Slik sikkerhetskopierer du alle dine Gmail-e-poster (komplett guide)

Det har aldri vært viktigere å sikkerhetskopiere Gmail-e-postmeldinger. Med hackere på jakt etter kontosvikt, er det mulig at e-postkontoen din kan bli kompromittert. Meldinger kan gå tapt. Du kan til og med miste tilgangen til Gmail-kontoen din. Hvis det skjer, vil du ha en god Gmail-sikkerhetskopiering.

Mange av oss holder forretningsinformasjon i våre Gmail-e-postkontoer. Å miste den informasjonen kan være ganske kostbar. Derfor er det viktig å sørge for at data ikke går tapt.

Det finnes flere måter å sikkerhetskopiere Gmail-e-post, men mange Gmail-brukere forstår ikke hva de skal gjøre. I denne opplæringen lærer du hvordan du sikkerhetskopierer Gmail. Vi forklarer hvordan du bruker Google-sikkerhetskopieringsverktøyet (Google Takeout) for å sikkerhetskopiere Gmail. Vi diskuterer også noen få Gmail-sikkerhetskopieringsverktøy fra tredjepart.

Lære Nyttig Email Tips og strategier

Før vi takler Gmail-sikkerhetskopier, ikke glem å melde deg på nyhetsbrevet Tuts + Business og ta det gratis eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er pakket i innboksen organisasjonsstrategier og morder tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.

1. Hvorfor trenger du Gmail-sikkerhetskopier

Gmail inneholder viktig forretningsinformasjon. Kunder og fremtidige kunder bruker det til å kontakte deg. Det kan til og med inneholde sensitiv prosjektinformasjon.

Men hva om e-postmeldingene dine ble tapt eller kompromittert?

Sannheten er at e-postkontoer og andre elektroniske kontoer er hakket inn hele tiden. Nyheten er fylt med kontoer av data brudd og andre sikkerhetsfeil. Hvis noen andre hadde tilgang til e-postkontoen din, er det mulig at du kan miste noen av de viktige forretningskommunikasjonene.

Mens du konfigurerer sterke Gmail-passord, kan det bidra til å redusere sjansene for at en hacker kommer inn i e-posten din, ikke noe system er idiotsikkert. I verste fall kan du til og med trenge å slette Gmail-kontoen din hvis den er kompromittert. For veiledning om hvordan du gjør det, følg trinnene i denne veiledningen:

Og selvfølgelig er det brukerfeil. Ingen liker å tenke på det, men data går ofte tapt når en bruker ved et uhell sletter en Gmail-melding. Hvis du handler raskt, kan du muligens gjenopprette en slettet melding. Men hvis det har gått noe tid og du ikke har et Gmail-backup-system på plass, kan du ha mistet meldingen for alltid. For instruksjoner om hvordan du henter slettede Gmails, gjennomgå veiledningen, Slik henter du de slettede e-postene dine (eller arkivert) i Gmail.

Hvis du har oppdatert Gmail-sikkerhetskopiering, kan du gjenopprette de tapte e-postadressene dine hvis noe som helst skjer med Gmail-kontoen din. Det finnes flere metoder du kan bruke til å sikkerhetskopiere Gmail-kontoen din.

2. Slik sikkerhetskopierer du Gmail-e-poster med Google Takeout

Google Takeout lager en kopi av hele Google-kontoen din, inkludert Gmail-dataene dine. Å bruke det, her er hva du skal gjøre:

1. Start med å skrive https://takeout.google.com/settings/takeout i nettleseren din Adresse felt. Hvis du ikke er logget på Google-kontoen din, må du logge på før du kan bruke verktøyet. Hvis du er logget inn, vil Google Takeout skjermen vises:

Bruk Google Takeout for Gmail-e-post sikkerhetskopier

2. Bruk rullefeltet til høyre på skjermen for å vise listen over data som du kan sikkerhetskopiere med verktøyet:

For å sikkerhetskopiere Gmail-kontoen din, kontroller at skyvekontrollen er til høyre.

