Share
Ønsker du å være mer produktiv? Ønsker du å få mest mulig ut av dagene dine?
Dette er dumme spørsmål, åpenbart. Selvfølgelig gjør du det. Men hvis det var så enkelt som bare å si at du vil ha det, ville vi alle være produktivmaskiner.
I løpet av min karriere har jeg gått fra frilansdesigner hele veien til en lederrolle som direktør. Uavhengig av de ulike ferdighetene og ansvarene i disse rollene, presenteres en felles tråd: det er mulig å savne frister, overskride budsjettet, eller kompromiss i kvalitet og omfang.
Disse resultatene gir ulykkelige kunder, ansatte og enkeltpersoner. Lyd kjent ennå?
Interessant nok begynte jeg å legge merke til de samme fallgruvene i min personlige tid; mine netter og helger balanserte sosiale forpliktelser, husarbeid hjemme, og hobbyer var stressende, og forlot meg ofte og lurte på hvor hele tiden min hadde gått.
På både arbeidsplassen og i mitt personlige liv konkurrerte det alltid tre ting:
Det virket som helst når jeg fokuserte på å optimalisere en av disse tre tingene, en annen ville gå haywire. Jeg var fast bestemt på å finne en mer tilpasningsdyktig, produktiv og vellykket prosess.
Når ting går haywireSom det viser seg, er jeg ikke den første personen som opplever disse problemene. Faktisk skjønte jeg i denne oppdagelsesprosessen at noen svært nær meg hadde gått gjennom samme oppdagelsesprosess: min far.
I løpet av noen sent samtaler og kaffe, forklarte pappa på ordene jeg hadde hørt i årevis ved middagsbordet. Slik ble jeg introdusert til begrepet "Agile."
På sitt mest grunnleggende nivå er "agile" akkurat hva det høres ut: å kunne endre når det er nødvendig. Vi må være smidig for å gjøre smidig. Agile begynner med en tankegang om hvordan du nærmer deg prosjekter og styrer tiden din. Spesifikke teknikker og seremonier kommer senere.
Vi eksisterer i en verden der forandring er uunngåelig.
"Våre prosesser bør ikke ignorere virkeligheten av forandring; heller, de burde (og må) omfavne endring. "
Den fleksible filosofien kom ut fra dette forandringer for å endre måten vi balanserer på tid, arbeid og ressursene for å få noe gjort. Bruk filosofien beskrevet i Agile Manifesto, og du vil "gjøre" smidig. Fra denne kjerneideen avledet jeg verdiene som har revolusjonert måten jeg tilbringer min tid på, og hvordan jeg trener lag for å tilbringe tiden sin. Jeg vil lære deg disse tingene i dag.
La oss bruke det til en dag i livet for deg. Ved å vedta noen enkle, smidige taktikker, kan du bedre styre din tid, prioritere og oppnå dine daglige oppgaver, og oppleve både produktivitet og tilfredshet.
Det er bedreHøres ut som en sølvkule, ikke sant? Ikke så fort.
Å gjøre agile krever fortsatt hardt arbeid, dedikasjon til dyktighet og fokus. Så hvis du er her for en enkel løsning på dine komplekse problemer, er du på feil sted. I stedet handler dette om å ta engasjementet ditt, maksimere det og peke det i riktig retning.
Vi har alle ting vi ønsker og trenger å oppnå. Vi har også alle en begrensning at vi aldri vil unnslippe: tid. Tiden er et entall, kontinuerlig spektrum vi ikke kan unnslippe. Her er en pro-tip: Måten du ser på din tid, vil trolig holde deg tilbake.
Den menneskelige hjerne har en tendens til å unngå tidens realiteter. Vi har en tendens til å se vår tid som compartmentalized, konseptuelt separere vårt arbeid, familie, hobby og samfunnstid i våre sinn. Vi tar beslutninger basert på rom som om de ikke var en del av en helhet.
I virkeligheten respekterer tiden ikke grensene til våre tidsplaner, uansett hvordan vi prøver å skjære den.
Fra den tid du våkner til den tiden du går i seng, kan du velge hvordan du skal bruke tiden din. Tenk på alle 24 timer i dagen som en enhet.
Så hvis tiden er kontinuerlig, hva er den beste måten å styre vår tid på uten å se den som en strukturløs blomst? I stedet for å se på din tid som en stor del med kupéer, opprett regelmessige, korte segmenter av tid med et repeterbart mønster.
