Share
E-postmeldinger er en stor del av våre personlige og profesjonelle liv. Ifølge statistikk fra markedsundersøkelsesfirmaet Radicati-gruppen er det over 2,6 milliarder e-postbrukere i verden. Du er sannsynligvis en av dem.
Du har mange valg for e-posttjenester. En populær e-postprogramvare er Microsoft Outlook. Hvis du bare har begynt med Outlook, og du aldri har brukt den før, kan du lure på hvordan du sender en e-post.
Enten du er ny til å bruke Outlook eller bare trenger en oppdatering, kan denne opplæringen hjelpe. I det lærer du hvordan du skriver en e-post og sender den. Vi vil også dekke noen grunnleggende e-postadresser som formatering av meldinger og hvordan du legger til filer i en e-post.
Før du går videre med å lære hvordan du bruker Microsoft Outlook, må du ta tak i vår gratis eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er pakket i innboksen organisasjonsstrategier og morder tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
La oss nå grave inn i materialet om hvordan du skriver en epost med Outlook.
I skjermbildet ovenfor lærer du hvordan du lager en epost i MS Outlook og sender den. Eller les videre for omfattende skriftlige instruksjoner for å hjelpe deg med å opprette din første e-postmelding.
Før du kan lære å sende en e-post ved hjelp av Outlook, må du først åpne den.
Så åpne Microsoft Outlook på skrivebordet ditt. I de fleste tilfeller betyr dette at du klikker på Outlook ikon. Microsoft Outlook åpnes:
Delen av skjermen under kategorien Alternativer for Fil, Hjem, Send motta, etc. kalles Bånd.Viktig: Microsoft har flere nåværende versjoner av Outlook tilgjengelig. Skjerm utseendet og funksjonaliteten kan svært lite avhengig av hvilken versjon du bruker og hvordan den er konfigurert.
Du vil legge merke til at Outlook automatisk åpnes for innboksen din. Siden dette er en ny Outlook-konto, har vi ikke mange innkommende e-postmeldinger.
Vær også oppmerksom på at hoveddelen av menyalternativene under tabulatoralternativene kalles Bånd.
Det neste trinnet i å sende din første melding med MS Outlook er å lære hvordan du oppretter en ny e-post.
Hvis du vil opprette en ny Microsoft Outlook-e-postmelding, klikker du på ny epost alternativet til venstre for Microsoft Outlook Bånd under Hjem fane. De Nye meldinger vinduet vises i MS Outlook Budskap tab:
Start meldingen ved å fylle ut topptekstinformasjonen på Nye meldinger vindu.Det første du må fylle ut på Nye meldinger vinduet er e-post header informasjonen. Dette består av følgende felt:
For å starte, kontroller informasjonen i Fra feltet er riktig. Dette feltet angir den nåværende e-postadressen du bruker med Microsoft Outlook. Hvis du bruker mer enn en e-postadresse med Microsoft Outlook, ser du en nedpilen til høyre for ordet Fra. Denne pilen lar deg bytte Fra feltet til en annen e-postadresse hvis du klikker på den. Her er hva som skjer når du klikker på nedpilen:
Hvis MS Outlook er bundet til mer enn én e-postadresse, kan du bytte mellom adresser i Fra felt.Deretter vil du identifisere hvem du sender e-postmeldingen til å bruke Til felt. Du kan gjøre dette er en av to måter:
Her er en titt på Velg navn: Kontakter dialogboks:
Bruke Velg Navn Kontakter dialogboksen for å legge til e-postadresser fra din MS Outlook adressebok.Du må også fullføre Emne feltet før du sender din e-postmelding. I dette feltet skriver du en kort beskrivelse av hva e-posten handler om. Opplæringen nedenfor diskuterer emnelinjer, men mange av prinsippene gjelder også for andre e-poster:
Du trenger ikke å kopiere noen på e-postmeldingen din for å sende den, men MS Outlook gir deg muligheten til å kopiere eller blinde kopiere flere mottakere hvis du vil.
Kontaktpersoner som er kopiert (Cc) På en e-postmelding forventes det vanligvis ikke å svare. De mottar kun meldingen til informasjonsformål. For eksempel kan du kopiere sjefen din på et viktig notat.
Kontaktpersoner som er blindkopiert (Bcc) På en e-postmelding er det ikke synlig for andre som mottar meldingen. De er heller ikke forventet å svare. Du vil kanskje bruke dette alternativet hvis du trenger å beholde mottakerens e-postinformasjon privat.