Du ser alle de ulike typer dataene du kan få tilgang til med Google-kontoen din.

3. Skyv Gmail-glidebryteren (på høyre side av skjermen) til høyre for å sikkerhetskopiere Gmail-kontoen din. Hvis du klikker på nedpilen til venstre for skyveknappen, utvides skjermen, og du kan videre avgrense hvilke deler av Gmail du vil sikkerhetskopiere: 

Sikkerhetskopier spesifikke Gmail-etiketter.

Velg ett av følgende alternativer: 

• Klikk på veksle ved siden av Ta med all din epost for å sikkerhetskopiere hele Gmail.
• Klikk på veksleknappen ved siden av Velg etiketter å få opp en skjerm som lar deg velge hvilke etiketter (mapper) du vil sikkerhetskopiere. 

 4. Når du er ferdig med å velge datatyper for å sikkerhetskopiere, klikker du på neste knappen nederst til venstre på skjermen. De Tilpass arkivformat skjermdisplayer:

Velg Gmail-sikkerhetskopieringsformater.

Bruk denne skjermen til å definere følgende egenskaper i arkivet ditt:

• Filtype. Standard filtype for arkivfilen din er .zip. Klikk på nedpilen for å velge .tgz filtype. (Denne filtypen kan være vanskelig for de fleste brukere å åpne.)

• Arkivstørrelse. Maksimal filarkivstørrelse er 50 GB. Klikk på nedpilen for å velge en av følgende filstørrelser: 1GB, 2GB, 4GB, 10GB, 50GB. 

• Leverings metode. Slik får du dine arkiverte data. Klikk på nedpil for å velge mellom å motta en e-postnedlastingslink, en fil på Google Disk, en fil på Dropbox eller en fil på OneDrive.

Forsiktighet: Arkivene som er lagret på Google Disk, teller mot Google-lagringskvoten. Hvis arkivet ditt er spesielt stort, vil du kanskje velge et annet middel for å motta det.

 5. Når du er ferdig med å velge alternativer for arkivformat, klikker du på Opprett arkiv knappen i nedre venstre hjørne.

Du ser et varsel på neste skjermbilde som arkivet ditt blir utarbeidet. (Arkivprosessen er ikke øyeblikkelig.) Når arkivet er klart, blir du varslet om arkivets plassering via e-post. Slik ser e-posten ut: 

En epost informerer deg om at Gmail-sikkerhetskopien din er klar til gjennomgang.

Merk: Din epost kan variere, avhengig av hvilken leveringsmetode du valgte.

6. Følg instruksjonene i e-posten for å få tilgang til Gmail-arkivet ditt. (I eksemplet ovenfor vil jeg klikke på Last ned arkiv knapp.)

3. Andre metoder for å opprette en Gmail-sikkerhetskopiering

Selv om Google Backup-verktøyet er ganske rett frem, må du huske å lage Gmail-arkivet. En mer automatisert måte å sikkerhetskopiere Gmail-e-posten på er å bruke en stasjonær klient som Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) eller Apple Mail. 

Merk: For dette eksempelet bruker jeg Outlook. Hvis din stasjonære klient er forskjellig, kan trinnene du følger, være litt annerledes.

Sett opp skrivebordsklienten din slik at den henter meldinger fra Gmail til datamaskinen via IMAP-protokollen. Her er hva du skal gjøre:  

Trinn 1. Slå på IMAP-tilgangen

1. Gå til Innstillinger> Innstillinger> Videresending og POP / IMAP i Gmail for å sikre at IMAP er slått på. Skjermen din skal se slik ut:

Gå til Gmail innstillinger å aktivere IMAP-tilgang.

Hvis IMAP ikke er aktivert, klikker du på Aktiver IMAP veksle.

2. Google anser de fleste e-postprogrammer for skrivebordet å være mindre sikre. Så, du må endre sikkerhetsinnstillingene i Google-kontoen din slik at den gir deg tilgang til skrivebordsklienten din til Gmail-kontoen din. For å starte, gå til https://myaccount.google.com/. Du vil se Min konto skjerm:

Bruke Min konto skjermbildet for å gi e-postadressen din til Gmail-e-postene dine.

3. Velg Apper med kontotilgang. De Logg inn og sikkerhet skjermen vises. Rull ned på Logg inn og sikkerhet skjerm til Tillat mindre sikre apper: alternativ:

Google anser de fleste andre e-postsystemer å være mindre sikre. Du må skyve skyvekontrollen til høyre.

Skyv vekselen til høyre, slik at e-postklienten på skrivebordet ditt får tilgang til Gmail-kontoen din.

Trinn 2. Legg til Gmail-kontoen din til e-postklienten for skrivebordet

Ditt neste skritt er å legge til Gmail-kontoen din på e-postklienten på skrivebordet. Den nøyaktige prosessen du vil bruke til å gjøre dette, varierer avhengig av e-postklienten din på skrivebordet.

1. For MS-Outlook, klikk Fil. Når Kontoinformasjon skjermen vises, Klikk på Legg til konto knapp:

Klikk på Legg til konto knappen for å gi Outlook tilgang til Gmail-meldingene dine.

2. Du blir bedt om å legge inn Gmail-kontoen og passordet du vil legge til i Outlook. Skriv inn informasjonen og klikk på Koble knapp. Følgende melding vises:

Du har gitt Outlook tilgang til Gmail-meldingene dine.

3. Klikk OK for å fullføre koblingen av Gmail-kontoen din til din stasjonære konto. Dine kontoer er koblet til. 

Du mottar en e-postmelding med emnelinjen: Microsoft Outlook Test Message i Outlook-innboksen din. I Gmail-innboksen din får du samme melding. 

Fra dette punktet blir meldinger sendt til Gmail-adressen din også sendt til MS Outlook. Selv om du skulle miste tilgang til Gmail-kontoen din, kan du fortsatt få tilgang til Gmail-meldingene dine via Outlook. Husk at hvis du sletter en melding fra Gmail-kontoen, blir den fjernet fra Outlook-innboksen din også.

Forsiktighet: Filtre og andre organisasjonsverktøy du har brukt i Gmail-innboksen din, kan ikke videreføres til skrivebordet ditt e-postsystem. 

4. Tredjeparts Gmail Backup Utilities

En annen metode for sikkerhetskopiering av Gmail-meldingene er å bruke et tredjeparts backupverktøy. Her er fire populære alternativer:

1. UpSafe

UpSafe Gmail backup verktøyet er gratis og enkelt å bruke. 

UpSafe er en gratis og brukervennlig Windows Gmail-sikkerhetskopiering som gjør at du raskt kan sikkerhetskopiere Gmail-filer på harddisken din. En fin sikkerhetsfunksjon i dette verktøyet er at appen aldri har tilgang til Google-påloggingsinformasjonen din. Sikkerhetskopier er imidlertid ikke automatiske. Så du må huske å sikkerhetskopiere Gmail-kontoen din regelmessig.

2. Gmvault Backup

Gmvault backup verktøyet fungerer på et stort antall plattformer.

Bruk GMvault på Windows, Mac, OSX eller Linux maskiner. Denne populære open source-appen lar deg planlegge sikkerhetskopier for å kjøre automatisk, noe som er fint siden du ikke trenger å bekymre deg for å glemme å sikkerhetskopiere Gmail. Det er også et godt verktøy for å flytte e-post fra en konto til en annen. Det er kommandolinjebasert, noe som betyr at det ikke er grafisk grensesnitt. Men du kan oppnå mye ved å lære noen få enkle kommandoer.

3. Spinbackup

Spinbackup Gmail-verktøyet tilbyr skybaserte sikkerhetskopieringsfunksjoner.

Spinbackup kombinerer skybaserte sikkerhetskopieringsfunksjoner og sikkerhetsfunksjoner i en enkelt pakke. Hvis bedriften din trenger begge alternativene, kan dette enkelt verktøyet være et godt valg. Den lar deg sette opp automatiserte sikkerhetskopier av ikke bare Gmail-meldingene dine, men alle data på Google Disk, inkludert kontaktene dine og kalenderen din. Prisene varierer avhengig av dine behov og antall brukere.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools spesialiserer seg på sikkerhetskopieringsverktøy og datagjenoppretting.

SysTools tilbyr et bredt utvalg av sikkerhetskopieringsverktøy og datagjenopprettingstjenester, inkludert cloud backup-verktøy for Gmail og Google Apps. Både en Windows og Mac-versjon av Gmail Backup-verktøyet er tilgjengelig. Avhengig av hvilket operativsystem du bruker, kan meldingene dine lagres i en rekke formater. Du kan også bruke et filter for å velge hvilke meldinger som sikkerhetskopieres.

5. Gjør Gmail Backups en del av arbeidsflyten din

Å miste Gmail-meldinger kan være kostbart. Gmail-sikkerhetskopiene dine bør være en vanlig del av arbeidsflyten din. Her er noen av beste beste bruksmåtene for Gmail Backup, som hjelper deg med å guide deg:

1. Fortsett å følge gode Gmail-sikkerhetspraksis. Mens du har et Gmail-sikkerhetssystem på plass, kan du sørge for at du ikke mister viktige e-postmeldinger, men målet er fortsatt å holde kontoen din så sikker som mulig. Pass på at Gmail-passordene du bruker, er sikre og dra nytte av andre Gmail-sikkerhetsmålinger også.
2. Automatisk sikkerhetskopiering vs manuell sikkerhetskopiering. Mens noen Gmail-sikkerhetskopieringsverktøy lar deg planlegge en vanlig automatisk sikkerhetskopiering, gjør andre det ikke. Avhengig av volumet av e-postmeldingen du mottar, kan sikkerhetskopieringsfrekvensen variere. Jo flere meldinger du mottar, desto oftere må du sikkerhetskopiere Gmail. Forstå sikkerhetskopieringssystemet du bruker. Hvis verktøyet ditt ikke lar deg planlegge rutinemessige sikkerhetskopier, må du legge til en vanlig tid for å sikkerhetskopiere Gmail-meldingene manuelt.
3. Kontroller sikkerhetskopieringsfilene regelmessig. Selv om sikkerhetskopieringsverktøyet kjører automatisk, bør du gjennomgå sikkerhetskopieringsfilene fra tid til annen for å forsikre deg om at verktøyet kjører riktig. Hvis du oppdager at sikkerhetskopieringsfilene ikke er der, eller at sikkerhetskopieringsfilene er 0 byte i størrelse, må du lese sikkerhetskopieringsdokumentasjonen din, eller ta kontakt med supportprogramvaren for sikkerhetskopiering for å løse problemet.
4. Overvåk reserveplassen din. Vær oppmerksom på hvor mye lagringsplass du har for backup-mappene dine. Hvis du er nær å overskride lagringsgrensen, bør du vurdere å lagre eldre sikkerhetskopifiler på et annet sted eller fjerne dem. (Forsiktighet: Hvis du sletter eldre backupfiler, kan du kanskje ikke gjenopprette dem hvis du trenger dem senere.) 

Konklusjon

Hvis du ikke sikkerhetskopierer Gmail-e-postmeldinger regelmessig, risikerer du å miste informasjonen din. Nå som du vet hvordan du sikkerhetskopierer Gmail, kan du redusere sjansen for tap av data ved å sikkerhetskopiere Gmail.

Bruk trinnene vi nettopp har vist deg for å gjøre vanlige Gmail-sikkerhetskopier.