I smidig, er disse segmentene kalt en "sprint".
Lengden på sprinten er kort nok til å huske de tingene som går bra (og de tingene som går dårlig).
Begynn liten, med en dag som din vanlige, repeterbare arbeidsperiode. Begynn sprinten din når du våkner om morgenen og vurder den ferdig når du legger deg ned for å legge deg til sengs.
Sprints har tre primære faser:
Når det skjer på en smidig dag, kan du velge å omkonfigurere ideen om en sprint fra en dag til en uke eller to dager. Jeg skal gå gjennom nøyaktig hvordan du kan bygge din første Agile Day.
Administrere oppgaver kan høres ut (og faktisk være) ganske kjedelig. Men ikke bekymre deg; Fordelen med en smidig dag er at du oppnår flere ting du ha til, og ha mer tid til å gjøre tingene du vil til. De kjedelige oppgavene blir mindre kjedelige og mer givende. Jo mer produktive du er, desto mer vil du oppleve prestasjon og gjenta disse vanene, slik at du får tid til morsomme "oppgaver" til slutt.
En smidig dagsprint korrelerer med tre tidlige faser: morgen, ettermiddag og kveld.
God morgen! Den første tingen å gjøre i planleggingsfasen er å sette opp et fysisk eller digitalt kort for å dokumentere og spore fremgangen synlig under sprints. Styret ditt skal ha fire kolonner:
Nøkkelen til denne planeringsfasen er at du gjør den synlig. Verdien er å registrere din til-dos synlig og bestille dem etter prioritet. Dette gir deg mulighet til å kjenne viktighet på et øyeblikk og se statusen til deres fremgang når som helst.
Tips: Prøv å bruke et gratis, digitalt verktøy, som Trello, som bord. Det lar deg bruke det uansett hvor du går gjennom dagen din når du utfører oppgaver.
Skriv ned alle oppgavene du ønsker og trenger å gjøre, fra hjem til jobb til ettertid, og plasser dem i kolonnen "Planlegging".
Deretter bestiller du oppgavene topp ned fra høyeste prioritet til laveste prioritet.
Når de er i orden, legg til et anslag på hvor lenge disse to-dosen tar deg på kortet. Tenk på en dag - vil dette ta en time, noen timer eller en halv dag? Gjør sammenligninger for å bli komfortabel med estimering. For eksempel er den første oppgaven større eller mindre enn den andre? Vil denne oppgaven ta lenger tid enn oppgaven?
Når du er ferdig med å sette opp en Planleggingsliste over oppgaver i prioriteringsorden, bestemmer du hva du skal trekke fra Planlegging til "Do" -kolonnen. Spør disse spørsmålene å vite hvilke og hvor mange:
Basert på dine estimater, flytt så mange av kortene som legger opp til en dag i kolonnen Gjør. Trikset er å trekke over bare de oppgavene du vil oppnå mest, og vil ha nok tid til å fullføre på en dag.
Vær realistisk med dine estimater. Overestimere hvor lenge oppgaven vil ta, og undervurder hva du tror du kan oppnå i dag. Den fine delen om dette rammeverket er at det er tilpasningsdyktig at hvis du er ferdig raskere enn planlagt, kan du ta tak i en annen oppgave fra Planlegging uten frykt for å kaste bort tid på ubetydelige ting.
Du er klar og klar til å "gjøre" etter planleggingsfasen i morges. I løpet av dagen din sprint, vil du utføre utførelsesfasen.
Kjør på oppgavene dine i kolonnen Gjør. Begynn med en. Velg fra toppen av Do ved å trekke en oppgave i Doing-kolonnen og begynne å "gjøre" den oppgaven. Din Doing-kolonne skal gjenspeile nøyaktig hva det høres ut som; den eneste oppgaven du aktivt gjør akkurat nå.
"Nøkkelen til utførelsesfasen utføres ikke bare, men hvordan du utfører ved å begrense arbeidet ditt pågår. "
Å gjøre en oppgave om gangen er helt nøkkel. Fokuser på en ting til den er helt ferdig, før du starter på neste. Begrensning av oppgavene dine pågår hjelper deg med å fokusere og fullføre. Jo mindre du skyter ditt sinn (og din Doing-kolonne) med, jo mer produktive vil du være. For mer om hvorfor dette er så effektivt, sjekk ut denne undersøkelsen om multi-tasking (hint: multi-tasking er dårlig for deg).