Hvis du vil kopiere mottakere på e-postadressen din, skriver du enten deres e-postadresser i Cc feltet eller klikk på Cc feltet for å velge kontaktene fra Velg navn: Kontakter dialogboks.
Du kan også få tilgang til Velg navn: Kontakter dialogboksen fra Cc feltet i MS Outlook.Du kan også bruke Velg navn: Kontakter dialogboksen for å spesifisere mottakerne blir blindkopiert på meldingen. I stedet for å klikke på Til eller Cc feltet i dialogboksen, bruk bcc felt.
Når du har fylt ut e-post header informasjonen, er du klar til å lære å skrive en e-post. Dette er innholdet i meldingen din.
Skriv inn meldingen i boksen under overskriftens informasjon:
Skriv inn e-postinnholdet ditt i Nye meldinger vindu.For råd om hvordan du skriver en effektiv e-post, vurder disse veiledningene:
Når du har skrevet meldingen din, er du ikke ferdig. For å maksimere effektiviteten, bør du bruke noen av Outlooks formateringsfunksjoner. La oss ta en nærmere titt på disse:
Microsoft Outlook støtter grunnleggende tekstformateringsverktøy som er felles for andre Microsoft-produkter. Du finner dem på Bånd i Format tekst tab:
Du finner tekstformateringsalternativene på Format tekst fanen i MS Outlook.Her er en oppsummering av noen av Microsoft Outlook-formateringsfunksjonene som er tilgjengelige:
Merk: Du kan også finne mange av disse formateringsalternativene på Budskap fanen i formatering del av båndet.
Hvis du vil bruke et av formateringsverktøyene, markerer du teksten du vil formatere med markøren. Deretter klikker du på formateringsalternativet i båndet du vil bruke på teksten.
I eksemplet nedenfor har jeg brukt kursiv og en nummerert liste til teksten:
Du kan legge til formatering til en e-post ved hjelp av MS Outlook.Forsiktighet: Outlook bruker HTML for å produsere de fleste tekstformateringsalternativer. Hvis personen som mottar meldingen, bruker et e-postsystem som bare støtter vanlig tekst, kan de ikke se formateringen du brukte.
MS Outlook lar deg også fjerne tekstformatering raskt og enkelt. Det kan hende du vil gjøre dette hvis du trenger å sende en melding i vanlig tekstformat. Her er et eksempel:
Du kan fjerne tekstformatering i MS Outlook ved hjelp av Slett all formatering ikon.Hvis du vil fjerne tekstformatering, markerer du teksten du vil formatere, og klikker på Slett all formatering ikonet i Bånd. Formateringen er borte.
Du kan enkelt legge ved en fil eller en gjenstand til meldingen din ved hjelp av Legg ved fil ikon eller Fest element ikon. Disse ikonene finnes på Budskap tab:
Bruke Legg ved fil eller Fest element ikon for å legge ved en fil eller et element i MS Outlook e-postmeldingen din.Eller på Sett inn fanen finner du Legg ved fil ikon og Outlook ilure:
På fanen Sett inn Outlook-element Ikonet lar deg legge til andre e-postmeldinger i den nye meldingen.Hvis du vil legge ved en fil eller et element i meldingen, plasserer du markøren i meldingen. Klikk på ikonet og velg elementet som skal festes fra PCen eller fra listen som vises. Varen er vedlagt under Emne linje:
Vedlagte filen vises under din Microsoft Outlook-e-post Emne linje.Du kan også sette inn en lenke i e-postmeldingen din fra Sett inn fanen ved hjelp av link ikon.
Plasser markøren i meldingen der du vil legge til linken. Klikk på link ikon. De Sett inn hyperkobling dialogboksen viser:
Bruke link ikonet for å sette inn en hyperkobling i Outlook-e-postmeldingen din.Skriv inn nettadressen til lenken du vil inkludere i Adresse felt. Hvis teksten du vil vise, er forskjellig fra nettadressen, skriver du den inn i Tekst som skal vises felt. Klikk OK. Koblingen er satt inn i kroppen til meldingen din:
Du kan sette inn hyperkoblinger direkte i teksten til MS Outlook-e-postmeldingen din. Forsiktighet: Outlook bruker HTML for å sette inn en lenke. Hvis personen som mottar meldingen, bruker et e-postsystem som bare støtter vanlig tekst, kan de ikke se koblingen du brukte. Du kan også legge til et bilde eller et grafisk bilde i kroppen din melding fra Sett inn fanen ved hjelp av Bilder eller Online bilde ikoner. Her er Sett inn bilde dialogboks:
Du kan sette inn bilder i kroppen din MS Outlook-e-postmelding.En annen måte å sette inn et bilde i Outlook-meldingen din er gjennom på nett ikonet (ved siden av Bilder ikon). Dette ikonet lar deg velge et bilde fra datamaskinen din for å sette inn i e-posten din. De på nett ikonet åpner en Bing bildesøk.
