContactManager, sørg for å gi oss beskjed i kommentarene nedenfor. Og vær sikker på å sjekke ut resten av Zohos verktøy; de er flotte webapps som er lite kjente, men kan dekke de fleste behovene dine måtte ha.
Accentsconagua