Share
I en tidligere artikkel-Hva er Digital Asset Management og Hvorfor trenger du det? -Jeg så på rollen som fotografier spiller i våre liv, hvorfor vi trenger å lagre dem, og hvordan digital kapitalforvaltning hjelper oss med å gjøre det. I denne artikkelen tar vi en titt på hvordan digitale ressursstyringssystemer er strukturert, undersøk forskjellene mellom biblioteker og arkiver i digital kapitalstyring, og profil eksisterende arkiver som er i bruk i dag.
Digital kapitaladministrasjon starter når du trykker på lukkeren og slutter bare når aktiva blir kassert, hvis det noen gang blir kassert. Digitale kapitalforvaltningssystemer, inkludert biblioteker og arkiver, kan konfigureres på ulike måter for å betjene ulike prioriteringer, men i alle tilfeller arbeider de samme sentrale oppgaver og funksjoner for å skape et effektivt system som styrer eiendeler fra begynnelse til slutt. Alle digitale ressursstyringssystemer tjener også de samme tre hovedfunksjonene: valg, bevaring og tilgang.
"Vi er det vi samler inn; vi samler hva vi er. "-Elisabeth Kaplan, arkivar ved George Washington University
Vi velger hva vi vil lagre. Vi kan ikke lagre hele livet vårt, så vi velger øyeblikkene, fotografiene og videoene vi kan og vil lagre. I valgprosessen stiller vi noen bilder fra hverandre og gir dem spesiell betydning. Vi samler våre versjoner av historier når vi velger å huske dem og som vi vil at andre skal se dem.
I et digitalt kapitalstyringssystem bruker vi tre prosesser for å hjelpe oss med å sortere og rangere våre digitale bilder:
En digital ressursforvaltning kan bygges ved hjelp av filstrukturen i datamaskinens operativsystem.Vi må bevare det vi velger å beholde, holde det trygt mot brann, vann, tyveri og tidens hevn. I den digitale verden må vi også holde bildene våre trygge mot utilsiktet sletting, filkorrupsjon og forældelse. Ved digital ressursforvaltning involverer bevaring av hensyn til maskinvare, media og format:
En samling av bilder er bare relevant hvis vi får tilgang til bildene. Navngivning og sortering av bilder er de første hensynene til å identifisere bilder, spore plasseringer, og hjelpe oss med å finne bildet eller bildene vi søker. Imidlertid er de fleste digitale ressurssamlinger for store til å stole utelukkende på navngivning og sortering for å hjelpe oss med å få tilgang til det vi trenger, så vi bruker også et kontrollert søkeordordforråd for å merke bilder med klassifiserende informasjon og beskrivelser.
Konsistens og suksess er også kritiske hensyn ved å opprettholde et tilgjengelig arkiv. For at et katalogsystem skal lykkes, må strukturen, navnene og kodene standardiseres og brukes. En annen fordel ved å bruke standarder er at andre kan bidra til eller få tilgang til arkivet etter behov. Å lære andre å få tilgang til systemet, beskytter arvets arv; Hvis bare en person forstår hvordan bildene styres, går kunnskapen om eiendelene hos personen.
Hvert digitalt kapitalstyringssystem er avhengig av et arkiv av noe slag. Et arkiv er både samlingen av materialer vi sparer og stedet der materialene holdes. I verden av digital fotografi og video er et arkiv samlingen av digitale bilder og videoer vi har valgt, lagret på et annet medium enn det som ble brukt som en del av den viktigste digitale prosessen.
Et godt strukturert og vedlikeholdt arkiv vil ha følgende egenskaper:
Å lagre alt annet i arkivet er sløsing med ressurser og gjør arkivet vanskelig å navigere og bruke.
Strukturering og organisering av et arkiv involverer bare noen få komponenter-navngivende konvensjoner, filstruktur, søkeord og versjonskontroll, men disse komponentene må brukes og brukes konsekvent for et arkiv til arbeid.
Heldigvis er kostnadene knyttet til lagring av digitale eiendeler redusert og lagringsmedier tar opp mindre plass enn de pleide å. Likevel er det fristende og lett å samle arbeids- og arkivkopier av bilder og vedlikeholde dem som ett og samme. Men de er det ikke. Det er også enkelt å forvirre arkiver og sikkerhetskopier. Et arkiv er ikke en sikkerhetskopi, men du sikkerhetskopierer et arkiv.
