Share
Hvorfor skjedde det? Hvordan kan vi få det til å skje? Disse to spørsmålene, begge er kritisk viktige i forretningsinnstillinger, er i det vesentlige det samme.
Hvordan kan to slike forskjellige spørsmål være identiske? Tross alt involverer man en analyse av en tidligere hendelse mens den andre innebærer planlegging for fremtiden. Svaret er enkelt: I begge tilfeller spør du det samme grunnleggende spørsmålet, det vil si: "hvilken kjede av hendelser fører til et bestemt utfall?" Enten du gleder deg til å planlegge en kjede av hendelser, eller se bakover for å få bedre forståelse en, du kan bruke det samme verktøyet: Årsak og effektanalyse.
Årsak og effektanalyse brukes vanligvis til å finne ut hvorfor noe gikk galt. Produktet ditt feiler, kundene dine er frustrert, og du mister penger. Men hvorfor? Tross alt var alt fint fram til tre måneder siden. Ved å analysere produksjonsprosessen kan du kanskje finne ut hvilke problemer som skal skyldes. Når du har bestemt deg for hvor problemene ligger, kan du adressere dem og institusjonspolitikk for å sikre at de samme problemene ikke oppstår igjen.
Årsak og effektanalyse kan også hjelpe deg med å replikere et positivt utfall. For eksempel, denne måneden, for første gang, overgikk teamet sitt salgsmål. Hva gikk riktig? Det er lett å si "vi har det heldige", men det meste vi gjør eller i det minste oppmuntrer til vår egen flaks. Så hva var elementene som gikk inn i å gjøre denne måneds salg, kaller så mye mer effektivt enn før?
Selv om årsak og effektanalyse vanligvis brukes til å forstå hva som har skjedd (vanligvis for å unngå at det skjer igjen), kan det også brukes til å hjelpe planlegge for fremtiden. Hvordan? I stedet for å forsøke å forklare et eksisterende utfall, er det mulig å sette opp et håpet for utfall, og deretter analysere elementene som kreves for å få resultatet om. Når du har en klar ide om hva som trengs, er det mye lettere å lage en handlingsplan som sannsynligvis vil lykkes.
Fordi analyseprosessen innebærer å bryte ned hele et sett av individuelle deler, kan du også bruke diagrammet som er opprettet gjennom Årsak og Effektanalyse for å avgjøre hvem som skal ta ansvar for hvilke aspekter av prosjektet. Hvis du brukte mye tid på prosessen, kan du til og med begynne med en oppgaveliste for ulike medlemmer av prosjektgruppen.
Årsak og effektanalyse, som den gjennomføres i virksomheten i dag, er en av flere japanske innovasjoner som skal forbedre kvalitet og kvalitetskontroll. Prosessen utføres ved hjelp av et fiskekortdiagram (så oppkalt fordi det ser ut som et fiskeskelett) - ellers kjent som et Ishikawa-diagram. Ishikawa-diagrammer ble designet på 1960-tallet av Kaoru Ishikawa, som klarte kvalitetskontroll av prosesser i Kawasaki Shipyard.
Fishbone Chart Template: Bruk dette verktøyet til å identifisere årsaker til et forretningsproblem. Fishbone chart-tilnærmingen til årsak og effektanalyse bruker et standarddiagram for å oppmuntre brainstorming og visuelt presentere funn. Når diagrammet er ferdig, er det mulig å analysere funn sammen, og å bestemme de viktigste faktorene som er involvert i å løse et problem eller oppnå suksess. Det er fire trinn involvert med årsak og effekt analyse. De inkluderer identifikasjon av problemet eller målet, brainstorming, analyse og utvikling av en handlingsplan.
Hele laget må være enig for at prosessen skal lykkes. Målet eller problemet er da skrevet på fiskens "hode". La oss si at lagets mål er å sikre at salgsrapporter blir ferdigstilt i god tid ved slutten av hver måned. Når teamet er enig i dette, trekker tilretteleggeren en linje med en boks eller "fish head" på slutten. Målet er skrevet i boksen.
Figur 1: Målet er å levere månedlige salgsrapporter til rett tid. Hva vil det ta for å få salgsteamet, lederne dine og rapportforfatteren til å jobbe sammen og produsere de nødvendige rapportene i tide? Ofte er det nyttig å starte med de seks generelle områdene som mest sannsynlig vil påvirke nesten alle forretningsprosjekter. disse blir de primære beinene til fisken.
