Share
Hvis det er en ting i hjertet av alt Tuts + gjør, er det folk. Vi har for øyeblikket ti redaktører og kursprodusenter som i sin tur lager med et basseng av ledere, kopiereeditorer, assistenter og analytikere. Noen av disse redaktørene jobber med så mange som hundre forskjellige instruktører i et gitt år og fra hvert hjørne av kloden. Når du begynner å multiplisere disse tallene sammen, svarer det til en veldig stor gruppe mennesker, alle sammen arbeider for å lage opplæringsprogrammer og kurs som er konsistente i tilnærming og kvalitet. I konsept er dette ganske enkelt. I kjøring er det ingen liten prestasjon.
Vi bruker en rekke kommunikasjons- og prosjektledelsesverktøy ved Tuts +, men vi har nylig utrullet en ny og svært spesifikk arbeidsflyt for planlegging, igangkjøring og revidering av innholdet vårt. Målet - å gjøre livet bedre for alle som er involvert i Tuts + redaksjonelle side, slik at vi kan gjøre enda flere gode ting for deg å lære.
Vårt redaksjonsteam er nesten helt fjernt (fra HQ i Melbourne), spredt over hele kloden i forskjellige tidssoner. Friheten til å velge når og hvordan å jobbe er innebygd i jobben. Det er en betydelig fordel og er en stor del av hvorfor jobber for Tuts + er så flott. Men da teamet vokste og var diversifisert gjennom årene, ble arbeidsflyten mer og mer ulik, og dermed gjorde sluttproduktet. Det ble tydelig at hvis vi ønsket en mer konsistent og enhetlig innholdsstrategi, trengte vi å begynne å fungere mer som et lag.
Når behovet for endring ble gjenkjent, tilbrakte vi måneder for å finne en balanse mellom autonomi og konsistens. Siden da har vi oppdatert våre prosesser og retningslinjer over hele linjen og fullstendig gjennomgått hvordan vi nærmer oss innholdsplanlegging og opprettelse. En sentral del av denne prosessen var en grundig undersøkelse og omdefinering av vår redaksjonelle igangsatte arbeidsflyt.
Det ble tydelig at hvis vi ønsket å få alle på samme side og gi større gjennomsiktighet for innholdsplanleggingsarbeidene i hele vårt team, måtte vi implementere en konsekvent arbeidsflyt på tvers av hvert emne og kategori.
Denne tilnærmingen kommer med høye mål. For å være virkelig nyttig, må det spores statusen til hver enkelt opplæring og kurs publisert over hele nettverket, samtidig som det fungerer som en viktig dokumentasjonsprosess for de viktigste kommunikasjonspunkter bak hvert enkelt innholdsdel. En god samtale og beslutningstaking mellom redaktører og instruktører går inn i alt vi publiserer, og det er viktig å trekke så mye av denne kommunikasjonen ut av privat e-post som mulig, slik at andre lagmedlemmer kan være involvert.
Med så mange prosjektledelse, samarbeid og redaksjonelle applikasjoner tilgjengelig i disse dager, var det vanskeligere å velge en plattform for å ta teamet vårt, enn du ville tro.
Det beste rådet i denne situasjonen er: glem programvaren. I stedet for å se etter verktøy for å basere den nye arbeidsflyten, bygde vi i stedet arbeidsflyten uavhengig av hvilken som helst applikasjon, og så seg rundt for å se hva som passer.
På dette stadiet var det nødvendig å destillere de universelle aspektene av den redaksjonelle prosessen ned i klare trinn. Hver Tuts + Editor har sine egne foretrukne metoder og arbeidsflyter. Vi måtte spørre oss selv: hvilke trinn gjør en opplæring eller kurs typisk ta gjennom reisen fra oppfatning til ferdigstillelse?
Til slutt kom vi til et enkelt diagram som skisserte hele prosessen. Uansett hvor personlig og unik hvilken som helst redigerings arbeidsflyt var, er oddsene inkludert i disse grunnleggende trinnene.
Bevæpnet med en klarert forståelse av nøyaktig hvordan systemet ville fungere, kunne vi nå fortsette å finne et verktøy for å lette prosessen.
Samarbeidsprogrammer var ute (vi har allerede et CMS). Vi trengte et kommunikasjonsverktøy, ikke et skriveverktøy. Skalerbarhet og fleksibilitet var imidlertid nøkkelen. Hvis vi skulle legge til over hundre instruktører, alle jobber selvstendig og har samtaler med redaktøren deres, vil innholdet gjøre appen vanskelig å bruke?
Etter å ha brukt disse ideene og holdt den ønskede arbeidsflyten i tankene, stod en app som den klare vinneren.
Rett tilbake da vi begynte å forbedre vår redaksjonelle prosess, så vi på Trello, men avviste det raskt på grunn av sin enkle tilnærming. Jo flere vi sammenlignet med diagrammet, desto mer var det fornuftig å ha hvert enkelt innholdsdel beveget horisontalt frem og tilbake gjennom arbeidsflyten. Hvis hver veiledning var et kort, og hvert trinn i prosessen var en liste, kunne deltakerne enkelt dra opp veiledninger fra ett trinn til det neste og spore deres fremgang da de beveget seg gjennom systemet.
Det viser seg at Trello bare vises forenklede. Under hetten er det gjemt et virkelig imponerende funksjonssett. Her er noen av de organisatoriske funksjonene som hjelper deg med å kutte gjennom rotet i Trello:
Som de fleste prosjektledelsesverktøy, kan Trello du tilordne bestemte personer til en oppgave (så mange du vil) og bruke forfallsdatoer, som deretter tjener til å utløse påminnelser og varsler.
Den visuelle naturen til hver oppgave er et viktig aspekt ved Trello. Tildelte brukeres avatarer vises på kort, sammen med fargede etiketter for enkle referanse- og vedleggsminiaturer for umiddelbar identifisering. Mangel på aktivitet på et kort vil redusere opaciteten, slik at alt som ikke får oppmerksomheten det fortjener, vil synlig begynne å falme bort. Det er enda en fargeblind vennlig modus som, når den er aktivert, skiller fargede områder ved å legge til mønsterbakgrunn.
Til slutt, og viktigere for oss, kan volumet på kort på et opptatt "brett" fortynnes ved å filtrere basert på person, emne, søkeord og så videre.
Kort sagt passer Trello veldig bra med vår ønskede redaksjonelle prosess.
En viktig del av hele prosessen var å innse at det ikke ville være en enkelt applikasjon bygget til våre presise behov.
Nøkkelområdet vi har funnet å mangle i Trello, er evnen til å legge til rette for gruppediskusjoner. I prosesser der gruppediskusjonene tar utgangspunkt i senteret, er Basecamp en langt bedre løsning som gjør det mye lettere å sparke og holde styr på en gruppesamtale.
Når det er sagt, dyrker Trello en følelse av fellesskap. Alle medlemmer av et styre, det være seg redaktører, ledere eller instruktører, er laget for å føle at de er velkommen til å engasjere seg i noen oppgave eller samtale. Avatars legger ansikter til navn, diskusjoner og lagslag blir dannet.
I 2013 var det ikke et enkelt sted hvor vi raskt og enkelt kunne ta pulsen av hele vår kropp av kommende innhold. Det var heller ikke en rask måte å avgjøre et emneområde på (inkludert alt fremdriftsinnhold, alle relevante instruktører og fremtidige innholdsplaner) til en ny editor, midlertidig eller permanent.
Nå har vi alt dette og mer, men implementeringen av vår nye arbeidsflyt var definitivt en læringskurve. Her er noen av de viktigste leksjonene vi kom over underveis:
Accentsconagua