Et arkiv kan opprettholdes bortsett fra arbeidssystemet, men for å være effektivt må et arkiv være en del av det digitale ressursstyringssystemet du bygger.
Hvis et arkiv er kjernen i digital kapitalforvaltning, er et arbeidsbibliotek sirkulasjonssystemet. Arbeidsbibliotek og arkiver er koblet til og samarbeider, men de er forskjellige ting. Arkiv er for bevaring; Biblioteker er til bruk.
Et arbeidsbibliotek er hvor vi samler inn og administrerer digitale bilder. Vi sirkler ofte bilder inn og ut av et bibliotek - til andre programmer for redigering, til klienter for gjennomgang, til en tredjepart for utskrift, og så videre. Det er også vanlig å ha flere kopier av bilder i biblioteket. For eksempel kan en kopi være vannmerket for webbruk, og en annen kopi kan bli skarp for utskrift. Et arbeidsbibliotek har sannsynligvis også bilder vi ikke anser verdifulle på lang sikt.
Til tross for disse forskjellene, kan vi og bør administrere arbeidsbiblioteker med noe av samme omsorg vi tar med til arkiver.
Følgende tabell beskriver de forskjellige funksjonene i arkiver og biblioteker:
| Arkiv | biblioteker |
|---|---|
| Arkiv inneholder primære eller originale filer - unike filer som ikke kan erstattes. | Det kan være andre kopier av filene i et bibliotek, hver med forskjellige egenskaper (ferdig størrelse, for eksempel), men alle kopier er derivater av en original. Tapt eller skadet filer kan byttes ut. |
| Arkiverte bilder holder varig verdi. | Bilder i et bibliotek kan ha varige verdier eller bare ha verdi for et bestemt formål eller en tidsperiode. |
| Bildefiler sirkulerer ikke inn og ut av et arkiv. Hvis arkiverte filer trengs, blir kopier laget for bruk. | Filene sirkulerer inn og ut og rundt et bibliotek; for eksempel til andre programmer for redigering, til klienter for gjennomgang, eller til et kontraktsorgan for utskrift eller bruk i annet materiale. |
| Et arkiv er strukturert og filene er organisert med et klart, forståelig, konsistent system. | En bibliotekskonstruksjon er organisert, men filene er i ferd med å bli organisert; for eksempel navngitt, sortert, vurdert og nøkkelord. |
| Lagringsstrukturen som brukes til et arkiv, er svært pålitelig, men er sannsynligvis ikke bærbar eller rask. | Bibliotekslager er strukturert for rask og enkel, hyppig tilgang. |
| Arkiv sikkerhetskopieres med et kostnadseffektivt alternativ og oppdateres bare så ofte som arkivet endres. | Sikkerhetskopier må være et kontinuerlig, pålitelig system for duplisering av biblioteket. Bibliotekskopier oppdateres løpende. |
Alle digitale ressursstyringssystemer vil ha en versjon av et bibliotek og arkiv, som fungerer med det felles settet med prinsipper vi har diskutert. Disse prinsippene kan imidlertid brukes på ulike måter for å strukturere et digitalt kapitalforvaltningssystem som passer til brukerens behov. Ett system kan være så enkelt og lite som bildebehandlingssystemet på en smarttelefon kombinert med en online arkiveringstjeneste. Et annet system kan være så stort og komplekst som noen av de nasjonale arkivene.
For å få en følelse for noen av variasjonene som er mulige i digital kapitalforvaltning, har jeg undersøkt typer arkiver som er i bruk i dag. Vi tar en nærmere titt på individuelle arkiver i fremtidige artikler, men for øyeblikket vil en rask introduksjon gi deg en viss følelse av variasjonen i verden av digital kapitalforvaltning.
Regjeringer og offentlige institusjoner opprettholder offentlige arkiver. Nasjonale arkiver - noen ganger referert til som biblioteker - fungerer som publikumsregistrere. De fanger opp, bevarer og lager tilgjengelige dokumenter og materialer som er opprettet av regjeringens virksomhet. Dette inkluderer materialer om enkeltpersoner, for eksempel fødselsattest eller militære poster, og materiale om en regjering, for eksempel en konstitusjon eller charter.