En del av utførelsesfasen gjør ikke bare, men etterbehandling. Når en oppgave i Doing er ferdig, flytt oppgaven til "Ferdig" kolonnen. Definisjonen av "ferdig" betyr at oppgaven er ferdig, fast, komplett, klar til å bli overført til en kunde eller setter seg på en hylle.
Hver ettermiddag i utførelsesfasen bør du ha et møte på kalenderen din med en deltaker: deg selv.
Alle her? Bra, la oss komme i gang.Svar på disse tre spørsmålene under dette korte møtet:
Dette gjør at du kan ha både bevissthet og tid for justering før sprinten er over. Husk at smidig handler om å være fleksibel for å forandre seg!
Når kvelden kommer i din smidige dag, er målet for oppgavene du har trukket til, for å få gjort det til klargjør-kolonnen. Husk, velg de oppgavene som er mest verdifulle og oppnåelige, og fokus på å gjøre en om gangen.
Mennesker er ikke maskiner. Vi opererer ikke fullt ut hele tiden. Det smidige rammeverket lar deg fokusere på det viktigste i øyeblikket, men ikke glem, noen ganger er det viktigste å hvile.
Måten jeg liker å strukturere mine dager, er å gi meg en hvilelønn for å fullføre en gitt oppgave eller sett med oppgaver. Du kan til og med sette denne belønningen på oppgavekortet slik at du vet nøyaktig hva du får når du fullfører oppgaven. Bonuspoeng: gjør større oppgaver har større belønninger! En annen populær metode for å bygge hvile i prosessen er Pomodoro teknikken. Uansett hva du gjør, sørg for at du ikke brenner deg ut!
Når det skjer på en smidig dag, kan du velge å omdøpe styrets kolonner fra Planlagt, Gjør, Gjør og Ferdig til "Backlog", "Planned", "Progress" og "Completed" ... eller noe annet du identifiserer med. Finn språk og dokumentasjon som fungerer for deg; bygg herfra og gjør det ditt eget!
God kveld! Hvordan ser din ferdige kolonne ut? Forhåpentligvis er det fullt av oppgavene som var i Do-kolonnen i morgen.
På slutten av din smarte dag er sprinten vurderingsfasen. Ta et øyeblikk til å vurdere hva du sa du ville gjøre, hva du egentlig gjorde, og alt som gjenstår å bli gjort. Hvis noe gjenstår, la det være for den andre smidige dagen. Det blir det første du gjør og avslutter i morgen.
Nøkkelen til vurderingsfasen er å balansere det gode med det dårlige av hensyn til forfining.
Først og viktigst, feire det gode. Hva gikk bra? Se på hva du har oppnådd, og suge det inn! Kanskje ta deg tid til å feire hver av oppgavene som gjorde det fra Do to Done. Minn deg de positive resultatene av din smarte dag.
Under den andre delen av gjennomgangsfasen identifiserer du de dårlige. Hva ble det ikke gjort? Hva gikk det ikke bra i dag? Hvorfor skjedde det? Kan du identifisere noen grunnårsaker? Hvis du registrerer hva som ikke gikk bra, kan du bli oppmerksom på og forbedre disse aspektene i neste sprint. Det er mye vanskeligere å huske hva som ikke gikk bra på et senere tidspunkt, så det er viktig å gjøre dette umiddelbart etter sprinten din.
Prøv å stille deg selv disse spørsmålene:
Det er enkelt, men likevel kraftig. Dette er den vitenskapelige metoden i praksis! Vi lærer og utvikler seg når vi tester våre ideer. Eksperiment, inspisere og tilpasse.
God morgen! Det er en ny, smidig dag, og tiden til sprint igjen. Ta styret du opprettet i din første Agile Day, og start din Agile Day 2.0, i dag.
Det er din beslutning hvordan du skal håndtere i dag. Ta denne muligheten til som en lisens for å bestemme hva som er viktigst for deg å investere din tid i dag. Om morgenen planlegger du. Om ettermiddagen, utfør. Om kvelden, vurdering. Og husk, ikke glem å feire!
Accentsconagua