Share
Bilde dette: Du jobber med å pakke opp en presentasjon for et klasseprosjekt eller en arbeidsgruppe. Du sender filen frem og tilbake med e-post eller fildeling, og det er vanskelig å holde synkronisering på prosjektet. Ganske snart har du flere kopier av samme fil som flyter rundt med inkonsekvente endringer.
Løsningen er å bruke samarbeid i PowerPoint for å holde seg synkronisert og samarbeide. Microsoft har lagt til disse funksjonene i PowerPoint for å løse dette problemet. Flere brukere kan jobbe i samme presentasjon samtidig.
Microsoft Office Online lar deg redigere og samarbeide PowerPoint-presentasjoner rett inn i en nettleser; Dette er bare en måte å samarbeide sammen på samme presentasjon.Microsoft PowerPoint har lagt til mange samarbeidende, elektroniske funksjoner i sine nyere versjoner. Samarbeid betyr at du kan invitere og jobbe med andre i PowerPoint-appen i stedet for å sende filer rundt. I denne opplæringen lærer jeg deg hvordan du bruker PowerPoint-delingsfunksjonene til å jobbe sammen på en enkelt PPT-fil på nettet.
Før du leser på, vær sikker på å ta tak i vår gratis eBok: Den komplette veiledningen til å lage flotte presentasjoner. Det vil hjelpe deg å mestre presentasjonsprosessen, fra: første ide, gjennom til skriving, design og leveranse med innflytelse.
Nå, la oss dykke inn i å lære alt om teamsamarbeid med Microsoft PowerPoint-filer:
I denne videoen vil jeg vise deg hvordan du kommer i gang med å lagre en fil i skyen, samt å jobbe med andre om redigering av samme presentasjon. Du lærer å invitere andre brukere til å samarbeide og hva du kan forvente når du arbeider sammen i PowerPoint.
Fortsett å lese for å finne ut mer om hvordan du kommer i gang med PowerPoint-samarbeid, inkludert et helt gratis alternativ til å bruke Microsoft Office Online.
Du lurer kanskje på hva som er mulig når det gjelder samarbeid. For å forstå det, la oss snakke litt om de ulike versjonene av Microsoft Office.
Tilbake på dagen var Microsoft Office lett å forstå. Hvert par år vil Microsoft frigjøre en ny versjon av Office og merket den etter utgivelsesåret, for eksempel "Excel 2013" eller "PowerPoint 2010."
Tider er forskjellige nå skjønt. Appene oppdateres ofte, og Microsoft reagerer i hovedsak på konkurrenter som Google Disk og Dropbox Paper. Her er de ulike gjeldende versjonene av Office som er tilgjengelige for bruk:
Alle disse er i stand til å jobbe med Office-samarbeid, men det hjelper å vurdere at samarbeidspartnere dine kanskje bruker en annen versjon.
Den beste nyheten er det Microsoft Office Online er tilgjengelig for alle, gratis. Dette betyr at alle kan opprette en Microsoft-konto og bruke den til å samarbeide med andre Office-brukere.
I tillegg har du kanskje hørt om Microsoft OneDrive. Dette er Microsofts cloud storage-tjeneste (tenk Dropbox.) Du trenger OneDrive for å lagre PowerPoint-filen for samarbeid. Du kan få 5 gigabyte OneDrive-lagring gratis med en Microsoft-konto.
La oss dykke inn i samarbeid i PowerPoint. Det første du vil gjøre er å lagre PowerPoint-presentasjonen din til OneDrive slik at den lagres i skyen for samarbeid.
For å lagre filen til OneDrive for å dele, gå til Lagre som alternativet og velg OneDrive alternativ. Dette vil lagre presentasjonen din i skyen, slik at andre kan samarbeide med deg.
Lagre PowerPoint-presentasjonen til OneDrive for å begynne å samarbeide.Deretter må du invitere andre brukere til å samarbeide med deg på presentasjonen. Finn Dele knappen i øverste høyre hjørne og klikk på den for å invitere andre til presentasjonen.
Klikk på Del for å begynne å invitere andre til presentasjonen din.Nå ser du et nytt vindu der du kan legge til andre i PowerPoint-presentasjonen. Skriv inn en e-postadresse for å invitere noen til å samarbeide på presentasjonen din.
Velg også hvordan du vil la dem jobbe med presentasjonen ved å velge mellom "Kan redigere" og "Kan vise" å kontrollere endringene de kan gjøre i filen.
Skriv inn en e-postadresse og delingsinnstillingene for å invitere dem til å dele.Huske: Office Online er gratis å bruke. Du kan invitere noen som ikke abonnerer på Office 365; Ved å opprette en Microsoft-konto kan alle delta i og samarbeide med PPT-presentasjonen din.