Et nasjonalt arkiv inneholder også materialer fra en regjeringens virksomhet. Dette kan inkludere korrespondanse, charter, manuskripter, parlamentariske forhandlinger, vitbok og mer. Materialene vil også inkludere dokumenter fra rettsvesener og en rekke nasjonale organer. Nasjonalt arkiv, for eksempel UK, hevder å ha oversikt over slektsforskning, middelalderskatt, kriminelle forsøk, utenlandske landes historie og til og med UFO-observasjoner.
Fra 1999 til 2001 feiret det amerikanske nasjonalarkivet tusenåret med Picturing the Century, en utstilling av fotografier som feirer 100 år av det amerikanske livet. Bildene ble hentet fra over 8 millioner bilder fra arkivene. Fotografi av George W. Ackerman, "Bonde leser gårdspapiret", 1931. (Bildet ble gjort tilgjengelig for publikum ved Nasjonalarkivet, Artikkel 33-SC-15754c.)Et nasjonalt arkiv kan inneholde materialer produsert av personer av nasjonal betydning og materialer om en nasjon som produseres av enkeltpersoner. For eksempel installerte National Archives of Australia en utstilling av objekter og dokumenter som tilhører Stanley Melbourne Price, ansett som en visjonær for australsk internasjonal statehood. Bibliotek og arkiv Canada har en stor samling portretter tatt av Yousuf Karsh. Disse bildene begynte i Karshs private arkiv, men ble kjøpt av Bibliotek og Arkiv Canada fordi fagene fotograferte - statshoder, forskere og artister, for eksempel - var offentlige figurer som påvirket det kanadiske samfunnet. Samlingen har også offentlig verdi på grunn av den innflytelsen Karshs karriere hadde på fotografering nasjonalt og internasjonalt.
Et interessant prosjekt utført av The National Archives of United Kingdom innebærer katalogisering og tilgjengeliggjøring av krigsdager fra første verdenskrig. Prosjektet gjør informasjonen tilgjengelig for publikum, slik at de har en bedre følelse av realiteter som tropper møter, og samtidig søker prosjektet offentlig hjelp til å identifisere noen av de mennesker og hendelser nevnt i dagbøkene og vise på fotografier.
Innholdet i alle disse arkivene, inkludert bilder, er relevant for hvem vi er som et samfunn. Videre er det en antagelse at den gjennomsnittlige personen har rett til å vite hva som er i arkivet og kunne få tilgang til det. Arkivene reguleres og vedlikeholdes således av offentlige institusjoner med prioritet for å sikre åpenhet og tilgang.
Museer er offentlige eller private enheter som opprettholder arkiver for å fange, bevare og gjøre tilgjengelig informasjon om institusjonen og dets beholdninger. Arkivister velger materialer som dokumenterer institusjonens mål og aktiviteter. Fordi formålet med et museum er å samle og tolke kunstnerisk, kulturell eller vitenskapelig betydning, inneholder et museums arkiver materialer med langsiktig verdi for sosial og historisk forskning eller institusjonell ansvarlighet. Et museum opprettholder arkiver med prioritet for langsiktig bevaring og utdanning.
Smithsonian Institution Archives er et interessant eksempel på et museumsarkiv fordi arkivet inneholder materialer som dokumenterer institusjonens arbeid, som inkluderer utvikling av kompetanse om arkivering og bevaring. Smithsonian etablerer arkiv- og bevaringspraksis som blir standarder for opptaksbeskyttelse. Som et resultat har Smithsonians arkivister og arkiver blitt informasjonsressurser for andre arkiver. En av institusjonens prosjekter innebærer digitalisering og arkivering av 3 millioner bilder, noe som betyr at Smithsonian også setter arkivstandarder i digital kapitalforvaltning.
Smithsonian er en modell for arkivprogresjon. Old Archives Area, fjerde etasje, Smithsonian Institution Building, Foto 1 av 11 (februar 1970) fra Smithsonian Institution Archives (SIA2011-1082 og SA-800).
Nye arkiver. Samling Lagring for Smithsonian Archives i Capital Gallery (2008) fra Smithsonian Institution Archives (SIA-1024x76)Andre ikke-statlige og ideelle organisasjoner har også materialer som er av sosial og historisk verdi for allmennheten. Amnesty International, for eksempel, arkiverer brev, fotografier og organisasjonsrekorder produsert og samlet av lag som arbeider med ulike menneskerettighetsspørsmål. Disse materialene viser organisasjonens ansvar og gir sosial og politisk informasjon viktig for å forstå nasjonale og internasjonale problemer.