Advarsel: Mange elektroniske bilder er opphavsrettsbeskyttet. Pass på å sjekke opphavsrettsinformasjonen på et bilde før du bruker det.
For å legge til et bilde, plasser du markøren i meldingen der du vil at bildet skal vises. Klikk på ikonet og velg bildet. Det valgte bildet vises i e-postmeldingen din:
Du kan sette inn et bilde i e-postteksten din.Forsiktighet:Outlook bruker HTML for å vise bilder i meldinger. Hvis personen som mottar meldingen, bruker et e-postsystem som bare støtter vanlig tekst, kan de ikke se bildet i meldingen din.
Merk: Bildet vises i sin opprinnelige størrelse. Dra kantene på bildet for å endre størrelsen på bildet.
De Format fanen åpnes automatisk, og du kan formatere bildet du nettopp har lagt til.
En måte å gjøre e-posten din mer profesjonell er å legge til en profesjonell signaturmal. Profesjonelle signaturmaler er tilgjengelige gjennom Envato Elements og Envato GraphicRiver.
For å legge til et profesjonelt signaturbilde fra en mal, klikk på Signatur ikon fra Budskap fane. Fra rullegardinmenyen, klikk signaturer. De signaturer og Saker dialogboksen vises:
Bruke Sett inn bilde ikon på Signaturer og skrivesaker dialogboksen for å legge til et signaturbilde til e-posten din.Hvis du har mer enn en e-postkonto knyttet til Microsoft Outlook-e-posten din, må du bruke Velg signatur for å redigere feltet for å velge hvilken signatur du redigerer.
Klikk i boksen under Rediger signatur og klikk på Sett inn bilde ikon. Velg bildet ditt fra Sett inn bilde dialogboksen og klikk på OK knapp. Signaturen blir automatisk lagt til alle utgående e-postmeldinger.
Signaturmalen ovenfor er basert på 1127 Email Signature Template fra Envato's GraphicRiver.Artikkelen under inneholder noen tilleggsinformasjon om signaturmaler:
Når du er ferdig med meldingen, kontroller du det forsiktig for å være sikker på at det ikke er feil eller skrivefeil. Feil i en bedrift eller personlig e-post kan gi et dårlig inntrykk. Her er noen av områdene du bør sjekke:
Når du har nøye gjennomgått meldingen din, er du klar til å sende den. Klikk på Sende knappen øverst til venstre på Ny melding vindu. Din melding er sendt.
Hvis du bestemmer deg for ikke å sende meldingen, har du andre alternativer. Du kan:
Her er instruksjoner om hvordan du gjør begge deler:
For å lagre en melding som et utkast, gå til Fil fane. Klikk på Lagre alternativ. Den usendte meldingen lagres i din utkast mappe.
Neste gang du åpner e-posten din, klikker du på utkast mappe. Dobbeltklikk på meldingen for å åpne den.
Hvis du virkelig misliker din usendte melding, kan du velge å ikke lagre den. Bare klikk på X i øvre høyre hjørne av Ny melding vindu for å lukke det. Systemet ber om: Ønsker å lagre endringene dine? Klikk på Nei knapp.
De Ny melding Vinduet lukkes, og utkastet til e-postmeldingen blir kassert.
Ikke glem å registrere deg på nyhetsbrevet Tuts + Business og ta vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er pakket i innboksen organisasjonsstrategier og morder tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
Nå som du har lært hvordan du sender en e-post med Microsoft Outlook, er du klar til å begynne å bruke Outlook. Du har også lært noen grunnleggende grunnleggende om Outlook, hvordan du formaterer en melding, hvordan du lagrer en melding som skal sendes senere, og hvordan du legger til en fil i en e-postmelding. Så, gå videre. Send den første Outlook-meldingen i dag!
Accentsconagua