Når du trykker på Dele, mottakeren vil få en e-post med en link for å samarbeide på presentasjonen. Fortsett å legge til flere brukere for å skape en virkelig samarbeidspresentasjon. Du er klar til å begynne å samarbeide med andre i samme presentasjonsfil.
Hvordan du samarbeider med teamet ditt i PowerPoint, er opp til deg. Dette kan være så enkelt som å be noen om å besøke lenken og se gjennom den, men det er mange alternativer for å jobbe inne i filen på samme tid.
Når noen mottar linken og klikker på den, åpnes den i Office Online, nettleserbasert versjon av PowerPoint. Du kan klikke på Rediger presentasjon dropdown og velg å Rediger i PowerPoint (desktop app) eller Rediger i nettleser å åpne Office Online-appen.
Hvis du har en stasjonær installasjon av PowerPoint, er det bra å redigere PowerPoint-presentasjonene dine ved hjelp av skrivebordsprogrammet. Det fulle settet av funksjoner og verktøy vil være tilgjengelig for å jobbe med presentasjoner.
Velg mellom Rediger i PowerPoint og Rediger i nettleser å begynne å samarbeide på filen sammen.Når det gjelder samarbeid i PowerPoint, vil funksjonene som er tilgjengelige for deg, variere av versjoner av Office du bruker. For mitt eksempel bruker jeg to datamaskiner som har den stasjonære versjonen av Microsoft PowerPoint installert.
I Office 365 vil PowerPoint markere endringer og tildele dem til brukeren som gjorde endringene. Du kan lese mer om det i den offisielle Microsoft-støtteartikkelen. I utgangspunktet vil endringer bli uthevet med navnet på brukeren som endret innholdet. Endringer skrus gjennom i sanntid til filen.
Samarbeid er best mellom Office 365 brukere, der endringer er merket til navnet på brukeren som gjorde endringen.For Office-skrivebordsbrukere må du være på utkikk etter en melding nederst på skjermen som sier Oppdateringer tilgjengelig. Klikk på denne meldingen for å synkronisere dokumentet ditt med de endringene som andre har gjort i dokumentet.
Hvis andre har gjort endringer i dokumentet, ser du en Oppdateringer tilgjengelig knappen nederst som du kan klikke på for å synkronisere.Opplevelsen er definitivt mer robust for Office 365-brukere, men det er fortsatt verdt å samarbeide uansett hvilken Office-versjon du bruker. Til slutt handler det om å unngå forvirring av å sende filer frem og tilbake via e-post.
Det er nyttig å vite hvem som jobber i en presentasjonsfil, og når de gjør endringer. Når du åpner en PowerPoint-fil som andre er inne i, vil du se en melding i hjørnet av dokumentet for å varsle deg.
Når andre jobber i samme PowerPoint-fil, ser du en melding som varsler deg.For Office 365-brukere er det flere alternativer, for eksempel å chatte med brukere fra sidefeltet. Du kan alltid klikke på Dele knappen for å administrere hvem som kan arbeide på filen og endre deres redigeringstillatelser.
Delingspanelet som vi så tidligere, kan åpnes når som helst for å administrere delingsrettighetene og legge til andre brukere i filen.Uansett hvilken versjon av PowerPoint du bruker og funksjonene som er tilgjengelige, fungerer samarbeidet bra når filen din er lagret inne i OneDrive. Invitere samarbeidspartnere i PowerPoint-grensesnittet gjør det mye lettere å dele, uansett hvilken PowerPoint-versjon hver av gruppemedlemmene bruker.
Hvordan samarbeider du når du jobber med andre? Liker du å bruke PowerPoints innebygde funksjoner for å dele og samarbeide, eller foretrekker du å bruke apper som Dropbox til å sende filer frem og tilbake?
Utenfor samarbeidet, er det nok av andre flotte PowerPoint-veiledninger på Envato Tuts + som kan hjelpe deg med å bygge dine presentasjonsferdigheter. Sjekk ut disse PPT-veiledningene for å lære mer:
Eller bla gjennom våre beste PowerPoint-maldesign på Envato Elements og GraphicRiver. De gir deg rikelig med kreative lysbilder for å bygge en flott presentasjon raskt.
Du kan finne mer informasjon i vår nye eBook på å lage gode presentasjoner. Last ned denne PDF-eBoken nå GRATIS med ditt abonnement på Tuts + Business Newsletter.
Det vil hjelpe deg å mestre presentasjonsprosessen, fra: første kreative ideer, gjennom til å skrive, designe og levere med innflytelse.
Gi meg beskjed i kommentarene nedenfor hvis du har spørsmål.
Accentsconagua