Accentsconagua
Share
Vi har alle vært der, en haug med arbeid for å komme igjennom og for mange møter og forstyrrelser for å få det gjort. Kontoret kan være et flott sted å binde med kolleger og samarbeide, men det kan være ganger når du bare trenger å være mer produktiv!
Hvis du finner deg selv på jobb eksternt, kanskje fordi du trenger absolutt fokus, eller fordi du jobber med et team basert på et annet sted, finnes det et sett med digitale verktøy som kan hjelpe deg med å overvinne avstanden.
Dette innlegget er ment å gi deg et sett med tips og verktøy for å holde samarbeidet i gang når du jobber eksternt.
Det er viktig at du og teamet ditt vet hvor du er på vei. Pass på at alle er oppmerksomme på prosjektets visjon og mål og prøver å holde det synlig. Hvis du jobber med sprints, må du sørge for at alle har en felles forståelse for hva målet for sprinten foran er.
Kommunikasjonsverktøy er svært viktig når du arbeider eksternt. Enten du trenger å hoppe på et raskt anrop, trenger å vise fremgang, eller er en planleggingsøkt eller tilbakevendende, må du sørge for at du velger et verktøy som holder kommunikasjonskanalen åpen, gjør at du kan se kollegaene dine, og lar deg helst dele din skjerm.
Slakk er et fantastisk verktøy for teknologi lag; Det lar deg lage private eller gruppekatter, dele og pinke viktige dokumenter, legge til private notater til deg selv og holde orden på alt. Og spesielt relevant for denne artikkelen kan din synlige status bli satt til "Arbeider eksternt" blant annet.
Appear.in eller Google Hangouts kan brukes til ad hoc-møter med et bredere publikum når du må dele skjermen din.
Bruk Skype til chat eller videosamtaler med skjermandel (husk at du må legge alle til kontaktlisten din på forhånd).
En ting om kommunikasjon som jobber eksternt, kan ikke erstatte er komforten og tryggheten om å kunne vende seg rundt, trykke på en skulder og starte en samtale-arbeid på samme sted som laget ditt betyr at det er mer sjanse til å bygge personlige relasjoner som er helt avgjørende når det er på tide å ta avgjørelser og få innkjøp.
Å forstå tidsforskjellen er nøkkelen til å organisere og planlegge møte. Hvis teamet ditt jobber i en annen tidssone, må du sørge for at du har alle svarene du trenger før de pakkes inn for dagen. Husk at de kan starte dagen sin midtvei, og du vil ikke bli sittende fast.
Timeandzone.com er et av mange verktøy som kan hjelpe, selv med en møteplanlegger (så du har ingen unnskyldning for ikke å være til stede!)
"Ingen fortalte meg at jeg måtte gjøre det!"
Lyder det kjent? Tapt dokumenter og gjøremålslister uten tildeling. Sikt å ha et enkelt sted der alt arbeidet er oppført og prioritert, og sørg for at det er allokert og alle vet hva de trenger å gjøre. Verktøy som JIRA, Waffle.io eller Trello kan hjelpe deg med å organisere, prioritere og allokere arbeid. Det er også viktig at alle er klar over avhengigheter slik at de ikke blir sittende fast.
Waffle.ioEt annet tips er å holde alle dokumenter relatert til et bestemt arbeid på et enkelt sted: design, spesifikasjoner, krav, akseptkriterier, etc. Hvis du jobber med brukerhistorier, for eksempel, sørg for at all nødvendig info er dokumentert i relevant historie.
JIRA, Waffle.io og Trello, som nevnt, er prosjektstyringsverktøy som lar deg lage kort av arbeid for å prioritere og tildele oppgaver.
Du kan bruke Zeplin til å øke samarbeidet mellom designere og utviklingslaget. Pass på at du kobler til designene fra det aktuelle arbeidskortet eller brukerhistorien.
Google docs er et flott verktøy for å samarbeide med tekstforfatterne dine. Du kan få tilgang til den fra hvor som helst, overskrive med kommentarer eller forslag, og få den nyeste versjonen alltid tilgjengelig.
På samme måte bruker jeg Google-ark til å holde oversikt over alt arbeid på høyt nivå. Bruk den til å liste ut funksjoner og fremtidig arbeid og merke når det er gjort, er i gang, har fortsatt å bli overlevert.
Det er avgjørende at du får overleveringsprosessen riktig når du arbeider eksternt. Om dette er via prosjektstyringsverktøyet du bruker (hvor du kan liste alle relaterte dokumenter), videosamtaler eller interaktive prototyper. Uansett hvilken løsning som passer best for teamet ditt, må du sørge for at alle har en felles forståelse av hva de gjør.
Du kan bruke verktøyene ovenfor til å kommunisere og overlevere arbeid til teamet ditt, men hvis arbeidet fremover krever mye detalj og forklaring, prøv å bruke et verktøy som QuickTime til å registrere en økt som har en interaktiv prototype og voice-over med relevant informasjon- Teamet vil kunne gjenoppta posten når det er i tvil.
En ferdig arbeidshandling og det riktige settet av verktøy vil overvinne avstanden og la deg samarbeide med teamet ditt nesten som om du satt side ved side. Hopp på samtaler når du er i tvil og prøv så mye som mulig å møte teamet ditt ansikt til ansikt for å bygge på relasjoner - tro meg, en tur til puben kan gjøre underverk!
Hvis du kjenner til andre verktøy for å gjøre jobben eksternt enklere, vil jeg gjerne høre dine tanker!