Menneskerettighetsorganisasjonens vitne er et annet eksempel på en sosial organisasjon som arkiverer sosial og politisk informasjon, men, som Smithsonian, stiller også standarder for innsamling og arkivering av informasjonen. Hvor Smithsonian jobber med stillbilder, jobber vitne med video. En av organisasjonens mål er å talsmann for lydmedier, politikk og teknologi standarder for å sikre at video er levedyktig bevismateriale.
Private arkiver er de som vedlikeholdes av selskaper, organisasjoner og enkeltpersoner. Arkivene kan være små eller store, men i alle tilfeller er tilgangen til arkivene begrenset til de som er autorisert av arkivets eier eller leder. Private arkiver har ofte, men ikke alltid, et spesialisert formål. De opprettholdes i et system med en struktur som adresserer eierens individuelle behov i arkivet.
Mary Evans Picture Library er et interessant eksempel på et privat arkiv. Startet av Mary Evans og hennes mann, Hilary, i 1964, samler biblioteket historiske bilder-illustrasjoner og fotografier - skapt av "vanlige" kunstnere som ikke er representert i kunstgallerier og museer. Biblioteket gjør disse bildene tilgjengelige ved lisens for kommersiell bruk. Biblioteket har en massiv digitalisert samling: omtrent en halv million bilder på nettet, med ca 500 nye bilder lagt til hver uke. Biblioteket representerer også en rekke mindre, private, for-profit-biblioteker.
Det kan også skje at private materialer eller materialer som holdes i et privat arkiv, har offentlig interesse. Et slikt arkiv - et annet interessant eksempel på et privat arkiv - er det som ble etablert i Italia av Saverio Tutino. Tutino samlet inn memoarer, brev, dagbøker og notater skrevet av arbeidere, bønder og vanlige folk i Italia, og gjorde samlingen tilgjengelig for allmennheten. Arkivet er blitt så kjent at hjemmet, Pieve Santo Stefano, nå er kjent som Dagbysens by. Italienerne fortsetter å donere sine materialer til arkivet, og arkivet er blitt en rik ressurs for informasjon til kunstnere, forfattere og dramatikere.
Det er også selvfølgelig flere vanlige arkiver i privat sektor. Du kan finne noen kommersielle arkiver der du forventer å finne dem; for eksempel i et pressarkiv. The Canadian Press Images Archive tilbyr arbeid skapt av fotojournalister med den kanadiske pressen og andre fotobyråer. I tillegg til å levere nyhetsbilder til kommersiell bruk, er det kanadiske Press Images Archive en ressurs for kjendisportretter og fotografier.
Det siste arkivet jeg vil introdusere i denne artikkelen er Flickrs prosjekt, The Commons. Kommunens oppdrag er å katalogisere fotografier som finnes i offentlige fotograferingsarkiver for å øke offentlig tilgang til disse samlingene. Prosjektet ble startet med The Library of Congress i 2008 og har siden vokst til å omfatte over 100 deltakende institusjoner.
Allmennheten er invitert til å bidra til prosjektet ved å gi informasjon og kunnskap om bildene. Fordi målet er å samle inn så mye informasjon som mulig, kan et hvilket som helst Flickr-medlem legge til merker eller kommentarer til et bilde. Det er ingen kontrollert søkeord ordforråd; snarere, Flickr forlater det til sunn fornuft, admonishing medlemmer, "Hvis du er en dork om det, skam deg. Dette er for menneskehetens gode, kjære! "
Digitale kapitalforvaltningssystemer kan være store eller små, enkle eller komplekse. De kan bygges på prøvde og sanne systemer eller utviklet som toppmoderne modeller. Men alle digitale ressursstyringssystemer er bygd for å gi tre funksjoner: valg, bevaring og tilgang. Og alle digitale ressursstyringssystemer vil ha en arkiveringsprosess for å bevare originale, verdifulle bilder og en slags bibliotek for å håndtere bilder som brukes og sirkuleres.
Det beste digitale kapitalstyringssystemet du kan bygge vil være det som er bygget på ressurser som tjener dine behov, mål og interesser.
Accentsconagua