Disse seks områdene er imidlertid ikke obligatoriske; Statens North Carolina nettsted viser andre alternativer som følger:
Selv disse er imidlertid bare forslag. Mange organisasjoner kommer opp med sine egne kategorier, valgt for å gjenspeile sin virkelige situasjon.
Figur 2: De unike kategoriene av produksjon, forskning, distribusjon og skriving er identifisert som kategoriene som reflekterer dette forretningsproblemet. Trinn to fortsetter med ytterligere brainstorming detaljer basert på generelle kategorier. Hvilke personer er nødvendig for å nå målet? Hver ny detalj er indikert av en ny linje trukket vinkelrett på beinet før den. Som detaljer legges til gjennom brainstorming, legges flere "bein" til diagrammet; i noen tilfeller kan diagrammet se ut som det er veldig komplekst, fordi det er så mange detaljer som skal vurderes.
Figur 3: Spesifikke problemer legges til hver kategori som danner detaljene (beinene) i diagrammet. Tilbring litt tid på å se på diagrammet. Ser du de samme behovene eller bekymringene dukker opp på forskjellige steder? Hva er de mest kritiske elementene, uten hvilke du er sikker på å mislykkes?
Som du og teamet ditt ser på diagrammet, er det svært sannsynlig at store temaer begynner å dukke opp. Du sirkler disse temaene på fishbone-diagrammet, og organiserer dem deretter på en egen side. Du vil kanskje organisere store temaer etter deres betydning, eller i kronologisk rekkefølge.
Basert på fiskebenkartet og analysen din, bør det oppstå et klart sett med prioriteringer. Disse prioriteringene vil hjelpe deg å sette sammen en plan som kan implementeres umiddelbart.
Som alle andre virksomhetsverktøy er årsak og effektanalyse like effektiv som de involverte i prosessen. Det er lett å gjøre en dårlig jobb med å identifisere problemet og årsakene - og hvis den første delen av prosessen blir gjort feil, vil resultatene være mindre nyttige. Derfor er det kritisk å ha en leder som er kjent med prosessen, og hvorfor det er så viktig at de involverte i analysen fullt ut forstår problemet og kan tenke realistisk om løsninger.
En artikkel i Nursing Times beskriver bruken av et fiskebenskjema i årsak og effektanalyse for å fastslå årsakene til problemer med lange ventelinjer på en klinikk. Prosessen var svært effektiv for gruppen, og resulterte i noen innovative ideer, inkludert "scoping kravet til et pasientnota sporingssystem og vurderer å flytte poliklinikk til en klinikk med mer plass." Når de hadde kommet opp med disse generelle ideene , legger de sammen en bestemt handlingsplan, komplett med oppgaver og tidsfrister. Du kan se en forenklet versjon av diagrammet de opprettet:
Figur 4: Et eksempel på problem med pasientens ventetid. Hvorfor virket denne prosessen så bra? Forfatteren sier, "Å ha en tilrettelegger var nøkkelen til å utvikle diskusjoner, da det la gruppen fokusere på problemet ved hånden, mens noen andre forenklet økten." Hun beskriver også noen verktøy som gruppen brukte under brainstormingsprosessen, inkludert Six Sigma verktøy kalt "Five Whys", som innebærer boring ned fra tilsynelatende årsaker til dyprotede problemer.
Årsak og effekt Analyse kan være et godt verktøy for organisasjonen din - eller det kan skape flere problemer enn det løser. Bunnlinjen, hvis teamet ditt ikke har tid, autoritet, innsikt eller lederskap til å gjennomføre meningsfylt årsak og effektanalyse, kan du finne deg å kaste bort tid samtidig som du oppretter negative samspill og frustrasjon blant gruppemedlemmene dine.
For å finne ut om dette verktøyet sannsynligvis vil være nyttig for deg, gå gjennom denne sjekklisten; Hvis du finner ut at du svarer på de fleste spørsmålene med et "ja", kan Årsak og Effektanalyse være et godt valg.
Hvis du føler at du er klar til å gjennomføre en årsak og effektanalyse, gratulerer! Du er godt på vei til en bedre prosess for å nå dine mål.
Grafisk kreditt: Fisk-skjelett designet av Gilad Fried fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua