Share
Hvis du eier en bedrift, vet du allerede hvor viktig Microsoft Outlook e-post er. De er hvordan du kommuniserer med kunder, og de kan også være hvordan du får bestillinger. Du vil forsikre deg om og sikkerhetskopiere informasjonen i MS Outlook-kontoen din, slik at du ikke mister noen viktig forretningsinformasjon. Hvis du bruker Microsoft Outlook til dine personlige behov, for eksempel å kommunisere med venner og familiemedlemmer eller for skole, er disse e-postene også viktige.
Mange e-postbrukere, selv forretningsfolk, tenker ikke på hvor mye informasjon de faktisk lagrer i deres e-postsystem. De tenker ikke på hvordan du lagrer Outlook-e-postmeldinger før det er for sent, og de har allerede mistet litt informasjon.
Det trenger ikke å være slik for deg. Hvis du trenger å lære å sikkerhetskopiere Outlook-e-post, er denne opplæringen for deg. Du lærer forskjellige Outlook-sikkerhetskopieringsmetoder som spenner fra hvordan du eksporterer e-postmeldinger fra Outlook til hvordan du lagrer en e-post i Outlook PST-format og mer. Vi diskuterer også hvordan du sikkerhetskopierer andre MS Outlook-data, for eksempel kontaktinformasjon og mer. Til slutt lærer du om noen få MS Outlook-tillegg som kan hjelpe deg med å sikkerhetskopiere Outlook-e-postadresser.
Før du går videre med å lære hvordan du bruker Microsoft Outlook, må du ta tak i vår gratis eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
Du kan ikke tenke på å sikkerhetskopiere MS Outlook-e-postmeldingene dine, men du bør. Hva om du mistet tilgangen til din e-postkonto? All e-postinformasjonen som er lagret i kontoen din, ville være borte. Hvis du bruker Outlook-e-postkontoen din for virksomhet, vil du ikke at det skal skje
Vanligvis mister folk tilgang til deres e-postkontoer når de glemmer passordet. Selvfølgelig er det vanligvis skritt du kan ta for å få tilgang til e-posten din, men de kan være tidkrevende.
Den andre grunnen til at folk mister tilgang til e-postkontoene, er fordi deres konto er blitt hacket. Hvis Outlook-e-postkontoen din ble hacket, kan det være vanskelig for deg å få tilgang igjen. Hvis dette skjer, og du har en nåværende Outlook-sikkerhetskopieringsfil, har du minst dine e-postdata som du har sikkerhetskopiert.
Ikke glem å sikkerhetskopiere dine viktigste e-postmeldinger separat. Noen e-postmeldinger inneholder informasjon som er viktig for bedriften din: en kontrakt, et forslag eller en faktura. Du vil ta ekstra tiltak for å sikre at du har en ekstra sikkerhetskopi av eventuelle e-poster med viktige forretningsdokumenter eller diskusjoner. Vi viser deg nøyaktig hvordan du gjør det i trinnene som følger.
Lær hvordan du sikkerhetskopierer Outlook Emails raskt ved hjelp av PST-filer i denne korte videoen:
Nå som du har lært viktigheten av å sikkerhetskopiere Outlook-e-postinformasjonen din, er det på tide å begynne å lære å gjøre det. I denne delen vil jeg vise deg seks metoder for sikkerhetskopiering av Microsoft Outlook-e-postadressen din:
Den første måten å sikkerhetskopiere MS Outlook-e-posten din, er ved å eksportere e-postmeldinger til Outlook PST-format. Før vi lærer å eksportere Outlook-informasjon til dette formatet, kan du kanskje lure på: Hva er Outlook PST-filformat og hvordan er det annerledes enn et Outlook OST-filformat?
En fil med en .pst-utvidelse (PST-formatfil) er en informasjonsfil som brukes av Microsoft Outlook og Microsoft Exchange. Eksempler på typer Outlook-e-postdata du kan lagre i en PST-formatfil inkluderer:
Du kan få tilgang til en Outlook PST-fil fra datamaskinen eller serveren der filen er lagret. Du kan også kopiere en PST-formatfil til et annet sted.
En PST-fil er forskjellig fra en .ost-utvidelsesfil (OST-fil). Outlook OST-filformatet lar deg jobbe offline med en kopi av en fil som er lagret på Microsoft Exchange-kontoen din. Filen synkroniseres når du går tilbake på nettet.
La oss nå lære å lage en sikkerhetskopi av Outlook PST-filer manuelt. Start i Outlook-innboksen din, og klikk på Fil fane. De Kontoinformasjon skjermen vises:
Det første trinnet for å opprette en backup-e-postfil er å få tilgang til veiviseren for import og eksport.Klikk på Åpne og eksporter alternativ:
Velg alternativet Importer / Eksporter.Deretter klikker du på Import Eksport knapp. Systemet går tilbake til innboksen og på Import og eksport veiviseren viser:
Import og eksport veiviseren gir deg en rekke import og eksport valg.Velg Eksporter til en fil alternativet og klikk deretter på Neste> knappen nederst i veiviseren. Veiviseren ber deg om å velge en filtype:
Velg Outlook PST-filformatet.Velg Outlook-datafil (.pst) alternativ. Klikk på Neste> knapp. Deretter blir du bedt om å velge en Outlook-mappe som du vil eksportere data fra:
Velg Outlook-mappen som inneholder dataene som skal eksporteres.Bruk rullefeltet til å flytte opp og ned for å se alle dine nåværende Outlook-mapper. Når du har valgt en mappe, klikker du på Neste> knapp.
Merk: Du kan også velge å sikkerhetskopiere Outlook-kontakter, kalenderinformasjon, notater og oppgaver fra denne spørringen.
Velg hvor du skal lagre filen.På neste ledetekst, bla for å finne en bane for å eksportere Outlook-datafilen til. Eller du kan lagre filen i standard banen. Hvis du lagrer filen i standard banen, må du angi om du vil tillate dupliserte elementer. Du kan også endre filnavnet på denne spørringen, noe som er en god ide, fordi filnavnet er: backup.pst. Husk filnavnet og Outlook PST-filplasseringen du valgte, slik at du kan finne Outlook PST-filen din senere.
Når du har gjort dine valg, klikker du på Bli ferdig knappen nederst på spørringen. Du blir bedt om å opprette et passord. Dette er et valgfritt trinn, men det kan være viktig hvis dataene du sikkerhetskopierer er sensitive og må beskyttes.
Etter at du har eksportert den valgte mappen din til en PST-fil, kan du sjekke om filen er der, ved å åpne mappen Filutforsker.
Etter at du har opprettet e-postfilen for sikkerhetskopiering, kan du åpne Filutforsker og finn Outlook-backupfilen du nettopp har laget. Du vil gjenkjenne det fordi filen Typevil være Outlook Data File:
Gå til Outlook PST-filplasseringen for å finne sikkerhetskopien du opprettet. I dette tilfellet, la oss flytte noen filer til en ny mappe jeg nettopp opprettet kalt testing. Når du har flyttet filen til en ny Outlook PST-filplassering, åpner du Filutforsker for å se din Outlook-sikkerhetskopifil
Backup Outlook PST-filer kopiert til et nytt sted.Det er flott å kunne lage backupfiler, men de vil ikke være til hjelp for deg før du kan åpne dem på nytt i din e-postkonto. For denne øvelsen har jeg opprettet en backup-e-postfil som heter XYZProject.pst bruker min andre Outlook e-postkonto. Jeg skal åpne den filen fra mitt e-postkonto for Outlook.
For å få tilgang til Outlook-sikkerhetskopifilen, start fra Outlook-kontoinformasjon skjerm. Klikk Åpne og eksporter> Åpne Outlook-datafil.
Filutforsker åpnes til standardplasseringen. Hvis du har lagret Outlook-backupfilen din andre steder, må du navigere til stedet der sikkerhetskopierings-PST-filen din er lagret. For dette eksempelet må jeg navigere til testing mappe jeg opprettet tidligere:
For dette eksempelet er Outlook PST-filplasseringen i Testing-mappen.Klikk på filen, og klikk deretter Åpen. Systemet går tilbake til innboksen din.
Den gjenopprettede sikkerhetskopieringsfilen (e) vises nederst på Navigasjonsrute.I navigasjonspanelet til venstre ser du en ny kategori nederst på panelet, under arkivene: Outlook data. Denne kategorien inneholder informasjonen fra backupmappen du nettopp åpnet. For å åpne filen og få tilgang til dataene dine, klikk på pilen til venstre for den. Siden mappen jeg arkiverte var en undermappe av min Innboks mappe da jeg arkiverte den, ble den strukturen bevart. Jeg må også klikke på pilen til venstre for ordet Innboks.
Du kan nå se den restaurerte mappen.Du kan nå åpne mappen for å se e-postene inni. Du kan også dra og slippe meldingene til andre e-postmapper.
En rask og enkel måte å sikkerhetskopiere en enkelt e-postmelding er å dra den fra Outlook-innboksen til en Filutforsker mappe.
Start med å åpne Outlook-mappen din som inneholder meldingen du vil sikkerhetskopiere. Så åpne Filutforsker til mappen der du vil lagre backup-e-postmeldingen:
Du kan dra og slippe e-postmeldinger for å flytte dem fra Outlook til Filutforsker.Klikk på e-postmeldingen og dra den inn Filutforsker å opprette en backup e-post kopi:
Outlook-sikkerhetskopifilen du opprettet med dra og slipp, er en Outlook-elementfil, ikke en Outlook-datafil.Som du kan se, e-posten vi kopierte inn i Filutforsker er nå i mappen min som en Outlook-element (ikke en PST-fil). Hvis du dobbeltklikker på elementet fra innsiden Filutforsker, meldingen åpnes i Outlook.
En annen metode for sikkerhetskopiering av en Outlook-melding er å lagre e-posten som en HTML- eller TXT-fil. Denne filen kan da lagres i skyen. Du kan til og med feste filen til en e-postmelding, hvis du vil.
Start med å åpne Outlook-innboksen din, klikk på e-postmeldingen du vil sikkerhetskopiere for å åpne den. I eksemplet nedenfor sikkerhetskopierer jeg en e-post om en faktura:
Her er Outlook-e-posten som skal sikkerhetskopieres. Vedlegget skal sikkerhetskopieres separat. Merk: Fakturavedlegget blir ikke sikkerhetskopiert ved hjelp av denne metoden. For å sikkerhetskopiere vedlegget, laster du ned det, lager en kopi og omdøper kopien.
Klikk på Fil fanen øverst på skjermen. Følgende skjermbilde viser:
Du kan lagre en Outlook-e-post i HTML- eller TXT-format.Til venstre klikker du på Lagre som alternativ. Filutforsker vises. Velg banen der du vil lagre din sikkerhetskopierte e-postmelding. På bunnen av skjermen klikker du pilen til høyre for Lagre som type. Du får se følgende rullegardinmeny med filtype-alternativer:
I rullegardinmenyen kan du velge hvilken type fil du vil lagre e-posten som.Velg filtypen du vil lagre e-posten i.
Hvis du har en annen e-postkonto, er en rask og enkel måte å lage en sikkerhetskopi av en e-post på å sende den til din andre e-postadresse. En fordel med denne metoden er at vedlegget også vil bli videresendt.
Start med å åpne Outlook-e-posten du vil sikkerhetskopiere.
Du kan videresende en Outlook-e-postmelding for å sikkerhetskopiere den.Klikk på Framover ikonet i Bånd.
Velg en epost for å sende meldingen til.Skriv inn en eller flere e-postadresser hvor du vil sende sikkerhetskopi-e-postkopien.
Hvis du har skjermopptaksprogramvare lastet på datamaskinen din, kan du ta et skjermbilde som backup for å vise at du har mottatt en bestemt e-post (og hva den e-posten sa).
Denne metoden for sikkerhetskopiering av e-post kan være spesielt nyttig når det gjelder teknisk støtte hvis du vil referere til en e-post du mottok fra dem.
Vi har gitt deg mange Outlook-sikkerhetskopieringsmetoder. Men det finnes også mange programvareverktøy som kan hjelpe deg med e-postoppdateringer i Outlook. Her er en beskrivelse av bare noen få av dem:
Enten du er en bedriftseier eller en forretningsprofessor, er e-post et viktig kommunikasjonsverktøy. Det er viktig å sørge for at e-postene dine er så profesjonelle som mulig. Disse veiledningene kan hjelpe:
Hvis du trenger å bli bedre ved å bruke MS Outlook, sjekk ut resten av våre praktiske Outlook Tutorials i serien: Hva er MS Outlook? (Pro Email Software Tool).
For bedre å administrere din e-postboks og hold innkommende e-postmeldinger organisert, ikke glem å registrere deg for nyhetsbrevet Tuts + Business og ta vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
Nå som du har lært hvordan du oppretter MS Outlook-sikkerhetskopieringsfiler, er du klar til å konfigurere systemet for å sikkerhetskopiere Outlook-e-postene dine. Du kan få tilgang til dataene dine selv om du mister tilgang til Outlook-kontoen din. Så, hva holder deg fra å beskytte Outlook-forretningsinformasjonen din? Hvorfor ikke konfigurere Outlook-sikkerhetskopien din i dag?
Accentsconagua